Umstellung auf ISO 9001:2026
was sich wirklich ändert (Qualitätskultur und Ethik, Klimawandel, Risiken und Chancen getrennt, Änderungsplanung, Hybridarbeit, Auditziele), was gleich bleibt, und wie ein Kleinbetrieb in einem Tag umstellt – mit Delta-Checkliste, Textbausteinen und Übungsfirma
👥 Zielgruppe: QM-Beauftragte und Geschäftsführer zertifizierter Kleinbetriebe, die bis 2029 umstellen müssen, Betriebe vor der Erstzertifizierung, die gleich nach 2026 zertifizieren wollen
Welche Pflicht bzw. Normanforderung erfüllt diese Schulung?
Über diese Schulung
Am 16. September 2026 wurde die ISO 9001:2026 veröffentlicht – die erste Revision seit 2015. Zertifizierte Betriebe haben nach den Übergangsregeln von Global ACI drei Jahre Zeit (bis 30.09.2029), ihr System umzustellen; ab 31.03.2028 werden neue und Erstzertifizierungen akkreditiert nur noch nach 2026 ausgestellt. Die Umstellung findet im regulären Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit statt, ohne Zusatzaudit. Die gute Nachricht für Kleinbetriebe: Die Struktur bleibt, die Prozesse bleiben, die Dokumentation bleibt zu 90 Prozent. Neu sind Anforderungen an die Führung (Qualitätskultur, Integrität, ethisches Verhalten), der Klimawandel im Kontext, die getrennte Behandlung von Risiken und Chancen, eine erweiterte Änderungsplanung, Infrastruktur und Arbeitsumgebung für Remote- und Hybridarbeit, Wissen teilen, Kundeninformation bei Störungen, Auditziele je internem Audit und neue Eingaben der Managementbewertung.
Dieser Kurs zeigt die Umstellung in drei Schritten: Delta-Analyse Klausel für Klausel gegen das bestehende System, Maßnahmenplan mit Ampel und Zeitachse abgestimmt auf den Auditzyklus, Umsetzung in Handbuch, Listen und Besprechung – mit Textbausteinen für jede neue Anforderung, einem Ethik- und Qualitätskultur-Check, der Frist-Falle bei Rezertifizierung nach alter Norm, und dem Umstellungsaudit. An der Übungsfirma Nordlicht IT-Service GmbH (9 Mitarbeiter, Hybridarbeit, erfunden) führen Sie die Delta-Analyse durch und schreiben die Textbausteine. 16 Module, Abschlusstest, Teilnahmezertifikat mit prüfbarer Nummer.
Was dieser Kurs leistet — und was nicht: Der Kurs behandelt die Umstellung eines bestehenden QM-Systems von ISO 9001:2015 auf ISO 9001:2026 in Betrieben mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Er setzt ein funktionierendes System voraus (die übrigen Kurse der Reihe); er ersetzt nicht den Normtext (zu beziehen über DIN Media), nicht die Angaben der Zertifizierungsstelle zu Übergangsfristen und nicht die 20-minütige Online-Unterweisung „ISO 9001:2026“ der Akademie für alle Mitarbeiter. Stand der Inhalte: internationale Fassung vom 16.09.2026; die deutsche Fassung erscheint als DIN EN ISO 9001:2026-11 – Formulierungen können in der Übersetzung leicht abweichen; verbindlich sind der Normtext, die Übergangsregeln von Global ACI (TECH-3-TR 2029-09-30) und die Zertifizierungsstelle. Die Übungsfirma ist erfunden.
Inhalte im Überblick
- Zeitplan und Fristen: Veröffentlichung, Übergangsfrist, Umstellungsaudit – und die Frist-FalleVeröffentlichung 16.09.2026, deutsche Fassung DIN EN ISO 9001:2026-11; Übergangsfrist drei Jahre nach Global ACI-TECH-3-TR (ab 31.03.2028 Erstzertifizierungen nur nach 2026, Umstellung bis 30.09.2029); Umstellung im regulären Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit; wer den Audittermin verbindlich nennt; die Frist-Falle bei Rezertifizierung nach 2015; Zeitplan nach Auditzyklus in drei Varianten; was ISO 14001:2026 damit zu tun hat
- Was bleibt, was ändert sich: die Revision im Überblick – 90 Prozent bleibenHarmonized Structure (HS) statt High Level Structure – zehn Kapitel unverändert; Übersicht aller geänderten Abschnitte (4.1, 4.2, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1.3, 7.1.4, 7.1.6, 7.3, 7.5, 8.2.1, 9.1.3, 9.2.2, 9.3.2, 10.1, Anhang A) und der unveränderten (Politik, 8.3 bis 8.7); Begriffsänderungen; Umfang der Arbeit für einen Kleinbetrieb (ein Tag)
- 4.1 und 4.2: Klimawandel im Kontext und die Anforderungen interessierter ParteienDer Satz aus dem Amendment 2024 („Die Organisation muss bestimmen, ob der Klimawandel ein relevantes Thema ist“) und was er verlangt – eine begründete Entscheidung, kein Klimaprogramm; drei typische Antworten für Kleinbetriebe; 4.2 neu: welche Anforderungen interessierter Parteien das QMS adressiert, Änderungen überwachen; Textbausteine Kontexttabelle
- 5.1.1 und 7.3: Qualitätskultur, Integrität und ethisches Verhalten – was die Leitung nachweisen mussDer neue Buchstabe in 5.1.1 (Förderung einer Qualitätskultur, Integrität, ethisches Verhalten, risiko- und chancenorientiertes Denken); was „Kultur“ für den Auditor prüfbar macht (Verhalten bei Fehlern, Kundeninformation, Regeln für Geschenke, Interessenkonflikte, Daten); der Ethik- und Qualitätskultur-Check mit zwölf Fragen; Nachweise, die jeder Kleinbetrieb schon hat; 7.3 Bewusstsein erweitern; was nicht verlangt wird (Ethik-Kodex, Compliance-Beauftragter, Hinweisgebersystem)
- 6.1: Risiken und Chancen getrennt – 6.1.2 und 6.1.3 mit eigener BewertungWarum die Norm trennt (Chancen wurden in 2015 meist als „umgekehrte Risiken“ abgehandelt); Anforderungen 6.1.2 (Risiken bestimmen, bewerten, Maßnahmen) und 6.1.3 (Chancen bestimmen, bewerten, Maßnahmen); die Chancen-Tabelle neben der Risiken-Tabelle; Bewertung von Chancen (Nutzen × Erreichbarkeit); Übergang aus der bestehenden Risiken-und-Chancen-Analyse ohne Neuaufbau; Verbindung zu 9.1.3 und 9.3.2
- 6.2 und 6.3: Qualitätsziele „sofern praktikabel“ und die Änderungsplanung mit sieben Punkten6.2: messbar „sofern praktikabel“, sonst beurteilbar – was das für Dienstleister bedeutet und was nicht; 6.3: die sieben Punkte der Änderungsplanung (Zweck und Folgen, Integrität des QMS, Ressourcen, Verantwortungen, Kommunikation, Wirksamkeitsprüfung, Überprüfung nach Umsetzung); das Änderungsblatt; Beispiele für geplante Änderungen im Kleinbetrieb (neue Software, neuer Standort, neuer Mitarbeiter in Schlüsselrolle, neues Produkt); die Umstellung selbst als Änderung nach 6.3
- 7.1.3, 7.1.4 und 7.5: Infrastruktur für Hybridarbeit, psychische Faktoren, „dokumentierte Information verfügbar“7.1.3 Infrastruktur ausdrücklich für Präsenz, Remote und Hybrid (Geräte, Verbindung, Datensicherheit, Zugriff auf dokumentierte Information); 7.1.4 Arbeitsumgebung einschließlich sozialer und psychischer Faktoren (Belastung, Erreichbarkeit, Isolation); was das für einen Kleinbetrieb ohne Homeoffice bedeutet (fast nichts); 7.5 vereinheitlichte Formulierung und Hinweise zu digitalen Medien, Backups, Zugriffsrechten; Textbausteine
- 8.2.1: Kunden informieren bei Störungen, Unterbrechungen und LieferproblemenDie neue Anforderung in der Kundenkommunikation: proaktive Information bei absehbaren Störungen; Verbindung zur Qualitätskultur (Ehrlichkeit gegenüber Kunden); die Regel im Auftragsprozess (wann, wer, wie, Nachweis); Beispiele: Lieferverzug, Materialengpass, Krankheit des Monteurs, IT-Ausfall beim Dienstleister; drei Textbausteine für die Kundenmail
- 9.1.3, 9.2.2 und 9.3.2: Wirksamkeit getrennt bewerten, Auditziele je Audit, neue Eingaben der Managementbewertung9.1.3 Analyse und Bewertung: Wirksamkeit der Maßnahmen zu Risiken und zu Chancen getrennt; 9.2.2 Auditprogramm: Auditziele je internem Audit festlegen (Beispiele für Ziele); 9.3.2 Managementbewertung: neue Eingaben – Änderungen der Erwartungen interessierter Parteien, Wirksamkeit Risiken/Chancen getrennt, Qualitätskultur; wie die zehn Kapitel der Managementbewertung-Vorlage angepasst werden (zwei Überschriften, eine Zeile); Auditplan-Zeile „Ziel dieses Audits“
- Schritt 1 – Die Delta-Analyse: Klausel für Klausel gegen das eigene System, in drei StundenVorgehen: Delta-Checkliste (14 geänderte Abschnitte) mit den Spalten Anforderung 2026, Fundstelle im eigenen System, Bewertung (erfüllt / anpassen / neu), Maßnahme; wer sie macht (QMB mit GL, drei Stunden); was man braucht (Handbuch, Kontexttabelle, Risikenanalyse, Managementbewertung, Auditprogramm, Unterweisungsnachweis, Prozessblatt Auftrag); Bewertungsregeln; typische Ergebnisse je Betriebstyp; die vier Punkte, die fast jeder Betrieb neu machen muss
- Schritt 2 – Der Maßnahmenplan: Ampel, Zeitachse, Verantwortliche – und die Umsetzung an einem TagAus der Delta-Checkliste wird der Maßnahmenplan: je gelbe/rote Zeile Maßnahme, Verantwortlich, Termin, Status; Reihenfolge der Umsetzung (erst Regeln festlegen, dann Texte, dann Nachweise erzeugen, dann unterweisen); der Umstellungstag als Ablaufplan (8 Stunden); Dokumente, die sich ändern (Handbuch, Risikenanalyse, Managementbewertung-Vorlage, Auditplan, Prozessblatt Auftrag, Unterweisung, Änderungsblatt); Standsvermerk und Übergabeblatt; was bis zum Audit an Nachweisen entstehen muss
- Schritt 3 – Das Umstellungsaudit: Ablauf, Zusatzzeit, die zwölf Fragen des Auditors, ZertifikatAnmeldung der Umstellung bei der Zertifizierungsstelle; Zusatzzeit (oft 0,5 Tag); Ablauf im Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit; was der Auditor zuerst sehen will (Delta-Analyse, Änderungsliste, Beschlussprotokoll); die zwölf typischen Fragen zu den 2026-Punkten mit Nachweis; Feststellungen zur Umstellung und ihre Einstufung; das neue Zertifikat (Normbezug, Ablaufdatum unverändert); Sonderfall Erstzertifizierung nach 2026
- Kosten der Umstellung und Förderung: Eigenleistung, Begleitung, BAFA bis 31.12.2028Kosten im Überblick: Normtext (DIN Media), Zusatzzeit des Zertifizierers (0,5 Tag), Eigenaufwand (ein Tag QMB, zwei Stunden GL, 20 Minuten je Mitarbeiter); externe Begleitung als Festpreis nach Mitarbeiterzahl; BAFA „Förderung unternehmerischen Know-hows“: 50 % (alte Bundesländer) bzw. 80 % (neue Bundesländer, Region Lüneburg, Trier), Antrag vor Vertragsschluss, Richtlinie bis 31.12.2028 verlängert, neues Verfahren ab 1.1.2027; Rechenbeispiele; was nicht förderfähig ist (Zertifizierungsgebühren, Normkauf)
- Praxisfall: Nordlicht IT-Service – Delta-Analyse und Textbausteine für einen Hybrid-DienstleisterÜbungsfirma Nordlicht IT-Service GmbH (9 Mitarbeiter, davon 4 überwiegend im Homeoffice, erfunden): Ist-Stand des Systems (Handbuchauszüge, Kontexttabelle, Risikotabelle, Auditplan, Managementbewertung, Prozessblatt Service); Aufgabe: Delta-Checkliste ausfüllen, die roten Punkte benennen, drei Textbausteine schreiben (5.1.1, 8.2.1, 7.1.3), Auditziel formulieren, Zeitplan zum Überwachungsaudit am 12.05.2027; Musterlösung mit Begründung
- Nachweise: Die Umstellungsmappe für den Auditor und das Prüfraster UmstellungsreifeDie Umstellungsmappe (Register im Jahresordner): Delta-Checkliste mit Ampel, Beschlussprotokoll GL, Änderungsliste/Übergabeblatt, Änderungsblatt „Umstellung“, geänderte Dokumente mit Stand, Unterweisungsnachweis, Anmeldung beim Zertifizierer, erste Praxisnachweise je neuer Regel; das Prüfraster Umstellungsreife mit 16 Kriterien (reif / fast / noch nicht); Aufbewahrung; Kalender bis zur Frist; was nach dem Audit zu tun bleibt (Managementbewertung mit Rückblick, Wirksamkeit nach 6.3 Punkt 7)
- Verfahren im eigenen HausVerfahren im eigenen Haus: Ansprechpartner für QM-Fragen, Ablage von Handbuch, Vorlagen und Nachweisen, Freigaben, feste Termine und nächste Schritte im Unternehmen
Häufige Fragen
Bis wann muss ich umgestellt haben?
Bis 30.09.2029 – drei Jahre nach Veröffentlichung am 16.09.2026, festgelegt von Global ACI (TECH-3-TR 2029-09-30). Ab 31.03.2028 werden neue und Erstzertifizierungen akkreditiert nur noch nach 2026 ausgestellt. Den Termin Ihres Umstellungsaudits nennt Ihre Zertifizierungsstelle. Die Umstellung findet im regulären Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit statt; ein Zusatzaudit ist nicht nötig.
Was ist die Frist-Falle?
Wer nach Veröffentlichung der 2026er Fassung noch nach 2015 rezertifiziert, bekommt ein Zertifikat, das nicht drei Jahre gilt, sondern nur bis zum Ende der Übergangsfrist – und muss dann mitten im Zyklus umstellen. Deshalb gibt die Akademie vor, dass Rezertifizierungen ab 2027 nach ISO 9001:2026 erfolgen – bei QM-Dienstleistungen Holger Grosser und OnlineCert verbindlich ab 1.1.2027, bei akkreditierten Stellen ab deren Akkreditierungsentscheid (spätestens 30.09.2027).
Muss ich das Handbuch neu schreiben?
Nein. Etwa 90 Prozent bleiben. Geändert werden: Kontext (Klimawandel), Führung (Qualitätskultur, Ethik), Risiken und Chancen (getrennt), Änderungsplanung (sieben Punkte), Infrastruktur/Arbeitsumgebung (Hybrid), Wissen (teilen), Bewusstsein, Kommunikation bei Störungen, Auditprogramm (Ziele), Managementbewertung (neue Eingaben), Begriffe der dokumentierten Information. Ein Tag für einen Kleinbetrieb.
Was bedeutet „Qualitätskultur und ethisches Verhalten“ im Kleinbetrieb?
Die oberste Leitung muss fördern und nachweisen, dass Qualität und Integrität im Betrieb gelebt werden – nicht mit einem Ethik-Kodex für die Wand, sondern mit nachvollziehbaren Dingen: wie mit Fehlern umgegangen wird (ohne Schuldzuweisung), wie Kunden informiert werden, welche Regeln für Geschenke, Interessenkonflikte und Datenumgang gelten. Der Kurs liefert einen Check mit zwölf Fragen und Textbausteine.
Ist die Umstellung förderfähig?
Beratung zur Umstellung ist BAFA-förderfähig (50 % / 80 % je nach Region, Antrag vor Vertragsschluss; Richtlinie bis 31.12.2028 verlängert). Das Verfahren erklärt der Kurs „BAFA-Förderung für QM-Beratung“. Der Kurs selbst ist kostenlos; wer Begleitung will, findet die Festpreise im Partnerhinweis.
Ist der Kurs kostenlos?
Ja, wie alle Kurse der QM-Guru Akademie. Keine Anmeldung; die E-Mail-Adresse dient nur der Zustellung des Zertifikats.