Was ist die Managementbewertung – und reichen zwei Seiten im Jahr?
Die Managementbewertung ist das letzte Dokument vor dem Audit und bündelt alles: Stand der Ziele, internes und externes Audit, Kunden- und Lieferantenbewertung, Reklamationen, Risiken, Projekte und Investitionen, Ressourcen, ein Satz zu Normen und Gesetzen, Beschlüsse für das nächste Jahr. Der QMB erstellt den Entwurf, die Geschäftsführung entscheidet, unterschreibt – und vertritt Ziele und Beschlüsse im Audit. Zwei Seiten, ein Nachmittag. Im Audit öffnen Sie sie als Erstes: Alles, was der Auditor im ersten Teil fragt, steht darin.
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IHRE LAGEWorum es geht
Alle Dokumente sind fertig, das Audit ist in zwei Wochen. Jetzt heißt es: Managementbewertung. Sie fragen sich, was das ist, wer sie schreibt – und ob Sie im Audit alle Normpunkte auswendig können müssen.
NORMWann sie entsteht – und wer sie macht
Ganz zum Schluss, wenn alle anderen Dokumente fertig sind – sie fasst die zusammen. Der QMB (bei zehn Leuten oft die Geschäftsführung selbst) erstellt den Entwurf und sammelt: Ziele, Auditbericht, Listen. Die Geschäftsführung legt Maßnahmen fest und trifft Entscheidungen. Das ist der einzige Punkt, der zählt: Entwurf vom QMB, Beschluss vom Chef. Datum ist der Tag der Unterschrift.
NORMWas hineingehört
Managementsystem und Änderungen · Stand der Qualitätsziele mit Zahlen · internes Audit und letztes externes Audit (Feststellungen, Status) · Kundenzufriedenheit und Reklamationen · Lieferantenbewertung · Risiken und Chancen, Projekte und Investitionen (beispielhaft genannt) · Ressourcen, Schulungen · Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen · bindende Verpflichtungen („Unseres Wissens nach halten wir alle bindenden Verpflichtungen ein.“) · Beschlüsse und Ziele für das nächste Jahr. Je Punkt drei bis fünf Sätze.
NORMSie werden nicht bewertet – das System wird es
Bei der Managementbewertung schaut die Geschäftsführung auf ihr eigenes System, nicht der Auditor auf die Firma. Dinge, die Sie nicht verstehen, sprechen Sie mit dem Berater durch – gesundes Halbwissen ist der Normalfall, dafür ist er da. Was dann drinsteht, können Sie erklären; was Sie nicht erklären können, fliegt raus.
NORMDer Spickzettel fürs Audit
Nichts auswendig lernen – alles, was Sie auswendig erzählen, klingt unnatürlich. Öffnen Sie im Audit die Managementbewertung: Managementsystem, Ziele, interne und externe Audits, Ressourcen, Lieferanten, Kunden, Korrekturen, Risiken. Alles, was der Auditor im ersten Teil durchspricht, steht darin. Die Geschäftsführung muss die Ziele vertreten – das ist ihr Part, alles andere darf vorbereitet sein.
NORMWas beim letzten Audit „nicht vollständig“ war
Steht im Auditbericht nur „einige Dokumente nicht vollständig“, sind meist Managementbewertung, Lieferantenbewertung oder Kundenzufriedenheit gemeint – die drei Jahresdokumente. Wer sie zwei Jahre nicht aktualisiert, hat spätestens bei der Rezertifizierung ein Problem. Der Jahresrhythmus: Listen aktualisieren, Ziele nachziehen, internes Audit, Managementbewertung – ein Nachmittag.
TABELLEWer macht was – beim Aufbau, im Audit, jedes Jahr
| Rolle | Beim Aufbau | Im Zertifizierungsaudit | Jedes Jahr |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | Gespräch (1 Std.), Ziele festlegen, Politik unterschreiben | erster Teil dabei: Ziele und Beschlüsse vertreten | Managementbewertung unterschreiben (Datum = Unterschrift) |
| QMB (bei 10 MA = GF) | Listen liefern, Dokumente gegenlesen | Managementbewertung öffnen – der Spickzettel | Listen aktualisieren, Entwurf Managementbewertung, internes Audit organisieren – 1 Tag |
| Mitarbeiter | 10 Fragen zum eigenen Arbeitsplatz (10 Min.) | eigenen Ablauf erklären, wissen, wo Dokumente liegen | Unterweisung |
| Berater / KI | Handbuch, Prozesse, Risikobewertung, Listen erstellen | Begleitung, Nachfragen abfangen | Fortschreibung (Jahres-Festpreis) |
| Holger Grosser | jedes Dokument prüfen und freigeben | dabei, vor Ort oder remote | prüft die Fortschreibung |
| Zertifizierungsstelle | Angebot, Termin | Audit ½–1 Tag, Bericht, Zertifikat | Überwachungsaudit Jahr 1+2, Rezertifizierung Jahr 3 |
| Externe (SiFa, Betriebsarzt, Steuerberater, IT) | in Lieferantenliste | Verträge griffbereit | Bewertung |
WEITERLESENDas passt dazu
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Wann müssen wir die Managementbewertung machen?"
„Das ist das letzte Dokument, das wir vor dem Audit machen. Ganz zum Schluss, wenn alle anderen Dokumente fertig sind."
Produktion
„Was passiert bei der Managementbewertung mit uns?"
„Bei der Managementbewertung werdet ihr nicht bewertet, sondern wir bewerten das QM-System. Das ist ein wichtiger Unterschied – ihr schaut auf euer System, nicht der Auditor auf euch."
Consulting / Personalvermittlung
„Müssen wir alle ISO-Punkte auswendig können für das Audit?"
„Auf keinen Fall auswendig lernen – alles, was Sie auswendig erzählen, klingt unnatürlich. Öffnen Sie die Managementbewertung, da steht alles drin. Der einzige wichtige Punkt: Sie haben den Entwurf erstellt, und die Geschäftsführung hat Maßnahmen festgelegt und Entscheidungen getroffen."
Produktion
„Was muss die Geschäftsführung bei der Managementbewertung und im Audit machen?"
„Die Geschäftsführung muss eingebunden werden. Beim externen Audit müsste sie das vortragen. Wir können alles vorbereiten, aber sie muss die Ziele vertreten können."
Produktion
„Was passiert nach der Prozessdurchsicht?"
„Wenn ich das nächste Woche begriffen habe, passe ich die Prozessbeschreibung noch ein bisschen an und dann mache ich den Auditbericht von meiner Seite fertig. Management Bewertung und dann gehen wir das komplette System noch mal durch. Und kurz eine Woche vor dem externen Audit schickt der Auditor uns einen Terminplan, Auditplan und den gehen wir dann noch mal durch, damit ihr wisst: hier ist die Anforderung der Norm und dieses Dokument haben wir dafür."
Dienstleistung (Corporate Finance)
„Wie bereiten wir uns am besten auf das Audit vor? Wie gehen wir die Punkte durch?"
„Am günstigsten ist: Öffnen Sie die Managementbewertung von Anfang an. In der Managementbewertung steht alles drin - Management System, Ziele, interne und externe Audits, Ressourcen, Lieferanten, Kunden, Korrekturen, Vorbeugemaßnahmen, Risiken. Alles was Sie im ersten Teil durchsprechen steht da eigentlich drin. Machen Sie dieses Dokument auf und gehen Sie alles miteinander durch, dann sieht man dass wir alles bearbeitet haben."
Produktion
„Wo werden die Projektinformationen im QM-System verwendet?"
„An verschiedenen Stellen werdet ihr eure eigenen Informationen wiederfinden: Bei der Risiko- und Chancenanalyse, bei der Managementbewertung - da müssen Projekte und Investitionen beispielhaft genannt werden - und beim Auditbericht kommt das nochmal. Das ist ein ganz eleganter Weg, das zu bekommen."
Anlagenbau
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Wie lang ist eine Managementbewertung?
Zwei bis drei Seiten. Je Punkt drei bis fünf Sätze mit Zahl.
Wer unterschreibt?
Die Geschäftsführung. Der QMB erstellt den Entwurf.
Welches Datum gilt?
Der Tag der Unterschrift durch die Geschäftsführung – nicht der Audittag.
Wie oft?
Einmal im Jahr, vor dem Zertifizierungs- oder Überwachungsaudit.
Muss die Geschäftsführung im Audit dabei sein?
Ja, zumindest für den ersten Teil: Sie vertritt Ziele und Beschlüsse.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden