Den prozessorientierten Ansatz in die Tat umsetzen – eine praktische Anleitung

In dieser Darstellung finden Sie eine präzise Schritt-für Schritt-Anleitung, die es Ihnen ermöglicht prozessorientiert – und damit QM-konform – zu arbeiten. Dieses System lässt sich für jede Art von Prozessen anwenden und gegebenenfalls modifizieren. Die Reihenfolge der einzelnen aufgeführten Schritte ist nicht vorgeschrieben; je nach Art des Unternehmens kann die Reihenfolge anders aussehen. Ebenso ist es denkbar, einige Schritte zeitgleich zu vollziehen.

Erkennen der Prozesse in der Organisation

Den Zweck der Organisation festlegen

Um die Ziele des Betriebes präzise zu definieren werden die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden und Partner festgestellt.

Wünsche und Bedürfnisse der Kunden und Partner ermitteln, dokumentieren und interpretieren. Methoden: ständige Kommunikation und Feedbacks. Offenheit für die geäußerten Erwartungen. Daraus resultierend: Anforderungen festlegen an Prozesse, QM, Arbeits- und Umweltschutz u.a.m.

Politik und Ziele der Organisation festlegen

Aufgrund der festgestellten Ergebnisse und ihrer Interpretation werden Leitbild und Ziele definiert.
Die GL legt fest, welche Märkte bedient werden und welche Grundsätze sich daraus ergeben. Diese Grundsätze dienen der GL als Basis für die Ziele bezüglich der Produkte und aller Arbeitsprozesse.

Prozesse in der Organisation ermitteln

Es wird festgestellt, welche Prozesse des Unternehmens notwendig sind um die Ziele zu erreichen.
Genaue Feststellung: Welche Prozesse hängen unmittelbar mit den Unternehmenszielen zusammen? Das umfasst u.a.: Leitung, Material, Umsetzung/Produktion, Prüfung, Optimierung. Dies sollte gemeinsam mit Kunden und weiteren Partnern geschehen.

Reihenfolge der Prozesse ermitteln ?

Wenn alle Prozesse ermittelt sind, wird ihre optimale Reihenfolge festgelegt, auch bezogen auf eventuelle Beziehungen der Prozesse untereinander.
Die Prozesse werden als eng verknüpftes Netz angelegt, das die Beziehung der einzelnen Abläufe offenlegt. Dabei fließen folgende Faktoren ein:

• Welche Prozesse stehen in Beziehung zueinander
• Schnittstellen und ihr Einfluss auf das Gesamte
• Voraussetzungen für und Ergebnis der Prozesse
• Die Kunden
• Effektivität und Ökonomie der gewählten Reihenfolge

Beispiel für Beziehungen zwischen Prozessen: Ein fertiges Produkt steht in Wechselwirkung zur Überprüfung und zum Vertrieb. Methoden der Prozessbeschreibung: Diagramme aller Art, etwa Flussdiagramme – viel übersichtlicher als Fließtext.

Prozesseigner bestimmen

Es wird festgelegt, wer für den jeweiligen Prozess Verantwortung und Weisungsbefugnis besitzt.
Ein Prozesseigner ist die für einen Prozess verantwortliche Person, die von der GL festgelegt werden sollte. Dabei sind individuelle Fähigkeiten zu berücksichtigen. Der Prozesseigner realisiert, überwacht und optimiert die ihm übertragenen Prozesse.
Die verschiedenen Prozesseigner sollten als Team agieren um einen umfassenden Überblick zu haben und klare Strukturen zu etablieren – in ständiger Kooperation. Dies unterstützt die vorhandenen Beziehungen der Prozesse untereinander.

Prozessdokumentation festlegen

Es wird festgelegt, welche Prozesse auf welche Art dokumentiert werden.

Was wie dokumentiert wird, legt jede Organisation selbst fest – strikte Vorgaben existieren nicht. Ziel der Dokumentation ist das Sicht- und Messbarmachen der Prozesse in Bezug auf Verbesserungen.
Bei der Festlegung der zu dokumentierenden Prozesse spielen mehrere Aspekte eine Rolle: die Unternehmensgröße, ihre Tätigkeiten, die Komplexität ihrer Prozesse und deren Kritikalität sowie die Mitarbeiter: ihr Zahl und ihre Qualifikationen.
Zur Dokumentation eignet sich Fließtext kaum; zu bevorzugen sind grafische Darstellungen wie Diagramme, Checklisten oder Kurzanweisungen.

Planen des Prozesses

Tätigkeiten innerhalb des Prozesses festlegen

Es wird festgelegt, welche Arbeiten und Aktivitäten für das geplante Ergebnis des jeweiligen Prozesses notwendig sind.
Feststellung: Welche Voraussetzungen und Ergebnisse gelten für diesen Prozess? Welche Arbeiten und Aktivitäten resultieren daraus? Welche Reihenfolge der Aktivitäten ist optimal? Wie wird die jeweilige Aktivität durchgeführt?
Es kann hilfreich sein, für bestimmte Prozesse Kundenfeedbacks als Grundlage zu nehmen.

Überwachungs- und Messanforderungen festlegen

Messung und Kontrolle der Produkte werden definiert, sowohl hinsichtlich bezogen auf das Produkt selbst als auch auf die Prozesse, ihre Ergebnisse und ihre Optimierung. Auch werden die Mess- und Kontrollergebnisse dokumentiert.
Für Messung und Kontrolle wird definiert, welche Kriterien als Basis dienen um Effektivität und Ökonomie umfassend zu ermitteln. Zu diesen Kriterien gehören u.a. die Kundenzufriedenheit, die Übereinstimmung mit den Bedürfnissen, die Zuverlässigkeit, Termineinhaltung, Vorlaufzeiten, Ausschuss, die Kosten und die Häufigkeit der Prozesse.

Benötigte Ressourcen festlegen

Es wird definiert, welche Einsatzmittel uns Ressourcen für den jeweiligen Prozess notwendig sind.
Zu diesen Einsatzmitteln gehören neben den Materialien selbst zusätzlich Infrastruktur, Mitarbeiter, Finanzkraft/Preissituation, Arbeitsumgebung und Kommunikation

Prozess gegen seine geplanten Ziele prüfen

Es wird die Fragestellung geprüft: Sind die Prozesse und ihre Eigenschaften mit den festgelegten Unternehmenszielen zu vereinbaren?
Mit dieser Fragestellung wird gemessen, inwieweit die Ziele erreicht werden. Bei negativen Ergebnissen werden die Prozesse kritisch bewertet und Maßnahmen abgeleitet. Dazu werden u.a. die Tätigkeiten innerhalb der Prozesse neu festgelegt