Lieferanten, Mitarbeiter, Prüfmittel: Kapitel 7 und 8.4 ohne Papierkrieg

16 Module · etwa 88 Minuten · Abschlusstest mit 38 Fragen, 31 richtige zum Bestehen · Teilnahmezertifikat als PDF

Darum geht es

Drei Dinge braucht jeder Auftrag, bevor er anfängt: Material von Lieferanten, Menschen, die es können, und Werkzeuge, die stimmen. Die ISO 9001 regelt das in Kapitel 7 (Ressourcen, Kompetenz, Bewusstsein, Wissen) und 8.4 (extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen) – und in genau diesen Kapiteln liegen in Kleinbetrieben die meisten Nebenabweichungen: Lieferanten nie bewertet, Einweisung nur mündlich, Messschieber nie geprüft, Wartung ohne Plan.

Keine Anmeldung nötig. Name und E-Mail-Adresse fragen wir erst vor dem Abschlusstest ab – nur für Ihr Zertifikat. Ihr Fortschritt wird in diesem Browser gespeichert. Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen.

Modul 1 von 16

Vier Listen für Kapitel 7 und 8.4 – und warum hier die meisten Nebenabweichungen liegen

In Kleinbetrieben entstehen die meisten Nebenabweichungen nicht in der Wertschöpfung – dort wird gearbeitet, geprüft, geliefert – sondern im Drumherum: beim Lieferanten, der nie bewertet wurde, beim Mitarbeiter, dessen Einweisung niemand aufgeschrieben hat, beim Messschieber ohne Prüfdatum, bei der Maschine ohne Wartungsplan. Nicht, weil es nicht gemacht wird – sondern weil der Nachweis fehlt. Kapitel 7 und 8.4 verlangen ihn an vier Stellen, und für jede reicht eine Liste:

Dazu drei Dinge ohne eigene Liste: Bewusstsein (7.3) – eine Protokollzeile der Besprechung; Wissen der Organisation (7.1.6) – ein Absatz im Handbuch und ein Ort, wo es liegt; Kommunikation (7.4) – die Besprechungsroutine. Und für ausgelagerte Prozesse (8.4.2) eine Zeile in der Lieferantenliste.

Aufwand: Einrichtung an einem Nachmittag je Liste; Pflege zwei bis drei Stunden im Jahr plus Einweisung je neuem Mitarbeiter. Die vier Listen hängen an der Auftragsmappe aus dem Kurs „Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung“: Register 4 (Bestellungen) zeigt auf die Lieferantenliste, Register 5 auf die Qualifikationsmatrix, Register 6 auf die Prüfmittelliste.

📄 Die vier Listen: Normstelle, Pflichtinhalt, Pflegeaufwand, Prüffrage des Auditors

Die Prüfmethode des Auditors ist bei allen vier gleich: Er geht an einen Arbeitsplatz, nimmt ein Teil, eine Person, ein Messmittel, eine Maschine – und fragt nach der Liste. Stimmen Liste und Wirklichkeit überein, ist das Kapitel bestanden. Deshalb beginnt jede Liste mit der Wirklichkeit, nicht mit der Vorlage.

Modul 2 von 16

Lieferantenliste: wer bewertet wird, wer nicht – und nach welchen Kriterien

Kapitel 8.4.1 verlangt, dass der Betrieb Kriterien für die Auswahl, Bewertung, Leistungsüberwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und anwendet – und darüber dokumentierte Information aufbewahrt. Das klingt nach Lieferantenaudit und Scorecard; im Kleinbetrieb ist es eine Tabelle mit einer Zeile je Hauptlieferant und drei Noten.

Wer bewertet wird: Nur Lieferanten, deren Produkte oder Leistungen Ihre Leistung beeinflussen – erfahrungsgemäß fünf bis fünfzehn. Die Einteilung:

Die drei Kriterien – bewährt, weil jeder sie ohne Erklärung versteht:

Schulnoten (1 sehr gut bis 6 ungenügend), Standardwert beim ersten Stand 2, nicht zutreffend = X. Ab Note 4 wird eine Maßnahme eingeleitet (Gespräch), ab Note 5 nach Alternativen gesucht – das steht als Fußtext unter der Tabelle und ist zugleich die Regel für die Neubewertung.

Neuer Lieferant: Aufnahme in die Liste mit Klasse, Grund der Auswahl (Empfehlung, Muster geprüft, Zertifikat, Preis) und Kürzel der GL. Das ist der Nachweis der Auswahl nach Kriterien. Zertifikate (ISO 9001) des Lieferanten werden abgelegt, ersetzen die Bewertung aber nicht.

📄 Lieferantenliste mit Klasse, Bewertung nach Schulnoten, Maßnahmenspalte und Jahresvergleich (Excel)

Was Auditoren fragen: „Zeigen Sie mir Ihren wichtigsten Lieferanten: Warum kaufen Sie dort, und was passiert, wenn er morgen ausfällt?“ – Zeile in der Liste (Klasse A, Noten, Grund), und für Einzellieferanten ein Verweis auf die Risiken- und Chancenanalyse (zweiter Lieferant oder bewusstes Risiko).

Modul 3 von 16

Die Jahresbewertung in einer Stunde – und was daraus folgt

Die Bewertung findet einmal im Jahr statt – vor der Managementbewertung, in der sie als Eingabe nach 9.3.2 c 7 (Leistung externer Anbieter) erscheint. Eine Stunde für zehn Lieferanten, wenn drei Quellen vorliegen:

1. Wareneingang: Beanstandungen je Lieferant (Lieferscheine mit Vermerk, Modul 4).
2. Fehlerblätter / Reklamationen mit Herkunft „Lieferant“.
3. Termine: Lieferverzug aus Auftragsmappen oder Bestellsystem.

Beispiel – Fachhandel mit sechs A-Lieferanten:

Die Spalten Maßnahme, Verantwortlich/Termin und Stand/Ergebnis machen aus der Bewertung einen kleinen Maßnahmenplan; Maßnahmen mit Termin werden zusätzlich in den Maßnahmenplan übernommen (Ein-Plan-Regel).

Neubewertung: nach Abschluss einer Maßnahme (Gespräch, Probelieferung) oder im nächsten Jahr. Ein Lieferant mit Note 5 ohne Maßnahme über zwei Jahre ist eine Abweichung – nicht die Note, sondern die fehlende Reaktion.

Lieferantengespräch: Zehn Minuten am Telefon mit drei Punkten: Was war, was erwarten wir, bis wann. Vermerk in der Spalte Stand/Ergebnis. Das ist 8.4.3 (Informationen an den Anbieter) in der Praxis.

Jahresvergleich: Die Vorlage führt die Noten der Vorjahre in Spalten daneben – so sieht die Managementbewertung Trends, und der Auditor sieht, dass bewertet wird, nicht nur ausgefüllt.

Modul 4 von 16

Wareneingang: die Prüfung, die jeder macht und keiner aufschreibt

Jeder Betrieb prüft seinen Wareneingang – der Lagerist zählt, der Monteur schaut, der Techniker packt aus. Die Norm verlangt, dass diese Prüfung geplant ist (8.4.2: Art und Umfang der Steuerung nach Auswirkung auf die Leistung) und dass vor der Verwendung sichergestellt ist, dass das Produkt den Anforderungen entspricht. Der Nachweis: ein Vermerk auf dem Lieferschein. Datum, Kürzel, i. O. oder Beanstandung. Kein Formular.

Umfang nach Risiko – festgelegt in der Lieferantenliste (Spalte „Wareneingangsprüfung“) oder im Prozess U2:

Chargen und Seriennummern werden bei Prüfstufe 2 bis 4 erfasst (auf Lieferschein oder in der Auftragsmappe) – das ist die Rückverfolgbarkeit nach 8.5.2, wenn sie gefordert ist.

Beanstandung: Vermerk auf dem Lieferschein, Foto, Mail an den Lieferanten, Ware sperren (8.7), Eintrag im Fehlerblatt mit Herkunft „Lieferant“ → fließt in die Jahresbewertung. Die Auditfrage „Nehmen wir Ihren letzten Wareneingang mit Mängeln: Was haben Sie geprüft, wie ist die Beanstandung an den Lieferanten gegangen, und wo steht das?“ wird mit drei Dokumenten beantwortet.

Streckengeschäft (Ware geht direkt vom Lieferanten zum Kunden): Der Betrieb hatte die Ware nie in der Hand – trotzdem ist sie seine Leistung. Steuerung dann über: Lieferant mit Klasse A und Zertifikat, Lieferschein-Kopie mit Empfängerbestätigung, Nachfrage beim Kunden nach Erhalt, Reklamationsweg vereinbart. Das steht in U2 als eigener Absatz.

Dienstleister: Wareneingang gibt es auch hier – Hardware beim IT-Haus, Reinigungsmittel beim Gebäudedienst, Unterlagen des Kunden beim Berater (Vollständigkeitsprüfung). Derselbe Vermerk, dieselbe Regel.

📄 Wareneingang: vier Prüfstufen, Zuordnung je Lieferantenklasse, Vermerk-Stempel, Streckengeschäft

Modul 5 von 16

Ausgelagerte Prozesse: Lohnfertiger, Subunternehmer, Rechenzentrum, Spedition

Ein ausgelagerter Prozess ist ein Teil Ihrer Leistung, den ein anderer für Sie erbringt – und der Kunde sieht nur Sie. Die Norm sagt klar: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen (8.4.2: „sicherstellen, dass ausgelagerte Prozesse unter Steuerung bleiben“). Die Frage ist nur, wie Sie steuern – und das hängt vom Risiko ab.

Drei Regeln:

1. Eintrag in der Lieferantenliste mit Klasse A und Vermerk „ausgelagerter Prozess“ – und in der Prozesslandkarte als Hinweis („U1 Einkauf: Lohnfertigung Zuschnitt ausgelagert an …“).
2. Informationen an den Anbieter (8.4.3): Was Sie erwarten, steht in Bestellung oder Vertrag – Spezifikation, Freigabe, Qualifikation der Personen, Nachweise, Zutritt zu seinem Betrieb, wenn Sie prüfen wollen.
3. Das Ergebnis wird geprüft wie eigene Arbeit: Wareneingang, Abnahme der Teilleistung, Objektkontrolle. Ein Zertifikat des Anbieters ersetzt die Prüfung nicht; es verringert nur ihren Umfang.

Der Auditfund, der hier droht: „Der Betrieb hat die Lohnfertigung nicht als ausgelagerten Prozess erkannt; keine Festlegung zur Steuerung.“ Vermeidbar mit einer Zeile in der Lieferantenliste und einem Absatz in U1.

Personaldienstleister und Freelancer sind extern bereitgestellte Personen: Ihre Kompetenz muss der Betrieb genauso sicherstellen wie bei eigenen (7.2) – Einweisung, Nachweise in der Qualifikationsmatrix mit Vermerk „extern“.

Modul 6 von 16

Kompetenz bestimmen: die Qualifikationsmatrix (7.2)

Kapitel 7.2 ist kurz und wird fast immer geprüft: Die Organisation muss die notwendige Kompetenz bestimmen, sicherstellen, dass die Personen sie haben, Maßnahmen ergreifen (Schulung, Einweisung, Versetzung), deren Wirksamkeit bewerten und dokumentierte Information als Nachweis aufbewahren. Das eine Dokument, das alle vier Punkte zeigt, ist die Qualifikationsmatrix: Tätigkeiten in den Zeilen, Personen in den Spalten, in den Zellen eine Stufe.

Stufen: 1 = in Einweisung · 2 = selbständig · 3 = darf einweisen und prüfen · – = nicht vorgesehen. Pflicht: je Tätigkeit mindestens zwei Personen mit Stufe 2 (Vertretung) – wo das nicht geht, steht es als Risiko in der Analyse.

Spalte Nachweis nennt, was den Eintrag belegt: Einweisungsprotokoll, Zertifikat, Schein mit Ablaufdatum, Zeugnis. Bei Ablaufdaten (Stapler, Ersthelfer, Schweißer, Fahrerlaubnis C, Elektrofachkraft-Unterweisung, Höhenarbeit) wird der Termin eingetragen – die Matrix wird damit zugleich die Fälligkeitsliste.

Kompetenz bestimmen heißt: Die Zeilen der Matrix sind die Tätigkeiten aus den Prozessbeschreibungen (W1 Schritt 7 „Prüfen und freigeben“ ist eine Zeile) plus die gesetzlichen Pflichtqualifikationen aus der Liste Normen und Gesetze. Mehr als 15 bis 20 Zeilen hat ein Betrieb bis 50 Mitarbeiter selten.

📄 Qualifikationsmatrix (Excel): Tätigkeiten × Personen, Stufen 1–3, Nachweis, Ablaufdatum mit Fälligkeitsfarbe

Was der Auditor tut: Er steht am Prüfplatz, fragt „Wer darf hier freigeben?“, nimmt den Namen, geht zur Matrix (Stufe 3?) und zum Nachweis (Einweisungsprotokoll vorhanden?). Drei Schritte, drei Minuten. Stimmt eines nicht, ist es die häufigste Nebenabweichung der Kleinbetriebe: 7.2.

Externe Personen (Leiharbeiter, Freelancer, Aushilfen) stehen in der Matrix mit Vermerk „extern“ – ihre Kompetenz ist Ihre Verantwortung, solange sie für Sie arbeiten.

Modul 7 von 16

Einweisung, Schulungsplan und Wirksamkeit – der Nachweis, der am häufigsten fehlt

Die Nebenabweichung Nummer eins in Kleinbetrieben lautet nicht „keine Einweisung“, sondern „Einweisung nicht nachgewiesen“. Der neue Mitarbeiter wurde vom Meister zwei Wochen begleitet – aufgeschrieben hat es niemand. Das Einweisungsprotokoll löst das in einer Seite.

Einweisungsprotokoll – fünf Blöcke:

Zwei Unterschriften (eingewiesen von / eingewiesen), Datum je Block, Ablage in der Personalakte, Eintrag in der Matrix. Das Protokoll belegt 7.2 (Kompetenz), 7.3 (Bewusstsein) und die Arbeitsschutz-Erstunterweisung in einem.

Schulungsplan – einmal im Jahr, nach dem Jahresgespräch: Bedarf aus vier Quellen – Lücken in der Matrix (Vertretung fehlt), Jahresgespräch (Wunsch, Entwicklung), Gesetz und Kunde (Auffrischungen, neue Vorschriften), Projekte (neue Maschine, neue Software, neue Norm). Je Zeile: Wer, was, warum, bis wann, Kosten, erledigt am, Wirksamkeit.

Wirksamkeit bewerten (7.2 c, letzter Halbsatz) ist der Punkt, den fast alle vergessen: drei Monate nach der Schulung ein Satz – wendet die Person es an? Fehlerquote gesunken? Vertretung funktioniert? Ohne diesen Satz ist die Schulung erledigt, aber nicht bewertet.

Schulungsnachweise (Teilnahmebescheinigung, Zertifikat, interner Vermerk) liegen in der Personalakte; die Matrix verweist darauf. Externe Zertifikate mit Ablauf werden in der Matrix terminiert.

📄 Einweisungsprotokoll (fünf Blöcke) und Schulungsplan mit Wirksamkeitsspalte

Arbeitsschutz-Unterweisungen (jährlich, § 12 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1) sind kein QM-Thema – aber ihr Nachweis belegt zugleich 7.2 für sicherheitsrelevante Tätigkeiten. Wer sie in den Schulungsplan aufnimmt, hat eine Liste statt zwei.

Modul 8 von 16

Bewusstsein (7.3) und Kommunikation (7.4): die zwei Normstellen ohne Formular

Zwei kurze Normstellen, für die kein Betrieb ein Formular braucht – und die der Auditor trotzdem prüft, weil sie zeigen, ob das System gelebt wird.

Bewusstsein (7.3): Die Personen müssen sich der Qualitätspolitik, der relevanten Ziele, ihres Beitrags und der Folgen von Nichtkonformität bewusst sein. Nicht: sie auswendig aufsagen. Der Auditor fragt den Mitarbeiter an der Maschine: „Was ist Ihnen bei Ihrer Arbeit am wichtigsten – und was passiert, wenn das Teil mit Fehler rausgeht?“ Die Antwort „Maßhaltig, sonst kommt es zurück und der Kunde ist weg“ ist Bewusstsein. Die Antwort „Weiß nicht, fragen Sie den Chef“ ist eine Abweichung gegen 7.3.

Wie Bewusstsein entsteht und belegt wird:

Kommunikation (7.4): Die Norm verlangt, festzulegen, was, wann, mit wem, wie und wer kommuniziert – intern und extern. Im Kleinbetrieb eine Tabelle mit fünf bis acht Zeilen im Handbuch:

Protokollzeile statt Protokoll: Ein Satz je Besprechung – Datum, Teilnehmer, drei Themen, Beschlüsse – im Besprechungsbuch oder einer Datei. Das belegt 7.3, 7.4, 5.2.2 (Politik bekannt gemacht), 6.2.1 f (Ziele kommuniziert) und 10.3 (Verbesserung) auf einmal. Die billigste Aufzeichnung des ganzen Systems.

Modul 9 von 16

Prüfmittelliste: welche Messmittel prüfpflichtig sind – und welche nicht (7.1.5.1)

Kapitel 7.1.5.1 verlangt, dass die Mittel, mit denen Sie messen und prüfen, geeignet sind und erhalten werden – mit dokumentierter Information als Nachweis der Eignung. Das gilt für jedes Messmittel, dessen Ergebnis Sie verwenden, um Konformität zu belegen. Die Prüfmittelliste beantwortet drei Fragen: Welche Messmittel haben wir? Welche davon sind prüfpflichtig? Wann wurden sie zuletzt geprüft?

Drei Klassen – die wichtigste Entscheidung der Liste:

Die Einstufung begründet, warum der Zollstock keine Plakette hat – und der Auditor akzeptiert das, wenn es in der Liste steht. Ohne Liste ist jedes Messmittel ohne Plakette eine Frage.

Spalten der Prüfmittelliste: Nr. · Bezeichnung · Klasse · Messbereich / Genauigkeit · Standort / Nutzer · Prüfmethode (extern DAkkS / extern Hersteller / intern gegen Referenz Nr. …) · Intervall · Letzte Prüfung · Nächste Prüfung · Ergebnis / Bemerkung.

Intervalle (Erfahrungswerte, kein Normwert): Messschieber und Bügelmessschraube 12 Monate · Drehmomentschlüssel 12 Monate oder 5 000 Auslösungen · Waagen eichpflichtig nach Eichgesetz (2 Jahre) oder jährlich intern · Thermometer 12 Monate · Elektro-Prüfgeräte nach Herstellerangabe (meist 12 bis 24 Monate) · Referenzmaße (Endmaße, Prüfgewicht) extern 24 bis 36 Monate.

Software als Prüfmittel (7.1.5.1, Anwendungsbeispiel): Prüfsoftware, Messdatenerfassung, Excel-Auswertung mit Formeln – Eignung einmal bestätigen (Testdatensatz) und bei Änderung erneut. Eine Zeile in der Liste mit Methode „Verifizierung mit Testdatensatz“.

Messmittel von Mitarbeitern (eigener Messschieber in der Tasche): entweder in die Liste und prüfen – oder die Regel „am Prüfpunkt nur Messmittel aus der Liste“ und das private Messmittel ist Klasse H.

📄 Prüfmittelliste (Excel) mit Klassen P/W/H, Intervall, Fälligkeitsformel und Farbe

Dienstleister und Händler ohne Messmittel am Prüfpunkt führen eine Liste mit der Zeile „keine Prüfmittel; Konformität durch Funktionstest / Sichtprüfung / Abgleich“ und schließen 7.1.5.2 aus. Reinigungsbetriebe: Dosiergeräte sind Klasse W (Sichtprüfung); Gebäudedienste mit Temperaturmessung (Legionellen) haben Klasse P.

Modul 10 von 16

Kalibrierung und Rückführbarkeit: extern, intern, und was bei „untauglich“ passiert (7.1.5.2)

7.1.5.2 ist die einzige Stelle in Kapitel 7, die ausgeschlossen werden darf – und die bei allen, die messen, am genauesten geprüft wird. Sie gilt, wenn messtechnische Rückführbarkeit gefordert ist (Kunde, Gesetz, Branchennorm) oder der Betrieb sie als wesentlich ansieht – was er tut, sobald sein Prüfprotokoll Maße enthält, die der Kunde als Nachweis akzeptieren soll. Dann müssen Prüfmittel der Klasse P:

1. kalibriert oder verifiziert werden – in festgelegten Abständen, gegen Normale, die auf nationale oder internationale Normale rückführbar sind (die Kette bis zur PTB);
2. gekennzeichnet sein, damit der Status erkennbar ist (Plakette, Nummer, Liste);
3. geschützt werden vor Verstellung, Beschädigung, Verschlechterung (Etui, Aufbewahrung, keine Werkzeugkiste).

Extern oder intern?

Die Kette muss schließen: Der interne Messschieber wird gegen ein Endmaß geprüft, das Endmaß ist extern (DAkkS) kalibriert. Das ist Rückführbarkeit im Kleinbetrieb – ein Endmaßsatz oder drei Endmaße (10, 50, 100 mm) reichen für die ganze Werkstatt.

Untauglich – das Verfahren, das jeder vergisst (7.1.5.2, letzter Absatz): Stellt sich bei der Prüfung heraus, dass ein Messmittel außerhalb der Toleranz lag, muss der Betrieb bewerten, ob frühere Messergebnisse betroffen sind, und Maßnahmen ergreifen. Praktisch: Prüfmittelliste zeigt, welche Aufträge seit der letzten Prüfung mit diesem Messmittel freigegeben wurden (Prüfprotokolle nennen die Prüfmittel-Nr.); Abweichung mit Toleranz des Produkts vergleichen; wenn kritisch: Kunde informieren (8.7). Ein Satz in U7 und eine Zeile im Fehlerblatt.

Ausschluss von 7.1.5.2: zulässig, wenn kein Messmittel die Konformität belegt – Handel, IT, Beratung, Reinigung ohne Messung. Begründung im Handbuch Kap. 1.3. Wer eine Waage für Verkaufsgewichte oder ein Thermometer für die Kühlkette hat, kann nicht ausschließen.

📄 Prüfanweisung interne Prüfung von Messschieber, Bügelmessschraube, Waage, Thermometer gegen Referenz – mit Protokoll

Stand der Angaben: Intervalle und Kosten sind Erfahrungswerte Oktober 2026; verbindlich sind Herstellerangaben, Eichrecht und Kundenforderungen.

Modul 11 von 16

Infrastruktur und Wartungsplan: Maschinen, Fahrzeuge, IT, Gebäude (7.1.3, 7.1.4)

Infrastruktur ist alles, was Ihre Leistung trägt: Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge, IT, Software. Die Norm verlangt, sie bereitzustellen und instand zu halten – und der Auditor fragt an der Maschine: „Wann wurde die zuletzt gewartet, und wo steht das?“ Der Wartungsplan ist die Antwort: eine Liste, in der alle Anlagen mit Intervall, Art der Wartung und Termin stehen.

Zwei Listen in einer: Die gesetzlichen Prüfpflichten (DGUV V3, UVV, Leitern, Druckgeräte, Aufzüge, Tore, Feuerlöscher) gehören in denselben Wartungsplan – dann belegt er 7.1.3 und den Arbeitsschutz zugleich, und der Betrieb hat eine Fälligkeitsliste statt drei.

IT als Infrastruktur: Die Auditfrage lautet nicht „Haben Sie ein Backup?“, sondern „Wann haben Sie zuletzt getestet, ob sich Daten wiederherstellen lassen?“ Ein Wiederherstellungstest im Jahr mit Protokoll (Datum, Datenmenge, Dauer, Ergebnis) ist der Nachweis – und bei Betrieben mit Kundendaten zugleich die Validierung nach 8.5.1 f.

Ungeplante Ausfälle werden als Fehlerblatt (Herkunft „Infrastruktur“) erfasst; zwei Ausfälle derselben Anlage im Jahr sind ein Kandidat für die Risikenanalyse (Ersatzinvestition).

Prozessumgebung (7.1.4): Licht, Temperatur, Sauberkeit, Lärm, Platz – soweit sie das Ergebnis beeinflussen. Ein Absatz im Handbuch („Werkstatt beheizt, Prüfplatz mit Tageslichtlampe, Lager trocken, Büro ruhig“) und der Augenschein genügen; wer lackiert oder klebt, braucht Temperatur- und Feuchteangaben mit Messung (dann Klasse P).

📄 Wartungsplan (Excel) mit gesetzlichen Prüfpflichten, Intervall, Fälligkeit und Farbe

Modul 12 von 16

Wissen der Organisation (7.1.6): was weg ist, wenn der Meister geht

7.1.6 ist die Normstelle, die 2015 neu kam und die Kleinbetriebe am besten verstehen – weil jeder den Satz kennt: „Wenn der Meister geht, wissen wir nicht mehr, wie Kunde X seine Teile will.“ Die Norm verlangt, das Wissen zu bestimmen, das für die Prozesse nötig ist, es aufrechtzuerhalten und bei Änderungen zu überlegen, wie zusätzliches Wissen erworben wird.

Wissensarten im Kleinbetrieb – und wo sie stecken:

Drei Werkzeuge, mehr nicht:

1. Ein Ort – Wiki, Projektordner, Kundenakte mit Feld „Besonderheiten“. Regel: Bei Projektabschluss zwei Sätze eintragen (W1 letzter Schritt).
2. Vertretung mit Einarbeitung – die Qualifikationsmatrix mit zwei Personen je Tätigkeit ist Wissenssicherung; Stufe 3 heißt „kann es weitergeben“.
3. Wissensliste – eine Tabelle im Handbuch wie oben, fünf bis acht Zeilen, jährlich in der Managementbewertung durchgesehen: Ist der Träger noch da? Ist die Sicherung aktuell?

Nachfolge und Wissensabfluss als Risiko: „Meister geht 2028 in Rente“ steht in der Risiken- und Chancenanalyse mit Maßnahme (Nachfolger einarbeiten, Arbeitsanweisungen für die fünf kritischen Verfahren bis 2027). Das ist 7.1.6 b (zusätzliches Wissen bei Änderung) in der Praxis.

Was der Auditor fragt: „Nehmen wir Ihren erfahrensten Mitarbeiter: Was weiß nur er – und was passiert, wenn er vier Wochen ausfällt?“ Die Wissensliste und die Matrix beantworten das. „Alles im Kopf“ ist die Abweichung.

Modul 13 von 16

Was der Auditor an Arbeitsplatz, Lager und Büro fragt – 30 Fragen zu Kapitel 7 und 8.4

Kapitel 7 und 8.4 werden nicht am Schreibtisch geprüft, sondern im Rundgang. Der Auditor nimmt, was er sieht – eine Palette im Wareneingang, den Mitarbeiter an der Säge, den Messschieber am Prüfplatz, den Stapler – und geht von dort zur Liste und zum Nachweis. Drei Schritte, immer dieselben:

Typische Fragen (aus echten Audits, anonymisiert):

• „Zeigen Sie mir Ihre Liste aller Messmittel, und nehmen wir drei davon direkt vom Arbeitsplatz: Woran erkenne ich, dass sie geprüft sind?“ → Liste, Nummer, Plakette, Protokoll – und die drei stimmen überein.
• „Wer hat bei Ihnen zuletzt geschweißt – und zeigen Sie mir seine Qualifikation für genau dieses Verfahren und diesen Werkstoff.“ → Schweißerprüfung mit Gültigkeit, Matrix.
• „Nehmen wir Ihre letzte neu eingestellte Mitarbeiterin: Wie lief die Einarbeitung, und woran erkennen Sie, dass sie die Aufgabe beherrscht?“ → Einweisungsprotokoll mit Freigabe, Wirksamkeitsvermerk.
• „Zeigen Sie mir Ihren wichtigsten Lieferanten: Warum kaufen Sie dort, und was passiert, wenn er ausfällt?“ → Lieferantenliste (Klasse A, Grund, Noten), Risikenanalyse.
• „Nehmen wir Ihre letzte Bemusterung aus Fernost: Wie haben Sie die Qualität abgesichert, bevor die Teile hier waren?“ → Erstmusterprüfbericht, Prüfstufe 4, Lieferantenbewertung.
• „Wann haben Sie zuletzt getestet, ob sich Ihre Daten wiederherstellen lassen?“ → Testprotokoll.

Die sechs häufigsten Nebenabweichungen: Lieferanten nicht bewertet (8.4.1) · Einweisung nicht nachgewiesen (7.2) · Wirksamkeit der Schulung nicht bewertet (7.2 c) · Messmittel ohne Kennzeichnung/Prüfdatum (7.1.5) · Wartung ohne Plan oder Nachweis (7.1.3) · ausgelagerter Prozess nicht erkannt (8.4.2). Alle sechs sind mit den vier Listen in einem Nachmittag behoben.

📄 Dreißig Auditfragen zu Lieferanten, Personal, Prüfmitteln und Infrastruktur mit Nachweis

Antwort in fünf Minuten: Die vier Listen liegen ausgedruckt oder als Datei bereit; der Rundgang beginnt am Wareneingang und endet am Prüfplatz. Wer das einmal selbst gemacht hat (internes Audit), kennt seine Lücken vor dem Zertifizierer.

Modul 14 von 16

Praxisfall: Brenner & Sohn Fachhandel – vier Listen für zwei Standorte

Brenner & Sohn Fachhandel e.K. (erfunden) handelt mit Befestigungstechnik, Beschlägen, Werkzeugen und Elektrowerkzeugen für Handwerk und Industrie – zwei Standorte (Hauptlager mit Verkauf in Würzburg, Filiale mit Verkauf in Schweinfurt), 22 Mitarbeiter, dazu ein Montageservice (zwei Monteure bauen Tore und Antriebe ein). Der Betrieb will zertifizieren; die vier Listen fehlen.

Ausgangslage – aus dem Fragebogen:

• Lieferanten (12): zwei Großhändler Beschläge, ein Hersteller Antriebe (Einzellieferant, Montage nach Herstellervorgabe), drei Werkzeughersteller, ein Elektronik-Distributor, Spedition, Paketdienst, IT-Systemhaus (Cloud-Warenwirtschaft), Büromaterial, Stromanbieter.
• Personal: Verkauf (8, davon 3 Filiale), Lager (6, zwei Staplerfahrer), Montage (2; Montageleitung und Elektrofachkraft: GL Sohn), Büro (3), Einkauf (1), GL (2 – Vater und Sohn). Einweisungen bisher mündlich; Staplerscheine vorhanden; Ersthelfer: 2 am Hauptstandort, 0 in der Filiale.
• Messmittel: Waage im Lager (Verkauf nach Gewicht: Schrauben), Zollstöcke, Drehmomentschlüssel der Monteure (Sicherheitsverschraubung Antriebe), Installationstester (Elektrofachkraft), Multimeter.
• Infrastruktur: 2 Stapler, 3 Fahrzeuge, Regalanlage (Prüfpflicht DIN EN 15635), Server lokal plus Cloud, Tor mit Antrieb im Lager, Leitern.

Ihre Aufgabe (90 Minuten):

1. Lieferantenliste: alle zwölf mit Klasse A/B/C, Grund, Prüfstufe im Wareneingang; ausgelagerte Prozesse markieren; Bewertung für die A-Lieferanten mit plausiblen Noten.
2. Qualifikationsmatrix: Tätigkeiten aus W1 (Verkauf, Kommissionieren, Versandkontrolle, Montage, Abnahme) plus Pflichtqualifikationen; zwei Standorte beachten.
3. Prüfmittelliste mit Klassen – und die Entscheidung: Kann Brenner 7.1.5.2 ausschließen?
4. Wartungsplan mit gesetzlichen Prüfungen.
5. Drei Lücken finden, die im Audit Nebenabweichungen wären.

📄 Brenner & Sohn: Ausgangslage, Lieferanten-, Personal-, Messmittel- und Anlagenliste zum Bearbeiten

📄 Brenner & Sohn: Musterlösung – vier Listen ausgefüllt, drei Lücken mit Normstelle

Woran die meisten scheitern: Der Antriebshersteller ist Klasse A und Vorgabengeber für die Montage (Herstellerschulung der Monteure = Pflichtqualifikation) · Die Waage macht den Ausschluss von 7.1.5.2 unmöglich (Verkaufsgewicht = Konformität) – also Klasse P, eichpflichtig · Die Filiale ohne Ersthelfer und ohne Stufe-3-Person für Versandkontrolle ist eine Lücke in 7.2, nicht nur im Arbeitsschutz.

Zeitbilanz: Einrichtung der vier Listen bei Brenner: zwei Nachmittage (GL und Einkauf). Im Stufe-2-Audit wurden Kapitel 7 und 8.4 in 40 Minuten an beiden Standorten geprüft – eine Nebenabweichung (Regalprüfung nicht nachgewiesen), die im Wartungsplan bereits terminiert war.

Modul 15 von 16

Nachweise: Die vier Listen im Jahreslauf – und was in die Managementbewertung fließt

Vier Listen, jede mit einem festen Termin im Jahr – das ist der ganze Aufwand für Kapitel 7 und 8.4 nach der Einrichtung.

Dazu einmal im Jahr: Wissensliste durchsehen (7.1.6), Kommunikationstabelle prüfen (7.4), Besprechungsroutine läuft (7.3).

Aufbewahrung: Lieferantenbewertungen 10 Jahre (Produkthaftung: woher kam das Material?); Einweisungs- und Schulungsnachweise Beschäftigungsdauer plus 3 Jahre; Kalibrierzertifikate Nutzungsdauer plus 3 Jahre (rückwirkende Bewertung); Wartungs- und Prüfprotokolle nach Vorschrift (DGUV: bis zur nächsten Prüfung, besser 10 Jahre).

Prüfraster – die eigenen vier Listen in 16 Kriterien:

📄 Prüfraster: Lieferantenliste, Qualifikationsmatrix, Prüfmittelliste, Wartungsplan in 16 Kriterien bewerten

Unter 20 von 32 Punkten: Modul 14 wiederholen, Listen am eigenen Betrieb anlegen, nach vier Wochen erneut bewerten. Ab 26: Kapitel 7 und 8.4 auditfest.

Was folgt: Die Fehlerblätter mit Herkunft „Lieferant“ und die Rückmeldungen der Kunden sind das Material des Kurses „Reklamationen, Kennzahlen, Kundenzufriedenheit“; Lieferantenbewertung und Schulungsplan sind Eingaben des Kurses „Managementbewertung und Jahreswechsel“.

Modul 16 von 16

Verfahren im eigenen Haus

Dieses Modul füllt Ihr Unternehmen aus. Der allgemeine Teil der Schulung endet hier; was folgt, kennt nur Ihr Betrieb:

Betriebe mit Firmenkonto der Akademie erhalten dieses Modul mit ihren eigenen Angaben; die Teilnehmer sehen dann Namen, Termine und Ablageorte ihres Unternehmens. Ohne Anpassung gilt: Fragen Sie Ihre Geschäftsführung oder Ihren QM-Beauftragten, wo diese Angaben in Ihrem Betrieb festgelegt sind – in der Regel im QM-Handbuch.

Abschlusstest

38 Fragen, je eine richtige Antwort. Zum Bestehen brauchen Sie 31 richtige (80 %). Die Auswertung erfolgt auf dem Server — hier auf der Seite steht keine Lösung.

Ihr Ergebnis