Wichtiges Element im QM: der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)

Abläufe immer wieder auf ihr Optimierungspotential hin betrachten, Verbesserungen entwickeln und umsetzen – mit diesen schlichten Worten ist das zentrale Instrument im QM bereits beschrieben. Was so schnell gesagt ist, bedarf jedoch einer strategischen Vorgehensweise, damit erstens alle Beteiligten stets motiviert bleiben und zweitens niemand in Verbesserungsvorschlägen „untergeht“.
Motivation spielt eine große Rolle. Nur wenn Geschäftsführung und Mitarbeiter das Ziel bester Qualität konkret vor Augen haben, sind sie bereit ihre Arbeit immer aufs Neue zu hinterfragen und zu verbessern. Dementsprechend gehört auch eine positive Atmosphäre im Betrieb dazu, die Kritik und auftretende Probleme konstruktiv bearbeitet – ohne Schuldzuweisungen und Anklagen.
Sind diese Voraussetzungen gegeben, beginnt die strukturierte Planung des kontinuierlicher Verbesserungsprozess . An erster Stelle steht die Etablierung eines Prozesskreislaufs, mit dem die Schritte zur Optimierung definiert werden: Ziele, Etat, Bereitstellung von Informationen, erwartete Abweichungen und Maßnahmen. Diese Aspekte sind der theoretische Unterbau des kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

kontinuierlicher Verbesserungsprozess Struktur

Nun erfolgt die Festlegung einer Struktur des Informationsflusses für die Verbesserungsvorschläge: Auf welche Weise und in welcher Form gelangen die Vorschläge wohin? Bewährt haben sich normierte Formblätter, die jeder Mitarbeiter beim QM-Beauftragten abgibt. Auch muss geklärt werden, wie bei akut auftretenden Problemen vorgegangen wird.
Sämtliche geplanten, in Arbeit befindlichen und beendeten Maßnahmen werden dokumentiert und hinsichtlich ihres Kosten-Nutzen-Effektes kalkulatorisch bewertet. Diese Aufgabe sollten QM-Beauftragter und Geschäftsleitung gemeinsam durchführen. Gleichzeitig werden Analyse- und Problemlösungsstrategien trainiert.
Der QM-Beauftragte hat ferner die Aufgabe die eingehenden Vorschläge – und auch die daraus resultierenden Maßnahmen – zu priorisieren. Nicht alles kann auf einmal erledigt werden – die Maßnahmen lassen sich zumeist in akut, mittelfristig und längerfristig einteilen. Dies gewährleistet, dass niemand überfordert wird oder ein Abstumpfungseffekt eintritt, und die Kosten bewegen sich in einem gleichbleibenden Rahmen.
Wenn sich diese Vorgehensweise erst einmal im Unternehmen etabliert hat, ist ein wesentlicher Bestandteil des QM geschaffen und steht auf einem soliden Fundament. Vor allem die Mitarbeiter sind motiviert sich jederzeit mit Ideen und Vorschlägen einzubringen – denn sie sehen, dass sich Eigeninitiative lohnt und dass sie ein wertvoller Teil des Ganzen sind.