Zertifizierung: Was ist das?


Was bedeutet Zertifizierung?

Die Zertifizierung eines Managementsystems ist die Bestätigung, dass das eingeführte QM-System die jeweils geltende ISO-Norm erfüllt, z.B. die ISO 9001.

Was bedeutet Akkreditierung?

Die Anerkennung einer Zertifizierungsstelle in Form einer Akkreditierung wird durch eine anerkannte Akkreditierungsstelle vergeben. Diese Akkreditierungsstelle ist innerhalb eines Landes allen anderen übergeordnet. Hierbei werden die Kompetent und Unabhängigkeit geprüft und einmal im Jahr kontrolliert – ebenso wie das Managementsystem der jeweiligen Stelle.

Gibt es unterschiedliche Akkreditierungen?

In allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union existiert seit dem ersten Januar 2010 jeweils eine einzige nationale Stelle zur Akkreditierung. Nur sie lässt die Zertifizierungsstellen zu und überwacht sie. Die Deutsche Akkreditierungsstelle(DakkS) ist entsprechend für Deutschland zuständig. DAkkS. Bis Ende 2014 können jedoch noch weitere Akkreditierungen bestehen, von denen einige aber nicht offiziell anerkannt sind.

Was muss ich bei der Wahl meines Zertifizierungspartners beachten?

Die durch eine offizielle nationale Akkreditierungsstelle (z.B. DAkkS) anerkannten Zertifizierungsstellen (z.B. ZERT) agieren gemäß einem international gültigen Regelwerk.

Gründe für die Preisunterschiede bei Zertifizierern

Es kommt immer wieder vor, dass Zertifizierer die durchschnittlichen Preise für Zertifizierungen unterbieten. In den meisten Fällen liegt das daran, dass sie keine Akkreditierung gemäß der DAkkS besitzen, wodurch die offizielle Anerkennung dieser Zertifikate meist nicht gegeben ist. In der Regel legen diese Anbieter eigene Regelwerke zugrunde, nennen sich „Zertifizierungsstelle“ und werben mit einer Akkreditierung. Dies entspricht jedoch nicht den Vorgaben der DAkkS. Auch verfügen die eingesetzten Auditoren (Prüfer) meist nicht über eine entsprechende Qualifikation, wie diese von IAF bzw. DAkkS gefordert wird.

Welche Möglichkeiten der Unterstützung bietet ZERT den Unternehmen für ihre Einführung eines Managementsystems?

Die ZERT ist von der DAkkS akkreditiert und arbeitet aus diesem Grund entsprechend unabhängig und normenkonform. Aus diesem Grund bietet…

Besteht vor dem Verfahren zur Zertifizierung die Möglichkeit, eine Art Vorlaufprüfung stattfinden zu lassen?

Dies ist ohne weiteres möglich, so dass der aktuelle Entwicklungsstand des Systems bezüglich einer Zertifizierung abgeschätzt werden kann. Dies geschieht durch ein individuelles Vorgespräch mit Durchsicht des Management-Handbuches.
Das Zertifizierungsaudit lässt sich ferner mithilfe eines Vorab-Audits erproben, wobei die Dokumentation des Managementsystems gesichtet und die betreffenden Personen im Betrieb entsprechend der erforderlichen Checkliste befragt werden.

Bis zu welchem Zeitpunkt vor dem Zertifizierungsaudit wird die QM-Dokumentation für die Prüfung zur Zertifizierung eigereicht?

Dies sollte bis spätestens einem Monat vor dem terminierten Termin des Zertifizierungsaudits geschehen. Eine frühzeitige Einreichung…

Was geschieht im Rahmen des Audits im Unternehmen?

Nach der positiv abgeschlossenen Überprüfung der QM-Dokumentation wird das Unternehmen bezüglich der Umsetzung der beschriebenen Prozesse in die Praxis begutachtet. Dies erfolgt durch Gespräche und Beobachtungen der jeweiligen Abläufe und durch Begehungen der überprüften Abteilungen. Bei positivem Ergebnis bzw. nach Behebung festgestellter Abweichungen wird die Zertifikatserteilung vom ZERT-Auditor bzw. durch das Team, das das Audit durchgeführt hat, empfohlen.

Sind interne Audits und die Managementbewertung schon vor der ersten Zertifizierung erforderlich?

Dies ist notwendig, damit die Effektivität des eingeführten QM-Systems und der internen Audits überprüft werden können. Ebenso wird geklärt, ob die Bewertung des Managements angemessen ist, um als Instrument der Führung entsprechend der ISO 9001 eingesetzt werden zu können. Hierzu müssen die jeweiligen Aufzeichnungen vorliegen.

Wann müssen die QM-Aufzeichnungen fertig gestellt sein – bereits vor der ersten Zertfizierung?

Ja – insbesondere die Dokumentationen, die die bereits durchgeführten Maßnahmen betreffen. Diese zeigen die Wirksamkeit des Managementsystems auf. Aus diesem Grund muss das QM-System seit mindestens drei Monaten eigeführt sein. So können die Auditoren erkennen, die effektiv das System ist.

Wie wird vorgegangen, wenn sich im Zertifizierungsaudit Abweichungen ergeben?

Wurden bei einem Audit Abweichungen festgestellt, gilt eine Frist zur Behebung von maximal drei Monaten. Die Dokumente, die diese Behebung nachweisen, werden an den Auditor eingereicht, so dass er eine Nachbewertung vornehmen kann. Falls sich die Behebung nur im Unternehmen selbst überprüfen lässt, kommt der ZERT-Auditor in den Betrieb und führt ein Nachaudit durch.

Wer entscheidet über die Erteilung einer ISO-9001-Zertifizierung?

Unter Berücksichtigung der Empfehlung der Zertifizierungsauditorem fällt das Gremium zur Zertifizierung innerhalb des ZERT die Entscheidung über die Erteilung des Zertifikats.

Zu welchem Zeitpunkt wird das Zertifikat zugestellt?

Nach vollständigem Abschluss des Zertifizierungsverfahrens wird das Zertifikat im Regelfall innerhalb von wenigen Tagen erteilt und zugestellt.

Ist es möglich, das Logo des Unternehmens in das Zertifikat zu integrieren?

Selbstverständlich – um Ihr Firmenlogo in guter drucktechnischer Qualität einzubinden, stimmen Sie sich einfach kurz mit der Zertifizierungsstelle ab.

Wird das Zertifikat lediglich in deutscher Sprache verfasst?

Zertifikate werden üblicherweise in deutscher und auf Wunsch ebenso auf Englisch und Französisch verfasst. Es ist bei Bedarf zusätzlich möglich, es in alle benötigten Sprachen übersetzen und ausstellen zu lassen.

Folgen die Überwachungsaudits demselben Muster wie das Audit zur Erstzertifizierung?

Einmal jährlich finden die Überwachungsaudits statt, die überprüfen, ob das eingeführte QM-System aufrechterhalten und gemäß des KVP weiterentwickelt wird. Stichproben, die aufgrund fester Kriterien durchgeführt werden, dienen als Bewertungsgrundlage in den Überwachungsaudits. In den daraus resultierenden Berichten der ZERT-Auditoren werden dann Empfehlungen, Hinweise und Bewertungen gegeben.

Für welchen Zeitraum gilt eine Zertifizierung?

Das Zertifikat ist drei Jahre lang gültig. Die durch ZERT zertifizierten Unternehmen werden veröffentlicht und sind berechtigt, ihre erlangte Zertifizierung für ihre Außendarstellung zu verwenden. Einmal im Jahr muss die Zertifizierung durch ein Kurzaudit bestätigt werden. Sind drei Jahre seit der Erstzertifizierung vergangen, wird für die Re-Zertifizierung ein Wiederholaudit durchgeführt.

Wie sieht es mit der Gültigkeit eines bestehenden Zertifikates bei einer Unternehmenserweiterung aus, z.B. beim Bau eines zusätzlichen Standortes?

Soll eine bereits erteilte Zertifizierung auf weitere Standorte ausgedehnt werden, lässt sich dies jederzeit durchführen. Dazu wird ein Kostenvoranschlag erstellt, der alle zusätzlichen Kosten ausweist. Nach Beauftragung, kann die Terminplanung dann individuell zwischen dem Unternehmen und dem jeweiligen ZERT-Auditor erfolgen.