Auditplanung- und Vorbereitung

Die Führungsebene sollte in die Vorbereitung einbezogen werden:
• Vorgespräch führen
• Ziele vorab abfragen, Schwerpunkte festlegen
• Nutzen darlegen (Wirtschaftlich, Image, Risiken)
• Führungskräfte zu Beteiligten machen
• Die Ziele des Audits sollten vorab festgelegt sein und sich variieren.
• Audits sollten positiv angekündigt werden ‚ nicht nur aufs Fehler finden abzielen

Risikobasiertes Auditieren:

Die Dinge die wichtig sind, sollten intensiver auditiert werden

Durchführung von Remote-Audits ist möglich:

per Skype, Telefon o.ä. Die technischen Voraussetzungen sollten vorab geklärt werden.

Fachexperten können an dem Audit teilnehmen.

Diese sollten rechtzeitig eingeplant und informiert werden.

Auditmethoden und Auditdurchführung

• Auditmethoden an die Abteilung/ die Person / den Prozess anpassen
• Nicht stur nach Checkliste vorgehen, sondern dem Gesprächsverlauf folgen
• Zusammen Lösungen erarbeiten, nicht nur Fehler suchen und offen stehen lassen
• Starke Leistungen würdigen
• Über die Qualität / Nutzen von Nachweisen sprechen

Auditprinzipien nach ISO 19011:

• Integrität
• Sachlichkeit
• Angemessene professionelle Sorgfalt
• Vertraulichkeit
• Unabhängigkeit
• Vorgehensweise, die auf Nachweisen beruht

Im Gespräch

• Transparenz schaffen: Die Ziele / Schwerpunkte sollten genannt werden, das schafft Sicherheit (Mitarbeiter denken oft, es geht nur um Fehlersuche)
• Icebreaker: Zu Gesprächsbeginn könnten Fragen gestellt werden, die leicht beantwortet werden können, das erleichtert den Gesprächseinstieg

Mit etwas positivem anfangen

• Aktives Zuhören: Es hilft Sätze zu wiederholen „Habe ich das richtig verstanden, dass…“
• Positive Verstärkung, Respekt zeigen, Tolle Arbeit würdigen
• Feststellungen wie folgt zusammenfassen: Positives, Negatives, Positives ‚ Das Ende bleibt am stärksten in Erinnerung
• Perspektiven aufzeigen; Lösungsvorschläge, Impulse usw. …
• Für das Gespräch und die Zeit bedanken

Mögliche Auditmethoden

• TOP Vorgang & FLOP Vorgang: Der Vorteil mit einem TOP Vorgang zu beginnen, ist das man einen positiven Gesprächsbeginn hat, danach fällt es der auditierten Person nicht mehr so schwer den Auftrag zu zeigen, bei dem alles schief gegangen ist
• Prozess von hinten nach vorne auditieren: Der Vorteil ist, dass nachgelagerte Stelle / Abteilungen ihre Anforderung nennen kann und man kann prüfen, ob diese eingehalten werden.
• Stellvertreter befragen: Diese Auditmethode eignet sich besonders um Vorbeugungsmaßnahmen zu ermitteln und den Prozess aus anderen Augen zu sehen. ‚ Was für eine Person logisch und gut ist, fällt der anderen eventuell schwer oder erscheint unlogisch
• Perspektiven Wechsel (Rollenspiel): ich bin ein Auftrag, ich bin eine Reklamation, ein neuer Mitarbeiter Der Vorteil: Bringt Abwechslung in das Audit, durch die neue Sichtweise können wertvolle Erkenntnissen gewonnen werden

Auditnachbereitung

• Klarstellen, dass viele Abweichungen / Feststellungen nichts schlimmes sind
• Auditnutzen erheben ‚ wie viel Geld / Zeit spare ich durch die Umsetzung der Empfehlung
• Führungskräfte einbeziehen
• Festlegen wann das Audit abgeschlossen ist: mit Bericht oder mit Abschluss aller Maßnahmen

Bericht

• Der Bericht sollte enthalten, was positiv aufgefallen ist
• Es sollten die Ergebnisse der Verbesserungspotentiale aus dem vorangegangen Audit genannt werden
• Es sollte klar herausgestellt werden, wo Handlungsbedarf liegt, wer zuständig ist, und bis wann die Maßnahmen abgeschlossen sein sollten
• Der Bericht soll informiert und übersichtlich gestaltet sein
• Wichtig: Die Maßnahmen überwachen
• Vorher genaue Ziele setzten, um Wirksamkeit überprüfen zu können ‚ Wie wird die Wirksamkeit erkannt?