Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
wann eine Verfahrensanweisung, wann eine Arbeitsanweisung, wann gar nichts – Aufbau auf einer Seite, Beispiele aus Produktion, Handwerk, Handel und Dienstleistung, Vorlagen und Übungsfirma
👥 Zielgruppe: QM-Beauftragte und Geschäftsführer in Betrieben mit 1 bis 50 Mitarbeitern, Meister, Teamleiter und Fachkräfte, die Anweisungen für ihren Bereich schreiben
Welche Pflicht bzw. Normanforderung erfüllt diese Schulung?
Über diese Schulung
Die ISO 9001 verlangt seit 2015 keine einzige Verfahrensanweisung mehr – und trotzdem haben die meisten Kleinbetriebe zu viele davon, in der falschen Form, und keiner liest sie. Dieser Kurs räumt auf: Er zeigt, wann ein Prozessblatt reicht, wann eine Verfahrensanweisung (VA) nötig ist, wann eine Arbeitsanweisung (AA) am Arbeitsplatz mehr bringt als jedes Handbuchkapitel – und wann ein Foto mit drei Pfeilen die beste Anweisung ist.
Sie lernen den Aufbau auf einer Seite (Zweck, Geltungsbereich, Ablauf, Verantwortung, Nachweis), die Schreibregeln (Tätigkeitsform, Zahlen statt Adjektive, ein Satz je Schritt), Freigabe und Stand, die Verbindung zu Prozesslandkarte und Handbuch, und wie Anweisungen im Audit geprüft werden („Zeigen Sie mir, wo das steht – und wer es tut“). Beispiele aus Produktion, Handwerk, Handel und Dienstleistung; an der Übungsfirma Nordlicht IT-Service schreiben Sie zwei Anweisungen selbst. 12 Module, Abschlusstest, Teilnahmezertifikat mit prüfbarer Nummer.
Was dieser Kurs leistet — und was nicht: Der Kurs behandelt Verfahrens- und Arbeitsanweisungen als Teil der dokumentierten Information nach ISO 9001:2015 Kap. 7.5 (und 2026) in Betrieben mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Er ersetzt nicht das Handbuch und die Prozessbeschreibungen (Kurs „QM-Handbuch in 5 Tagen“), nicht die Dokumentenlenkung (eigener Kurs) und nicht Betriebsanweisungen nach Gefahrstoffverordnung oder DGUV, die eigenen Regeln folgen. Branchenregeln (z. B. Medizinprodukte, Luftfahrt, Lebensmittel) mit vorgeschriebenen Verfahren sind nicht Gegenstand. Die Übungsfirma ist erfunden.
Inhalte im Überblick
- Was die Norm wirklich verlangt: keine Verfahrensanweisung ist PflichtISO 9001:2015/2026 Kap. 7.5.1 b): der Betrieb bestimmt selbst, welche dokumentierte Information er braucht; die sechs Pflicht-Verfahren der ISO 9001:2008 sind Geschichte; was trotzdem dokumentiert sein muss (Geltungsbereich, Politik, Ziele, Nachweise); die Frage „Was passiert, wenn es nicht aufgeschrieben ist?“ als einziger Maßstab
- Prozessblatt, Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung – oder nichts: die EntscheidungsregelDie drei Ebenen (Prozessblatt im Handbuch, VA für Abläufe zwischen Stellen, AA für Handgriffe am Arbeitsplatz) und ihre Abgrenzung; Entscheidungsbaum mit vier Fragen; wann ein Foto, eine Checkliste oder eine Einweisung die Anweisung ersetzt; typische Anzahl im Kleinbetrieb (3–8 AA, 0–3 VA)
- Der Aufbau auf einer Seite: Zweck, Geltung, Ablauf, Verantwortung, Nachweis, StandDie sechs Felder einer Anweisung und was in jedes gehört; Kopfzeile mit Nummer, Titel, Stand, Freigabe; Ablauf als nummerierte Schritte oder Tabelle (Schritt – Wer – Wie – Nachweis); Mitgeltende Unterlagen; was weggelassen wird (Deckblatt, Verteiler, Änderungshistorie, Definitionen); Vorlage VA und AA
- Schreibregeln: Tätigkeitsform, Zahlen statt Adjektive, ein Satz je SchrittDie acht Schreibregeln (Tätigkeitsform statt Passiv, Zahl statt „ausreichend“, ein Satz je Schritt, Funktion statt Name, Sollwert mit Toleranz, Was-tun-wenn, keine Modalverben, Lesbarkeit aus zwei Metern); Vorher-nachher-Beispiele; Test „Könnte es ein neuer Kollege morgen allein?“; Sprache für Mitarbeiter ohne Deutsch als Muttersprache
- Bild, Foto, Video, Checkliste: wenn Text die falsche Form istFoto des Sollzustands mit Markierungen als Arbeitsanweisung; Vorher/Nachher-Fotos (gut/schlecht); Skizze mit Maßen; Checkliste zum Abhaken als AA und Nachweis zugleich; Video für Reihenfolgen (30 Sekunden, QR-Code am Platz); Anforderungen an jede Form: Kennzeichnung, Stand, Freigabe, Schutz vor Veränderung; Beispiele aus Handwerk, Montage, Lager
- Beispiele je Branche: welche drei bis acht Anweisungen ein Betrieb wirklich brauchtTypische Anweisungssätze für Produktion/Handwerk (Rüsten, Endprüfung, Verpacken, Kennzeichnung gesperrter Teile), Bau/Montage (Baustellenübergabe, Abnahme, Kundeneigentum), Handel/Logistik (Wareneingang, Kommissionierung, Retouren), Dienstleistung/IT (Ticket, Onboarding Kunde, Datensicherung, Übergabe); je Branche die Anweisungen, die fast immer fehlen, und die, die fast immer überflüssig sind
- Freigabe, Stand und Verteilung: so bleibt die Anweisung gültigWer gibt frei (Prozessverantwortlicher, nicht der Schreiber); Stand als Datum JJJJ-MM in Dateiname und Fußzeile; Dokumentenliste als einziges Verzeichnis (Nummer, Titel, Stand, Freigabe, Ort, Verteilung); der Aushang am Arbeitsplatz und sein Austausch; alte Stände einziehen; Änderung in drei Schritten; Verbindung zur Dokumentenlenkung
- Anweisung ist nicht Einweisung: wie die Anweisung in die Köpfe kommtDer Unterschied zwischen Dokument und Kompetenz (7.2); Einweisung am Platz mit der AA in der Hand (zeigen, machen lassen, prüfen); Einweisungsprotokoll als Nachweis; Wiederholung bei Änderung; die Anweisung als Teil der Qualifikationsmatrix; was der Auditor den Mitarbeiter fragt
- Anweisungen im Audit: wonach der Auditor fragt – und die fünf häufigsten FeststellungenDie Methode des Auditors (Prozessblatt → Anweisung → Arbeitsplatz → Nachweis); die fünf häufigsten Feststellungen (alter Stand am Platz, Anweisung widerspricht der Praxis, ohne Freigabe/Stand, fehlende Was-tun-wenn-Regel, Anweisung vorhanden aber Mitarbeiter kennt sie nicht) mit Einstufung; wie man sie in zehn Minuten vor dem Audit findet; Rundgang-Check
- Praxisfall: Nordlicht IT-Service – zwei Anweisungen schreiben, elf aussortierenÜbungsfirma Nordlicht IT-Service GmbH (9 Mitarbeiter, erfunden): Bestand von elf Anweisungen aus einem gekauften Mustersatz; Aufgabe: mit dem Entscheidungsbaum sortieren (behalten, ins Prozessblatt, streichen), die AA „Ticket anlegen und priorisieren“ und die VA „Störungsinformation an Kunden“ nach den Schreibregeln schreiben; Musterlösung
- Nachweise und Pflege: Dokumentenliste, jährliche Durchsicht, StreichlisteWelche Nachweise der Auditor zu Anweisungen sehen will (Dokumentenliste, Freigabe, Einweisungsprotokoll, Aushang = Liste); die jährliche Durchsicht in 30 Minuten vor dem internen Audit (Stand prüfen, Praxis vergleichen, streichen); die Streichliste als Beleg für „so wenig wie möglich“; Prüfraster für die eigene Dokumentation
- Verfahren im eigenen HausVerfahren im eigenen Haus: Ansprechpartner für QM-Fragen, Ablage von Handbuch, Vorlagen und Nachweisen, Freigaben, feste Termine und nächste Schritte im Unternehmen
Häufige Fragen
Wie viele Verfahrensanweisungen verlangt die ISO 9001?
Keine. Seit 2015 bestimmt der Betrieb selbst, welche dokumentierte Information er braucht (7.5.1 b). Ein Kleinbetrieb kommt mit Handbuch, Prozessblättern und drei bis acht Arbeitsanweisungen für die Stellen aus, an denen Fehler teuer sind.
Was ist der Unterschied zwischen Verfahrens- und Arbeitsanweisung?
Die Verfahrensanweisung beschreibt einen Ablauf über mehrere Stellen hinweg (wer macht was wann – z. B. Reklamationsbearbeitung). Die Arbeitsanweisung beschreibt eine einzelne Tätigkeit an einem Arbeitsplatz (wie genau – z. B. Drehmoment, Prüfmaße, Reihenfolge). Faustregel: VA = Ablauf zwischen Menschen, AA = Handgriff an der Sache.
Reicht ein Foto als Arbeitsanweisung?
Oft ist es die beste. Ein Foto des richtigen Zustands mit drei Markierungen, Stand und Freigabe erfüllt 7.5 genauso wie eine Textseite – und wird gelesen. Der Kurs zeigt Beispiele.
Müssen Anweisungen unterschrieben sein?
Die Norm verlangt Freigabe (7.5.2 c), nicht Unterschrift. Ein Stand mit Kürzel der freigebenden Funktion in der Fußzeile oder ein Freigabevermerk im System reicht. Unterschriften auf jeder Seite sind Verwaltungsaufwand ohne Nutzen.
Gilt der Kurs auch für ISO 9001:2026?
Ja. Die 2026er Fassung ändert bei dokumentierter Information nur den Wortlaut („als dokumentierte Information verfügbar“) und ergänzt Hinweise zu digitalen Medien; der Kurs ist darauf abgestimmt.
Ist der Kurs kostenlos?
Ja, wie alle Kurse der QM-Guru Akademie. Keine Anmeldung; die E-Mail-Adresse dient nur der Zustellung des Zertifikats.