QM-Handbuch in 5 Tagen
vom Fragebogen zum fertigen Unternehmens- und Prozesshandbuch – mit zwölf Standardprozessen, Branchenmustern, Pflichtaufzeichnungen und Musterhandbuch
👥 Zielgruppe: QM-Beauftragte und Geschäftsführer kleiner Betriebe (1 bis 50 Mitarbeiter), die ihre Dokumentation selbst schreiben wollen, Betriebe, die ein veraltetes oder zu dickes Handbuch auf ein brauchbares Maß zurückschneiden wollen
Welche Pflicht bzw. Normanforderung erfüllt diese Schulung?
Über diese Schulung
Dieser Kurs zeigt, wie ein Betrieb mit 1 bis 50 Mitarbeitern seine ISO-9001-Dokumentation in fünf Arbeitstagen schreibt – nicht als Papierberg, sondern als ein kombiniertes Unternehmens- und Prozesshandbuch von 25 bis 40 Seiten, das der Zertifizierer anerkennt und das im Betrieb wirklich benutzt wird. Der Weg folgt fünf Tagen: Tag 1 Fragebogen ausfüllen und Unterlagen sammeln, Tag 2 Kontext, interessierte Parteien und Geltungsbereich, Tag 3 Prozessliste, Prozesslandkarte und Prozessbeschreibungen als Tabelle, Tag 4 Qualitätspolitik, Ziele, Organigramm und Rollen, Tag 5 Dokumentenlenkung ohne Stempel, Pflichtaufzeichnungen und die Freigabe.
Die Methode stammt aus über 1 000 erstellten Dokumentationen seit 1994 und einem Grundsatz: Es wird nur beschrieben, was im Betrieb gelebt wird – nicht, was die Norm sich wünschen könnte. Dazu bekommen Sie die zwölf Standardprozesse (fünf Führungs- und sieben Unterstützungsprozesse) als fertige Tabellen, Prozessbeschreibungen für 13 Branchen, einen Fragebogen, ein Politik-Muster, die vollständige Liste der Pflichtaufzeichnungen und ein ausgefülltes Musterhandbuch der Übungsfirma Nordlicht IT-Service GmbH (9 Mitarbeiter, erfunden). 17 Module, Abschlusstest, Teilnahmezertifikat mit prüfbarer Nummer.
Was dieser Kurs leistet — und was nicht: Der Kurs liefert die Methode und die Vorlagen für die Dokumentation eines kleinen Betriebs; er ersetzt nicht die betriebliche Entscheidung, welche Abläufe gelten (dafür das Modul „Verfahren im eigenen Haus“), und nicht die Teile des QM-Systems, die eigene Kurse der Akademie behandeln: Ziele und Risiken, der Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung, Lieferanten, Mitarbeiter und Prüfmittel, Reklamationen und Kennzahlen, Managementbewertung und internes Audit. Branchennormen (ISO 13485, IATF 16949, EN 9100) und die Normen 14001, 45001 und 27001 sind nicht Gegenstand. Die Angaben zur ISO 9001:2026 geben den Stand bei Erstellung wieder. Die Übungsfirma ist erfunden.
Inhalte im Überblick
- Was ein QM-Handbuch heute ist – und was die Norm wirklich verlangtDokumentierte Information nach ISO 9001:2015 statt Handbuchpflicht; das kombinierte Unternehmens- und Prozesshandbuch für Kleinbetriebe mit 25 bis 40 Seiten; die zwanzig Stellen, an denen die Norm Dokumente fordert
- Die Grundregel: Beschrieben wird nur, was gelebt wirdWarum jedes Handbuch an dem scheitert, was es verspricht und nicht hält; die Türschwellen-Regel; wie man ein zu dickes Handbuch auf das Gelebte zurückschneidet; typische Luftnummern aus Audits
- Tag 1: Der Fragebogen – zwölf Abschnitte, aus denen die Dokumentation entstehtDer Fragebogen zur Dokumentation mit zwölf Abschnitten (Firma, Produkte, Kunden, Organisation, Auftragsablauf, Einkauf, Personal, Prüfmittel, Reklamationen, Ziele, Ablage, Besonderheiten); wie man ihn in zwei Stunden ausfüllt
- Tag 1: Unterlagen sammeln – was schon da ist, wird nicht neu geschriebenDie zwölf Unterlagen, die fast jeder Betrieb schon hat (Angebotsvorlage, AGB, Lieferantenliste, Organigramm, Prüfprotokolle …) und wie sie im Handbuch nur referenziert werden; Sammelordner-Struktur
- Tag 2: Kontext und interessierte Parteien auf einer SeiteKapitel 4.1 und 4.2 ohne Beraterprosa: externe und interne Themen als Tabelle, interessierte Parteien mit Anforderung und Relevanz; die Verbindung zu Risiken und Zielen
- Tag 2: Geltungsbereich und Ausschlüsse richtig formulierenDer Geltungsbereich (4.3) als dokumentierte Information: Satzbau, Standorte, Produkte; welche Anforderungen nicht anwendbar sein dürfen (Entwicklung 8.3, Kundeneigentum 8.5.3, Messtechnische Rückführbarkeit 7.1.5.2) und wie man den Ausschluss begründet; was auf dem Zertifikat steht
- Tag 3: Prozessliste und Prozesslandkarte – drei Ebenen, maximal 15 ProzesseFührungs-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse; die Prozesslandkarte als Tabelle statt Grafik; Prozessliste mit Nummer, Verantwortlichem, Kennzahl und Dokument; wie viele Prozesse ein Kleinbetrieb hat
- Tag 3: Die Prozessbeschreibung als Tabelle – eine Seite je ProzessDas Vier-Felder-Schema je Prozess (Stammdaten, Ablauf als Tabelle Nr./Tätigkeit/Verantwortlich/Hilfsmittel, Input und Output, Hinweise); der Wertschöpfungsprozess als Swimlane mit höchstens neun Schritten und genau einem Prüfpunkt; die zwölf Standardprozesse zum Übernehmen
- Tag 3: Branchenmuster – wie der Wertschöpfungsprozess in 13 Branchen aussiehtAuftragsabwicklung als Schrittfolge für Fertigung, Handwerk, Handel, IT-Dienstleistung, Reinigung und Gebäudedienste, Logistik, Beratung, Bau, Elektro, Medizintechnik-Handel, Labor, Schulung, Reparatur; Besonderheiten je Branche beim Prüfpunkt
- Tag 4: Qualitätspolitik und Ziele – eine Seite Politik, eine Tabelle ZieleDie vier Pflichtinhalte der Qualitätspolitik (5.2.1), die Verpflichtungserklärung der Leitung, Bekanntmachung im Betrieb; Qualitätsziele messbar mit Verantwortlichem, Termin und Mittel (6.2); Verbindung Politik → Ziele → Kennzahlen
- Tag 4: Organigramm, Rollen und Vertretung – Rollen statt NamenOrganigramm als Tabelle (Rolle, Aufgaben, Befugnisse, Vertretung); warum keine Personennamen im Handbuch stehen; die Zuordnung Person → Rolle als eigenes Blatt; Verantwortung der obersten Leitung (5.3) ohne QMB-Pflicht; der Fünf-Personen-Betrieb
- Tag 5: Dokumentenlenkung ohne Stempel – Ablage, Kennzeichnung, ÄnderungLenkung dokumentierter Information (7.5.2, 7.5.3) für Kleinbetriebe: Dateiname mit Stand, Fußzeile, eine Ordnerstruktur, Freigabe durch Ablage, Änderungsverzeichnis im Handbuch; Aufbewahrungsfristen; externe Dokumente (Normen, Kundenzeichnungen)
- Tag 5: Die Pflichtaufzeichnungen – was die Norm aufbewahrt sehen willDie vollständige Liste der von ISO 9001:2015 geforderten dokumentierten Informationen (aufzubewahrende Dokumente und Aufzeichnungen) mit Normstelle, dem Dokument im Kleinbetrieb und dem Ort; wie die Liste ins Handbuch kommt
- Tag 5: Prüfung und Freigabe – der Handbuch-Test vor dem AuditorDie Prüfliste mit 25 Punkten vor der Freigabe (Vollständigkeit nach Norm, Gelebt-Test, Konsistenz Geltungsbereich/Ausschlüsse/Prozesse, Rollen statt Namen, Verweise auf Vorlagen, Stand und Fußzeile); Freigabe durch die Leitung; Bekanntmachung; Nachlauf 30 Tage
- Praxisfall: Nordlicht IT-Service GmbH schreibt ihr Handbuch in fünf TagenÜbungsfirma Nordlicht IT-Service GmbH (9 Mitarbeiter, IT-Dienstleistung, erfunden): ausgefüllter Fragebogen, Entscheidung über 8.3 und 8.5.3, Prozessliste, Wertschöpfungsprozess, Politik, Organigramm; drei versteckte Fehler im Entwurf; vollständiges Musterhandbuch als Download
- Nachweise: Was aus den fünf Tagen bleibt – und wie der Zertifizierer es liestDie Ergebnisliste der fünf Tage (Handbuch, Prozessliste, Prozessseiten, Politik, Ziele, Organigramm, Ablage, Pflichtaufzeichnungsliste, Änderungsverzeichnis, Besprechungsprotokoll); was der Zertifizierer im Stufe-1-Audit damit macht; Pflege im Jahresrhythmus; Bewertungsraster
- Verfahren im eigenen HausVerfahren im eigenen Haus: Ansprechpartner für QM-Fragen, Ablage von Handbuch, Vorlagen und Nachweisen, Freigaben, feste Termine und nächste Schritte im Unternehmen
Häufige Fragen
Verlangt die ISO 9001 überhaupt ein Handbuch?
Nein. Seit der Ausgabe 2015 ist das QM-Handbuch nicht mehr gefordert; verlangt wird „dokumentierte Information“ an rund zwanzig Stellen. Ein kombiniertes Unternehmens- und Prozesshandbuch ist für Kleinbetriebe trotzdem der einfachste Weg, weil es alle geforderten Dokumente an einem Ort bündelt und der Zertifizierer sie dort findet.
Wie dick muss das Handbuch sein?
Für einen Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitern erfahrungsgemäß 25 bis 40 Seiten inklusive der Prozessbeschreibungen. Alles darüber wird nicht gelesen und veraltet. Jede Seite, die niemand im Betrieb braucht, ist ein Risiko im Audit.
Sind fünf Tage realistisch?
Ja, wenn Chef oder QMB je Tag drei bis vier Stunden fest blocken und die Unterlagen (Organigramm, Lieferantenliste, Angebotsvorlage, Reklamationsbeispiele) vorher gesammelt sind. Die fünf Tage müssen nicht hintereinander liegen; zwei Wochen Kalenderzeit sind üblich.
Was ist mit den zwölf Standardprozessen?
Fünf Führungs- und sieben Unterstützungsprozesse, die in fast jedem Kleinbetrieb gleich ablaufen (Managementbewertung, Risiken, Audit, Maßnahmen, Schulung, Einkauf, Wareneingang, Reklamation, Lieferantenbewertung, Wartung, Prüfmittel …). Sie bekommen sie als fertige Tabellen und passen nur die Spalte „Verantwortlich“ an. Der Wertschöpfungsprozess – Ihr Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung – ist der einzige, den Sie selbst beschreiben.
Darf ich Namen ins Handbuch schreiben?
Besser nicht. Rollen (Geschäftsleitung, QMB, Vertrieb, Fertigung) statt Personen – sonst müssen Sie bei jedem Personalwechsel das Handbuch ändern. Die Zuordnung Person → Rolle steht einmal im Organigramm.
Ist der Kurs kostenlos?
Ja, wie alle Kurse der QM-Guru Akademie. Keine Anmeldung; die E-Mail-Adresse dient nur der Zustellung des Zertifikats.