Umstellung auf ISO 9001:2026: Delta-Analyse, Maßnahmenplan, Umstellungsaudit

16 Module · etwa 87 Minuten · Abschlusstest mit 47 Fragen, 38 richtige zum Bestehen · Teilnahmezertifikat als PDF

Darum geht es

Am 16. September 2026 wurde die ISO 9001:2026 veröffentlicht – die erste Revision seit 2015. Zertifizierte Betriebe haben nach den Übergangsregeln von Global ACI drei Jahre Zeit (bis 30.09.2029), ihr System umzustellen; ab 31.03.2028 werden neue und Erstzertifizierungen akkreditiert nur noch nach 2026 ausgestellt.

Keine Anmeldung nötig. Name und E-Mail-Adresse fragen wir erst vor dem Abschlusstest ab – nur für Ihr Zertifikat. Ihr Fortschritt wird in diesem Browser gespeichert. Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen.

Was dieser Kurs nicht leistet (aufklappen)

Was dieser Kurs nicht leistet: Der Kurs behandelt die Umstellung eines bestehenden QM-Systems von ISO 9001:2015 auf ISO 9001:2026 in Betrieben mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Er setzt ein funktionierendes System voraus (die übrigen Kurse der Reihe); er ersetzt nicht den Normtext (zu beziehen über DIN Media), nicht die Angaben der Zertifizierungsstelle zu Übergangsfristen und nicht die 20-minütige Online-Unterweisung „ISO 9001:2026“ der Akademie für alle Mitarbeiter. Stand der Inhalte: internationale Fassung vom 16.09.2026; die deutsche Fassung erscheint als DIN EN ISO 9001:2026-11 – Formulierungen können in der Übersetzung leicht abweichen; verbindlich sind der Normtext, die Übergangsregeln von Global ACI (TECH-3-TR 2029-09-30) und die Zertifizierungsstelle. Die Übungsfirma ist erfunden.

Modul 1 von 16

Zeitplan und Fristen: Veröffentlichung, Übergangsfrist, Umstellungsaudit – und die Frist-Falle

Die ISO 9001:2026 ist am 16. September 2026 international erschienen. Die deutsche Fassung erscheint als DIN EN ISO 9001:2026-11 (Ausgabe November 2026). Für zertifizierte Betriebe gilt die Übergangsfrist, die Global ACI (Global Accreditation Cooperation, seit 2026 Nachfolger von IAF und ILAC) im Dokument Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30 (M) (Version 1.1 vom 04.09.2026) festgelegt hat: drei Jahre. Ab dem 31.03.2028 werden neue und Erstzertifizierungen akkreditiert nur noch nach ISO 9001:2026 ausgestellt; bis zum 30.09.2029 müssen nach 2015 zertifizierte Betriebe umgestellt haben. Akkreditierte Stellen zertifizieren nach 2026 erst nach ihrem Akkreditierungsentscheid (spätestens 30.09.2027). Den Termin Ihres Umstellungsaudits nennt Ihre Zertifizierungsstelle; nicht akkreditierte Stellen setzen eigene Termine.

Vorgabe der Akademie: Rezertifizierungen ab 2027 erfolgen nach ISO 9001:2026. Bei QM-Dienstleistungen Holger Grosser und OnlineCert gilt das verbindlich ab 1.1.2027. Die Global-ACI-Regeln oben bleiben der Rahmen: Akkreditierte Stellen können nach 2026 rezertifizieren, sobald ihr Akkreditierungsentscheid vorliegt – fragen Sie dort früh, ab wann.

Die Umstellung findet im regulären Audit statt. Kein Zusatzaudit, kein Sondertermin: Beim nächsten Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit nach Ihrer Entscheidung prüft der Auditor nach 2026 statt nach 2015 (ein gesondertes Umstellungsaudit ist ebenfalls zulässig, aber nicht nötig). Einen festen Zeitzuschlag schreibt Global ACI nicht vor; viele Stellen planen etwas Zusatzzeit ein, oft einen halben Tag. Das Zertifikat wird auf 2026 umgeschrieben – mit dem alten Ablaufdatum, denn der Zyklus läuft weiter.

Ihr nächstes Audit	Empfehlung	Warum
Überwachungsaudit 2027	Umstellung dort – Delta-Analyse bis Ende 2026, Umsetzung Q1 2027	Ein Jahr Ruhe vor der Frist; Auditor sieht ein Jahr Praxis bis zur Rezertifizierung
Rezertifizierung 2027 oder 2028	Nach ISO 9001:2026 rezertifizieren (Vorgabe der Akademie)	Neuer Drei-Jahres-Zyklus nach 2026; sonst Frist-Falle: siehe unten
Überwachungsaudit 2028, Rezertifizierung 2029	Umstellung spätestens im Überwachungsaudit 2028	Wer bis 2029 wartet, konkurriert mit allen anderen um Audittermine – und hat keinen Puffer, wenn Abweichungen offen bleiben
Erstzertifizierung ab 2027	Gleich nach 2026 aufbauen	Akkreditiert nach 2015 nur noch bis 30.03.2028; ab 31.03.2028 nur nach 2026 – die Zertifizierungsstelle nennt, ab wann sie nach 2026 zertifiziert

Die Frist-Falle: Wer nach dem 16.09.2026 noch nach ISO 9001:2015 rezertifiziert, bekommt ein Zertifikat, das nicht drei Jahre gilt, sondern am Ende der Übergangsfrist verfällt – und muss dann im laufenden Zyklus umstellen, meist mit Zusatzaudit. Beispiel: Rezertifizierung im März 2027 bei einer akkreditierten Stelle, die noch keinen Akkreditierungsentscheid für 2026 hat, also nach 2015 → Zertifikat gilt nur bis 30.09.2029 statt bis 03/2030. Deshalb: Rezertifizierungen ab 2027 erfolgen nach ISO 9001:2026. Läuft das Zertifikat bei einer akkreditierten Stelle ab, bevor sie nach 2026 zertifizieren darf, bleibt nur die Rezertifizierung nach 2015 mit Umstellung im ersten Überwachungsaudit; bei QM-Dienstleistungen Holger Grosser und OnlineCert entsteht dieser Fall nicht.

Parallel: ISO 14001:2026 ist bereits im April 2026 erschienen (Übergang nach Global ACI bis 30.04.2029). Wer beide Normen hat, stellt beide im selben Audit um – die neuen Anforderungen (Klimawandel, Qualitäts- bzw. Umweltkultur, getrennte Risiken und Chancen, Änderungsplanung) sind in beiden gleich aufgebaut.

📄 Zeitplan der Umstellung in drei Varianten nach Auditzyklus, Frist-Falle, Meilensteine mit Vorlauf

Vier Termine für den Kalender: Datum des nächsten Audits · minus 8 Wochen: Umsetzung abgeschlossen · minus 16 Wochen: Delta-Analyse und Maßnahmenplan fertig · heute: Zertifizierungsstelle fragen, ob und wie sie das nächste Audit nach 2026 durchführt (viele brauchen eine schriftliche Anmeldung der Umstellung).

Modul 2 von 16

Was bleibt, was ändert sich: die Revision im Überblick – 90 Prozent bleiben

Die 2026er Fassung ist eine Pflegerevision, kein Umbau wie 2015. Die zehn Kapitel bleiben, die prozessorientierte Logik bleibt, der PDCA-Zyklus bleibt, die Begriffe bleiben fast alle. Grundlage ist jetzt die Harmonized Structure (die weiterentwickelte Annex-SL-Grundstruktur, die alle ISO-Managementsystemnormen teilen) – deshalb sehen 9001:2026 und 14001:2026 an denselben Stellen gleich aus.

Kapitel	Änderung	Aufwand Kleinbetrieb
4.1 / 4.2 Kontext, interessierte Parteien	Klimawandel als Thema prüfen (aus Amd 1:2024); Anforderungen interessierter Parteien bestimmen, die durch das QMS adressiert werden; Änderungen bei Parteien überwachen	1 Zeile Kontexttabelle, 1 Satz je Partei
5.1.1 Führung	Oberste Leitung fördert Qualitätskultur, Integrität und ethisches Verhalten, risiko- und chancenorientiertes Denken	Neuer Absatz Handbuch, Ethik-Check, Protokollzeile Besprechung
6.1 Risiken und Chancen	Getrennt: 6.1.2 Risiken, 6.1.3 Chancen – je eigene Bewertung und Maßnahmen	Chancen-Tabelle neben Risiken-Tabelle
6.2 Qualitätsziele	Messbar „sofern praktikabel“; sonst beurteilbar	Keine Pflicht zur Änderung; Formulierung prüfen
6.3 Änderungsplanung	Sieben statt vier Punkte: zusätzlich Kommunikation, Wirksamkeitsprüfung, Überprüfung nach Umsetzung	Änderungsblatt um drei Zeilen erweitern
7.1.3 / 7.1.4 Infrastruktur, Arbeitsumgebung	Ausdrücklich für Präsenz, Remote und Hybrid; Anmerkung zu 7.1.4: Qualitätskultur und ethisches Verhalten beeinflussen die Arbeitsumgebung (soziale und psychische Faktoren standen schon 2015 in der Anmerkung)	Je ein Satz Handbuch, Homeoffice-Regel
7.1.6 Wissen	Wissen bewahren, anwenden und teilen	Vertretungsregel, Einarbeitung – meist vorhanden
7.3 Bewusstsein	Zusätzlich: Qualitätskultur und ethisches Verhalten	Unterweisung ergänzen (20 Minuten)
7.5 Dokumentierte Information	Einheitlich „als dokumentierte Information verfügbar“ statt „aufrechterhalten / aufbewahren“; Hinweise zu digitalen Medien	Begriff im Handbuch einmal ersetzen
8.2.1 Kommunikation mit dem Kunden	Kunden informieren bei Störungen, Unterbrechungen, Lieferproblemen	Regel im Auftragsprozess (eine Zeile)
9.1.3 / 9.3.2 Bewertung, Managementbewertung	Wirksamkeit der Maßnahmen zu Risiken und Chancen getrennt bewerten; Änderungen der Erwartungen interessierter Parteien als Eingabe	Zwei Kapitelüberschriften in der Managementbewertung
9.2.2 Internes Audit	Auditziele je Audit festlegen	Eine Zeile im Auditplan
Anhang A	Erweitert (Erläuterungen zu Kultur, Ethik, Klima, Chancen); Anhang B entfällt	Lesen, nicht umsetzen

Unverändert: 5.2 Politik (Inhalt), 5.3 Rollen, 7.1.5 Messmittel, 7.2 Kompetenz, 7.4 Kommunikation, 8.1, 8.3 Entwicklung, 8.4 Lieferanten, 8.5 Produktion und Dienstleistung, 8.6 Freigabe, 8.7 Fehler, 9.1.1/9.1.2 Kennzahlen und Kundenzufriedenheit, Kapitel 10 Verbesserung im Inhalt (in der Gliederung ist 10.3 „Fortlaufende Verbesserung“ in 10.1 aufgegangen; es gibt nur noch 10.1 und 10.2). Das sind die Prozesse, mit denen Ihr Betrieb Geld verdient – sie bleiben, wie sie sind.

📄 Delta-Checkliste: alle geänderten Abschnitte mit Anforderung 2015 → 2026, Fundstelle im eigenen System, Bewertung (erfüllt / anpassen / neu), Maßnahme, Verantwortlich, Termin, Ampel

Aufwand: Ein Kleinbetrieb mit funktionierendem System braucht für Delta-Analyse, Textänderungen und eine Besprechung mit der Leitung einen Arbeitstag; dazu 20 Minuten Unterweisung je Mitarbeiter. Wer das Handbuch neu schreibt, hat die Revision nicht gelesen.

Modul 3 von 16

4.1 und 4.2: Klimawandel im Kontext und die Anforderungen interessierter Parteien

4.1 Klimawandel: Seit Februar 2024 (Amendment) steht in jeder ISO-Managementsystemnorm derselbe Satz: Die Organisation muss bestimmen, ob der Klimawandel ein relevantes Thema ist. 2026 ist er fest integriert. Verlangt wird eine begründete Entscheidung – ja oder nein, mit einem Satz warum. Kein Klimaprogramm, keine CO₂-Bilanz, keine Umweltpolitik.

Betrieb	Entscheidung	Begründung (eine Zeile in der Kontexttabelle)	Folge im QMS
Schreinerei, Metallbau, Elektro	relevant	Holz-/Stahlpreise und Lieferzeiten schwanken klimabedingt; Hitzetage senken Werkstattleistung; Kunden fragen nach Herkunft	Risiko „Materialverfügbarkeit“ in 6.1.2; Arbeitsumgebung Hitze in 7.1.4
IT-Dienstleister, Büro, Beratung	nicht relevant für die Qualität der Leistung	Keine klimabedingten Einflüsse auf Prozesse oder Kundenanforderungen erkennbar; wird jährlich geprüft	Zeile in der Kontexttabelle, jährlich in der Managementbewertung bestätigt
Bau, Garten, Logistik	relevant	Wetterextreme verschieben Termine; Auftraggeber fordern Nachhaltigkeitsangaben in Ausschreibungen	Risiko „Terminverzug durch Wetter“ 6.1.2; Chance „Ausschreibungen mit Nachhaltigkeitsbonus“ 6.1.3

Beide Antworten sind normkonform. Der Auditor fragt nach der Begründung, nicht nach der Antwort.

4.2 Interessierte Parteien: Neu ist der Dreischritt: (a) Parteien bestimmen, (b) ihre relevanten Anforderungen bestimmen, (c) festlegen, welche dieser Anforderungen das QMS adressiert – und Änderungen überwachen. In der Praxis bekommt die Tabelle der interessierten Parteien eine Spalte „Im QMS adressiert durch“ (Prozess, Dokument) und eine Spalte „Geprüft am“.

Textbaustein Kontexttabelle (Kleinbetrieb, Beispiel Dienstleister):

Klimawandel (4.1): Nach Prüfung in der Besprechung vom [Datum] ist der Klimawandel für die Qualität unserer Leistungen derzeit nicht relevant; es sind keine klimabedingten Einflüsse auf unsere Prozesse oder Kundenanforderungen erkennbar. Die Einschätzung wird jährlich in der Managementbewertung überprüft.

Interessierte Parteien (4.2): Die relevanten Anforderungen und ihre Zuordnung zu Prozessen stehen in der Tabelle „Interessierte Parteien“ (Handbuch Kap. 1). Änderungen werden in der Managementbewertung (Kap. 9.3.2) bewertet.

📄 Textbausteine für jede neue Anforderung (4.1, 4.2, 5.1.1, 6.1, 6.3, 7.1.3, 7.1.4, 7.3, 7.5, 8.2.1, 9.1.3, 9.2.2, 9.3.2) zum Einfügen ins Handbuch – je mit Kurzfassung für Betriebe unter 10 Mitarbeitern

Modul 4 von 16

5.1.1 und 7.3: Qualitätskultur, Integrität und ethisches Verhalten – was die Leitung nachweisen muss

Die auffälligste Neuerung: Die oberste Leitung muss eine Qualitätskultur fördern, einschließlich Integrität und ethischem Verhalten, und risiko- und chancenorientiertes Denken vorleben. Der Anhang A erläutert: Qualitätskultur zeigt sich darin, wie im Betrieb über Qualität gesprochen, mit Fehlern umgegangen und entschieden wird – nicht in einem Dokument.

Was der Auditor prüfbar machen kann (und wonach er fragen wird):

Thema	Frage des Auditors	Nachweis, den ein Kleinbetrieb meist schon hat
Umgang mit Fehlern	„Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Fehler meldet?“	Fehlersammelliste mit Meldungen aus dem Team; Reklamationsblatt ohne Schuldzuweisung; Protokollzeile „Fehler des Monats“
Ehrlichkeit gegenüber Kunden	„Nehmen wir Ihren letzten Lieferverzug: Wann hat der Kunde es erfahren?“	Mail an den Kunden vor dem Termin (8.2.1 neu); Änderungsvermerk in der Akte
Integrität im Einkauf	„Gibt es Regeln für Geschenke und Einladungen?“	Ein Absatz im Handbuch oder Arbeitsvertrag; Grenze (z. B. 50 €)
Interessenkonflikte	„Wer prüft, wenn der Meister selbst gefertigt hat?“	Qualifikationsmatrix, Vier-Augen-Regel bei Freigabe
Daten und Vertraulichkeit	„Wie schützen Sie Kundendaten – auch im Homeoffice?“	Datenschutzregel, Verschwiegenheitsvereinbarung
Vorbild der Leitung	„Wie erfahren Mitarbeiter, was der Chef unter Qualität versteht?“	Politik, Besprechungsprotokolle, Aushang, Unterweisung
Meldewege	„Wohin kann sich ein Mitarbeiter wenden, wenn er etwas Unrechtes sieht?“	Benannte Person (GL oder QMB), Satz im Handbuch – kein Hinweisgebersystem nötig unter 50 Beschäftigten

Der Ethik- und Qualitätskultur-Check (Download) hat zwölf Fragen in vier Gruppen – Fehler, Kunden, Integrität, Vorbild – mit je drei Stufen (gelebt und nachweisbar / gelebt, kein Nachweis / nicht geregelt). Unter 18 von 24 Punkten: Handbuchabsatz und Unterweisung reichen nicht, erst Regeln festlegen.

Textbaustein Handbuch (5.1.1):

Die Geschäftsleitung fördert eine Qualitätskultur, in der Fehler offen gemeldet und als Verbesserungsanlass behandelt werden, Kunden rechtzeitig und ehrlich informiert werden und Integrität im Umgang mit Kunden, Lieferanten und Kollegen gilt. Regeln: keine Schuldzuweisung bei gemeldeten Fehlern; Kundeninformation vor dem Termin bei absehbarem Verzug; Geschenke und Einladungen über [50] € werden der Geschäftsleitung gemeldet; Interessenkonflikte bei Prüfung und Freigabe werden durch die Vier-Augen-Regel vermieden; Ansprechperson für Hinweise ist [Name/Funktion]. Die Geschäftsleitung bespricht diese Punkte jährlich in der Managementbewertung und in der Unterweisung.

7.3 Bewusstsein: Mitarbeiter müssen zusätzlich die Bedeutung von Qualitätskultur und ethischem Verhalten kennen. Praktisch: die jährliche Unterweisung um zehn Minuten erweitern (oder die kostenlose Online-Unterweisung der Akademie nutzen – Teilnahmezertifikat als Nachweis).

Nicht verlangt: Ethik-Kodex als Dokument, Compliance-Beauftragter, Hinweisgebersystem (gesetzlich erst ab 50 Beschäftigten), Schulungszertifikate zu Ethik. Wer das anbietet, verkauft etwas.

📄 Ethik- und Qualitätskultur-Check: zwölf Fragen in vier Gruppen mit Stufen, Nachweis-Spalte und Auswertung

Modul 5 von 16

6.1: Risiken und Chancen getrennt – 6.1.2 und 6.1.3 mit eigener Bewertung

In 2015 standen Risiken und Chancen in einem Satz, und die meisten Betriebe haben Chancen als Nebenprodukt der Risikotabelle behandelt („Risiko: Lieferant fällt aus – Chance: zweiter Lieferant“). 2026 bekommen Chancen einen eigenen Abschnitt 6.1.3 mit eigener Bewertung und eigenen Maßnahmen, und die Wirksamkeit wird in 9.1.3 und 9.3.2 getrennt bewertet.

	6.1.2 Risiken	6.1.3 Chancen
Frage	Was kann die Erfüllung von Kundenanforderungen gefährden?	Was kann sie verbessern oder erweitern?
Bewertung	Eintrittswahrscheinlichkeit × Auswirkung (wie bisher)	Nutzen × Erreichbarkeit (je 1–3)
Maßnahme	vermeiden, mindern, akzeptieren, übertragen	ergreifen, prüfen, zurückstellen
Beispiele Kleinbetrieb	Ausfall Schlüsselperson; Preissteigerung Material; IT-Ausfall; Fachkräftemangel	Neue Kundengruppe (Ausschreibungen durch Zertifikat); zweites Produkt; Digitalisierung der Aufmaße; Kooperation mit Nachbarbetrieb
Wirksamkeit	Ist das Risiko kleiner geworden? (9.1.3)	Wurde der Nutzen erreicht? (9.1.3)

Übergang ohne Neuaufbau: Die bestehende Risiken-und-Chancen-Tabelle (Kurs 3) bekommt ein zweites Tabellenblatt „Chancen“ mit den Spalten Chance · Quelle (Kontext, Partei, Ziel) · Nutzen (1–3) · Erreichbarkeit (1–3) · Produkt · Entscheidung (ergreifen / prüfen / zurückstellen) · Maßnahme · Verantwortlich · Termin · Wirksamkeit. Die Chancen, die bisher als Gegenstück zu Risiken standen, werden umgetragen; drei bis sechs Zeilen reichen. Chancen mit Produkt 6 oder 9 werden zu Zielen (6.2) oder Projekten.

Textbaustein Handbuch (6.1):

Risiken (6.1.2) und Chancen (6.1.3) werden getrennt in der Risiken-und-Chancen-Analyse geführt. Risiken werden nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet (Ampel), Chancen nach Nutzen und Erreichbarkeit; für beide werden Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin festgelegt. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird getrennt in der Managementbewertung bewertet.

📄 Chancen-Tabelle nach 6.1.3 mit Bewertung Nutzen × Erreichbarkeit, Entscheidungsfeld, Maßnahmen und Wirksamkeit – als Ergänzungsblatt zur Risikenanalyse, mit vier Beispielen

Modul 6 von 16

6.2 und 6.3: Qualitätsziele „sofern praktikabel“ und die Änderungsplanung mit sieben Punkten

6.2 Qualitätsziele: Ziele müssen messbar sein, „sofern praktikabel“ – andernfalls muss beurteilbar sein, ob sie erreicht wurden. Das ist eine Erleichterung für Dienstleister mit qualitativen Zielen („Beratungsqualität verbessern“), aber keine Einladung zur Unschärfe: Der Auditor fragt dann „Woran erkennen Sie am Jahresende, dass Sie es erreicht haben?“ Wer eine Kennzahl hat, behält sie. Wer keine hat, schreibt ein Kriterium („Rückmeldung der drei größten Kunden im Jahresgespräch mindestens ‚gut‘“).

6.3 Planung von Änderungen: Bisher vier Punkte, jetzt sieben. Die drei neuen stehen fett.

Nr.	Punkt	Frage im Änderungsblatt
1	Zweck und mögliche Folgen	Warum ändern wir, was kann schiefgehen?
2	Integrität des QMS	Welche Prozesse, Dokumente, Nachweise sind betroffen?
3	Ressourcen	Was brauchen wir – Zeit, Geld, Geräte, Schulung?
4	Verantwortungen und Befugnisse	Wer führt, wer entscheidet, wer prüft?
5	Kommunikation	Wer muss es wissen – Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Zertifizierer?
6	Wirksamkeitsprüfung	Woran erkennen wir, dass die Änderung wirkt – Kriterium, Termin?
7	Überprüfung nach Umsetzung	Wer schaut wann nach, ob 1 bis 6 eingetreten sind?

Was eine Änderung nach 6.3 ist (und ein Änderungsblatt braucht): neue Software für Auftragsabwicklung, neuer Standort oder Umzug, Wechsel in einer Schlüsselrolle (Meister, QMB, Buchhaltung), neues Produkt oder neue Leistung, Auslagerung eines Prozesses, Wechsel des Zertifizierers – und die Umstellung auf ISO 9001:2026 selbst. Das erste ausgefüllte Änderungsblatt des Kurses ist deshalb die Umstellung: Zweck (Zertifikat erhalten, Anforderungen 2026), Betroffen (Handbuch Kap. 1, 2, 4, 5, 7; Risikenanalyse; Managementbewertung; Auditplan), Ressourcen (ein Tag QMB, zwei Stunden GL, 20 Minuten je Mitarbeiter), Kommunikation (Team, Zertifizierer), Wirksamkeit (Umstellungsaudit ohne Abweichung zu 2026-Punkten), Überprüfung (Managementbewertung nach dem Audit).

Nicht nach 6.3: Alltagsänderungen – neue Preisliste, neuer Lieferant einer B-Klasse, Urlaubsvertretung, Softwareupdate. Die Grenze: Betrifft es, wie ein Prozess läuft oder wer ihn verantwortet? Dann 6.3.

📄 Änderungsblatt nach 6.3 mit sieben Punkten, ausgefüllt am Beispiel „Umstellung auf ISO 9001:2026“ und als Leerformular

Modul 7 von 16

7.1.3, 7.1.4 und 7.5: Infrastruktur für Hybridarbeit, psychische Faktoren, „dokumentierte Information verfügbar“

7.1.3 Infrastruktur nennt jetzt ausdrücklich, dass die Infrastruktur für Arbeit vor Ort, remote und hybrid bestimmt und bereitgestellt werden muss: Geräte, Verbindungen, Zugriff auf Dokumente und Daten, Datensicherheit. Für einen Handwerksbetrieb ohne Homeoffice ändert sich nichts – er schreibt einen Satz, dass alle Tätigkeiten vor Ort oder auf Baustellen stattfinden und die Infrastruktur dafür in der Wartungsliste steht. Für einen Dienstleister mit Homeoffice heißt es: Wer arbeitet wo mit welchem Gerät, wie kommt er an Handbuch, Vorlagen und Kundendaten, wie werden Daten gesichert (VPN, Cloud mit Zugriffsrechten, Backup).

7.1.4 Arbeitsumgebung nennt in der Anmerkung neben physikalischen Faktoren soziale und psychische Faktoren – das stand schon 2015 so dort; neu ist der Hinweis, dass Qualitätskultur und ethisches Verhalten diese Faktoren beeinflussen. Im Homeoffice heißt das: Belastung, Erreichbarkeit, Isolation, Umgangston. Das deckt sich mit der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung nach § 5 ArbSchG, die jeder Betrieb ohnehin haben muss. Der Nachweis ist dieselbe Gefährdungsbeurteilung plus ein Verweis im Handbuch. Niemand muss ein Betriebsklima messen.

7.5 Dokumentierte Information: Die Unterscheidung „aufrechterhalten“ (Vorgaben) und „aufbewahren“ (Nachweise) ist sprachlich vereinheitlicht: Information muss „als dokumentierte Information verfügbar“ sein. Inhaltlich ändert sich nichts – Vorgabedokumente werden gepflegt, Nachweise aufbewahrt. Neu sind Hinweise zu digitalen Medien: Zugriffsrechte, Versionierung, Backup, Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist. Wer das Handbuch in der Cloud hat, schreibt drei Sätze dazu.

Textbausteine:

Infrastruktur (7.1.3): Unsere Tätigkeiten finden [vor Ort / vor Ort und auf Baustellen / vor Ort und im Homeoffice] statt. Für Homeoffice stellt der Betrieb Notebook, VPN-Zugang und Zugriff auf [Cloud-Ablage] bereit; die Regeln stehen in der Homeoffice-Vereinbarung. Infrastruktur und Wartung: Wartungsliste.

Arbeitsumgebung (7.1.4): Physikalische, soziale und psychische Faktoren werden in der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG bewertet (zuletzt [Datum]); Erreichbarkeitsregeln für Homeoffice: [Kernzeit].

Dokumentierte Information (7.5): Vorgabedokumente und Nachweise sind als dokumentierte Information in [Ablage] verfügbar; Zugriff nach Rollen, Versionierung über Stand-Datum im Dateinamen, tägliche Sicherung, Aufbewahrung nach Aufbewahrungsliste (Handbuch Kap. 7).

Hybrid-Check (sechs Fragen) für Dienstleister: Hat jeder Homeoffice-Mitarbeiter ein betriebliches Gerät? · Kommt er an die aktuelle Fassung von Handbuch und Vorlagen? · Sind Kundendaten nur über gesicherten Zugang erreichbar? · Gibt es eine Erreichbarkeitsregel? · Ist die Gefährdungsbeurteilung um Homeoffice ergänzt? · Weiß der Mitarbeiter, an wen er sich bei Überlastung wendet?

Modul 8 von 16

8.2.1: Kunden informieren bei Störungen, Unterbrechungen und Lieferproblemen

8.2.1 Kommunikation mit dem Kunden bekommt einen Punkt: Der Betrieb muss festlegen, wie Kunden über Störungen, Unterbrechungen und Probleme bei der Leistungserbringung informiert werden. Das ist die operative Seite der Qualitätskultur aus 5.1.1 – der Auditor wird beides zusammen prüfen: „Nehmen wir Ihren letzten Lieferverzug. Wann hat der Kunde es erfahren – vor oder nach dem Termin?“

Die Regel für den Auftragsprozess (eine Zeile im Prozessblatt, Schritt „Ausführung“):

Sobald absehbar ist, dass ein bestätigter Termin, Umfang oder Preis nicht gehalten werden kann (Materialengpass, Krankheit, Störung), informiert der Auftragsverantwortliche den Kunden vor dem Termin schriftlich (Mail) mit Grund, neuem Termin und Ansprechpartner; der Vermerk kommt in die Auftragsakte (Register 2). Bei Störungen im laufenden Betrieb (IT-Ausfall, Lieferunterbrechung) informiert die Geschäftsleitung betroffene Kunden am selben Tag.

Störung	Wer informiert	Bis wann	Nachweis
Lieferverzug durch Materialengpass	Auftragsverantwortlicher	Sobald bekannt, spätestens 2 Werktage vor Termin	Mail in Register 2
Monteur krank, Termin platzt	Disposition / GL	Am Morgen des Termins, telefonisch + Mail	Vermerk in der Akte
IT-Ausfall beim Dienstleister (Kunden können nicht arbeiten)	GL	Innerhalb einer Stunde: Status, voraussichtliche Dauer; Update alle 2 Stunden	Störungsprotokoll
Fehler an ausgeliefertem Produkt entdeckt (eigener Fund)	GL	Am selben Tag, vor Rückfrage des Kunden	Reklamationsblatt mit Vermerk „eigene Meldung“

Drei Textbausteine für die Kundenmail: (1) „Wir müssen Sie leider informieren, dass … Grund: … Neuer Termin: … Ihr Ansprechpartner: …“ (2) „Bei der Endprüfung haben wir festgestellt, dass … Wir schlagen vor: …“ (3) „Seit … Uhr ist … gestört. Wir arbeiten an der Behebung; nächste Information um … Uhr.“ – Alle drei stehen in den Textbausteinen (Download 03).

Für den Auditor zählt der Fund in der Akte: eine Mail vor dem Termin ist der Nachweis. Fehlt er, obwohl der Verzug in der Rechnung sichtbar ist, gibt es eine Feststellung zu 8.2.1 und eine Frage zu 5.1.1.

Modul 9 von 16

9.1.3, 9.2.2 und 9.3.2: Wirksamkeit getrennt bewerten, Auditziele je Audit, neue Eingaben der Managementbewertung

Drei kleine Änderungen, die zusammen eine Stunde Arbeit sind – wenn Managementbewertung und Auditprogramm nach dem Muster der Reihe aufgebaut sind.

9.1.3 Analyse und Bewertung: Die Wirksamkeit der Maßnahmen zu Risiken und zu Chancen wird getrennt bewertet (Folge von 6.1.2/6.1.3). Praktisch: In der Risiken-und-Chancen-Analyse bekommt jedes Blatt eine Spalte „Wirksamkeit“, und in der Managementbewertung gibt es je einen Absatz.

9.2.2 Auditprogramm: Für jedes interne Audit sind Auditziele festzulegen – nicht nur Kriterien (die Norm) und Umfang (die Prozesse), sondern: Was wollen wir mit diesem Audit herausfinden? Beispiele, die der Auditor gern sieht:

Auditjahr	Auditziel (eine Zeile im Auditplan)
Jahr der Umstellung	Prüfen, ob die 2026-Anforderungen (5.1.1, 6.1.3, 6.3, 7.1.3/7.1.4, 8.2.1, 9.3.2) im System angekommen und nachweisbar sind
Jahr nach einer Hauptabweichung	Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme zu [Thema] im Alltag bestätigen
Jahr mit neuem Mitarbeiter in Schlüsselrolle	Prüfen, ob die Freigaberegel (Qualifikationsmatrix) in der Praxis eingehalten wird
Normales Jahr	Stichprobe Auftragsakten der letzten drei Monate auf Vollständigkeit der acht Register

9.3.2 Eingaben der Managementbewertung: Neu als Eingabe: Änderungen der Bedürfnisse und Erwartungen interessierter Parteien (bisher nur „Änderungen externer und interner Themen“), Wirksamkeit der Maßnahmen zu Risiken und Chancen getrennt, und sinnvoll – wenn auch nicht wörtlich gefordert – ein Absatz zur Qualitätskultur (5.1.1). In der Zehn-Kapitel-Vorlage der Reihe heißt das:

Kapitel der Vorlage	Änderung
Kap. 1 Managementsystem (Kontext)	Überschrift ergänzen: „… und der Erwartungen interessierter Parteien“; eine Zeile je Partei mit Änderung (oder „keine“); Klimawandel-Einschätzung (4.1) jährlich bestätigen
Kap. 1 (neuer Absatz)	Qualitätskultur: Fehlermeldungen aus dem Team, Kundeninformationen vor Termin, Hinweise – je eine Zahl und ein Satz
Kap. 7 Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen (Stand der Maßnahmen)	unverändert
Kap. 9 Risiken und Chancen	In zwei Absätze teilen: 9a Wirksamkeit Risikomaßnahmen, 9b Wirksamkeit Chancenmaßnahmen
Kap. 10 Abschließende Bewertung	unverändert; nach dem Umstellungsaudit Absatz „Umstellung – Rückblick“ (6.3 g)

📄 Anpassungsblatt: geänderte Kapitel der Managementbewertung-Vorlage, Auditplan-Zeile „Auditziel“ mit zehn Beispielen, Wirksamkeitsspalten für Risiken und Chancen

Der häufigste Fehler: Die Managementbewertung des Umstellungsjahres nach alter Gliederung schreiben und beim Umstellungsaudit sagen „das machen wir nächstes Jahr“. Der Auditor prüft nach 2026 – die Bewertung vor dem Audit muss die neuen Eingaben haben, auch wenn das System erst seit zwei Monaten umgestellt ist.

Modul 10 von 16

Schritt 1 – Die Delta-Analyse: Klausel für Klausel gegen das eigene System, in drei Stunden

Die Delta-Analyse ist eine Tabelle mit 14 Zeilen – ein Abschnitt je Zeile – und sechs Spalten. Sie dauert mit Handbuch und Jahresordner auf dem Tisch drei Stunden (QMB, dazu eine Stunde die Geschäftsleitung für 5.1.1 und 4.1).

Bereitlegen: Handbuch mit Kontexttabelle und Tabelle der interessierten Parteien · Risiken-und-Chancen-Analyse · letzte Managementbewertung · Auditprogramm und letzter Auditplan · Unterweisungsnachweis · Prozessblatt Auftragsabwicklung · Gefährdungsbeurteilung · Homeoffice-Regel (falls vorhanden).

Bewertungsregeln je Zeile:

Bewertung	Bedeutung	Beispiel
erfüllt (grün)	Anforderung ist schon umgesetzt und nachweisbar – nur Fundstelle eintragen	4.1 Klimawandel steht seit 2024 in der Kontexttabelle
anpassen (gelb)	Inhalt vorhanden, Wortlaut oder Gliederung fehlt	6.1: Chancen stehen in der Risikotabelle – in eigenes Blatt umtragen
neu (rot)	Nichts vorhanden – Regel festlegen, Text schreiben, Nachweis erzeugen	8.2.1: keine Regel zur Kundeninformation bei Störungen

Typische Ergebnisse (aus Umstellungsprojekten, Kleinbetriebe mit funktionierendem System):

Abschnitt	Handwerk / Produktion	Dienstleister / Büro
4.1 Klimawandel	meist erfüllt (seit Amd 2024)	meist erfüllt
4.2 Zuordnung Anforderungen → QMS	anpassen (Spalte ergänzen)	anpassen
5.1.1 Qualitätskultur, Ethik	neu – Absatz, Regeln, Ethik-Check	neu
6.1.3 Chancen getrennt	anpassen	anpassen
6.2 „sofern praktikabel“	erfüllt	erfüllt (Formulierung prüfen)
6.3 sieben Punkte	anpassen (Blatt erweitern)	anpassen
7.1.3 Hybrid	erfüllt (ein Satz)	anpassen bis neu – Homeoffice-Regel
7.1.4 psychische Faktoren	erfüllt über Gefährdungsbeurteilung (Verweis)	erfüllt (Verweis), Homeoffice ergänzen
7.3 Bewusstsein erweitert	anpassen (Unterweisung)	anpassen
7.5 Formulierung	anpassen (ein Begriff)	anpassen
8.2.1 Störungsinformation	neu – Regel im Prozess	neu
9.1.3 getrennt	anpassen	anpassen
9.2.2 Auditziele	neu – Zeile im Auditplan	neu
9.3.2 Eingaben	anpassen (zwei Überschriften)	anpassen

Die vier Punkte, die fast jeder neu macht: 5.1.1 (Qualitätskultur-Absatz mit Regeln), 8.2.1 (Störungsregel), 9.2.2 (Auditziele), 6.1.3 (Chancen-Blatt). Alles andere ist Wortlaut.

Ergebnis der Delta-Analyse ist die ausgefüllte Checkliste mit Ampel – sie wird als Nachweis der Umstellung in den Jahresordner gelegt (der Auditor fragt im Umstellungsaudit als Erstes danach) und ist zugleich der Maßnahmenplan (Schritt 2).

Modul 11 von 16

Schritt 2 – Der Maßnahmenplan: Ampel, Zeitachse, Verantwortliche – und die Umsetzung an einem Tag

Jede gelbe und rote Zeile der Delta-Checkliste wird eine Zeile im Maßnahmenplan: Maßnahme · Verantwortlich · Termin · Status (Ampel) · Nachweis. Rote Zeilen (neu) zuerst, denn sie brauchen eine Entscheidung der Geschäftsleitung (Regeln zu Geschenken, Störungsinformation) – ohne die kann der QMB nicht schreiben.

Der Umstellungstag (QMB, Geschäftsleitung zwei Stunden dabei):

Zeit	Schritt	Ergebnis
08:00–09:00	Besprechung GL + QMB: Delta-Checkliste durchgehen, Regeln entscheiden (Geschenkegrenze, Ansprechperson Hinweise, Störungsregel, Klimawandel-Einschätzung, Homeoffice)	Protokoll mit Beschlüssen (= Nachweis 5.1.1)
09:00–11:00	Handbuch: Textbausteine einfügen (Kap. 1 Kontext, Kap. 2 Führung, Kap. 4 Planung, Kap. 5 Ressourcen, Kap. 7 Dokumentation); Begriff 7.5 ersetzen; Standsvermerk neu	Handbuch Stand [Datum], Änderungsliste
11:00–12:00	Risiken-und-Chancen-Analyse: Chancen-Blatt anlegen, Chancen umtragen, Wirksamkeitsspalten	Analyse Stand [Datum]
13:00–14:00	Prozessblatt Auftrag: Störungsregel (8.2.1); Änderungsblatt 6.3 auf sieben Punkte; Änderungsblatt „Umstellung“ ausfüllen	Prozessblatt, Änderungsblatt
14:00–15:00	Managementbewertung-Vorlage: zwei Überschriften, Qualitätskultur-Absatz; Auditplan: Zeile Auditziel; Auditprogramm: Umstellungsjahr markieren	Vorlagen Stand [Datum]
15:00–15:30	Unterweisung ergänzen (Qualitätskultur, Ethik, Störungsregel) – Folie oder Online-Unterweisung der Akademie verlinken	Unterweisungsunterlage
15:30–16:00	Übergabeblatt und Änderungsliste schreiben; Zertifizierer informieren (Mail: „Umstellung im Audit am …“)	Übergabeblatt, Mail

Danach bis zum Audit – Nachweise entstehen lassen (mindestens acht Wochen Vorlauf):

Unterweisung durchführen, Teilnehmerliste (7.3)
Erste Kundeninformation vor Termin nach neuer Regel in einer Auftragsakte (8.2.1)
Erste Fehlermeldung aus dem Team ohne Schuldzuweisung dokumentiert (5.1.1)
Internes Audit mit Auditziel „2026-Anforderungen“ durchführen (9.2.2) – vor dem Umstellungsaudit
Managementbewertung nach neuer Gliederung (9.3.2) – vor dem Umstellungsaudit
Chancen-Blatt mit mindestens einer bewerteten Maßnahme (6.1.3)

📄 Maßnahmenplan Umstellung mit allen 14 Abschnitten vorbelegt, Ampel nach Status, Fälligkeitsfarbe, Verantwortlich/Termin/Nachweis, Blatt „Umstellungstag“ als Ablaufplan

Standsvermerk: Jedes geänderte Dokument bekommt den neuen Stand im Dateinamen und in der Fußzeile; das Übergabeblatt listet die Änderungen mit Grund „Umstellung ISO 9001:2026“. Der Auditor sieht auf einen Blick, was sich geändert hat – und muss nicht das ganze Handbuch neu lesen.

Modul 12 von 16

Schritt 3 – Das Umstellungsaudit: Ablauf, Zusatzzeit, die zwölf Fragen des Auditors, Zertifikat

Anmeldung: Die meisten Zertifizierungsstellen wollen die Umstellung schriftlich vor dem Audit angemeldet haben (Formular oder Mail), damit sie Zusatzzeit planen und den Auditor für 2026 qualifizieren. Faustregel: drei Monate vor dem Audit anmelden. Manche Stellen bieten eine freiwillige Vorab-Dokumentenprüfung an – für Kleinbetriebe selten nötig.

Ablauf: Das Umstellungsaudit ist das normale Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit mit einem zusätzlichen Block „Umstellung“ (oft ein halber Tag). Der Auditor will zuerst drei Dinge sehen: die Delta-Analyse (Checkliste mit Ampel), die Änderungsliste/das Übergabeblatt und das Beschlussprotokoll der Geschäftsleitung. Danach prüft er die 2026-Punkte an echten Vorgängen – nach der bekannten Methode „Nehmen wir Ihren letzten …“.

Nr.	Frage des Auditors	Nachweis
1	Wie haben Sie die Umstellung geplant?	Delta-Checkliste, Änderungsblatt 6.3 „Umstellung“
2	Ist der Klimawandel für Sie relevant – und warum?	Kontexttabelle Zeile 4.1, Protokoll
3	Welche Anforderungen interessierter Parteien adressiert Ihr QMS?	Tabelle 4.2 mit Spalte „adressiert durch“
4	Wie fördern Sie Qualitätskultur und ethisches Verhalten – zeigen Sie mir ein Beispiel	Handbuch 5.1.1, Beschlussprotokoll, Fehlermeldung aus dem Team, Kundenmail vor Termin
5	Welche Chance verfolgen Sie derzeit, und wie bewerten Sie sie?	Chancen-Blatt 6.1.3 mit Maßnahme
6	Nehmen wir Ihre letzte geplante Änderung – wie haben Sie Kommunikation und Wirksamkeit geplant?	Änderungsblatt mit sieben Punkten
7	Wer arbeitet remote, und wie kommt er an Dokumente und Daten?	Handbuch 7.1.3, Homeoffice-Regel
8	Wie berücksichtigen Sie psychische Faktoren der Arbeitsumgebung?	Gefährdungsbeurteilung § 5 ArbSchG, Verweis im Handbuch
9	Wissen Ihre Mitarbeiter, was Qualitätskultur hier bedeutet? (fragt einen Mitarbeiter)	Unterweisung mit Teilnehmerliste; Antwort des Mitarbeiters
10	Nehmen wir Ihren letzten Lieferverzug – wann hat der Kunde es erfahren?	Mail in der Auftragsakte vor dem Termin
11	Welches Ziel hatte Ihr letztes internes Audit?	Auditplan mit Zeile „Auditziel“
12	Wie haben Sie die Wirksamkeit von Risiko- und Chancenmaßnahmen getrennt bewertet?	Managementbewertung Kap. 9a/9b; Kap. 1 Eingabe „Änderungen Erwartungen interessierter Parteien“

Feststellungen zur Umstellung werden wie alle anderen eingestuft: Fehlt eine Regel ganz (kein Chancen-Blatt, keine Störungsregel) → Nebenabweichung, in der Rezertifizierung bei mehreren fehlenden Punkten auch Hauptabweichung. Fehlt nur der Nachweis aus der Praxis, weil das System erst seit sechs Wochen umgestellt ist → meist Hinweis („Wirksamkeit im nächsten Audit prüfen“). Deshalb: acht Wochen Vorlauf, damit mindestens ein echter Vorgang je neuer Regel existiert.

Das Zertifikat wird auf „DIN EN ISO 9001:2026“ umgeschrieben; das Ablaufdatum bleibt (der Zyklus läuft weiter). Erst bei der nächsten Rezertifizierung beginnt ein neuer Drei-Jahres-Zyklus. Prüfen Sie beim Erhalt: Normbezug 2026, Geltungsbereich unverändert, Ablaufdatum wie zuvor.

Erstzertifizierung ab 2027: gleich nach 2026 aufbauen – Stufe 1 prüft dann auch die 2026-Punkte. Wer sein System mit den Kursen der Reihe aufgebaut hat, ergänzt die Textbausteine dieses Kurses und ist fertig.

📄 Die zwölf Fragen des Auditors im Umstellungsaudit mit Nachweis, Ort und Antwortgeber – als Vorbereitungsblatt zum Ausfüllen

Modul 13 von 16

Kosten der Umstellung und Förderung: Eigenleistung, Begleitung, BAFA bis 31.12.2028

Die Kosten der Umstellung für einen Kleinbetrieb mit funktionierendem System:

Posten	Betrag (Erfahrungswert, netto)	Hinweis
Normtext DIN EN ISO 9001:2026	ca. 150–200 €	Pflicht – der Auditor fragt, ob die aktuelle Norm vorliegt (Pflichtexemplar, kein Kopiertext)
Zusatzzeit Zertifizierer im Umstellungsaudit	0,5 Tag × Tagessatz = ca. 600–900 €	Manche Stellen rechnen keine Zusatzzeit bei Kleinbetrieben – fragen
Eigenaufwand	1 Tag QMB + 2 Std. GL + 20 Min. je Mitarbeiter	Mit diesem Kurs und den Downloads
Externe Begleitung (optional)	Festpreis nach Mitarbeiterzahl, siehe unten	Delta-Analyse, Maßnahmenplan, angepasste Dokumente, Vorbereitung Audit
Nicht nötig: Neues Handbuch, Schulungen zu „Ethik-Management“, Software	0 €	Wer das verkauft, hat die Revision nicht gelesen

Begleitung durch den Kursautor (QM-Dienstleistungen, Stand September 2026, zzgl. USt.): 1–10 Mitarbeiter 800 € · 11–30 Mitarbeiter 1.400 € · über 30 Mitarbeiter 2.200 €; BAFA-Begleitservice (Antrag, Bericht, Verwendungsnachweis) +100 €. Andere Berater liegen erfahrungsgemäß zwischen 1.500 und 4.000 € für Kleinbetriebe – Festpreis mit Leistungsbeschreibung vergleichen.

BAFA-Förderung „unternehmerisches Know-how“: Beratung zur Umstellung ist förderfähig als allgemeine Beratung für Bestandsunternehmen. Fördersatz 50 % der Beratungskosten (alte Bundesländer, max. 3.500 € Bemessungsgrundlage), 80 % in den neuen Bundesländern, der Region Lüneburg und der Region Trier. Bedingungen: Antrag vor Vertragsschluss über das BAFA-Portal, Beratung durch einen beim BAFA gelisteten Berater, Beratungsbericht und Verwendungsnachweis nach Abschluss. Die Richtlinie wurde im Oktober 2026 bis 31.12.2028 verlängert; für Anträge ab 1.1.2027 ändert sich das Verfahren (Portalzugang nur über ELSTER-Konto oder BundID, Erklärungen im Verwendungsnachweis, Umsatzanzeige als Zahlungsnachweis). Fördersätze und Kontingente bleiben. Schritt für Schritt: Kurs „BAFA-Förderung für QM-Beratung“ in der Akademie.

Rechenbeispiel (alte Bundesländer, 12 Mitarbeiter): Begleitung 1.400 € + Begleitservice 100 € = 1.500 € netto; BAFA 50 % = 750 €; Eigenanteil 750 € zzgl. USt. Neue Bundesländer: 80 % = 1.200 €, Eigenanteil 300 €.

Nicht förderfähig: Zertifizierungsgebühren und Auditzeit, Normkauf, Software, Schulungen (anderes Förderprogramm), Beratung durch den eigenen Zertifizierer (Unvereinbarkeit nach 17021-1).

Modul 14 von 16

Praxisfall: Nordlicht IT-Service – Delta-Analyse und Textbausteine für einen Hybrid-Dienstleister

Die Nordlicht IT-Service GmbH (erfunden; Ähnlichkeiten mit bestehenden Betrieben sind zufällig) in Flensburg betreut kleine Unternehmen mit IT-Support, Cloud-Einrichtung und Wartungsverträgen. 9 Mitarbeiter: Geschäftsführer (zugleich Vertrieb und QMB), 5 Techniker (leitender Techniker und zwei Teams; davon 4 überwiegend im Homeoffice mit Kundenterminen vor Ort), 1 Hotline, 1 Verwaltung, 1 Auszubildender. Zertifiziert seit 2023, nächstes Überwachungsaudit 12.05.2027, Rezertifizierung 2029.

Ist-Stand (Auszüge, vollständig im Download 10):

Dokument	Stand	Auffälligkeiten
Handbuch Kap. 1 Kontext	2026-01	Kontexttabelle mit Zeile „Klimawandel: nicht relevant“ (seit 2024), ohne Begründung; Tabelle interessierte Parteien ohne Zuordnung zu Prozessen
Handbuch Kap. 2 Führung	2024-03	Politik, Rollen; kein Wort zu Kultur, Fehlerumgang, Integrität
Risiken-und-Chancen-Analyse	2026-01	11 Risiken mit Ampel; Chancen als Spalte „Gegenchance“ bei 4 Risiken, ohne Bewertung
Änderungsblatt	2023	Vier Punkte; zuletzt genutzt für Cloud-Umstieg 2025
Handbuch Kap. 5 Ressourcen	2024-03	Infrastruktur: Serverraum, Notebooks, Ticketsystem; Homeoffice nicht erwähnt; Arbeitsumgebung: „Bürobedingungen nach ArbStättV“
Gefährdungsbeurteilung	2025-09	Psychische Belastung bewertet (Büro), Homeoffice fehlt
Unterweisung	2026-02	Jährlich: Politik, Ziele, Datenschutz, Ticketprozess; Teilnehmerliste 9/9
Prozessblatt Service	2025-06	Ticket → Lösung → Rückmeldung; Eskalation intern; keine Regel zur Kundeninformation bei Ausfällen
Auditprogramm / Auditplan 2026	2026-03	Kriterien, Umfang, Auditor; keine Ziele
Managementbewertung 2026	2026-02	Zehn Kapitel; Kap. 9 „Risiken und Chancen“ ein Absatz
Besonderheit	–	Störung 14.07.2026: Cloud-Dienst 5 Stunden aus; drei Kunden erfuhren es erst durch eigene Anrufe; Reklamation R-2026-04

Aufgabe (90 Minuten):

Füllen Sie die Delta-Checkliste für Nordlicht aus (14 Zeilen: erfüllt / anpassen / neu, Fundstelle, Maßnahme).
Benennen Sie die roten Punkte und begründen Sie je in einem Satz.
Schreiben Sie drei Textbausteine für Nordlicht: 5.1.1 (Qualitätskultur mit Regeln, Bezug auf R-2026-04), 8.2.1 (Störungsregel für Cloud-Ausfälle mit Zeiten), 7.1.3/7.1.4 (Homeoffice).
Formulieren Sie das Auditziel für das interne Audit 2027.
Legen Sie den Zeitplan bis zum 12.05.2027 fest (Delta-Analyse, Umstellungstag, Unterweisung, internes Audit, Managementbewertung, Anmeldung beim Zertifizierer).

📄 Nordlicht IT-Service: Ist-Stand aller elf Dokumente im Auszug, Störungsbericht 14.07.2026, Reklamation R-2026-04 – Arbeitsgrundlage für die Delta-Analyse

Musterlösung (Download 11) – Kurzfassung: Rot sind 5.1.1, 8.2.1, 9.2.2 und 7.1.3 (Homeoffice fehlt völlig, obwohl vier von neun dort arbeiten); gelb 4.1 (Begründung fehlt), 4.2, 6.1.3, 6.3, 7.1.4, 7.3, 7.5, 9.1.3, 9.3.2; grün 6.2. Die Störung vom 14.07.2026 ist der Schlüssel: Sie liefert den Grund für die Störungsregel (8.2.1), ein Beispiel für den Qualitätskultur-Absatz (5.1.1: „Kunden erfahren Störungen von uns, nicht umgekehrt“), eine Eingabe für die Managementbewertung – und ein Auditziel („Prüfen, ob die Störungsregel bei den Ausfällen seit 01/2027 eingehalten wurde“). Zeitplan: Delta-Analyse bis 15.12.2026, Umstellungstag 19.01.2027, Unterweisung bis 15.02., Anmeldung Zertifizierer 12.02., internes Audit 17.03., Managementbewertung 07.04., Audit 12.05.

📄 Nordlicht: Musterlösung – ausgefüllte Delta-Checkliste mit Begründung, drei Textbausteine, Auditziel, Zeitplan

Lernpunkt: Die Umstellung ist kein Papierprojekt – bei Nordlicht hat sie eine echte Schwachstelle (Kundeninformation bei Ausfällen) in eine Regel verwandelt, die der Betrieb auch ohne Norm gebraucht hätte. Das ist der Maßstab für jede Zeile der Delta-Checkliste: Was ändert sich für den Kunden?

Modul 15 von 16

Nachweise: Die Umstellungsmappe für den Auditor und das Prüfraster Umstellungsreife

Der Auditor im Umstellungsaudit hat wenig Zusatzzeit und eine klare Erwartung: ein Register, in dem alles zur Umstellung liegt. Die Umstellungsmappe (Register 0 oder 6 im Jahresordner):

Nr.	Dokument	Nachweis für
1	Delta-Checkliste mit Ampel, ausgefüllt, Datum, Kürzel	Planung der Umstellung (6.3), Vollständigkeit
2	Beschlussprotokoll der Geschäftsleitung (Regeln: Geschenke, Hinweise, Störungen, Klimawandel, Homeoffice)	5.1.1, 4.1, 8.2.1
3	Änderungsblatt „Umstellung ISO 9001:2026“ mit sieben Punkten	6.3
4	Änderungsliste / Übergabeblatt: welche Dokumente, welcher Stand, warum	7.5
5	Geänderte Dokumente (Handbuch, Analyse, Prozessblatt, Vorlagen) mit neuem Stand – oder Verweis auf Ablage	alle
6	Unterweisungsunterlage und Teilnehmerliste	7.3
7	Anmeldung der Umstellung beim Zertifizierer (Mail/Formular) und Antwort	Verfahren
8	Erste Praxisnachweise: Kundenmail vor Termin, Fehlermeldung aus dem Team, Chancen-Maßnahme, Auditplan mit Ziel, Managementbewertung neu	Wirksamkeit
9	Nach dem Audit: Auditbericht, neues Zertifikat (Normbezug 2026 geprüft)	Abschluss

📄 Prüfraster Umstellungsreife: 16 Kriterien mit Stufen reif (2) / fast (1) / noch nicht (0), Auswertung und Schwellen für die Anmeldung beim Zertifizierer

Prüfraster Umstellungsreife (16 Kriterien, 32 Punkte): Unter 22 Punkten die Umstellung noch nicht beim Zertifizierer anmelden; ab 28 anmelden. Die vier schwersten Kriterien: Beschlussprotokoll der GL vorhanden · mindestens ein Praxisnachweis je neuer Regel · internes Audit mit Auditziel durchgeführt · Managementbewertung nach neuer Gliederung vor dem Audit.

Nach dem Audit bleibt: Punkt 7 des Änderungsblatts – die Überprüfung nach Umsetzung: In der nächsten Managementbewertung ein Absatz „Umstellung ISO 9001:2026 – Rückblick“: Was hat sich bewährt (Störungsregel, Chancen-Blatt), was war Papier, was wird vereinfacht. Das ist zugleich der Nachweis, dass 6.3 g) gelebt wird.

Aufbewahrung: Umstellungsmappe mindestens bis zur nächsten Rezertifizierung nach 2026 (also einen vollen Zyklus); Auditbericht mindestens 3 Jahre, Zertifikat 10 Jahre.

Kalender bis zur Frist: Übergangsfrist bis 30.09.2029 (Global ACI) – wer heute noch 2015-zertifiziert ist, trägt drei Termine ein: Anmeldung beim Zertifizierer (drei Monate vor dem Audit), Umstellungstag (16 Wochen vor dem Audit), Prüfraster (8 Wochen vor dem Audit).

Modul 16 von 16

Verfahren im eigenen Haus

Dieses Modul füllt Ihr Unternehmen aus. Der allgemeine Teil der Schulung endet hier; was folgt, kennt nur Ihr Betrieb:

Punkt	Was festgehalten wird
Ansprechpartner	Wer ist QM-Beauftragter bzw. Ansprechpartner für QM-Fragen? Wer vertritt ihn?
Dokumente und Vorlagen	Wo liegen Handbuch, Prozessblätter und die Vorlagen, die zu diesem Thema benutzt werden (Ordner, Cloud, Papier)?
Nachweise	Wo werden die Nachweise zu diesem Thema abgelegt, und wie lange werden sie aufbewahrt?
Freigabe	Wer gibt Dokumente, Änderungen und Entscheidungen zu diesem Thema frei?
Termine	Welche festen Termine gelten (internes Audit, Managementbewertung, externes Audit)?

Betriebe mit Firmenkonto der Akademie erhalten dieses Modul mit ihren eigenen Angaben; die Teilnehmer sehen dann Namen, Termine und Ablageorte ihres Unternehmens. Ohne Anpassung gilt: Fragen Sie Ihre Geschäftsführung oder Ihren QM-Beauftragten, wo diese Angaben in Ihrem Betrieb festgelegt sind – in der Regel im QM-Handbuch.

Fachliche Rückfragen zu dieser Unterweisung: Holger.grosser@iso9001.info · Telefon 0911-49522541. Eine Online-Unterweisung erfüllt die Unterweisungspflicht nur, wenn Rückfragen an eine unterweisende Person möglich sind.