ISO 9000 Ablauf der Zertifizierung

Auditvorbereitung durch Ihr Unternehmen intern

Die Auditvorbereitung dient der Überprüfung, ob eine ISO 9001 Zertifizierung sinnvoll ist. Die Auditvorbereitung erfolgt durch ein internes Systemaudit nach dem Fragenkatalog des ISO 9000 Zertifizierers. Sie bekommen den Fragenkatalog zur Vorbereitung vom Zertifizierer. Optional kann ein Voraudit durch die Externen Auditoren durchgeführt werden.

Voraudit zur ISO 9000(optional)

Ziel des ISO 9000 Voraudits ist es, Schwachstellen in der Dokumentation und in der Implementierung des Managementsystems aufzuzeigen. Das Ergebnis des Voraudits wird Ihnen erläutert oder falls gewünscht in einem Bericht dokumentiert. Der Umfang wird in Absprache mit dem Zertifizierer festgelegt. Der Auditor darf Sie nicht bei der Maßnahmenfestlegung beraten.

Bereitschaftsbewertung (Audit Stufe 1)

Die Managementsystem-Unterlagen (Managementsystem Handbuch, ggf. Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen) werden vom Auditleiter anhand des Auditprotokolls bewertet und dokumentiert . Das Audit Stufe1 wird vor Ort durchgeführt. Weitere wichtige Aspekte des Audits sind:
Beurteilung des Standorts, Identifizierung von Prozessen, Kennzahlen und Zielen, Angaben zum Geltungsbereich, gesetzliche und behördliche Aspekte, Auditplanung für das Audit Stufe 2, internes Audit, Managementbewertungen.
Feststellungen sowie Hinweise zu festgestellten Schwachstellen, die während der nachfolgenden Stufe 2 des Zertifizierungsaudits als Nichtkonformität eingestuft werden könnten, sind im Bericht Stufe 1 zu dokumentieren.

Zertifizierungsaudit (Audit Stufe 2)

Mit Beginn der Audit Stufe 2 erhalten Sie einen mit dem Auditor abgestimmten Auditplan. Im Rahmen des Audits im Unternehmen wird die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems überprüft. Als Leitfaden dafür dient das Auditprotokoll mit den Informationen aus dem Audit Stufe 1.
Aufgabe des Unternehmens beim Audit ist es, die praktische Anwendung seiner dokumentierten Verfahren zu demonstrieren. Nach Beendigung des Audits wird der Auftraggeber in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis unterrichtet. Das Auditergebnis und ggf. vorhandene Abweichungen werden in einem Bericht dokumentiert. Die Auditoren entscheiden über die Einstufung in Haupt- und Nebenabweichungen. Eine Hauptabweichung führt entweder zu einem Nachaudit, d.h. eine erneute überprüfung vor Ort, oder zur Einreichung neuer Unterlagen. über den Umfang des Nachaudits entscheidet der Auditleiter, es wird im Wesentlichen die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen verifiziert. Das Nachaudit erfolgt nach Aufwand entsprechend der Preisliste der Zertifizierungsstelle. Im Fall einer Nebenabweichung werden ebenfalls die Korrekturmaßnahmen festgelegt und deren Umsetzung vor der Zertifizierungsentscheidung überprüft.

Zertifikaterteilung und überwachung

Die Erteilung des Zertifikates erfolgt mit der positiven Prüfung des Zertifizierungsverfahrens durch den Zertifizierungsstellenleiter. Liegt der Vertrag über die Zertifizierung und das „Nutzungsrecht des Zertifizierungszeichens“ unterschrieben vor, werden die Zertifikate (ggf. in mehreren Sprachen) dem Auftraggeber mit dem Vertrag und Auditbericht zugestellt. Das Zertifikat wird nur erteilt, wenn nachweislich die Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen umgesetzt wurden. Die Gültigkeitsdauer des Zertifikates beträgt drei Jahre, wenn jährlich Überwachungsaudits im Unternehmen durchgeführt werden.

Überwachungsaudit des Zertifizierers:

Vor dem Überwachungsaudit werden die Unternehmensdaten aktualisiert, um Änderungen, die signifikanten Einfluss auf das Betätigungsfeld oder die Arbeitsweise des Auftraggebers haben, zu berücksichtigen. Das Überwachungsaudit wird in der Regel von einem Auditor nach abgestimmtem Auditplan durchgeführt. Der Termin wird mit dem Auftraggeber abgestimmt. Das erste Überwachungsaudit muss spätestens 12 Monate nach dem Zertifizierungsaudit durchgeführt werden. Für alle weiteren Überwachungsaudits beträgt der Zeitraum ± 3 Monate1), basierend auf dem letzten Tag des Zertifizierungs- bzw. Re-Zertifizierungsaudits, d.h. das Überwachungsaudit inklusive Freigabe des Berichtes durch die Zertifizierungsstelle darf maximal um drei Monate1) verschoben werden. Verschiebungen darüber hinaus bedürfen einer Zustimmung des Akkreditierers. Liegt diese nicht vor, muss das Zertifikat ausgesetzt oder entzogen werden. Bei Hauptabweichungen wird wie beim Zertifizierungsaudit verfahren. Bei schwerwiegenden Abweichungen kann das Zertifikat entzogen werden. Im Falle von Nebenabweichungen werden die Korrekturmaßnahmen festgelegt und im nächsten Audit überprüft. Nach dem Überwachungsaudit erhält der Auftraggeber einen Bericht.

ISO 9000 Re-Zertifizierungsaudit:

Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer ist ein Re-Zertifizierungsaudit zur Verlängerung des Zertifikates für weitere drei Jahre im Unternehmen durchzuführen. Beim Re-Zertifizierungs-audit wird die Wirksamkeit des gesamten Managementsystems überprüft. Änderungen des Management-Systems sind vorab vom Auftraggeber schriftlich mit den entsprechenden Unterlagen einzureichen.

Zertifizierunsgesellschaften Zulassung

Seit 01.01.2010 ist die DAKKS, die Zulassungsbehörde (Akkreditierung) für Zertifizierungsunternehmen, z.B. TAW Cert.

Auditoren der ISO 9000 Zertifizierer

Die Auditoren der Zertifizierungsgesellschaft durchlaufen einen mehrjährigen, Ausbildungs- und Qualifizierungsprozess und müssen die notwendige Kompetenz und Fachkunde sowie berufliche, branchenspezifische Erfahrungen nachweisen, um die Zulassung für bestimmte Scopes (Branchenschlüssel) zu erhalten. Die Auswahl der Auditoren erfolgt nach den Anforderungen der DIN EN ISO 19011.

Auditaufwand für die ISO 9000 Zertifizierung

Unter Auditaufwand wird der Zeitaufwand verstanden, der für die Auditierung eines Unternehmens in Abhängigkeit von seiner Größe/ Mitarbeiteranzahl und der Standortanzahl und/oder Komplexität notwendig ist. Daher müssen Sie bei der Angebotserstellung die Mitarbeiteranzahl angeben Das hierfür benötigte Formular z.B. Selbstauskunft können sie bei den Zertifizierern anfordern.
Ein Audittag (auch als Manntag oder Personentag bezeichnet) besteht aus 8 Zeitstunden. Beispiel: Wird ein Auditaufwand von 2 Audittagen ermittelt, kann das Audit entweder durch 2 Auditoren an einem Arbeitstag oder durch einen Auditor an 2 Arbeitstagen durchgeführt werden. Ab einem Auditaufwand von 4 Audittagen sollten mindestens 2 Auditoren eingesetzt werden. Die Anzahl der Auditoren können Sie mit dem Zertifizierer abstimmen
Zur Kalkulation vom Auditaufwand wird die Mitarbeiteranzahl aus allen Personen ermittelt, deren Tätigkeit in den Geltungsbereich des angestrebten Zertifikats fällt. Dazu gehören:

• Fest angestellte Mitarbeiter
• Saisonkräfte
• Teilzeitbeschäftigte und Auszubildende (50%, unterschieden wird in Abhängigkeit von der Anzahl der geleisteten Stunden)
• Geringfügig Beschäftigte (multipliziert mit 0,25)

Faktoren, die den ermittelten Auditaufwand beeinflussen:

Die Definition des Auditaufwands in Abhängigkeit von der Mitarbeiteranzahl fußt auf Erfahrungswerten und muss angepasst werden.

Erhöhende Faktoren sind z.B.:

• Hohe Anzahl von Einzelaktivitäten innerhalb der Prozesse
• Hohe Regelwerksdichte wie z.B. im Bereich Lebensmittel, Raumfahrt u.a.
• Flächenmäßig große Standorte
• Dolmetscher erforderlich

Reduzierende Faktoren sind z.B.:

• Produkte/ Prozesse ohne oder mit geringem Risiko
• Einfache Tätigkeiten oder gleichartige Fertigungsanlagen und/ oder Dienstleistungen
• Kleine Standorte (z.B. Einzelbüro)
• Bereits bestehende Fremdüberwachung
• Kombiniertes Audit eines integrierten Systems mit 2 oder mehr verträglichen Managementsystemen

Auf Grundlage des ermittelten Auditaufwandes und der gültigen Tagessätze werden die Zertifizierungskosten ermittelt. Weiterhin fließen Reisekosten/ Übernachtungsaufwand des Auditors und die Verwaltungs- und Zertifikatsgebühr in den Endpreis ein (Preisliste).

ISO 9001 Zertifizierung erfolgreich bestehen

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