Wie halte ich unsere Dokumente in Ordnung – ohne Software?
Dokumentenlenkung heißt: Jedes qualitätsrelevante Dokument ist eindeutig gekennzeichnet, aktuell, freigegeben und dort verfügbar, wo es gebraucht wird (Kap. 7.5). Die „6 dokumentierten Verfahren" der alten ISO 9001:2008 gibt es seit 2015 nicht mehr. Minimal reicht: Dateiname mit Version, ein Freigabevermerk, ein zentraler Ablageort.
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ABGRENZUNGGelenkt vs. ungelenkt
Gelenkte Dokumente (Handbuch, Verfahrens-/Arbeitsanweisungen, Formulare, relevante externe Dokumente wie Normen und Kundenvorgaben) haben Version, Datum und Freigabe; alte Stände werden ersetzt. Ungelenkte Dokumente (Infos, Entwürfe, Broschüren) brauchen das nicht. Faustregel: Alles, wonach Mitarbeiter arbeiten sollen, wird gelenkt.
UMSETZUNGLenkung digital – ohne DMS-Software
Ein zentraler Ordner (Server oder Cloud) mit klarer Struktur, Schreibrechte nur für den QMB, Dateinamen wie „VA-08-01_Reklamation_V3_2026-08.pdf" – fertig ist die Dokumentenlenkung. Ein Dokumentenverzeichnis (eine Tabelle) zeigt auf einen Blick, was aktuell gilt. Teure DMS-Software braucht ein KMU dafür nicht.
Im Audit gilt wie überall: am konkreten Beispiel zeigen. Öffnen Sie einen echten Vorgangsordner und zeigen Sie, welche gelenkten Dokumente dort liegen – nicht die Vorlagen-Erstellung.
HISTORIE · 2008 → 2015Was aus den 6 dokumentierten Verfahren wurde
Die ISO 9001:2008 verlangte sechs Pflicht-Verfahren (Dokumentenlenkung, Aufzeichnungen, internes Audit, fehlerhafte Produkte, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen). Seit der Revision 2015 gilt: dokumentierte Information nur noch dort, wo das Unternehmen sie für nötig hält – die Themen bleiben, das Formkorsett ist weg. Alte Formulare können Sie einfach umbenennen und weiternutzen.
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Wie zeige ich die Dokumentenlenkung bei vielen verschiedenen Dokumenten?"
„Zeigen Sie es an einem konkreten Vorgang: Gehen Sie in dessen Ordner und zeigen Sie, welche Dokumente dort liegen – Vollmacht, Zertifikat, Vertrag. Nicht die Erstellung der Vorlagen zeigen, sondern das gelenkte Ergebnis."
Dienstleistung, Personalvermittlung
„Brauchen wir komplizierte Lieferantenfreigabe-Prozesse?"
„Nein! Freigegebene Lieferanten, das ist ein Reiter für größere Unternehmen, wo ein Einkauf Lieferanten freigibt oder sperrt für nachkommende Einkäufer. Bei euch bestellt die Geschäftsführung bzw. die Assistentin, die am gleichen Schreibtisch sitzt. Da wird kein Lieferant freigegeben oder gesperrt - also braucht ihr das auch nicht zu dokumentieren."
Handwerk/Dienstleistung (Autoglasreparatur)
„Brauchen wir eine Lieferantenfreigabe?"
„Nein, das ist nur für größere Unternehmen mit mehreren Einkäufern relevant. Bei euch bestellt die Geschäftsführung bzw. die Assistentin direkt - dann braucht ihr kein Freigabe-System. Das schreiben wir so in eure Prozessbeschreibung."
Dienstleistung (Glasreparatur/Glasschäden)
„Wie dokumentieren wir die Freigabe von Mustern?"
„Ihr prüft intern (Größensatzmuster, PP-Muster), dann geht es zum Kunden. Kundenfreigabe ist euer Nachweis - E-Mail vom Kunden 'approved' oder eure interne Freigabe, wenn der Kunde euch vertraut. Wichtig: Vor Produktionsstart muss eine Freigabe da sein. Die E-Mail oder das Freigabeformular - das ist euer Nachweis."
Textilhandel/Import
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Welche Dokumente müssen nach ISO 9001 gelenkt werden?
Alle Dokumente, nach denen gearbeitet wird: Handbuch, Prozess-/Verfahrens-/Arbeitsanweisungen, Formulare sowie relevante externe Dokumente (Normen, Kundenvorgaben).
Was bedeutet Freigabe von Dokumenten?
Vor der Nutzung prüft und genehmigt eine festgelegte Person (z. B. GF oder QMB) das Dokument – erkennbar am Freigabevermerk mit Name/Datum oder der Freigabe im Ablagesystem.
Sind die 6 dokumentierten Verfahren noch Pflicht?
Nein, das war die ISO 9001:2008. Seit 2015 legen Sie selbst fest, welche dokumentierte Information Ihr Unternehmen braucht.
Wie kennzeichne ich Dokumentenversionen richtig?
Eindeutiger Name plus Versionsnummer und Datum – im Dateinamen oder in der Fußzeile. Alte Versionen werden archiviert und aus dem Umlauf genommen.
Brauche ich eine DMS-Software für die Dokumentenlenkung?
Nein. Ein zentraler Ordner mit klaren Dateinamen, beschränkten Schreibrechten und einem Dokumentenverzeichnis erfüllt die Norm vollständig.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden