Control de la información documentada (7.5)

Qué incluye

• 12 módulos con examen final
• Certificado de participación en PDF por correo, con la lista completa de temas
• Número de certificado verificable en línea
• Base normativa: ISO 9001:2015, cap. 7.5.2
• Caso práctico con una empresa mexicana de ejemplo

Contenido: 12 módulos

1. Lo que exige el capítulo 7.5: cuatro puntos, cero burocraciaLos requisitos de 7.5.2 (identificación, formato, aprobación) y 7.5.3 (disponible, protegida; distribución, acceso, conservación, cambios, plazo, disposición; documentos externos; registros protegidos contra cambios) en lenguaje cotidiano; documento frente a registro; lo que cambia ISO 9001:2026 («disponible como información documentada», medios digitales); lo que no se exige (sistema de gestión documental, firmas, listas de distribución, historial de cambios en cada documento)
2. Estructura de carpetas y regla de nombres: un archivo que se explica soloLa estructura de cinco carpetas (01 Manual y procesos, 02 Instrucciones y plantillas, 03 Registros por año, 04 Documentos externos, 05 Archivo histórico); regla de nombres Código_Título_Versión (AAAA-MM) para documentos, Fecha_Asunto_Referencia para registros; una sola ubicación (nube o servidor), sin copias; lectura para todos, escritura para el responsable de calidad y la dirección; ejemplos; qué hacer con correos y chats
3. Versión y aprobación: pie de página, iniciales, nada de carpetas de firmasDatos obligatorios en encabezado/pie de página (código, título, versión, iniciales de aprobación, página x de y); quién aprueba (responsable del proceso; la dirección para el manual y la política); aprobación sin firma: iniciales + fecha o anotación en la lista de documentos; identificación de borradores; formatos: versión en la plantilla, fecha en el registro llenado; número de versión frente a fecha
4. La lista de documentos: el único índice – y lo que debe contenerColumnas (código, título, tipo, versión, aprobación, ubicación, publicado en/distribución, última revisión, modificado el/qué); sustituye listas de distribución e historiales de cambios; actualización con cada cambio; la lista de bajas; incluye formatos y listas de verificación; documentos externos con fuente y fecha de revisión; plantilla en Excel; cómo trabaja el auditor con ella
5. Documentos externos: normas, planos, requisitos del cliente, instructivos del fabricante, leyesQué es externo y por qué debe identificarse (7.5.3.2); los cuatro grupos (normas, requisitos del cliente/planos, documentos de proveedores y fabricantes, leyes y reglamentos) con fuente, versión y verificación de vigencia; el ejemplar adquirido de ISO 9001; revisiones de planos del cliente; lista de normas y requisitos legales como parte de la lista; revisión anual en 30 minutos
6. Papel, carteles, tabletas, nube: distribución y protección en la prácticaLo digital como regla (nube/servidor, permisos, respaldo, control de versiones por la fecha); carteles y carpetas como «copias controladas» con la columna «publicado en»; tabletas y códigos QR en el puesto; copias personales y descargas; protección contra pérdida (respaldo 3-2-1), confidencialidad (planos del cliente, registros del personal), integridad (PDF para registros, protección contra escritura); trabajo en casa (ISO 9001:2026 7.1.3); qué cuidar al cambiar de software
7. El cambio en tres pasos: copiar, aprobar, reemplazarPaso 1 copiar el archivo, nueva versión en el nombre, modificar, describir el cambio en un renglón; paso 2 aprobación por el responsable, registro en la lista de documentos («modificado el/qué»); paso 3 versión anterior al archivo histórico, reemplazar carteles, informar a los involucrados (inducción si es instrucción de trabajo); quién puede modificar; cambio urgente («regla del lápiz rojo»); los cambios por ISO 9001:2026 como ejemplo
8. Conservación y disposición: plazos legales, comerciales y de certificación – la lista de conservaciónPor qué los plazos no vienen de ISO (solo exige que existan); de dónde vienen: legislación fiscal y mercantil aplicable en México, responsabilidad por el producto, contratos con clientes y ciclo de certificación; recomendaciones para registros de calidad (auditorías, revisión por la dirección, quejas, capacitación, equipos de medición); datos personales según la LFPDPPP como contraparte; disposición con anotación; estructura de la lista de conservación
9. El control de la información documentada en la auditoría: las diez preguntas – y las respuestas en dos minutosLas diez preguntas típicas de auditoría sobre el 7.5 (versión vigente, aprobación, versión vieja en el puesto, plano externo, respaldo, conservación, copias personales, versión del formato, cambio rastreable, disposición) con el registro que las responde en dos minutos; los tres hallazgos más frecuentes; la verificación de cinco minutos antes de la auditoría; el texto del manual para el 7.5 en una página
10. Caso práctico: Carpintería Valdés – ordenar en dos horas un archivo que creció sin controlEmpresa de práctica Carpintería Valdés, S.A. de C.V. (14 colaboradores, ficticia): archivo con 37 archivos en siete carpetas, tres versiones del manual, plano rev. A en el puesto, reportes de inspección en Word, respaldo sin aclarar; tarea: aplicar la estructura de cinco carpetas, clasificar cada archivo (vigente / archivo histórico / registro / externo / eliminar), elaborar la lista de documentos y la de conservación, responder tres preguntas de auditoría; solución modelo
11. Registros y mantenimiento anual: lo que ve el auditor, lo que hay que hacer una vez al añoLos cinco registros del 7.5 (lista de documentos, lista de conservación, carpeta de archivo histórico, prueba de respaldo, anotación de disposición); el mantenimiento anual en una hora antes de la auditoría interna (revisar la lista, revisar carteles, revisar documentos externos, plazos vencidos → eliminar, probar el respaldo); criterios de revisión
12. Procedimiento en su propia empresaProcedimiento en su propia empresa: persona de contacto para temas de calidad, dónde están el manual, las plantillas y los registros, quién aprueba, plazos y próximos pasos en la empresa