QM-Dokumentation


Eine wichtige Hürde: die Akzeptanz der QM-Dokumentation

Viele Mitarbeiter stehen der QM-Dokumentation, die die ISO 9001 fordert, zunächst skeptisch gegenüber. Die erscheint ihnen als ein Berg an Mehraufwand an Zeit und Papier. Wenn Sie jedoch die folgenden Prinzipien beachten, wird sich die Akzeptanz der Dokumentation schnell verbessern.

Ganz oben steht die Maxime: Die Mitarbeiter einbeziehen.

Nur wenn sie beteiligt und mitgenommen werden, fühlen sie sich als ein Teil des Prozesses und können die Vorgehensweise nachvollziehen.
Machen Sie Ihre Mitarbeiter zunächst mit den sechs Verfahren vertraut, die die ISO 9001 bezüglich der QM-Dokumentation fordert:

  • Lenkung von Dokumenten
  • Lenkung von Aufzeichnungen
  • Internes Audit
  • Lenkung fehlerhafter Produkte
  • Korrekturmaßnahmen
  • Vorbeugungsmaßnahmen

Dieses Raster stimmt im Wesentlichen mit der Vorgehensweise im QM selbst überein – die Mitarbeiter werden das Schema wiedererkennen. Gleichzeitig ist es oftmals möglich die ersten beiden und letzten beiden Punkte jeweils zusammenzufassen und damit die Dokumentation zu verschlanken.

Nun folgt Schritt Eins:

Die Prozesse werden beschrieben und die Forderungen an Dokumentation eingegliedert sowie die nötigen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Arbeits- und Umweltschutz) und die Kundenanforderungen integriert.

Im zweiten Schritt

werden alle Unterlagen und Dokumente konsequent auf Gültigkeit und Aktualität überprüft. Dafür werden interne Audits durchgeführt. Ungültige Formulare werden herausgenommen, andere aktualisiert. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter Zugang zu Dokumenten und QM-Handbuch haben.

Der dritte Schritt

besteht in der Suche nach Ursachen für eventuelle Probleme in der Dokumentation. Wie im Qualitätsmanagement generell auch, so werden hier Korrekturmaßnahmen eingeleitet, beispielsweise die Überprüfung der Informationswege.

Im letzten Schritt

wird mit allen Beteiligten der aktuelle Stand der Dokumentation geklärt und die Ideen oder auch Einwände mit aufgenommen. Dies gewährleistet eine demokratische Vorgehensweise, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können – die beste Basis für eine gute Akzeptanz.