Lieferanten, Mitarbeiter, Prüfmittel
Lieferantenliste und -bewertung, Wareneingang, Qualifikationsmatrix, Einweisung und Schulungsplan, Prüfmittelliste und Kalibrierung, Wartung und Wissen – mit Vorlagen und Übungsfirma
👥 Zielgruppe: QM-Beauftragte und Geschäftsführer kleiner Betriebe, die Kapitel 7 und 8.4 mit vertretbarem Aufwand belegen wollen, Einkauf, Lager, Werkstattleitung und Personalverantwortliche, die wissen wollen, welche Liste sie führen müssen
Welche Pflicht bzw. Normanforderung erfüllt diese Schulung?
Über diese Schulung
Drei Dinge braucht jeder Auftrag, bevor er anfängt: Material von Lieferanten, Menschen, die es können, und Werkzeuge, die stimmen. Die ISO 9001 regelt das in Kapitel 7 (Ressourcen, Kompetenz, Bewusstsein, Wissen) und 8.4 (extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen) – und in genau diesen Kapiteln liegen in Kleinbetrieben die meisten Nebenabweichungen: Lieferanten nie bewertet, Einweisung nur mündlich, Messschieber nie geprüft, Wartung ohne Plan. Nicht, weil es nicht gemacht wird, sondern weil der Nachweis fehlt.
Dieser Kurs zeigt den Weg mit vier Listen, die jeder Betrieb in einem Nachmittag anlegt und in zwei Stunden im Jahr pflegt: Lieferantenliste mit Bewertung nach Schulnoten, Qualifikationsmatrix mit Einweisungsprotokoll und Schulungsplan, Prüfmittelliste mit Kalibrierintervallen, Wartungsplan für Infrastruktur. Dazu Wareneingangsprüfung, ausgelagerte Prozesse, Bewusstsein (7.3), Wissen der Organisation (7.1.6), Kommunikation (7.4) – und was der Auditor an jedem Arbeitsplatz fragt. An der Übungsfirma Brenner & Sohn Fachhandel e.K. (22 Mitarbeiter, zwei Standorte, erfunden) legen Sie alle vier Listen an. 16 Module, Abschlusstest, Teilnahmezertifikat mit prüfbarer Nummer.
Was dieser Kurs leistet — und was nicht: Der Kurs behandelt Kapitel 7.1.2 bis 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4 und 8.4 der ISO 9001:2015 für Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Nicht Gegenstand: Arbeitsschutz-Unterweisungen nach ArbSchG/DGUV (werden nur als Beleg für 7.2 genannt), Arbeitsrecht, Gefährdungsbeurteilung, Messtechnik nach DIN EN ISO 10012 im Detail, Lieferantenaudits nach ISO 19011 (Kurs „Internes Audit“). Kalibrierintervalle sind Erfahrungswerte, keine Normvorgabe; verbindlich sind Herstellerangaben, Kundenforderungen und das eigene Risiko. Die Übungsfirma ist erfunden.
Inhalte im Überblick
- Vier Listen für Kapitel 7 und 8.4 – und warum hier die meisten Nebenabweichungen liegenÜberblick: Lieferantenliste, Qualifikationsmatrix, Prüfmittelliste, Wartungsplan als Nachweise für 8.4, 7.2, 7.1.5, 7.1.3; die vier häufigsten Nebenabweichungen; Aufwand nach Einrichtung; Verbindung zur Auftragsmappe
- Lieferantenliste: wer bewertet wird, wer nicht – und nach welchen KriterienWas 8.4.1 verlangt (Kriterien für Auswahl, Bewertung, Überwachung, Neubewertung; dokumentierte Information); Hauptlieferanten abgrenzen (A/B/C); die drei Kriterien Zuverlässigkeit, Qualität, Preis/Leistung nach Schulnoten; Aufnahme neuer Lieferanten; Lieferantenliste als Vorlage
- Die Jahresbewertung in einer Stunde – und was daraus folgtAblauf der jährlichen Bewertung: Daten aus Wareneingang, Reklamationen, Terminen; Noten vergeben; Maßnahmen ab 4; Verantwortlich/Termin; Ergebnis in Managementbewertung; Lieferantengespräch; Neubewertung nach Maßnahme; Beispiel mit sechs Lieferanten
- Wareneingang: die Prüfung, die jeder macht und keiner aufschreibtWas 8.4.2 und 8.6 verlangen: Prüfung extern bereitgestellter Produkte vor Verwendung; Umfang nach Risiko (Sicht, Menge, Zeugnis, Maß, Stichprobe); der Vermerk auf dem Lieferschein als Nachweis; Chargenerfassung; Beanstandung an Lieferant; Direktlieferung an Kunden (Streckengeschäft); Wareneingang bei Dienstleistern
- Ausgelagerte Prozesse: Lohnfertiger, Subunternehmer, Rechenzentrum, SpeditionWas ein ausgelagerter Prozess ist (8.4.1 c, 8.4.2); Verantwortung bleibt beim Betrieb; Steuerung nach Risiko (Vertrag, Anforderungen, Prüfung des Ergebnisses, Bewertung, Zertifikat); Informationen an den Anbieter (8.4.3); typische ausgelagerte Prozesse je Branche; Eintrag in Lieferantenliste und Prozesslandkarte
- Kompetenz bestimmen: die Qualifikationsmatrix (7.2)Was 7.2 verlangt (Kompetenz bestimmen, sicherstellen, Maßnahmen, Wirksamkeit, Nachweis); Qualifikationsmatrix: Rollen/Tätigkeiten × Personen mit Stufen (eingewiesen, selbständig, darf einweisen) und Pflichtnachweisen mit Ablauf; Vertretung sichtbar; Pflichtqualifikationen (Stapler, Elektro, Ersthelfer, Schweißer, Fahrerlaubnis); Aufbau in einer Stunde
- Einweisung, Schulungsplan und Wirksamkeit – der Nachweis, der am häufigsten fehltEinweisungsprotokoll für neue Mitarbeiter (Inhalte, Datum, zwei Unterschriften, Freigabe zur selbständigen Arbeit); Schulungsplan jährlich (Bedarf aus Matrix, Jahresgespräch, Gesetz, Projekten); Wirksamkeit nach drei Monaten; Schulungsnachweise ablegen; Unterweisungen nach Arbeitsschutz als Beleg
- Bewusstsein (7.3) und Kommunikation (7.4): die zwei Normstellen ohne FormularWas 7.3 verlangt (Politik, Ziele, eigener Beitrag, Folgen von Nichtkonformität – wissen, nicht aufsagen); wie der Auditor es prüft (Mitarbeiterfrage); Besprechungsroutine als Nachweis; 7.4: was, wann, mit wem, wie, wer – interne und externe Kommunikation als Tabelle; Protokollzeile statt Protokoll
- Prüfmittelliste: welche Messmittel prüfpflichtig sind – und welche nicht (7.1.5.1)Was 7.1.5.1 verlangt (Eignung, Erhaltung, Nachweis); drei Klassen: Prüfmittel am Prüfpunkt (prüfpflichtig), Werkstattmessmittel (intern geprüft), Hilfsmittel (nicht prüfpflichtig, gekennzeichnet); Prüfmittelliste mit Nummer, Ort, Intervall, Methode, letzte/nächste Prüfung; Kennzeichnung; Messmittel von Mitarbeitern; Software als Prüfmittel
- Kalibrierung und Rückführbarkeit: extern, intern, und was bei „untauglich“ passiert (7.1.5.2)Wann 7.1.5.2 gilt (Rückführbarkeit gefordert oder als wesentlich angesehen); externe Kalibrierung (DAkkS vs. Werkskalibrierung) und was das Zertifikat enthalten muss; interne Prüfung gegen rückgeführte Referenz mit Prüfanweisung; Kennzeichnung und Schutz; Verfahren bei untauglichem Messmittel: rückwirkende Bewertung der Messungen; Ausschluss von 7.1.5.2
- Infrastruktur und Wartungsplan: Maschinen, Fahrzeuge, IT, Gebäude (7.1.3, 7.1.4)Was 7.1.3 verlangt (bereitstellen und instand halten); Wartungsplan als Liste: Anlage, Intervall, Art (Hersteller, UVV, Elektro, HU, Backup), zuständig, letzte/nächste; gesetzliche Prüfpflichten (DGUV V3, UVV Stapler, Leitern, Druckgeräte); IT: Backup und Wiederherstellungstest; Prozessumgebung 7.1.4 in einem Absatz
- Wissen der Organisation (7.1.6): was weg ist, wenn der Meister gehtWas 7.1.6 verlangt (Wissen bestimmen, aufrechterhalten, bei Änderungen erweitern); Wissensarten im Kleinbetrieb (Kundenwissen, Verfahrenswissen, Lieferantenwissen, Erfahrungswerte); drei Werkzeuge: Wiki/Projektordner, Vertretung mit Einarbeitung, Wissensliste mit Träger und Sicherung; Nachfolge als Risiko
- Was der Auditor an Arbeitsplatz, Lager und Büro fragt – 30 Fragen zu Kapitel 7 und 8.4Die Prüfmethode (Arbeitsplatz → Liste → Nachweis) für Lieferanten, Personen, Prüfmittel, Anlagen; typische Fragen aus Audits mit Nachweis; die sechs häufigsten Nebenabweichungen; Antwort in fünf Minuten mit den vier Listen
- Praxisfall: Brenner & Sohn Fachhandel – vier Listen für zwei StandorteÜbungsfirma Brenner & Sohn Fachhandel e.K. (22 Mitarbeiter, zwei Standorte, Handel mit Montageservice, erfunden): Lieferantenliste mit zwölf Lieferanten klassifizieren und bewerten; Qualifikationsmatrix für Lager, Verkauf, Montage; Prüfmittelliste mit Ausschlussentscheidung; Wartungsplan mit Fahrzeugen und IT; drei versteckte Lücken; Musterlösung
- Nachweise: Die vier Listen im Jahreslauf – und was in die Managementbewertung fließtPflegekalender der vier Listen; Verbindung zu Managementbewertung (9.3.2 c 7 Lieferanten, c 1 Kundenzufriedenheit, d Ressourcen), Risikenanalyse, Maßnahmenplan; Aufbewahrung; Prüfraster für die eigenen Listen
- Verfahren im eigenen HausVerfahren im eigenen Haus: Ansprechpartner für QM-Fragen, Ablage von Handbuch, Vorlagen und Nachweisen, Freigaben, feste Termine und nächste Schritte im Unternehmen
Häufige Fragen
Muss ich jeden Lieferanten bewerten?
Nein. Bewertet werden die Lieferanten, deren Produkte oder Leistungen die Qualität Ihrer Leistung beeinflussen (8.4.1) – im Kleinbetrieb die fünf bis fünfzehn Hauptlieferanten. Büromaterial und Strom nicht. Die Lieferantenliste nennt, wer bewertet wird und wer nicht.
Reicht eine mündliche Einweisung?
Die Einweisung ja – der Nachweis nein. Kapitel 7.2 verlangt dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz. Ein Einweisungsprotokoll mit Inhalten, Datum und zwei Unterschriften genügt und ist die häufigste fehlende Aufzeichnung in Kleinbetrieben.
Muss ich alle Messmittel kalibrieren lassen?
Nur die, deren Ergebnis die Konformität des Produkts belegt (Prüfmittel am Prüfpunkt) – und auch die nur extern, wenn Rückführbarkeit gefordert ist oder Sie sie als wesentlich ansehen. Werkstattmessmittel werden intern gegen ein kalibriertes Referenzmaß geprüft; Hilfsmittel (Zollstock zum Grobmaß) werden als „nicht prüfpflichtig“ gekennzeichnet.
Was ist ein ausgelagerter Prozess?
Ein Prozess, der zu Ihrer Leistung gehört, den aber ein anderer für Sie macht – Lohnfertigung, Subunternehmer, Rechenzentrum, Kalibrierlabor, Spedition. Er bleibt in Ihrer Verantwortung: Sie wählen den Anbieter aus, bewerten ihn, prüfen das Ergebnis und sagen ihm, was Sie erwarten (8.4.2, 8.4.3).
Wie viel Zeit kostet Kapitel 7 im Jahr?
Nach der Einrichtung erfahrungsgemäß zwei bis drei Stunden: Lieferantenbewertung eine Stunde, Qualifikationsmatrix und Schulungsplan eine Stunde, Prüfmittel- und Wartungsplan 30 Minuten – plus die Einweisung je neuem Mitarbeiter.
Ist der Kurs kostenlos?
Ja, wie alle Kurse der QM-Guru Akademie. Keine Anmeldung; die E-Mail-Adresse dient nur der Zustellung des Zertifikats.