Dokumentenlenkung nach ISO 9001:2015
Dokumentenlenkung heißt: Jedes qualitätsrelevante Dokument ist eindeutig gekennzeichnet, aktuell, freigegeben und dort verfügbar, wo es gebraucht wird (Kap. 7.5). Die „6 dokumentierten Verfahren" der alten ISO 9001:2008 gibt es seit 2015 nicht mehr. Minimal reicht: Dateiname mit Version, ein Freigabevermerk, ein zentraler Ablageort.
ABGRENZUNGGelenkt vs. ungelenkt
Gelenkte Dokumente (Handbuch, Verfahrens-/Arbeitsanweisungen, Formulare, relevante externe Dokumente wie Normen und Kundenvorgaben) haben Version, Datum und Freigabe; alte Stände werden ersetzt. Ungelenkte Dokumente (Infos, Entwürfe, Broschüren) brauchen das nicht. Faustregel: Alles, wonach Mitarbeiter arbeiten sollen, wird gelenkt.
UMSETZUNGLenkung digital – ohne DMS-Software
Ein zentraler Ordner (Server oder Cloud) mit klarer Struktur, Schreibrechte nur für den QMB, Dateinamen wie „VA-08-01_Reklamation_V3_2026-08.pdf" – fertig ist die Dokumentenlenkung. Ein Dokumentenverzeichnis (eine Tabelle) zeigt auf einen Blick, was aktuell gilt. Teure DMS-Software braucht ein KMU dafür nicht.
Im Audit gilt wie überall: am konkreten Beispiel zeigen. Öffnen Sie einen echten Vorgangsordner und zeigen Sie, welche gelenkten Dokumente dort liegen – nicht die Vorlagen-Erstellung.
HISTORIE · 2008 → 2015Was aus den 6 dokumentierten Verfahren wurde
Die ISO 9001:2008 verlangte sechs Pflicht-Verfahren (Dokumentenlenkung, Aufzeichnungen, internes Audit, fehlerhafte Produkte, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen). Seit der Revision 2015 gilt: dokumentierte Information nur noch dort, wo das Unternehmen sie für nötig hält – die Themen bleiben, das Formkorsett ist weg. Alte Formulare können Sie einfach umbenennen und weiternutzen.
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Wie zeige ich die Dokumentenlenkung bei vielen verschiedenen Dokumenten?"
„Zeigen Sie es an einem konkreten Vorgang: Gehen Sie in dessen Ordner und zeigen Sie, welche Dokumente dort liegen – Vollmacht, Zertifikat, Vertrag. Nicht die Erstellung der Vorlagen zeigen, sondern das gelenkte Ergebnis."
Dienstleistung, Personalvermittlung
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Welche Dokumente müssen nach ISO 9001 gelenkt werden?
Alle Dokumente, nach denen gearbeitet wird: Handbuch, Prozess-/Verfahrens-/Arbeitsanweisungen, Formulare sowie relevante externe Dokumente (Normen, Kundenvorgaben).
Was bedeutet Freigabe von Dokumenten?
Vor der Nutzung prüft und genehmigt eine festgelegte Person (z. B. GF oder QMB) das Dokument – erkennbar am Freigabevermerk mit Name/Datum oder der Freigabe im Ablagesystem.
Sind die 6 dokumentierten Verfahren noch Pflicht?
Nein, das war die ISO 9001:2008. Seit 2015 legen Sie selbst fest, welche dokumentierte Information Ihr Unternehmen braucht.
Wie kennzeichne ich Dokumentenversionen richtig?
Eindeutiger Name plus Versionsnummer und Datum – im Dateinamen oder in der Fußzeile. Alte Versionen werden archiviert und aus dem Umlauf genommen.
Brauche ich eine DMS-Software für die Dokumentenlenkung?
Nein. Ein zentraler Ordner mit klaren Dateinamen, beschränkten Schreibrechten und einem Dokumentenverzeichnis erfüllt die Norm vollständig.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor