Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung: Schritt für Schritt
Von der Bestandsaufnahme bis zum Zertifikat dauert es mit Begleitung typischerweise 2–3 Monate: 1) Bestandsaufnahme, 2) QM-Dokumentation erstellen, 3) Prozesse leben lassen, 4) internes Audit als Generalprobe, 5) Zertifizierungsaudit (Stufe 1 + 2). Wer gut vorbereitet ist, besteht im ersten Anlauf – unsere Kunden seit 1994 zu 100 %.
FAHRPLANDie 5 Schritte im Detail
| Schritt | Inhalt | Typische Dauer |
|---|---|---|
| 1 · Bestandsaufnahme | Was ist schon da, was fehlt zur Norm? Geltungsbereich festlegen | Woche 1–2 |
| 2 · Dokumentation | Prozesslandkarte, schlankes Handbuch, nötige Nachweise – gelebte Abläufe dokumentieren, keine neuen erfinden | Woche 3–6 |
| 3 · Umsetzen | Mitarbeiter einbinden, Nachweise sammeln (Reklamationen, Schulungen, Bewertungen) | Woche 6–8 |
| 4 · Internes Audit + Managementbewertung | Generalprobe, Abweichungen abstellen | Woche 9–10 |
| 5 · Zertifizierungsaudit | Stufe 1: Dokumentenprüfung · Stufe 2: gelebte Praxis vor Ort | nach Terminlage |
MITARBEITER · KAP. 7.3Mitarbeiter aufs Audit vorbereiten
Keine Schulungsmarathons nötig: Jeder Mitarbeiter muss seine eigenen Abläufe erklären können und wissen, wo die für ihn gültigen Dokumente liegen. Eine kurze Info-Runde vor dem Audit („Antworten Sie ehrlich, sagen Sie, was Sie wirklich tun") nimmt die Nervosität – Auditoren prüfen das System, nicht die Menschen. Welche Fragen kommen, zeigt unsere Seite Auditorfragen.
PROJEKTProjektplan als roter Faden
Ein einfacher Projektplan mit den 5 Schritten, Verantwortlichen und Terminen genügt – er ist zugleich ein Nachweis für die Planung (Kap. 6). Häufigster Zeitfresser ist nicht die Dokumentation, sondern die Terminvorlaufzeit der Zertifizierungsstelle: früh anfragen, wenn das Zertifikat zu einem Stichtag vorliegen muss.
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Wie läuft eine ISO 9001 Zertifizierung ab?
In 5 Schritten: Bestandsaufnahme, QM-Dokumentation, Umsetzung im Alltag, internes Audit, Zertifizierungsaudit (Stufe 1: Dokumentation, Stufe 2: gelebte Praxis vor Ort).
Wie lange dauert die Vorbereitung auf die Zertifizierung?
Mit erfahrener Begleitung typischerweise 2–3 Monate – abhängig von Unternehmensgröße, Reifegrad der Prozesse und Ihrer verfügbaren Zeit.
Was ist der Unterschied zwischen Stufe-1- und Stufe-2-Audit?
Stufe 1 prüft die Dokumentation und Zertifizierungsreife, Stufe 2 die gelebte Praxis vor Ort. Beide zusammen bilden das Erstzertifizierungsaudit.
Kann man beim Zertifizierungsaudit durchfallen?
Bei schweren Abweichungen wird das Zertifikat erst nach deren Behebung erteilt. Mit sauberer Vorbereitung und internem Audit als Generalprobe passiert das praktisch nicht – unsere Quote seit 1994: 100 % im ersten Anlauf.
Wie bereite ich meine Mitarbeiter auf das Audit vor?
Jeder sollte seine eigenen Abläufe erklären können und wissen, wo seine Dokumente liegen. Eine kurze Info-Runde vor dem Audit genügt.
Wir begleiten Sie durch alle 5 Schritte zum Festpreis – von der Bestandsaufnahme bis zum bestandenen Audit. 100 % Erfolgsquote seit 1994.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor