Das Zertifizierungsaudit bestehen: Stufe 1, Stufe 2, Überwachung, Rezertifizierung

14 Module · etwa 79 Minuten · Abschlusstest mit 37 Fragen, 30 richtige zum Bestehen · Teilnahmezertifikat als PDF

Darum geht es

Das Zertifizierungsaudit ist der Tag, für den das ganze QM-System gebaut wurde – und der Tag, vor dem Kleinbetriebe am meisten Respekt haben. Zu Unrecht, wenn man weiß, wie er abläuft: Ein Auditor der Zertifizierungsstelle prüft in Stufe 1 die Dokumentation und in Stufe 2 den Betrieb, nach einem Plan, den er vorher schickt, mit Fragen, die seit 30 Jahren dieselben sind.

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Modul 1 von 14

Das Zertifizierungsverfahren: Antrag, Stufe 1, Stufe 2, Entscheidung, Überwachung, Rezertifizierung

Das Verfahren ist für alle akkreditierten Zertifizierungsstellen gleich – es steht in ISO/IEC 17021-1, und die Akkreditierungsstelle prüft, dass sie sich daran halten. Wer es kennt, weiß an jedem Punkt, was als Nächstes kommt.

Zeitachse Erstzertifizierung (Erfahrungswert): Anfrage Woche 0 · Vertrag Woche 2 · Stufe 1 Woche 6 · Stufe 2 Woche 10 · Zertifikat Woche 14. Mit Druck sechs Wochen, gemütlich drei Monate. Der kritische Pfad ist der Audittermin – Zertifizierer sind oft acht Wochen im Voraus belegt.

Nicht-akkreditierte Stellen folgen demselben Grundablauf, oft verkürzt: ein Audit (online), Zertifikat ein Jahr, jährliche Verlängerung mit Audit. Kein DAkkS-Zeichen, aber dieselbe Norm und dieselbe Dokumentation – deshalb ist der Wechsel in beide Richtungen jederzeit möglich.

📄 Der Drei-Jahres-Zyklus mit Zeitachse, Phasen, Beteiligten und Lieferungen des Betriebs

Der eine Satz, der alles ändert: Der Auditor sucht keine Fehler, um durchfallen zu lassen – er sucht Nachweise, um zertifizieren zu können. Die Zertifizierungsstelle verdient an zertifizierten Kunden über drei Jahre, nicht an durchgefallenen. Wer Nachweise hat und weiß, wo sie liegen, besteht.

Modul 2 von 14

Akkreditiert oder nicht: was das Zeichen bedeutet und wer es braucht

Eine Akkreditierung ist die Zulassung einer Zertifizierungsstelle durch die nationale Akkreditierungsstelle (in Deutschland die DAkkS) – sie prüft, dass die Stelle nach ISO/IEC 17021-1 arbeitet, und erlaubt ihr, das DAkkS-/IAF-Zeichen auf das Zertifikat zu setzen. Das Zeichen sagt: Diese Stelle wurde selbst geprüft. Es sagt nichts darüber, ob der Betrieb besser ist als ein nicht-akkreditiert zertifizierter.

Wann akkreditiert nötig ist – und wie Sie es herausfinden: Den Wortlaut der Forderung lesen. Steht dort „akkreditiert“, „DAkkS“, „IAF“ oder „nach ISO/IEC 17021“: ja. Steht dort „zertifiziert nach ISO 9001“, „z. B. DIN EN ISO 9001“, „oder gleichwertig“: in der Praxis meist nein – aber den Kunden fragen und die Antwort schriftlich festhalten (Checkliste im Kurs „ISO 9001 entscheiden“). Öffentliche Ausschreibungen nach VOB/VgV verlangen häufig „akkreditiert“; Industriekunden mit Lieferantenbewertung oft auch; Handwerks- und Dienstleistungskunden fast nie.

Der Zwei-Stufen-Weg: Erst nicht-akkreditiert (schnell, günstig, Zertifikat in Wochen), nach einem Jahr gelebtem System zum akkreditierten Zertifizierer wechseln, wenn ein Kunde es verlangt. Dokumentation und Nachweise sind dieselben; das akkreditierte Audit wird mit einem Jahr Aufzeichnungen leichter.

Prüfen, ob ein Zertifikat echt ist: Akkreditierte Zertifikate stehen in IAF CertSearch und in der Datenbank der Stelle; nicht-akkreditierte in der Datenbank der Stelle (QR-Code auf dem Zertifikat). Ein Zertifikat ohne prüfbare Nummer, ohne Geltungsbereich oder ohne Ablaufdatum ist wertlos – und ein „Zertifikat ohne Audit“ gegen Gebühr ist Betrug am Kunden des Betriebs.

Was keine Rolle spielt: die Größe der Stelle, das Logo, der Name. Ein akkreditiertes Zertifikat einer kleinen regionalen Stelle gilt genauso wie das einer großen – das ist der Sinn der Akkreditierung.

Modul 3 von 14

Zertifizierer auswählen: Angebote vergleichen mit dem anonymisierten Preisspiegel

Zertifizierer kalkulieren nach Auditzeit × Tagessatz + Nebenposten – und die Auditzeit ist bei akkreditierten Stellen keine Verhandlungssache, sondern steht in IAF MD 5: nach effektiver Mitarbeiterzahl.

Effektive Mitarbeiter: Vollzeit = 1, Teilzeit = 0,5, Aushilfe = 0,25; Saisonkräfte nach Spitze; Leiharbeiter zählen mit. Bei zwei Standorten mit gleichen Tätigkeiten ist Stichprobe möglich (IAF MD 1). Komplexität darf die Zeit um bis zu etwa 30 % senken (einfache Dienstleistung, keine Entwicklung) oder heben.

Der Preisspiegel – 178 Angebote von 14 Stellen an Kleinbetriebe, 2021 bis 2026, anonymisiert auf Spannen (netto, ein Standort, ISO 9001 allein, Stand Oktober 2026):

Was die Spannen erklärt: Tagessatz 1.100 bis 1.600 € (große Häuser oben, regionale Stellen unten) · Nebenposten: Zertifikatsgebühr 150 bis 400 €, Positionen „Vorbereitung“, „Bericht“, „Verwaltung“, Reisekosten nach Aufwand · Online-Audit spart Reisekosten, nicht Audittage · Kombination mit 14001/45001: integriertes Audit 20 bis 30 % günstiger als getrennt · zweiter Standort 0,5 bis 1 Tag.

Die zehn Fragen an den Zertifizierer (vor Vertragsschluss, Antworten schriftlich): Auditzeit und Tagessatz getrennt? Alle Nebenposten? Reisekosten pauschal oder nach Aufwand – Auditor aus der Region? Preise für alle drei Jahre fest? Online-Audit möglich (Stufe 1, Überwachung)? Wer ist der Auditor, Branchenerfahrung? Frist zum Schließen von Abweichungen? Zertifikatsentscheidung in wie vielen Wochen? Kündigung zum Zyklusende, Wechsel möglich? Akkreditierungsurkunde und Geltungsbereich der Stelle (deckt sie meine Branche ab)?

📄 Preisspiegel (anonymisiert) und Angebotsvergleich über drei Jahre mit Formeln – drei Angebote nebeneinander (Excel)

Vergleichen über drei Jahre, nie über das erste: Ein Angebot mit günstigem Jahr 1 und teuren Überwachungen kostet im Zyklus mehr. Die Excel rechnet drei Angebote nebeneinander auf den Dreijahrespreis um.

Stand der Angaben: Oktober 2026; Spannen sind Erfahrungswerte, keine Preisliste eines Anbieters.

Modul 4 von 14

Antrag, Vertrag und der Auditplan des Zertifizierers

Nach dem Angebot kommen zwei Dokumente, die der Betrieb sorgfältig liest – und eines, das er sorgfältig ausfüllt.

Der Antragsfragebogen (9.1.2) ist die Grundlage der Auditzeit und des Zertifikats. Angaben, die stimmen müssen:

Der Zertifizierungsvertrag regelt für drei Jahre: Zutritt für Audits (auch unangekündigt bei Beschwerden), Informationspflicht bei wesentlichen Änderungen (Rechtsform, Standort, Geltungsbereich, Mitarbeiterzahl deutlich), Regeln zur Nutzung von Zertifikat und Zeichen, Beschwerde- und Einspruchsverfahren, Kündigung (meist nur zum Zyklusende), Zahlung. Zwei Dinge prüfen: Sind die Preise aller drei Jahre fest? Was passiert bei Nichtbestehen (Nachaudit, Kosten)?

Der Auditplan des Zertifizierers kommt zwei bis vier Wochen vor dem Audit (9.2.3): Datum, Uhrzeiten, Normkapitel je Zeitblock, gewünschte Gesprächspartner, Ort (vor Ort / online). Ein typischer Stufe-2-Plan für einen Betrieb mit 12 Mitarbeitern:

Rückmeldung zum Plan: Wenn ein Gesprächspartner fehlt (Urlaub), ein Zeitblock zu kurz ist oder die Reihenfolge im Betrieb nicht passt (Fertigung läuft nur vormittags), schreibt der Betrieb das sofort zurück. Der Auditor ändert den Plan gern – aber nicht am Audittag.

📄 Checkliste zum Antragsfragebogen und Vertragsprüfung – die Angaben, die stimmen müssen

Modul 5 von 14

Stufe 1: Die Dokumentenprüfung – was der Auditor liest und was er daraus macht

Stufe 1 ist keine Prüfung, die man bestehen muss – sie ist die Bereitschaftsprüfung: Der Auditor stellt fest, ob das System so weit ist, dass Stufe 2 Sinn hat, und plant Stufe 2. Die Norm nennt die Ziele (9.3.1.2.1): Dokumentation prüfen, Standort und Besonderheiten verstehen, Stand der Umsetzung bewerten (vor allem Kennzahlen, Prozesse, Ziele, internes Audit, Managementbewertung), Ressourcen für Stufe 2 planen, und Punkte benennen, die in Stufe 2 zu Nichtkonformitäten werden könnten.

Was vorliegen muss – und was der Auditor damit tut:

Die Regel dahinter: Internes Audit und Managementbewertung müssen vor Stufe 1 stattgefunden haben – mit echten Nachweisen. Ein System braucht mindestens drei Monate Betrieb, damit Aufzeichnungen existieren (Aufträge, Reklamationen, Kennzahlen, Einweisungen). Wer die Stufe 1 zu früh bucht, bekommt den Punkt „Umsetzung nicht nachweisbar“ und verliert Zeit.

Der Stufe-1-Bericht nennt „Bereiche möglicher Nichtkonformität“ – das sind keine Abweichungen, sondern Hinweise, was bis Stufe 2 zu klären ist. Sie werden abgearbeitet und mit Nachweis zur Stufe 2 mitgebracht. Der Abstand zu Stufe 2: zwei bis acht Wochen – lang genug für die Punkte, kurz genug, dass sich nichts ändert.

Online oder vor Ort: Stufe 1 ist bei den meisten Stellen online möglich (Bildschirmfreigabe, Dokumente vorab); Stufe 2 bei Produktion meist vor Ort, bei reinen Dienstleistern oft online. Das steht im Angebot.

Vorbereitung in einer Stunde: Jahresordner (Kurs Managementbewertung) als PDF-Paket oder Freigabe-Link; Handbuch mit aktuellem Stand; Übergabeblatt obenauf. Der Auditor, der ein Übergabeblatt bekommt, weiß, wo er hinschauen muss – und notiert das als Stärke.

📄 Stufe-1-Checkliste: die Dokumente, die Prüfpunkte des Auditors, die typischen Stufe-1-Punkte und ihre Behebung

Modul 6 von 14

Die 20 Stellen, an denen Kleinbetriebe im Zertifizierungsaudit scheitern

Zertifizierungsauditoren finden in Kleinbetrieben immer dieselben Stellen – nicht, weil die Betriebe schlecht sind, sondern weil der Nachweis fehlt. Die Rangliste aus über 1 000 begleiteten Audits, mit dem Nachweis, der jede Stelle schließt:

Hauptabweichungs-Kandidaten (ein ganzes Normkapitel nicht umgesetzt oder systematisches Versagen): internes Audit nicht durchgeführt (6) · Managementbewertung nicht durchgeführt (7) · keine Lieferantenbewertung bei kritischen Lieferanten (2) · Freigabe ohne Prüfung bei sicherheitsrelevanten Produkten (12) · Reklamationen systematisch nicht erfasst (9). Alles andere wird in der Regel Nebenabweichung.

📄 Die 20 Stellen als Zehn-Minuten-Check vor dem Audit – je Stelle Nachweis, Ort, erledigt

Der Check vor dem Audit: Die 20 Zeilen ausdrucken, je Zeile den Nachweis holen und den Ort notieren. Was in zehn Minuten nicht gefunden wird, findet der Auditor auch nicht – und das ist die Feststellung. Erfahrungswert: Betriebe, die diesen Check mit 18 von 20 bestehen, bekommen im Zertifizierungsaudit höchstens Nebenabweichungen.

Modul 7 von 14

Stufe 2: Der Audittag – Eröffnung, Rundgang, Gespräche, Abschluss

Stufe 2 ist der Tag im Betrieb. Der Auditor folgt seinem Plan (Modul 4), und der Tag hat drei feste Teile:

Eröffnungsgespräch (15 Minuten): Der Auditor stellt sich vor, bestätigt Geltungsbereich und Plan, erklärt, wie er Feststellungen einstuft und was am Ende passiert, fragt nach Änderungen seit Stufe 1 und nach Sicherheits- und Vertraulichkeitsregeln. Der Betrieb stellt GL, QMB und Ansprechpartner vor und sagt, wo der Auditor arbeitet (ein Raum mit Tisch, Steckdose, Zugang zum Jahresordner – nicht das Chefbüro mit Telefon).

Auditdurchführung (6 bis 7 Stunden): nach Plan – Gespräch mit der Leitung, Rundgang, Gespräche je Prozess. Die Methode ist immer dieselbe: „Nehmen wir Ihren letzten …“ – Auftrag, Reklamation, Wareneingang, neuen Mitarbeiter, Messmittel. Dann folgt er dem Vorgang durch die Nachweise. Das heißt für den Betrieb: Der letzte Auftrag muss vorzeigbar sein – nicht der beste.

Der Rundgang ist der Teil, den man nicht vorbereiten kann – und der Teil, der entscheidet. Der Auditor sieht: Zeichnungsstand am Arbeitsplatz, Messmittel mit oder ohne Plakette, gesperrtes Teil mit oder ohne Kennzeichnung, Beistellung mit oder ohne Auftragsnummer, Prüfplaketten an Stapler und Leiter, Aushang der Politik, Sauberkeit. Und er spricht mit dem Mitarbeiter: „Was machen Sie hier gerade, woher wissen Sie, wie es geht, was passiert, wenn etwas nicht passt?“ Drei Fragen, die 8.5.1, 7.2 und 8.7 in zwei Minuten prüfen.

Begleitperson: Der QMB begleitet den ganzen Tag, notiert jede Frage und jede Feststellung mit, holt Nachweise und organisiert Gesprächspartner. Die GL ist am Anfang, bei Kapitel 4–6 und 9.3 und am Ende dabei – nicht den ganzen Tag (das wirkt wie Kontrolle). Ein Berater darf dabei sein, antwortet aber nicht für den Betrieb.

Abschlussgespräch (30 Minuten): Der Auditor fasst zusammen: Stärken, Feststellungen mit Einstufung und Normstelle, nächste Schritte (Fristen, Entscheidung), Empfehlung an die Zertifizierungsstelle. Der Betrieb fragt bei jeder Feststellung, welcher Nachweis zum Schließen erwartet wird – und notiert es. Diskussion über die Einstufung ist zwecklos; Einspruch geht formal über die Stelle (Vertrag), ist bei Kleinbetrieben praktisch nie nötig.

📄 Audittag: Ablauf, zehn Verhaltensregeln, Raum und Nachweise, Rundgang-Check, Mitarbeiter-Vorbereitung in 20 Minuten

Mitarbeiter vorbereiten – 20 Minuten in der Besprechung vor dem Audit: Was ein Audit ist (kein Test der Person), die drei Fragen des Rundgangs, „in eigenen Worten antworten“, „ich weiß es nicht“ ist erlaubt, wo Politik und Ziele hängen. Keine Antworten auswendig lernen – Auditoren merken das in einer Minute.

Modul 8 von 14

Haupt- und Nebenabweichung: was die Einstufung bedeutet und wie man schließt

Jede Feststellung des Zertifizierungsauditors hat eine von drei Einstufungen – und die Einstufung entscheidet, was bis wann zu tun ist:

Der Maßnahmennachweis – ein Blatt je Abweichung, das der Auditor erwartet (und das identisch mit dem Reklamationsblatt des Kurses „Reklamationen“ ist):

1. Korrektur: Was wurde sofort behoben (Plakette angebracht, Protokoll nachgeholt, AB nachgesendet)?
2. Ursache: Warum konnte es passieren (fünf Warum – „keine Regel“, „keine Vertretung“, „Liste nicht gepflegt“)?
3. Korrekturmaßnahme: Was verhindert die Wiederholung (Regel, Liste, Prüfpunkt, Einweisung)?
4. Nachweis: Beleg der Umsetzung (geänderte Vorlage, Protokoll, Liste mit Datum, Foto).
5. Wirksamkeit: Wann und womit wird geprüft (für den Maßnahmenplan).

Bei Hauptabweichungen prüft der Auditor Punkt 1 bis 4 vor der Entscheidung – meist anhand von Dokumenten, bei Werkstatt-Themen durch ein kurzes Nachaudit (halber Tag, kostenpflichtig). Bei Nebenabweichungen reicht der Plan (Punkt 1 bis 3 mit Termin); Punkt 4 und 5 prüft er im Überwachungsaudit.

Die acht Fehlvermutungen, die Kleinbetriebe über Abweichungen haben:

📄 Maßnahmennachweis je Abweichung (Korrektur, Ursache, Korrekturmaßnahme, Nachweis, Wirksamkeit) mit zwei ausgefüllten Beispielen

Modul 9 von 14

Die Zertifikatsentscheidung, das Zertifikat und sein Logo

Nach dem Audit entscheidet nicht der Auditor über das Zertifikat – 17021-1 verlangt, dass eine Person oder ein Ausschuss, der am Audit nicht beteiligt war, den Bericht und die Maßnahmen prüft und entscheidet (9.5.1). Das ist die zweite Sicherung des Verfahrens: Der Auditor empfiehlt, die Stelle entscheidet.

Ablauf: Auditbericht (meist binnen zwei Wochen) → Betrieb schließt Hauptabweichungen und reicht Maßnahmenpläne für Nebenabweichungen ein → Auditor bewertet → Zertifizierungsentscheidung (zwei bis vier Wochen) → Zertifikat per Post/PDF, Eintrag in die Datenbank der Stelle (und bei akkreditierten in IAF CertSearch).

Was auf dem Zertifikat steht – und was der Betrieb prüft, bevor er es verwendet:

Nutzung von Zertifikat und Zeichen (im Vertrag geregelt, 17021-1 Kap. 8.3): erlaubt auf Briefpapier, Website, Angeboten, Fahrzeugen, Messeständen – immer mit Bezug zum Unternehmen. Nicht erlaubt: auf dem Produkt, der Verpackung oder Prüfberichten in einer Weise, die als Produktzertifizierung verstanden werden könnte; nicht für Standorte oder Tätigkeiten außerhalb des Geltungsbereichs; nicht nach Aussetzung oder Entzug. Das Zeichen der Stelle und das DAkkS-Zeichen nur in der von der Stelle gelieferten Form.

Aussetzung und Entzug (9.6.5): Die Stelle setzt das Zertifikat aus, wenn Überwachungsaudits nicht fristgerecht stattfinden, Hauptabweichungen nicht geschlossen werden oder Zeichen missbraucht werden – meist mit sechs Monaten Frist zur Behebung, danach Entzug. Praktisch: Überwachungstermine einhalten ist die ganze Kunst.

Zertifikat intern bekannt machen: Teambesprechung (das Team hat es erarbeitet), Aushang, Kundeninformation (Mail an Hauptkunden mit PDF – gern mit Hinweis auf den Geltungsbereich), Website, Signatur, Google-Unternehmensprofil. Ein Zertifikat, das nur im Ordner liegt, hat seinen Zweck verfehlt.

📄 Checkliste Zertifikat: Angaben prüfen, Nutzungsregeln, Bekanntmachung, Termine für den Jahreskalender

Nicht-akkreditierte Zertifikate: gleiche Angaben, ohne DAkkS-/IAF-Zeichen, oft ein Jahr gültig mit jährlicher Verlängerung nach Audit, prüfbar über QR-Code und Datenbank der Stelle. Dieselben Nutzungsregeln gelten.

Modul 10 von 14

Überwachungsaudit und Rezertifizierung: der Zyklus nach dem Zertifikat

Das Zertifikat gilt drei Jahre – unter der Bedingung, dass jährlich überwacht wird. Der Zyklus:

Terminfallen: Überwachung 1 zählt ab der Entscheidung, nicht ab dem Audittag · Rezertifizierung braucht Audit und Entscheidung vor Ablauf – also Audit drei Monate vorher · Urlaub des Auditors, Betriebsferien, Saison: Termine ein halbes Jahr im Voraus. Der Jahreskalender (Kurs Managementbewertung) enthält die Termine.

Rezertifizierung ab 2027: Rezertifizierungen ab 2027 erfolgen nach ISO 9001:2026 – Vorgabe der Akademie, bei QM-Dienstleistungen Holger Grosser und OnlineCert verbindlich ab 1.1.2027. Rahmen nach Global ACI: akkreditierte Stellen zertifizieren nach 2026, sobald ihr Akkreditierungsentscheid vorliegt (spätestens 30.09.2027); ab 31.03.2028 neue und Erstzertifizierungen nur nach 2026; Umstellung bis 30.09.2029. Ein 2015-Zertifikat endet spätestens am 30.09.2029 – auch wenn es erst 2027 ausgestellt wurde.

Was der Auditor in der Überwachung zuerst fragt: „Was ist aus den Feststellungen des letzten Audits geworden?“ Der Maßnahmenplan mit Status und Wirksamkeit ist die Antwort – deshalb beginnt jeder Audittag mit ihm. Danach: Änderungen (Personal, Standorte, Produkte, Geltungsbereich), internes Audit und Managementbewertung des Jahres, Reklamationen, Kennzahlen, Stichproben nach Plan. Ein Betrieb mit vollständigem Jahresordner und Übergabeblatt ist nach vier Stunden fertig.

Informationspflicht (Vertrag, 17021-1 Kap. 8.5): Wesentliche Änderungen unaufgefordert melden – Rechtsform, Inhaber, Anschrift, Standort neu oder geschlossen, Geltungsbereich erweitert (neue Leistung), Mitarbeiterzahl deutlich verändert (Auditzeit), wesentliche Änderungen am System. Eine Mail genügt; nicht gemeldete Änderungen sind im Audit eine Feststellung und können das Zertifikat für den neuen Standort ungültig machen.

Wechsel des Zertifizierers: Innerhalb des Zyklus möglich – bei akkreditierten Stellen als Übernahme (IAF MD 2): Die neue Stelle prüft das gültige Zertifikat, den letzten Auditbericht und offene Abweichungen, führt ein Übernahmeaudit (oft als Überwachung) durch und stellt ein eigenes Zertifikat mit dem ursprünglichen Ablaufdatum aus. Gründe: Preis, Auditor, Service, Fusion der Stelle. Zum Zyklusende ist der Wechsel ohne Übernahme: neue Erstzertifizierung mit Stufe 1 (oft verkürzt) und 2. Vom nicht-akkreditierten zum akkreditierten Zertifizierer: neue Erstzertifizierung, aber mit drei Jahren Aufzeichnungen – das Audit wird leicht.

📄 Terminplaner Zertifizierungszyklus (Excel): Entscheidung, Überwachung 1 und 2, Rezertifizierung mit Fristen und Vorlaufzeiten

Besondere Audits (9.6.4): kurzfristig angekündigte Audits bei Beschwerden, nach Änderungen oder zur Aufhebung einer Aussetzung – selten bei Kleinbetrieben; der Vertrag erlaubt sie.

Modul 11 von 14

Das Online-Audit: Technik, Nachweise, Rundgang per Kamera

Seit 2020 sind Online-Audits Alltag – IAF MD 4 regelt, wann und wie Zertifizierungsstellen Informations- und Kommunikationstechnik einsetzen dürfen. Für Kleinbetriebe heißt das:

Technik: Videokonferenz (die Stelle gibt das System vor), Bildschirmfreigabe für Dokumente, ein zweites Gerät (Smartphone, Tablet) mit Kamera für den Rundgang – der Auditor sagt, wohin er schauen will; der QMB geht mit der Kamera durch Werkstatt oder Lager, zeigt Messmittel, Plaketten, Kennzeichnungen, spricht mit Mitarbeitern vor der Kamera. Stabile Verbindung im Betrieb vorher testen.

Vorbereitung:

1. Dokumente als Freigabe-Link (Jahresordner als PDF-Paket, Handbuch, Listen) zwei Tage vorher – oder Bildschirmfreigabe mit geöffnetem Ordner; nie „ich schicke es nachher“.
2. Ansprechpartner je Zeitblock sitzen bereit (Plan des Auditors); Wechsel ohne Suchen.
3. Ein ruhiger Raum, ein Gerät für die Konferenz, ein zweites für Dokumente, Kamera-Gerät geladen.
4. Nachweise aus dem Betrieb vorab fotografiert (Plaketten, Aushang, Sperrregal) – als Ergänzung, nicht als Ersatz des Kamera-Rundgangs.
5. Datenschutz: Kundendaten nur zeigen, soweit nötig (Auftragsakte mit Kundenname ist üblich; Personalakten nur die Nachweise); keine Aufzeichnung des Audits ohne Zustimmung beider Seiten.

Typische Pannen: Dokument nicht auffindbar (Ordnerstruktur aus Kurs Handbuch löst das) · Bildschirmfreigabe zeigt den Posteingang (zweiten Bildschirm oder nur das Fenster freigeben) · Kamera-Rundgang mit Hall und Gegenlicht (vorher testen) · Mitarbeiter wissen nicht, dass sie vor der Kamera befragt werden (Besprechung vorher).

Was online nicht geht: Sauberkeit riechen, Lagerbestand fühlen, den Prüfplatz im Augenwinkel sehen. Auditoren wissen das und fragen online genauer nach Belegen – mehr Dokumente, weniger Eindruck. Für den Betrieb mit guter Aktenlage ist das ein Vorteil.

📄 Checkliste Online-Audit: Technik, Dokumente, Raum, Kamera-Rundgang, Datenschutz

Modul 12 von 14

Praxisfall: Schreinerei Waldner – das Stufe-2-Audit durchspielen

Die Schreinerei Waldner GmbH (erfunden) – 14 Mitarbeiter, Fenster und Haustüren, Innenausbau und Möbel nach Maß, CNC, zwei Montageteams – ist seit März 2024 bei einer nicht akkreditierten Stelle nach ISO 9001 zertifiziert. Ein neuer Großkunde verlangt ein akkreditiertes Zertifikat; deshalb wechselt Waldner zum Ende des Zyklus zu einer DAkkS-akkreditierten Zertifizierungsstelle – für sie ist das eine Erstzertifizierung mit Stufe 1 und Stufe 2. Vorbereitet nach dieser Kursreihe: Handbuch 28 Seiten, vier Listen, internes Audit im Oktober, Managementbewertung im November, Stufe 1 online im Dezember ohne Punkte. Stufe 2 findet am 20. Januar 2027 vor Ort statt, ein Auditor, 2,5 Tage sind als 1,5 Tage Stufe 2 geplant (Stufe 1 war ein Tag).

Was vorliegt (Download 11): der Auditplan des Zertifizierers · der Verlauf des Tages als Protokoll: 25 Fragen des Auditors mit den Antworten des Betriebs und den gezeigten Nachweisen · drei Situationen, die der Auditor notiert hat:

1. Im Rundgang liegt am CNC-Arbeitsplatz eine Zeichnung Rev. A, die Auftragsmappe nennt Rev. B (Kabeldurchlass); der Werker sagt, die neue Zeichnung sei „noch nicht gedruckt“. Im Änderungsverzeichnis des Handbuchs steht die Regel „Änderungsvermerk zieht alte Zeichnung ein“ seit November; in drei weiteren geprüften Mappen stimmt der Stand.
2. Der Lohnfertiger für Zuschnitt (Klasse A, ausgelagert) hat in der Lieferantenbewertung Note 5 Qualität seit zwei Jahren; Maßnahme „Alternative suchen“ steht seit 2025 auf „offen“; die Fehlersammelliste zeigt sechs Lieferantenfehler des Lohnfertigers im Jahr; der Wareneingang prüft seine Lieferungen mit Stufe 1 (Sicht).
3. Die Qualifikationsmatrix nennt für „Endprüfung und Freigabe“ Meister (3) und Geselle 1 (2); das Prüfprotokoll von Auftrag 2026-187 trägt das Kürzel von Geselle 2 (Stufe 1 – in Einweisung), während der Meister krank war. Das Einweisungsprotokoll von Geselle 2 zeigt „Endprüfung gezeigt am 10.12., selbständig ab –“.

Ihre Aufgabe (90 Minuten):

1. Stufen Sie die drei Feststellungen ein (Haupt / Neben / Hinweis) und begründen Sie mit Normstelle und der Definition aus Modul 8.
2. Schreiben Sie je Feststellung den Maßnahmennachweis (Korrektur, Ursache, Korrekturmaßnahme, Nachweis, Wirksamkeit).
3. Entscheiden Sie als Zertifizierungsstelle: Zertifikat sofort, nach Schließen, oder Stufe 2 wiederholen?
4. Welche drei Stärken würde der Auditor notieren?

📄 Waldner: Auditplan, Protokoll des Audittags mit 25 Fragen und Nachweisen, drei Feststellungen zum Einstufen

📄 Waldner: Musterlösung – Einstufung mit Begründung, drei Maßnahmennachweise, Zertifikatsentscheidung, Stärken

Woran die meisten abweichen: Feststellung 1 ist eine Nebenabweichung (Einzelfall; Regel existiert und greift in drei von vier Mappen) – nicht Haupt · Feststellung 2 ist die Hauptabweichung: kritischer Lieferant mit systematischen Fehlern zwei Jahre ohne Maßnahme und mit zu geringer Prüfstufe – 8.4.1/8.4.2 systematisch nicht erfüllt · Feststellung 3 ist eine Nebenabweichung zu 7.2/8.6 (Freigabe durch nicht freigegebene Person im Einzelfall) – und die Korrekturmaßnahme heißt nicht „Geselle 2 schneller einweisen“, sondern „Vertretungsregel: bei Ausfall des Meisters gibt Geselle 1 frei; Geselle 2 bis zur Freigabe nur Zwischenkontrolle“.

Zeitbilanz Waldner: Hauptabweichung geschlossen in sechs Wochen (Lohnfertiger gewechselt nach Bemusterung, Prüfstufe 3 für Zuschnitt, Lieferantenbewertung mit Maßnahmenpflicht ab Note 4 im Handbuch); Nachweis per Dokumente, kein Nachaudit; Zertifikat acht Wochen nach Stufe 2.

Modul 13 von 14

Nachweise: Der Jahresordner für den Zertifizierer – und der Kalender bis zur Rezertifizierung

Alles, was der Zertifizierer braucht, liegt im Jahresordner aus dem Kurs „Managementbewertung und Jahreswechsel“ – und das Übergabeblatt obenauf sagt ihm, wo er hinschauen muss. Der Betrieb liefert vor dem Audit (Stufe 1 oder Überwachung) als Freigabe-Link oder PDF-Paket:

Die Vier-Fragen-Vorbereitung – je Normkapitel (4 bis 10) vier Fragen, die der QMB sich selbst stellt: Welches Dokument belegt es? Wo liegt es? Wer beantwortet die Frage des Auditors? Was ist der „letzte Vorgang“, den ich zeige? Eine Tabelle mit sieben Zeilen, eine Stunde vor dem Audit – und der Tag läuft.

Der Zertifizierungskalender über drei Jahre:

Aufbewahrung: Auditberichte des Zertifizierers mindestens 3 Jahre (ein Zertifizierungszyklus); Zertifikate und Maßnahmennachweise 10 Jahre. Sie belegen gegenüber Kunden und Behörden die Zertifizierungshistorie und sind bei einem Wechsel der Stelle die Grundlage der Übernahme.

📄 Prüfraster Zertifizierungsreife: 20 Kriterien vor Stufe 1 / Stufe 2 / Überwachung

Unter 28 von 40: Stufe 1 noch nicht buchen; die 20 Stellen (Modul 6) abarbeiten. Ab 34: Audit buchen – das System ist reif.

Was folgt: Die ISO 9001:2026 (veröffentlicht 16.09.2026). Nach den Übergangsregeln von Global ACI werden ab 31.03.2028 akkreditierte Erstzertifizierungen nur noch nach 2026 ausgestellt; bestehende 2015-Zertifikate müssen bis 30.09.2029 umgestellt sein – im Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit. Vorgabe der Akademie: Rezertifizierungen ab 2027 erfolgen nach ISO 9001:2026 (bei QM-Dienstleistungen Holger Grosser und OnlineCert verbindlich). Der Kurs „Umstellung auf ISO 9001:2026“ zeigt, was sich ändert und wie die Umstellung ins Überwachungsaudit passt.

Modul 14 von 14

Verfahren im eigenen Haus

Dieses Modul füllt Ihr Unternehmen aus. Der allgemeine Teil der Schulung endet hier; was folgt, kennt nur Ihr Betrieb:

Betriebe mit Firmenkonto der Akademie erhalten dieses Modul mit ihren eigenen Angaben; die Teilnehmer sehen dann Namen, Termine und Ablageorte ihres Unternehmens. Ohne Anpassung gilt: Fragen Sie Ihre Geschäftsführung oder Ihren QM-Beauftragten, wo diese Angaben in Ihrem Betrieb festgelegt sind – in der Regel im QM-Handbuch.

Abschlusstest

37 Fragen, je eine richtige Antwort. Zum Bestehen brauchen Sie 30 richtige (80 %). Die Auswertung erfolgt auf dem Server — hier auf der Seite steht keine Lösung.

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