Die ISO-9001-Zertifizierung für Rechtsanwälte und Kanzleien – eine Anleitung
Auf den ersten Blick scheint ein QM-System nach der ISO 9001 sich für diese Branche nicht zu eignen. Dennoch lässt sich die Norm mit wenigen „Handgriffen“ sehr gut an die Abläufe in einer Kanzlei anpassen und führt Sie effektiv zur Zertifizierung.
Dieser Weg besteht aus drei Schritten:
- dem Schritt der Dokumentation
- dem Schritt die internen Audits
- Vorbereitung auf die Zertifizierung
Mit oder ohne Berater
Zunächst bereiten Sie sich auf die Thematik vor, indem Sie sich – entweder selbst oder mithilfe eines externen QM-Beraters – grundlegend über die ISO 9001 informieren und sich das entsprechende Material beschaffen. Ein externer Berater bringt zwar Kosten mit sich, spart andererseits jedoch Zeit und ist mit seiner Erfahrung eine wertvolle Hilfe. Wenn Sie sich für einen solchen Berater entscheiden, ist es wichtig, dass er sich mit dem QM im Rechtsbereich auskennt, da einige Aspekte angepasst werden müssen.
Sie haben ebenso die Möglichkeit einen Ihrer Mitarbeiter zum QM-Berater zu ernennen, der sich dann umfassend in das Thema einarbeiten muss und die Verantwortung für die Einführung der ISO 9001 trägt.
Dokumentation festlegen
Wenn die Informationen vorliegen, beginnt der erste Schritt: die Dokumentation. Die relevanten Abläufe werden schriftlich niedergelegt. Die Form der Dokumentation wählen Sie. Es kann ein einfaches Word-Dokument werden, aber es gibt auch spezielle QM-Software, die als Leitfaden dienen kann.
Das zentrale Element der Dokumentation ist das QM-Handbuch, in dem nach festgelegten Punkten Ihre gesamte Arbeit bzw. die Kanzlei abgebildet wird. Hier sollten Sie Vorlagen nutzen, die eigens für Kanzleien erstellt wurden. Sie brauchen nur jene Punkte zu bearbeiten, die für Sie zutreffen. Kapitel wie „Prüfmittel“ oder „Entwicklung“ schließen Sie mit einer kurzen Begründung aus. Ein externer Berater kann Ihnen hier durch seine Hilfe viel Zeit und Schreibarbeit sparen.
Einige Begriffe der ISO 9001 werden Sie für sich anpassen, etwa „Mandant“ statt „Kunde“ oder „Servicepartner“ statt „Lieferant“. Diese individuellen Modifikationen sind von der Norm vorgesehen und gewünscht. Andere Aspekte der Norm dagegen sind allgemeingültig, zum Beispiel die Definition der Qualitätspolitik: Was ist das Besondere Ihres Betriebes? Welche Ziele verfolgen Sie im Unterschied zu Ihren Mitbewerbern? Wie erreichen Sie eine maximale Zufriedenheit Ihrer Mandanten?
Nun folgt die praktische Anwendung: Der QM-Berater beschreibt die festgelegten Ziele und Prozesse der tägliche Arbeit und veranlasst die Mitarbeiter dazu stetig nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und auftretende Fehler sofort zu bearbeiten, damit sie abgestellt werden können. Als Abschluss der Anwendung wird ein Gesamtbericht (Managementbericht) erstellt.
Jetzt sind Sie so weit, dass die Zertifizierung erfolgen kann. Den Zertifizierer können Sie selbst wählen, aber er sollte wiederum Erfahrung mit Ihrer Branche besitzen. Er kommt in Ihre Kanzlei, analysiert den Ist-Zustand und die QM-Dokumentation, begutachtet die Abläufe und fasst seine Ergebnisse in einem Abschlussgespräch mit Ihnen zusammen. Hierbei weist er auf Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten hin – die gibt es immer.
Die Zertifizierung gilt für drei Jahre und eine Re-Zertifizierung muss vor Ablauf neu beantragt werden. Wurden Sie erfolgreich zertifiziert, können Sie damit im Rahmen Ihrer Öffentlichkeitsarbeit werben und wirksam darstellen, dass Ihre Mandanten einen Anwalt haben, dessen Arbeit von bester Qualität ist.