Die ISO 9001 in der Praxis: Lenkung von Dokumenten

Bei der Lenkung von Dokumenten, die sie ISO 9001 vorschreibt, werden neben jenen, die innerbetrieblich stattfinden, auch Dokumente eingeschlossen, die nach außen gerichtet sind. Dies können Kundenkontakte sein, zum Beispiel Auftragsbestätigungen, dazu Schriftverkehr mit Behörden, etwa Herstellererklärungen, oder auch der Kontakt mit den Lieferanten. Wichtig bei dieser Lenkung ist, dass die Dokumente datiert und genau abgelegt werden, damit sie jederzeit auffindbar sind. Die Lenkung muss ein System haben, dass für alle Beteiligten klar ersichtlich ist.
Bei Dokumenten, die direkt aus einer speziellen Software wie SAP erstellt werden, gestaltet sich die Lenkung auf andere Weise. Sie erfordern keinen Revisionsstand, wie es in klassischen Dokumenten geschieht. Die Lenkung kann über Aspekte wie Auftragsnummer, Angebotsnummer und Datum erfolgen.