Lieferantenbewertung (ISO 9001 Kap. 8.4): Hauptlieferanten, Schulnoten, fertig
Eine Excel-Liste mit den Hauptlieferanten reicht: Firmenname, was sie liefern, Bewertung nach Schulnoten 1–6 in Zuverlässigkeit, Qualität und Preis-Leistung. Maßnahmen sind erst ab Note 4 nötig. Wer vor allem Dienstleister hat, ersetzt das Wort 'Lieferant' durch 'Dienstleister'. Externe Partner, Subunternehmer und Labore sind ebenfalls Lieferanten. Kein EDV-System nötig, keine Adressen, keine Lieferantenaudits – einmal jährlich in der Geschäftsleitung durchgehen und in der Managementbewertung festhalten.
KAP. 8.4.1Welche Lieferanten müssen in die Liste?
Die Hauptlieferanten – beim Start reichen 4 bis 5, bei 15 bis 20 relevanten Lieferanten wird die Liste einfach länger. Auch Personen, die für Sie arbeiten, aber nicht angestellt sind, sind Lieferanten: Subunternehmer, externe Labore, Partner im Ausland, der IT-Dienstleister, der Steuerberater. Nur Name und Leistung eintragen, keine Adressen. Hat ein Partner mehrere Rollen (Lieferant, Kunde, Teil der Organisation), steht er überall dort, wo er hingehört.
KAP. 8.4.1Wie wird bewertet?
Schulnotensystem 1–6 in drei Kriterien: Zuverlässigkeit, Qualität, Preis-Leistung. Die Kriterien dürfen Sie anpassen, wenn andere für Sie wichtiger sind (Liefertermin, Erreichbarkeit). Die Spalte 'Maßnahmen' wird nur ausgefüllt, wenn ein Lieferant eine 4 oder schlechter hat – bei lauter Zweien gibt es nichts zu tun. Viele Firmen machen ohnehin einmal im Jahr ein Meeting 'passt / passt nicht': Wenn dort die Lieferantennamen protokolliert werden, kann das separate Dokument sogar entfallen und wandert in die Managementbewertung.
KAP. 8.4.2Der Einkaufsprozess: eine Seite reicht
Der Einkauf agiert immer gleich, egal ob das Volumen groß oder klein ist – genau das wird beschrieben: Anforderung kommt (Auftrag, Ausschreibung, Bedarf), Anfrage an die passenden Lieferanten, Preise und Liefertermin prüfen, Freigabe, Bestellung, Wareneingang. Mit der Fachabteilung sprechen, die das täglich macht, dann den Prozess anpassen. Ausgelagerte Bereiche (Logistik, Einkauf bei einer Schwesterfirma) werden nur an der Schnittstelle beschrieben: Wann braucht der Partner welche Informationen, was wird übergeben.
KAP. 8.4.1Was tun bei Veränderungen?
Neuer Lieferant: hinzufügen. Weggefallen: streichen. Insolvenz und Weiterführung unter neuem Namen: aktualisieren, fertig. Das QM-System wird deshalb nicht erweitert – so wenig wie möglich, so viel wie nötig.
KAP. 8.4Selbst machen oder einkaufen?
Zeit ist in jedem Unternehmen Geld. Wer alles selbst macht, macht alle Fehler der Welt – das wird am Ende teurer als der Profi. EDV, Recht, Steuern: einkaufen und in der Lieferantenliste führen.
TABELLEDie Lieferantenbewertung in sieben Spalten
| Spalte | Inhalt | Regel |
|---|---|---|
| Lieferant / Dienstleister | Name, Leistung (keine Adresse) | nur Hauptlieferanten, 4–20 |
| Art | Material, Subunternehmer, Labor, IT, Steuerberater, SiFa | alles Eingekaufte |
| Zuverlässigkeit | Schulnote 1–6 | |
| Qualität | Schulnote 1–6 | |
| Preis-Leistung | Schulnote 1–6 | Kriterien anpassbar (Liefertermin, Erreichbarkeit) |
| Maßnahme | Text | nur ab Note 4 |
| Bewertet am / von | Datum, Kürzel | einmal jährlich, in Managementbewertung übernehmen |
WEITERLESENDas passt dazu
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Wir haben 15–20 Lieferanten. Wie viele müssen in die Bewertung?"
„Ist kein Thema, erweitert einfach die Liste. Tragt die Hauptlieferanten mit Namen ein und in welchem Bereich sie tätig sind – nicht die Adresse. Bewertet nach Schulnoten 1–6 bei Zuverlässigkeit, Qualität, Preis-Leistung. Maßnahmen nur, wenn ein Lieferant eine 4 hat."
Anlagenbau / Kältetechnik
„Wie gehen wir mit der Lieferantenbewertung um, wenn wir hauptsächlich Dienstleister haben?"
„Ersetzt einfach das Wort 'Lieferanten' mit 'Dienstleister'. Schreibt eure Hauptdienstleister rein, die für euch wichtig sind. Maßnahmen müsst ihr erst festlegen, wenn die Bewertung schlecht ist, ab 4. Vorher nicht."
M&A-Beratung
„Brauchen wir ein EDV-System für die Lieferantenverwaltung?"
„Nein, bei einer Handvoll fester Lieferanten reicht Excel völlig. Hauptsache, die Daten sind irgendwo erfasst und nachvollziehbar. Nicht überkomplizieren."
Bahntechnik / Infrastruktur
„Wie bewerten wir unsere Dienstleister?"
„Ihr macht ja schon einmal im Jahr in der Geschäftsleitung ein Bewertungsmeeting: passt oder passt nicht. Wenn die Namen im Protokoll stehen, können wir das separate Dokument streichen und packen das in die Managementbewertung."
Versicherungsdienstleistung
„Wie kalkuliere ich transparent bei Ausschreibungen, ohne versteckte Kosten zu generieren?"
„Das ist genau der richtige Ansatz. Du kannst bei unklaren Positionen EP-Positionen (Eventualposition) in die Kalkulation aufnehmen. Dann hast du die Kosten transparent drin, auch wenn sie nicht im Leistungsverzeichnis stehen. Das ist ehrlich dem Kunden gegenüber und du stehst sauber da. Viele machen das anders - bieten super günstig an und verdienen dann durch Nachträge mit 50% Aufschlag."
Tiefbau / Bauwesen / Energieversorgung
„Was passiert, wenn der Auftrag gewonnen wurde?"
„Dann wird's konkret: Sie haben zwei, drei Lieferanten in der Pipeline, die das wirklich können. Jetzt geht's ums 'Hausieren gehen' - welcher kann es risikofrei und in time? Manchmal drücken Sie den Preis nochmal, wenn Potenzial da ist. Manchmal nicht, wenn der Lieferant sich schon schwer getan hat. Safety first: Sie besprechen das mit dem Bereichsleiter Einkauf oder der Geschäftsführung und platzieren dann."
Textil/Bekleidung, Handel
„Wie werden die Informationen nach der Bestellung intern weitergegeben?"
„Aktuell noch per E-Mail mit Excel-File - ja, ich weiß, jeder erzählt von tollen Softwarelösungen und am Ende ist es eine Excel (lacht). Die Excel geht raus an alle: Technik, Vertrieb, Controlling, Buchhaltung. Im Hintergrund werden die Daten dann automatisch eingepflegt ins System. Aber Sie arbeiten dran, das zu verbessern - nicht fünfmal updaten und fünfmal verbessern müssen, sondern einmal richtig machen. E-Mails radikal verringern, weil's einfach nervt."
Textil/Bekleidung, Handel
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Muss ich alle Lieferanten bewerten?
Nein, nur die Hauptlieferanten – die, von denen Ihre Leistung wirklich abhängt.
Sind Subunternehmer Lieferanten?
Ja, ebenso externe Labore, Freelancer, IT-Dienstleister und Steuerberater.
Brauche ich Lieferantenaudits?
Für die ISO 9001 nicht. Die jährliche Bewertung nach Schulnoten reicht.
Wie oft wird bewertet?
Einmal jährlich, in der Regel im Zuge der Managementbewertung.
Was, wenn ein Lieferant schlecht bewertet wird?
Ab Note 4 wird eine Maßnahme eingetragen – Gespräch, zweite Quelle oder Wechsel.
Gibt es nach der Platzierung noch viele Änderungen?
Im besten Fall nicht mehr preiseffekte. Wenn danach noch was kommt, dann über interne Übergaben - die Technik muss nochmal abdecken, wie's final produziert wird. Aber viel Änderung darf es nicht mehr geben, denn alles andere heißt: Sie müssen wieder schauen, dass der Preis zu halten ist.
Reicht eine formlose E-Mail als Bestellung?
Ja, das reicht völlig. Wichtig ist nur, dass die Bestellung nachvollziehbar ist. Die E-Mail sollte zeigen: Was wurde bestellt, wann, von wem. Das ist eure Bestellung.
Die Schwesterfirma ist doch unsere eigene Firma – ist das ein ausgelagerter Prozess?
Kleine Wortspielerei: Das sind zugekaufte Dienstleistungen, kein ausgelagerter Prozess im klassischen Sinne der Norm. Ein ausgelagerter Prozess wäre, wenn ihr einen kompletten Kernprozess rausgebt - zum Beispiel wenn die Kollektionsentwicklung komplett außer Haus wäre.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
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