Internes Audit zur Optimierung

Das interne Audit als regelmäßige Prozessbewertung und -evaluation stellt ein wirksames Instrument des Qualitätsmanagements dar – mögliche Probleme, Fehler und Abweichungen werden rechtzeitig entdeckt, bevor sie sich verfestigen, in einem externen Audit auffallen und schlimmstenfalls die Zertifizierung gefährden. Dieses Instrument nützt jedoch nur etwas, wenn es sich nicht zu einer Routineaufgabe entwickelt, die jedes Jahr auf dieselbe Weise ohne inneres Engagement betrieben wird.

Nicht auf Normen schauen

In solch einem Fall passiert es leicht, dass im internen Audit zu sehr auf Normen geschaut wird und nicht auf die praktische Arbeit. Alles scheint sich zu wiederholen, denn bereits bei der Einführung des Qualitätsmanagement und der damit verbundenen Prozesserstellung wurden alle Bereiche abgedeckt. Wiederholt sich in den Folgeaudits nun der Großteil der Fragen, kehrt sich die Absicht des internes Audits ins Gegenteil um: Statt dass Prozesse kontinuierlich neu überprüft und bewertet werden, arbeiten die Beteiligten immer wieder nach demselben Muster und es stellt sich die Frage, wozu das Audit überhaupt dienen soll. Beide Seiten – der Auditor und die Mitarbeiter – sehen nicht mehr den Sinn des Audits.
Dasselbe kann geschehen, wenn der Auditor stets dieselben Personen befragt. Auf diese Weise liefert das Audit keine neuen Erkenntnisse, sondern die Mitarbeiter denken schnell: Dies ist überflüssig.
Gegen eine solche Entwicklung lässt sich etwas tun. Die erste Lösung:

Verschiedene Personen befragen

Bei jedem internen Audit andere Personen befragen. Wählen Sie jedes Mal andere Kollegen, so dass im Laufe der Jahre die gesamte Belegschaft erfasst wird. Auf diese Art entsteht mittelfristig ein vollständiges Bild des ganzen Unternehmens, ohne dass Routine aufkommt. Es geraten immer wieder neue Abläufe ins Blickfeld und die Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen.

Praxisnahe Fragen stellen

Ferner sollten Sie sich gut auf das interne Audit vorbereiten und eher praxisnahe Fragen stellen als nur nach dem Normenkatalog vorzugehen. Dies hat zwei Vorteile: Erstens spürt der Mitarbeiter, dass Sie sich mit seinem Arbeitsfeld auseinander gesetzt haben, und zweitens wird wiederum Routine vermieden.

Den Mitarbeiter einbinden

Ein weiterer methodisch guter Weg ist der gemeinsame Blick auf die Arbeitsgeräte, etwa den PC oder die Maschinen. Der Mitarbeiter erläutert die Vorgänge und hat die Möglichkeit auf eventuelle Schwachstellen hinzuweisen. Auch verläuft das Audit hierdurch nicht nur theoretisch und trocken, sondern lebendig und individuell.