Ein wichtiges Instrument im KVP: der PDCA-Zyklus
Eine wesentliche Forderung der ISO-Normen ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Jeder Ablauf in einem Unternehmen wird von den Mitarbeitern immer wieder auf mögliche Verbesserungen hin betrachtet und geprüft. Dies stellt eines der effektivsten Instrumente im QM dar. Um diesem Vorgang eine feste Struktur zu geben, empfiehlt sich der KVP PDCA-Zyklus.
Entwickelt vom Mathematiker William Edwards, ist der Zyklus eine universelle Vorgehensweise, die sich für sämtliche Abläufe in allen Betrieben eignet. Die Buchstaben stehen für die Begriffe plan, do, check und act: planen, ausführen, überprüfen und verbessern. In der Praxis verläuft der KVP Zyklus folgendermaßen:
KVP Plan/planen
In einem Ablauf wird ein Problem festgestellt. Dieses Problem wird nun beschrieben und mit Informationen zur Analyse hinterlegt: Hergang, Ursache und die notwendigen Maßnahmen zur Abhilfe.
KVP Do/ausführen
Die geplanten Maßnahmen werden den Mitarbeitern mitgeteilt – und auch klare Verantwortlichkeiten und Termine genannt. Die Mitarbeiter setzen die Maßnahmen um, wobei sie sie zugleich dokumentieren.
KVP Check/überprüfen
Die Ergebnisse der neuen Abläufe werden geprüft und bewertet – sowohl hinsichtlich ihrer Erfolge als auch bezüglich der Termintreue und der konkreten Zielsetzung aus der Planungsphase.
KVP Act/verbessern
Die Beteiligten setzen sich mit dem Prozess und seinen Ergebnissen auseinander: Stimmen die Planungsziele und die Resultate überein? Wenn ja, werden die neuen Maßnahmen in den Prozess fest aufgenommen und standardisiert. Wenn nicht, wird entschieden, wie häufig die Phasen „Plan“ und „Do“ wiederholt werden, damit eine Übereinstimmung erreicht wird.
Immer wieder angewandt, ist der KVP PDCA-Zyklus ein fortlaufender und integrierter Teil des gesamten Unternehmens, jeweils bezogen auf die einzelnen Abläufe. Wirklich jeder Ablauf wird hier als Prozess betrachtet, der bewertet und verbessert werden kann. Wofür der Zyklus nicht herangezogen werden muss, sind kleine Details, die keine größeren Auswirkungen haben, etwa die Wahl des besten Druckerpapiers, das keinen Papierstau verursacht. PDCA ist ein Instrument für Veränderungen, die eine maßgebliche Relevanz im QM besitzen.
Wichtig ist außerdem, dass die Geschäftsleitung eine Vorbildfunktion übernimmt: Die im Zyklus steckende Qualitätspolitik muss in die Unternehmenspolitik übernommen werden und die Bereitschaft, einen Prozess immer wieder kritisch zu betrachten, wird idealerweise auch vom Management gelebt. Dies erhöht die Akzeptanz des KVP PDCA-Zyklus spürbar.