100 Tipps zur ISO 9001 Zertifizierung Teil 2

2 DIN EN ISO 9001 Zertifizierung Projektstart

Auf jedem Dokument mindestens den Ersteller und ein Ausgabedatum angeben.

Wenn es geht zentral alle Formulare sammeln und vereinheitlichen. Sie müssen aber nicht mehr die Vergangenheit ändern. Es reicht wenn die zukünftigen Dokumente die Forderungen erfüllen.

Vorlagen für das Handbuch, Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen erstellen

  • Logo als JPG sollte vorliegen,
  • Kopfzeile der Word Dokumente einheitlich gestalten,
  • Dokumente einfach halten,
  • Suchen Sie sich hier einfach Beispiele.

Bitte nicht folgenden Wahnsinn betreiben: Ersteller, Prüfer, Freigeber, Datum der Erstellung, Datum der Änderung und zusätzlich noch ein Revisionsstand angeben.
Wie gesagt: Mindestens Ersteller und Datum angeben.

Organigramm erstellen (Vorlage)

  • QB als Stabsstelle hinterlegen.

Bitte nicht jeden Mitarbeiter im Organigramm unterbringen

Verantwortungen und Befugnisse festlegen.

Für jede Stelle im Organigramm die Hauptaufgaben auflisten.
Max 3-5 Aufgaben je Bereich. Kleine Unternehmen können Verantwortungen und Befugnisse im Organigramm aufnehmen

(Qualitäts )Unternehmenspolitik erstellen,

Die Grundlagen, Inhalte finden sich oft auf der Unternehmens Homepage der Sie googlen im Internet, (Politik, Leitlinien,…)

10 Seiten Handbuch erstellen

verwenden Sie das dünnste Handbuch der Welt als Vorlage.
Das wird kein Meisterwerk aber für die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 reicht das.

  • Anschrift der Firma,
  • Ausschlüsse aufführen, z.B. Keine Entwicklung, Prüfmittel,
  • Unternehmenspolitik,
  • Verweis auf Mitgeltende Unterlagen,
  • und etwas Text zum auffüllen.

Hinweis: Die QM-Dokumentation schreiben wir für unsere Mitarbeiter nicht für den Auditor.
Das Organigramm nicht in das Handbuch aufnehmen. Es könnte sich etwas im Organigramm ändern.

QM-Handbuch

Geben Sie dem QM-Handbuch einen neutralen Namen, Unternehmenshandbuch oder Managementhandbuch. Vermeiden Sie im gesamten Projekt den Begriff Qualität.

  • Qualitätsziele = Ziele,
  • Qualitätspolitik = Unternehmenspolitik,
  • Qualitätshandbuch = Handbuch.

Wenn schon gute Vorlagen aus der Marketingabteilung für das Handbuch vorliegen, können die natürlich verwendet werden. Einfach mal schauen was alles im Betrieb an Werbebroschüren vorhanden sind. Das Handbuch ist ja eine Werbebroschüre für Kunden.

Kriterien zur Handbucherstellung

Inhalt

  • Transparent
  • Keine Fremdwörter verwenden
  • Leicht verständlich schreiben

Das erreichen wir durch

  • Abkürzungen vermeiden oder im Abkürzungsverzeichnis erklären
  • Übersichtliches Inhaltsverzeichnis erstellen

Optik und Form

  • Ansprechende Gestaltung
  • klare Gliederung

Das erreichen wir durch:

  • Flussdiagramme
  • farbliche Gestaltung
  • Design der Firma
  • Moderne Medien verwenden (Intranet)
  • Klare Schriftzeichen

Prozesslandkarte im Entwurf erstellen

  • Führungsprozesse können aus Vorlage übernommen werden,
  • Hauptprozesse 3-6 Hauptprozesse sind ausreichend,
  • Unterstützungsprozesse aus der Vorlage der Prozesslandkarte anpassen.

Die Prozesslandkarte sollte die vorhandenen Prozesse beschreiben. Im Laufe der Projektarbeit wird die Prozesslandkarte angepasst. Im ersten Entwurf habe ich das noch nie 100% hin bekommen.
2-3 Mitarbeiter für jeden Prozess festlegen. Wer bearbeitet die Prozesse? (Nicht wer ist für den Prozess verantwortlich). Möglichst unterschiedliche Mitarbeiter bei der Erstellung der Prozessbeschreibungen einbinden. Wenn wir die Mitarbeiter bei der Beschreibung der Prozesse einbinden sparen wir uns die Schulung.

Randbedingungen und Hilfen

  • Jeden Prozess als Flussplan erstellen,
  • Verwenden Sie Software zur Erstellung der Prozesspläne, die im Betrieb vorhanden ist: Visio, Excel oder Powerpoint,
  • max. eine Seite je Prozess,
  • in 30 Min. den Prozess aufnehmen. Wenn Sie nicht fertig werden einen neuen Termin ausmachen.

Wichtig:

  • Welche Informationen gehen in den Prozess rein,
  • Welche Informationen gehen aus dem Prozess raus.

Wenn der Auditor eine Handbuchgliederung nach Norm fordert, wechseln Sie den Auditor. Schreiben Sie das Handbuch lieber für die Mitarbeiter die müssen das Handbuch jeden Tag lesen. Der Auditor liest das Handbuch nur einmal im Jahr.

Lieferantenbewertung

Vorlage

  • Verantwortlich: Wer den Einkauf durchführt,
  • Max 10 Hauptlieferanten definieren,
  • Kriterien zur Lieferantenbewertung festlegen, Qualität, Termin, Service,
  • Schulnotensystem festlegen, 1-6,
  • Bewertung durchführen,
  • Bei Bedarf schlechter als 4 Maßnahmen festlegen.

Schulungsbedarf

Vorlage

  • Verantwortlich: Wer die Personalakten führt,
  • Schulungen werden bei Bedarf geplant,
  • Durchgeführte Schulungen bewertet der Mitarbeiter oder Vorgesetzte ob die Sinn gemacht haben (Wirksamkeit),
  • Teilnahmebescheinigungen werden in der Personalakte abgelegt,
  • Liste der Schulungen führen und Wirksamkeit bewerten lassen. Hier bietet sich die Personalabteilung an. Oder die Buchhaltung da dort in der Buchhaltung alle Rechnungen von Seminaren zusammen laufen.

Hinweis: Für die Zertifizierung müssen keine Schulungen durchgeführt werden. Den Bedarf an Schulungen legt das Unternehmen fest.

  • Wiederholende Schulung in die Übersicht aufnehmen, z.B. Sicherheitsunterweisungen, Ersthelfer,
  • Die Liste der Schulungen kann laufend ( auch über Jahre) ergänzt werden.

Diese Vorlagen brauchen Sie mindestens für die Zertifizierung

  • Musterhandbuch nach DIN EN ISO 9001,
  • Liste mitgeltender Unterlagen, Vorlage mitgeltender Unterlagen
  • Verantwortung und Befugnisse,
  • Prozesslandkarte,
  • Lenkung Dokumente , Daten und Aufzeichnungen,
  • Prozesse, Muster hoch, quer,
  • Lieferantenbewertung,
  • Ziele und Prozesskennzahlen,
  • Schulungsbedarf,
  • Kundenbefragung,
  • Prüfmittelliste.

Kundenzufriedenheit ermitteln

Verantwortlich: Wer Kundenkontakt hat.
Wenn Sie eine Bewertung vom Kunden bekommen, ist das sehr gut. Jährlich oder als Projektstatusbericht. Liegen Bewertung von Stiftung Warentest vor können die verwendet werden.

  • Wenn nicht müssen Sie kreativer sein.

Haben Sie eine Home Page mit einer Möglichkeit für Kunden Informationen zu hinterlassen?

  • Wenn nicht weiter suchen.

Haben Sie Kontakt mit dem Kunden?? Dann können Sie den Kunden direkt befragen. Sie können auch das Projektabschlussgespräch dokumentieren. Sie können nach dem Kundengespräch eine Notiz schreiben.
Oder wenn Sie wollen können Sie eine Kundenbefragung durchführen. Verwenden Sie eine Vorlage und suchen sie zur Befragung nur weinige Kunden aus.
Vorlage Kundenbefragung

Kundenrückmeldungen zusammenfassen und bewerten
Wenn sich aus der Bewertung keine Schwachpunkte zeigen sind keine Maßnahmen erforderlich. Nehmen sie den Punkt in die Managementbewertung auf

Datensicherung

Verantwortlichen für Datensicherung festlegen, z.B. EDV oder extern
Prüfen wie die Datensicherung aussieht.

  • Datensicherung sollte vom Server räumlich getrennt sein,
  • Für kleinere Datenmengen reicht auch eine externe Festplatte.

Arbeitsschutz

Sind die Verantwortlichen festlegt?

  • Fachkraft für Arbeitssicherheit,
  • Ersthelfer,
  • Sicherheitsbeauftragter.

Hier nur den Sachstand aufnehmen damit im Audit klar ist wer dafür verantwortlich ist

Normen

Sind Normen vorhanden? Dann auflisten, Ausgabedatum der Norm.
Jährlich im Internet die Ausgabe der Norm über den Beuth Verlag prüfen,
wenn die Normen nicht aktuell vorliegen müssen ist das ok.

Prüfmittel (Vorlage)

Haben Sie Prüfmittel im Betrieb? Wenn nein, schließen Sie die Forderung im Handbuch aus.
Die Prüfmittel in allen Bereichen des Unternehmens erfassen. Dann entscheiden welche Prüfmittel kalibriert werden müssen. Nur Prüfmittel kalibrieren lassen, die auch für die Produktqualität notwendig sind. Stahlmaßstab, Zollstock aus der Kalibrierung nehmen. Auch die Prüfmittel der Instandhaltung oder der Entwicklung können ausgenommen werden.
Hier sollten sie kreativ sein. Bisher haben Sie ja auch ohne die Kalibrierung gelebt.
Den Kalibrierzeitraum legen Sie als Betrieb fest. Der Lieferant will ja mit der Kalibrierung Geld verdienen und stellt sich mit dem Kalibrierzeitraum auf die sichere Seite.

Formulare müssen mindestens Ersteller und Datum haben.

Im internen Audit prüfen, ob das auch so ist?

  • Wo sind die Formularvorlagen abgelegt?
  • Gibt es hier ein EDV Verzeichnis?
  • Sonst bei Bedarf Formulare auflisten.

Lenkung der Dokumente, Daten und Aufzeichnungen

Wenn die Prozesse beschrieben wurden, alle Prozessbeschreibungen durchschauen und Dokumente und Aufzeichnungen in der Verfahrensanweisung „Lenkung der Dokumente und Daten“, ergänzen.

Ziele und Prozesskennzahlen (Vorlage verwenden)

Ziele und Prozesskennzahlen
Vorlage Ziele und Prozesskennzahlen
In die Bereiche (Buchhaltung, Controlling, Vertrieb, GF,..) gehen und die vorhandenen Kennzahlen auflisten.

  • Umsatz,
  • Gewinn,
  • Krankheitsraten.

Werden in jedem Betrieb erfasst. Etwas suchen, dann finden sich bestimmt weitere Kennzahlen, Anzahl Angebote, Reklamationen.
Nur keine neuen Kennzahlen erfinden. Es sind genug Kennzahlen vorhanden.

100 Tipps Teil 1
100 Tipps Teil 3

ISO 9001 Zertifizierung erfolgreich bestehen

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