ISO 9001 Zertifizierung: Ein Fahrplan für die Vorbereitung

Im Folgenden will ich Ihnen einen kleinen Fahrplan nahe legen und jeden Schritt darin erklären, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter auf die ISO 9001 Zertifizierung und die ISO 9001 Überwachungsaudits vorbereiten können. Diese Vorgehensweise hat sich bei mir mittlerweile in über 400 Audits bewährt und ist wirklich hilfreich.

ISO 9001 Zertifizierung noch 30 Tage

Bereits 30 Tage vor der eigentlichen ISO 9001 Zertifizierung stimmen Sie als Qualitätsbeauftragter den Audittermin mit dem Auditor der Zertifizierungsgesellschaft und intern mit den Verantwortlichen ab.

ISO 9001 Zertifizierung noch 14 Tage

Der nächste Schritt erfolgt dann 14 Tage vor der Zertifizierung: Da prüfen Sie als Qualitätsbeauftragter, ob die wesentlichen Nachweise für die ISO 9001 Zertifizierung wirklich vorliegen, dazu gehören z.B. die Managementbewertung, die Ziele, die Lieferantenbewertung, die Kundenzufriedenheit oder die Prüfmittelüberwachung. Des Weiteren verteilen Sie den Auditplan des Zertiffizierers an alle internen Verantwortlichen und Ansprechpartner.
Ich möchte noch darauf hinweisen, dass im Verlaufe des Audits natürlich noch weitere Mitarbeiter auditiert werden können.

ISO 9001 Zertifizierung noch 2 Tage

Zwei Tage vor Zertifizierung ist es Ihre Aufgabe als Qualitätsbeauftragter, noch einmal durch alle Bereiche zu gehen und alle betreffenden Mitarbeiter zu fragen, ob sie für das Audit bereit sind. Wenn der Betrieb sehr groß ist und ein Durchlaufen zu lange dauert, schreiben Sie einfach eine Erinnerungsmail an die verantwortlichen Mitarbeiter. Das Ziel dieser ganzen Aktion ist es vor allem, die Mitarbeiter damit zu beruhigen, und die ISO 9001 Zertifizierung kann ruhig kommen.
Noch ein Hinweis: Es wird immer jemanden geben, der kurzfristig nicht anwesend sein kann, z.B. wegen einer Krankheit oder einem Kundentermin. Der Betrieb muss aber schließlich auch ohne diese Kollegen weiterlaufen. Das ist also eine gute Möglichkeit, um Mitarbeiter aus der zweiten Reihe in die DIN EN ISO9001-Zertifizierung einzubinden.
Einen Tag vor der Zertifizierung sollten Sie keine Maßnahmen mehr durchführen. So kurz vor dem eigentlichen Audit würde das die Mitarbeiter nur nervös machen. Deshalb empfiehlt es sich, jetzt nichts mehr anzusprechen. Sie sollten daher alles vorher rechtzeitig vorbereitet haben.

ISO 9001 Zertifizierung

Am Tag der Zertifizierung, also dem D-Day, zeigen Sie dem Zertifizierungsausditor nur diejenigen Vorgänge, die standardmäßig ablaufen. Das heißt, dass Sonderfälle nicht in die Auditierung gehören. Bereiten Sie ein Beispiel für die ISO 9001 Zertifizierung vor. Dort sollten alle entsprechenden Nach- und Verweise vorliegen. Klar kann der Auditor andere Vorgänge sehen wollen. Es wäre aber ziemlich dämlich, zufällig ein nicht vollständiges Beispiel im Zertifizierungsaudit zu zeigen.

Ich möchte noch einmal erwähnen, dass die ISO 9001 Zertifizierung in Form eines Gesprächs stattfindet. Der Auditor wird Ihnen die Fragen erklären, wenn Sie sich unsicher sind. Schließlich will er Sie dabei unterstützen besser zu werden.

ISO 9001 Zertifizierung nach dem Audit

Nach der ISO 9001-Zertifizierung, also nach diesem Audit ist eigentlich vor dem Audit. Es ist also sehr wichtig, dass Sie die Abweichungen bearbeiten, die während der Zertifizierung gefunden werden. Dazu gibt es festgelegte Regeln, auf die ich hier aber nicht weiter eingehen will. Mir geht es an dieser Stelle vor allem um die Bearbeitung von Hinweisen und Empfehlungen, die während der ISO 9001 Zertifizierung mit dem Auditor diskutiert wurden. Bewerten Sie diese und entscheiden Sie, welche Punkte in der Praxis umgesetzt werden sollen und welche nicht. Achten Sie bei einer Nichtumsetzung darauf, die Begründung dafür zu notieren.
Die Abweichungen aus der ISO 9001 Zertifizierung sowie Hinweise oder Empfehlungen bilden den Schwerpunkt der Aktionen für das nächste Jahr. Sie können diese Punkte mit Maßnahmen hinterlegen und die Umsetzung mit internen Audits unterstützen.

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