Brauchen wir einen Qualitätsmanagementbeauftragten?
Nein. Die ISO 9001:2015 hat die Pflichtrolle gestrichen. Geblieben ist: Die Aufgaben muss jemand machen, und die Zuständigkeit muss festgelegt sein. In einem Betrieb mit zehn Leuten sind das 10 bis 20 Prozent einer Stelle, meist neben der Haupttätigkeit.
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WAS SICH 2015 GEÄNDERT HATWas gestrichen wurde – und was nicht
Die Fassung von 2008 verlangte in Kapitel 5.5.2 ausdrücklich einen „Beauftragten der obersten Leitung“. In der Fassung von 2015 kommt die Rolle nicht mehr vor. Wer heute noch liest, ein QMB sei vorgeschrieben, liest eine Quelle von vor 2015.
Geblieben sind zwei Anforderungen. Kapitel 5.3 verlangt, dass Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen, bekannt gemacht und verstanden sind. Kapitel 5.1 verlangt, dass die oberste Leitung die Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem übernimmt. Delegieren lässt sich die Arbeit – nicht die Verantwortung.
PRAXIS · SECHS AUFGABENDie Aufgaben, die trotzdem jemand übernehmen muss
Sechs Dinge bleiben liegen, wenn niemand zuständig ist:
- das interne Audit organisieren und terminieren
- die Managementbewertung vorbereiten, also die Zahlen zusammentragen
- Dokumente aktuell halten – Version, Freigabe, Ablageort (Dokumentenlenkung)
- Abweichungen und Korrekturmaßnahmen nachverfolgen, bis sie erledigt sind
- Ansprechpartner für den Auditor sein
- neue Mitarbeiter in das System einweisen
Die Norm nennt keinen Titel dafür. Der Auditor fragt nach der Zuständigkeit, nicht nach der Bezeichnung.
UNABHÄNGIGKEITKann der Geschäftsführer die Rolle selbst übernehmen?
Rechtlich ja. An einer Stelle wird es unpraktisch: Kapitel 9.2.2 verlangt, dass Auditoren nicht ihre eigene Arbeit prüfen. Wenn der Geschäftsführer das System aufbaut, pflegt und auditiert, prüft er sich selbst – und genau das schaut sich ein Auditor genauer an.
Zwei Wege führen heraus: Eine zweite Person im Haus führt das interne Audit, oder das interne Audit kommt von außen. Bei ein bis drei Mitarbeitern ist der zweite Weg der übliche.
AUFWANDWie viel Zeit die Rolle kostet
In einem Betrieb bis 50 Mitarbeiter sind es 10 bis 20 Prozent einer Stelle, verteilt auf drei Blöcke:
- einmal jährlich zwei bis drei Tage für internes Audit und Managementbewertung
- laufend etwa zwei Stunden im Monat für Dokumente, Abweichungen und Lieferantenbewertung
- dazu die Audittage selbst
Der Aufwand steigt nicht mit der Mitarbeiterzahl, sondern mit der Zahl der Standorte und Prozesse.
QUALIFIKATIONBraucht der QMB eine Ausbildung?
Nein, eine formale Ausbildungspflicht gibt es nicht. Eine Schulung hilft beim Einstieg, ist aber kein Nachweis, den der Auditor verlangt.
Was er verlangt: dass die Person die Abläufe kennt und die Befugnis hat, etwas zu ändern. Eine Ausbildung ohne Befugnis nützt nichts. Befugnis ohne Ausbildung funktioniert, wenn jemand das Haus kennt.
NACHWEISWie Sie die Rolle festlegen
Ein Absatz im Handbuch oder ein einzelnes Blatt genügt: Name, Aufgaben, Befugnisse, Vertretung, Datum, Unterschrift der Geschäftsführung.
Die Vertretung gehört ausdrücklich dazu, sonst steht das System still, sobald die Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt. Mehr braucht es nicht.
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Muss der QMB im Handbuch stehen?
Nein, aber die Zuständigkeit muss irgendwo festgehalten sein. Ein Absatz im Handbuch ist der einfachste Ort dafür.
Darf der QMB das interne Audit selbst durchführen?
In seinem eigenen Zuständigkeitsbereich nicht. Wer das System organisiert, kann nicht zugleich prüfen, ob er es gut organisiert hat. In anderen Bereichen ist es zulässig.
Was passiert, wenn der QMB das Unternehmen verlässt?
Die festgelegte Vertretung übernimmt. Fehlt sie, ist das im Audit ein naheliegender Ansatzpunkt: Ein System, das an einer Person hängt, ist kein System.
Heißt die Rolle überhaupt noch QMB?
Der Begriff steht nicht mehr in der Norm, wird aber überall weiterverwendet. Der Name ist gleichgültig, die festgelegte Zuständigkeit nicht.
Wir sind zu dritt. Wer soll das machen?
Meist die Person mit dem besten Überblick über die Abläufe, nicht die mit der meisten freien Zeit. Für das interne Audit holen Sie jemanden von außen dazu.
Unsicher, ob Ihre Zuständigkeiten auditfest festgelegt sind? Stellen Sie die Frage direkt – kostenlos und ohne Anmeldung.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
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