Geltungsbereich ISO 9001 bestimmen: der Leitfaden für Firmen
Der Geltungsbereich ist ein Satz: welche Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen Ihr QM-System abdeckt – an welchen Standorten. Er muss beschreiben, was Sie tatsächlich tun und im Audit belegen können. Drei Regeln der Auditorenleitlinie entscheiden über jede Formulierung: nicht irreführend und nicht mehrdeutig (keine Werbeaussagen, keine Produktnormen); ausgelagerte Prozesse bleiben Ihre Verantwortung (Entwicklung fällt nicht heraus, nur weil ein Dienstleister sie macht); alle Normanforderungen gelten – „nicht anwendbar“ nur mit dokumentierter Begründung. Unten prüfen Sie Ihren Satz, bauen ihn neu und drucken die fertige Handbuchseite nach 4.3.
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BEGRIFFEDie vier Geltungsbereiche – und welchen Sie meinen
Definition: Der Geltungsbereich (englisch scope) eines QM-Systems nach ISO 9001, Abschnitt 4.3, ist die dokumentierte Festlegung, für welche Tätigkeiten, Produkte, Dienstleistungen und Standorte das Qualitätsmanagementsystem gilt – und welche Normanforderungen mit Begründung als nicht anwendbar festgelegt sind. Er erscheint später als Satz auf dem Zertifikat.
Die meisten Diskussionen im Zertifizierungsaudit entstehen, weil vier verschiedene Dinge „Geltungsbereich“ heißen. Die Auditorenleitlinie trennt sie sauber:
| Geltungsbereich | Was gemeint ist | Wer legt ihn fest |
|---|---|---|
| Geltungsbereich der Norm | Wofür die ISO 9001 überhaupt gedacht ist (Kapitel 1 der Norm). Für Sie ohne Belang. | ISO |
| Geltungsbereich Ihres QM-Systems | Grenzen und Anwendbarkeit Ihres Systems: Produkte, Dienstleistungen, Prozesse, Standorte, Organisationseinheiten. Das ist die dokumentierte Information nach 4.3. | Sie |
| Zertifizierungs-Geltungsbereich | Was auf dem Zertifikat steht. Wird aus dem QMS-Geltungsbereich abgeleitet, darf kleiner sein, aber nie größer. Muss je Standort eindeutig sein. | Sie + Zertifizierungsstelle |
| Audit-Geltungsbereich | Was in einem konkreten Audit angeschaut wird: Standorte (auch virtuelle), Einheiten, Prozesse, Zeitraum. | Zertifizierungsstelle / interner Auditor |
Auf dieser Seite geht es um die mittleren beiden: den Satz in Ihrem Handbuch und den Satz auf dem Zertifikat. In 9 von 10 kleinen Firmen ist das derselbe Satz. Wie der Geltungsbereich mit Kontext und interessierten Parteien zusammenhängt, steht unter Geltungsbereich & Kontext.
REGELNWas rein muss – was nicht rein darf
Nach 4.3 müssen Sie beim Festlegen drei Dinge berücksichtigen: die externen und internen Themen (4.1), die Anforderungen der relevanten interessierten Parteien (4.2) und Ihre Produkte und Dienstleistungen. Das Ergebnis ist ein Satz, der Tätigkeitsarten und Produkt-/Dienstleistungsarten nennt – nicht Einzelartikel, nicht Kundennamen, nicht Umsatzanteile.
✓ So akzeptieren Auditoren es
- „Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Verpackungsmaschinen“Tätigkeitsverben + Produktart. Entwicklung ist genannt, weil sie stattfindet.
- „Herstellung, Lagerung und Vertrieb von Kunststoffspritzgussteilen“Wertschöpfungskette in der Reihenfolge, in der sie abläuft.
- „Architekturleistungen“Planung ist im Begriff enthalten – Entwicklung gilt automatisch als anwendbar.
- „Catering-Dienstleistungen an festgelegten Kundenstandorten“Ort der Leistungserbringung ist Teil des Geltungsbereichs.
- „Herstellung von verzinkten Lagerregalen“Das Verzinken ist ausgelagert – bleibt aber Ihre Verantwortung und steht deshalb im Produkt.
✗ So wird es zurückgewiesen
- „Herstellung von Druckbehältern nach EN 13445“Verweis auf eine Produktnorm suggeriert eine Produktzertifizierung. ISO 9001 zertifiziert das System, nie das Produkt.
- „Bauleistungen“ – wenn Sie nur Straßenbau machenZu breit = irreführend. Der Auditor kann nur belegen, was er gesehen hat.
- „Herstellung von Innentüren“ – ohne Brandschutz- oder Schallschutztüren zu beherrschenWer Spezialtypen nicht kann, muss den Geltungsbereich eingrenzen oder genau benennen.
- „Schnellster Service innerhalb von 24 Stunden“Werbeaussage. Gehört auf die Website, nicht ins Zertifikat – es sei denn, Sie belegen die Infrastruktur dafür.
- Lange Produktlisten, von denen Sie nur einen Teil liefernUnbelegte Positionen werden gestrichen – im schlechtesten Fall im Audit.
Aus der Praxis: Der häufigste Fehler ist nicht ein zu kleiner, sondern ein zu großer Geltungsbereich. Der Chef schreibt hinein, was die Firma könnte. Der Auditor prüft, was sie tut. Alles, was im Audit nicht belegbar ist, fliegt raus – und dann stimmt der Satz auf dem Zertifikat nicht mehr mit dem im Handbuch überein. Echte Formulierungen von 220 geprüften Zertifikaten aus 51 Ländern: Geltungsbereich-Beispiele.
GELTUNGAnwendbarkeit statt Ausschluss
Seit ISO 9001:2015 gibt es keine „Ausschlüsse“ mehr. Stattdessen gilt: Alle Anforderungen der Norm sind anwendbar, es sei denn, Sie begründen dokumentiert, warum eine Anforderung für Ihre Firma nicht gilt. Die Leitlinie nennt zwei Bedingungen, die beide erfüllt sein müssen:
- Die Nicht-Anwendbarkeit darf Ihre Fähigkeit nicht beeinträchtigen, konforme Produkte und Dienstleistungen zu liefern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
- Die Begründung ist dokumentiert – im Handbuch, in der Prozesslandkarte oder in der Geltungsbereichserklärung selbst.
| Situation | Nicht anwendbar | Begründung, die Auditoren akzeptieren |
|---|---|---|
| Friseursalon, Beratungsbüro – keine Messmittel | 7.1.5.2 Messtechnische Rückführbarkeit | Es werden keine Mess- oder Prüfmittel eingesetzt, deren Ergebnis die Konformität bestimmt. |
| Kein Kunden- oder Lieferanteneigentum im Haus | 8.5.3 Eigentum der Kunden oder externen Anbieter | Es werden keine beigestellten Teile, Daten oder Werkzeuge verarbeitet. Achtung: Kundendaten sind Kundeneigentum – bei Dienstleistern fast immer anwendbar. |
| Behörde / öffentlicher Auftraggeber mit gesetzlicher Vergabe | Teile von 8.4.1 Auswahl externer Anbieter | Die Lieferantenauswahl ist durch Vergaberecht vorgegeben; die Bewertung der Leistung bleibt anwendbar. |
| Reiner Handel / Lohnfertigung strikt nach Kundenzeichnung | 8.3 Entwicklung | Nur wenn keinerlei Festlegung von Produktmerkmalen im Haus stattfindet. Sobald Sie Angebote mit technischen Lösungen ausarbeiten, ist 8.3 anwendbar. |
Die Falle Nummer 1: Entwicklung (8.3). Die Leitlinie ist eindeutig: 8.3 darf nicht als nicht anwendbar erklärt werden, nur weil die Entwicklung an ein Ingenieurbüro oder den Lieferanten ausgelagert ist. Wer für das Ergebnis der Entwicklung gegenüber dem Kunden verantwortlich ist, muss den ausgelagerten Entwicklungsprozess steuern (8.4) – und 8.3 bleibt anwendbar. Der Geltungsbereich lautet dann z. B. „Entwicklung (unter Steuerung ausgelagerter Konstruktionsleistungen), Herstellung und Vertrieb von …“.
EXTERNAusgelagerte Prozesse
Auslagern nimmt Ihnen Arbeit ab, aber keine Verantwortung. Drei Fragen stellt jeder Auditor:
- Wie steuern Sie den ausgelagerten Prozess? Lieferantenbewertung, Spezifikation, Wareneingangsprüfung, Audits beim Dienstleister – je nach Risiko.
- Ist die Steuerung wirksam und belegbar? Nicht die Absicht zählt, sondern der Nachweis.
- Muss der Prozess im Geltungsbereich genannt werden? Wenn er Teil Ihres Produkts ist: ja, im Produkt (siehe „verzinkte Lagerregale“). Wenn er eine eigenständige Leistung ist, die Sie unter Ihrem Namen verkaufen: ausdrücklich, z. B. „… sowie ausgelagerte Lagerhaltung und Konfektionierung“.
Faustregel: Steht die ausgelagerte Leistung auf Ihrer Rechnung an den Kunden, gehört sie in den Geltungsbereich – und ihre Steuerung in den Audit-Umfang.
STANDORTE · VIRTUELLStandorte, Homeoffice, Onlineshop
Der Zertifizierungs-Geltungsbereich muss die physischen Standorte korrekt benennen, an denen die genannten Tätigkeiten stattfinden. Dazu kommt ein Punkt, der seit 2020 in der Leitlinie steht: virtuelle Standorte. Ein virtueller Standort ist überall dort, wo Sie Arbeit erbringen oder Leistungen anbieten, ohne dass ein physischer Ort dafür steht – Onlineshop, Fernwartung, Homeoffice-Teams, Cloud-basierte Dienstleistung.
- Sind virtuelle Standorte Teil Ihres QM-Systems, müssen sie im Audit-Umfang berücksichtigt und mit Auditzeit belegt werden – meist per Remote-Audit.
- Mehrere Standorte mit gleichen Tätigkeiten können unter Bedingungen als Mehrstandort-Zertifizierung mit Stichprobe auditiert werden (Regeln: IAF MD 1). Die Zertifizierungsstelle entscheidet.
- Unterschiedliche Managementsysteme (9001, 14001, 45001) dürfen unterschiedliche Geltungsbereiche haben – die Auditplanung muss das aber konsistent abbilden.
Der Geltungsbereich ändert sich
Die Leitlinie nennt zwei typische Fälle: Das Ladengeschäft beginnt mit Onlineverkauf und Lieferung. Das Bauunternehmen übernimmt in einem Projekt plötzlich Planungsverantwortung. Beides sind neue Tätigkeiten mit neuen Prozessen. Melden Sie das der Zertifizierungsstelle – sonst deckt das Zertifikat den neuen Bereich nicht ab, und der Auditor findet es im Überwachungsaudit als Abweichung. Prüfen Sie den Geltungsbereich mindestens einmal jährlich in der Managementbewertung.
WERKZEUG · PRÜFERScope-Prüfer: Sie haben schon einen Satz?
Die meisten Firmen haben bereits eine Formulierung – von der Website, aus einem fremden Zertifikat, vom Vorgänger. Fügen Sie sie ein. Der Prüfer wendet die Regeln der Auditorenleitlinie an und sagt Ihnen, welches Wort ein Zertifizierungsauditor hinterfragen wird. Läuft komplett in Ihrem Browser, nichts wird gespeichert oder übertragen.
WERKZEUG · FINDERGeltungsbereich-Finder mit Handbuchseite
Sieben Fragen – Sie bekommen einen Formulierungsentwurf, die Nicht-Anwendbarkeits-Begründungen, die Prüffragen des Auditors, die Liste der zu beschreibenden Prozesse und auf Wunsch die fertige Handbuchseite nach 4.3 zum Drucken.
Mehrfachauswahl. Nur ankreuzen, was im eigenen Haus passiert – Ausgelagertes kommt in Frage 4.
Gattungsbegriffe, keine Artikelliste. Beispiele: „Blechbaugruppen für den Maschinenbau“, „Facility-Management-Dienstleistungen“, „Schienenfahrzeugpersonal“. Bei „Bauleistungen“: hier auf das Gewerk eingrenzen.
Entscheidet über 8.3 Entwicklung. „Ja“ heißt auch: Sie erarbeiten technische Lösungen im Angebot, passen Leistungen individuell an oder entwerfen Schulungskonzepte.
Beispiele: Oberflächenbehandlung, Verzinken, Transport, Lagerhaltung, Kalibrierung, Subunternehmer auf der Baustelle, Cloud-Hosting. Leer lassen, wenn nichts.
Nicht-Anwendbarkeit – Textbausteine für Ihr Handbuch
Das wird der Auditor Sie dazu fragen
Welche Prozesse Sie jetzt beschreiben müssen
Der Geltungsbereich legt fest, welche Kernprozesse Ihr Handbuch braucht. Das ist die Liste für den nächsten Schritt – Muster dazu unter Vorlagen und Prozesslandkarte.
Der Entwurf ist ein Rahmen, kein Freibrief. Passen Sie die Begriffe an Ihre Branche an und vergleichen Sie mit den 220 geprüften Geltungsbereichen echter Zertifikate. Für den Zertifizierungsantrag fragt die Zertifizierungsstelle zusätzlich den Branchencode ab: EAC-Code ermitteln. Unsicher, ob ein Wort zu breit ist? Fragen Sie den Auditor.
Fertige Handbuchseite nach 4.3 erzeugen
Das ist die dokumentierte Information, die der Auditor sehen will: Geltungsbereich, Standorte, Anwendbarkeit, Freigabe – auf einer Seite. Drucken oder als PDF speichern und ins Handbuch legen.
Geltungsbereich und Anwendbarkeit des Qualitätsmanagementsystems
1. Geltungsbereich
2. Standorte
3. Grundlage der Festlegung
Bei der Festlegung des Geltungsbereichs wurden die externen und internen Themen (Abschnitt 4.1), die Anforderungen der relevanten interessierten Parteien (Abschnitt 4.2) sowie die Produkte und Dienstleistungen der Organisation berücksichtigt. Ausgelagerte Prozesse werden nach Abschnitt 8.4 gesteuert; die Verantwortung für die Konformität der Produkte und Dienstleistungen verbleibt bei der Organisation.
4. Anwendbarkeit der Normanforderungen
5. Überprüfung
Der Geltungsbereich wird mindestens jährlich im Rahmen der Managementbewertung sowie bei Aufnahme neuer Tätigkeiten, Produkte, Dienstleistungen oder Standorte überprüft. Änderungen werden der Zertifizierungsstelle mitgeteilt.
CHECKLISTE · AUDITCheckliste: Geltungsbereich vor dem Zertifizierungsaudit
Das sind die Prüfpunkte, die Zertifizierungsauditoren nach der Leitlinie abarbeiten. Wenn Sie überall einen Haken setzen können, wird der Geltungsbereich im Audit kein Thema.
Wer den Geltungsbereich vor dem Zertifizierungsaudit selbst prüfen will: Die Fragen oben sind ein Teil des internen Audits. Was sich durch die Revision am Kapitel 4 ändert: Norm-Kompass ISO 9001:2026.
QUELLEQuelle und Weiterlesen
Grundlage dieser Seite ist die Leitlinie „Guidance on: Scope and Applicability“ der ISO 9001 Auditing Practices Group (ISO/TC 176 und IAF), Edition 3 vom 1. Dezember 2023 – committee.iso.org (englisch, kostenlos). Die APG-Papiere sind keine normativen Dokumente, spiegeln aber die abgestimmte Auslegung von ISO und IAF wider; Zertifizierungsstellen ziehen sie als Referenz heran. Deutsche Zusammenfassung und Praxiseinordnung: Holger Grosser.
- Geltungsbereich-Beispiele – 220 geprüfte Formulierungen echter Zertifikate, nach Branchen, mit Erklärung
- Geltungsbereich & Kontext – interne/externe Themen und interessierte Parteien (4.1–4.3)
- EAC-Codes (EA-Scopes) – die 39 Branchencodes, die die Zertifizierungsstelle Ihrem Geltungsbereich zuordnet
- Prozesslandkarte und QM-Handbuch – der nächste Schritt nach dem Geltungsbereich
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Wie lang darf der Geltungsbereich sein?
Ein bis zwei Sätze. Die Auditorenleitlinie fordert Eindeutigkeit, nicht Vollständigkeit. Lange Produktlisten wirken beeindruckend und sind das größte Risiko: Jede Position muss im Audit belegbar sein. Auf Zertifikaten der großen Zertifizierungsstellen stehen typischerweise 8 bis 25 Wörter.
Dürfen wir „Entwicklung“ weglassen, wenn wir nach Kundenzeichnung fertigen?
Ja – aber nur, wenn wirklich alle Produktmerkmale vom Kunden vorgegeben sind. Sobald Ihre Arbeitsvorbereitung Werkstoffe, Toleranzen oder Fertigungsverfahren selbst festlegt oder Sie im Angebot technische Lösungen vorschlagen, ist 8.3 anwendbar. Auditoren prüfen das an einem konkreten Auftrag, nicht an der Selbstauskunft.
Wir lassen entwickeln – ist 8.3 dann nicht anwendbar?
Nein. Das ist der ausdrücklich in der Auditorenleitlinie genannte Fall: Ausgelagerte Entwicklung macht 8.3 nicht unanwendbar. Sie müssen den externen Entwickler steuern (8.4), die Entwicklungsergebnisse prüfen und freigeben und tragen die Verantwortung gegenüber dem Kunden. Der Geltungsbereich nennt Entwicklung.
Muss der Geltungsbereich auf dem Zertifikat dem im Handbuch entsprechen?
Der Zertifizierungs-Geltungsbereich wird aus dem QMS-Geltungsbereich abgeleitet und darf kleiner sein (z. B. nur ein Geschäftsbereich), aber niemals größer. In kleinen Firmen sollten beide identisch sein – sonst müssen Sie im Audit erklären, warum ein Teil des Systems nicht zertifiziert wird.
Können wir eine Abteilung oder einen Standort weglassen?
Ja, der Geltungsbereich darf auf Organisationseinheiten oder Standorte begrenzt werden. Bedingung: Die Grenze ist klar gezogen, und Prozesse außerhalb des Geltungsbereichs, die auf die Produktkonformität wirken (z. B. der zentrale Einkauf), werden als externe Prozesse gesteuert. Auditoren fragen gezielt nach solchen Schnittstellen.
Zählt Homeoffice als Standort?
Als virtueller Standort – ja, wenn dort Tätigkeiten des QM-Systems mit Kundenwirkung erbracht werden (Auftragsbearbeitung, Support, Softwareentwicklung). Er muss im Audit-Umfang berücksichtigt und mit Auditzeit belegt werden, meist per Remote-Audit. Auf dem Zertifikat erscheint er in der Regel nicht als Adresse.
Wo muss der Geltungsbereich dokumentiert sein?
4.3 verlangt ihn als dokumentierte Information. Üblich: im Handbuch oder auf einer Seite mit Prozesslandkarte, zusammen mit den Nicht-Anwendbarkeiten und deren Begründung. Er muss nicht „Handbuch“ heißen – die Handbuchseite aus dem Finder oben genügt.
Brauchen wir den Geltungsbereich auch auf Englisch?
Die meisten Zertifizierungsstellen stellen das Zertifikat zweisprachig aus und übersetzen selbst – prüfen Sie die Übersetzung trotzdem. Typische Fehler: „production“ statt „manufacture“, „construction“ für Konstruktion (heißt Bau), „service“ ohne Objekt. Der Finder liefert die gängigen Tätigkeitsbegriffe als Vorlage.
Was passiert, wenn wir eine neue Tätigkeit aufnehmen?
Melden Sie es der Zertifizierungsstelle. Die prüft, ob eine Erweiterung im nächsten Überwachungsaudit möglich ist oder ein Sonderaudit nötig wird. Ohne Meldung deckt das Zertifikat die neue Tätigkeit nicht ab – wer damit wirbt, riskiert die Aussetzung.
Formulierung fertig – aber ist ein Wort zu breit? Der KI-Auditor sagt Ihnen, was ein Zertifizierungsauditor hinterfragen würde – kostenlos, sofort, auf Basis von über 1.000 Audits.
Frag den AuditorFestpreis · Zahlung erst mit Zertifikat
Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
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