Internes Audit


Erfolgsfaktoren für internes Audit

Internes Audit, also die Ist-Analyse von Abläufen und Prozessen durch einen geschulten Mitarbeiter des Unternehmens sowie die Optimierung dieser Abläufe, stellt ein wirksames System dar die Qualität der Arbeit kontinuierlich auf einem hohen Niveau zu halten. Um dieses Ziel zu erreichen benötigt der Auditor gewisse Eigenschaften und Fertigkeiten und kann den Mitarbeitern vermitteln, dass es nicht um Überwachung und „Bespitzelung“ geht, sondern um die Beseitigung von Problemen und Störungen.

Wichtig im internen Audit ist:

Es muss eine Kooperation mit den Mitarbeitern stattfinden, damit sie nicht das Gefühl haben, schuldig zu sein. Im Vordergrund steht die Partnerschaft, so dass auch die Mitarbeiter motiviert werden genau auf die Arbeitsabläufe zu schauen und an Verbesserungen aktiv mitzuwirken. Auf diese Weise versuchen sie auch nicht dem Audit bzw. dem QM selbst mit der Begründung auszuweichen, dafür hätten sie keine Zeit oder es würde nichts bringen.

Wir haben keine Zeit für QM:

Dieses Argument wird in einigen Fällen dennoch auftauchen und hier muss der Auditor mit einer ausgewogenen Balance aus Kooperation und Führung deutlich machen, dass kein Weg daran vorbei führt und das Problem behandelt und behoben wird – zum Besten für alle Beteiligten und mit einem positiven Ergebnis.

Unparteilichkeit des internen Auditors:

Ein interner Auditor sollte nicht in seinem eigenen Arbeitsbereich eingesetzt werden um seine Neutralität zu wahren. Somit wirkt er auch für die Mitarbeiter glaubwürdiger und sie sind eher bereit, entdeckte Schwachstellen als Chance für Optimierungen zu sehen.

Interne Audits regelmäßig durchführen

Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, nicht nur, wenn etwas vorgefallen ist. Auf diese Weise bleibt die Qualität stets auf hohem Niveau und Schwierigkeiten werden relativ zeitnah entdeckt, bevor sie sich ernsthaft auf den ganzen Betrieb auswirken.

Verhalten von Internen Auditoren

An sein Verhalten werden hierbei hohe Anforderungen gestellt: einerseits fair und kollegial, andererseits durchsetzungsfähig und kompetent. Fingerspitzengefühl ist gefragt. Es existieren 10 Leitlinien, denen ein guter Auditor folgen sollte:

  • 1. gut auf den zu auditierenden Bereich vorbereiten.
  • 2. das Ziel des Audits im Auge behalten.
  • 3. die Kriterien für erolfgreoche Audits festlegen.
  • 4. Aufwand und Nutzen müssen ausgewogen sei.
  • 5. immer an Tatsachen halten..
  • 6. Ursachen für Abweichungen ermitteln,.
  • 7. auf das Wesentliche konzentrieren.
  • 8. partnerschaftlich verhalten.
  • 9. auf richtige Kommunikation achten.
  • 10.immer auf dem Laufendenhalten.

Dies ist, menschlich gesehen, nicht wenig, aber ein Auditor, der diesen Leitlinien folgen kann, bringt das Qualitätsmanagement und damit das gesamte Unternehmen ein großes Stück nach vorn.

Internes Audit zur Optimierung

Das interne Audit als regelmäßige Prozessbewertung und -evaluation stellt ein wirksames Instrument des Qualitätsmanagements dar – mögliche Probleme, Fehler und Abweichungen werden rechtzeitig entdeckt, bevor sie sich verfestigen, in einem externen Audit auffallen und schlimmstenfalls die Zertifizierung gefährden. Dieses Instrument nützt jedoch nur etwas, wenn es sich nicht zu einer Routineaufgabe entwickelt, die jedes Jahr auf dieselbe Weise ohne inneres Engagement betrieben wird.

Nicht auf Normen schauen

In solch einem Fall passiert es leicht, dass im internen Audit zu sehr auf Normen geschaut wird und nicht auf die praktische Arbeit. Alles scheint sich zu wiederholen, denn bereits bei der Einführung des Qualitätsmanagement und der damit verbundenen Prozesserstellung wurden alle Bereiche abgedeckt. Wiederholt sich in den Folgeaudits nun der Großteil der Fragen, kehrt sich die Absicht des internes Audits ins Gegenteil um: Statt dass Prozesse kontinuierlich neu überprüft und bewertet werden, arbeiten die Beteiligten immer wieder nach demselben Muster und es stellt sich die Frage, wozu das Audit überhaupt dienen soll. Beide Seiten – der Auditor und die Mitarbeiter – sehen nicht mehr den Sinn des Audits.
Dasselbe kann geschehen, wenn der Auditor stets dieselben Personen befragt. Auf diese Weise liefert das Audit keine neuen Erkenntnisse, sondern die Mitarbeiter denken schnell: Dies ist überflüssig.
Gegen eine solche Entwicklung lässt sich etwas tun. Die erste Lösung:

Verschiedene Personen befragen

Bei jedem internen Audit andere Personen befragen. Wählen Sie jedes Mal andere Kollegen, so dass im Laufe der Jahre die gesamte Belegschaft erfasst wird. Auf diese Art entsteht mittelfristig ein vollständiges Bild des ganzen Unternehmens, ohne dass Routine aufkommt. Es geraten immer wieder neue Abläufe ins Blickfeld und die Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen.

Praxisnahe Fragen stellen

Ferner sollten Sie sich gut auf das interne Audit vorbereiten und eher praxisnahe Fragen stellen als nur nach dem Normenkatalog vorzugehen. Dies hat zwei Vorteile: Erstens spürt der Mitarbeiter, dass Sie sich mit seinem Arbeitsfeld auseinander gesetzt haben, und zweitens wird wiederum Routine vermieden.

Den Mitarbeiter einbinden

Ein weiterer methodisch guter Weg ist der gemeinsame Blick auf die Arbeitsgeräte, etwa den PC oder die Maschinen. Der Mitarbeiter erläutert die Vorgänge und hat die Möglichkeit auf eventuelle Schwachstellen hinzuweisen. Auch verläuft das Audit hierdurch nicht nur theoretisch und trocken, sondern lebendig und individuell.

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