DIN EN ISO 9000 – Zertifizierung sinnvoll umsetzen

Eines der häufigsten Missverständnisse bei der DIN EN ISO 9000-Zertifizierung ist, dass sie meistens als eine reine Fleißarbeit angesehen wird, bei der Dokumente und Formulare zusammen gesucht und neu erstellt werden, die dann dem externen Auditor vorgelegt werden, um die Zertifizierung zu erhalten. Viele Unternehmer und Manager betrachteten das QM-System mit der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9000 lediglich als Kostenfaktor ohne messbaren Nutzen für das Unternehmen.

Schauspiel für den Auditor, beliebt wie der Besuch beim Zahnarzt

Es wurde einmal jährlich ein wahres Schauspiel für den Besuch des Auditors der Zertifizierungsgesellschaft veranstaltet. Bei den Mitarbeitern kam kurz vor dem Audit Hektik auf nach dem Motto “ haben wir auch alle Formulare für die Zertifizierung ausgefüllt?“. In einigen Betrieben wurde vor dem Audit ausgelost wer diesmal extern auditiert wird und der Verlierer musste sich auditieren lassen. Die Zertifizierung war so beliebt wie der Besuch beim Zahnarzt.

ISO 9000: Neuer Ansatz zur Zertifizierung

Die DIN EN ISO 9000 Standards haben die Anforderungen neu strukturiert, um sich stärker auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen zu konzentrieren und geringere Gewichtung auf Dokumente und Formulare zum Vergnügen des Auditors. Dieser neue Ansatz hat einen bedeutenden Einfluss auf die Betrachtung der Ergebnisse von zertifizierten Unternehmen aus Sicht der Kunden, Mitarbeiter und die Unternehmensführung. Dieser „prozessorientierte Ansatz“ der DIN EN ISO 9000 / 9001 ist eine Methode die Prozesse im gesamten Unternehmen auf die realen Kunden- und Geschäftsanforderungen auszurichten.
Durch die Arbeit mit über 150 Unternehmen bei der Einführung des QM-Systems nach DIN EN ISO 9000 haben unsere Berater von www.QM-Guru.de drei Grundregeln für die Umsetzung der DIN EN ISO 9000 entwickelt, um sinnvolle, messbare Ergebnisse aus der Investition zu erzielen:

• Regel 1: QM-Handbuch einfach halten
• Regel 2: Konzentration auf den wirtschaftlichen Vorteil
• Regel 3: kein Schauspiel für den Auditor veranstalten

Regel 1: QM-Handbuch einfach halten

Die häufigsten „Fehler“ die wir in Unternehmen bei der Umsetzung der DIN EN ISO 9000 gesehen haben war, dass die Norm zu kompliziert umgesetzt wurde. Diese Vorgehensweise führt zu unnötigen QM-Dokumenten, Formularen, und Regeln, die niemand versteht, und Schulungen, die keine Arbeitserleichterungen bewirken. Der Grund dafür ist in der Regel der Ansatz nach dem Motto „Lieber etwas mehr dokumentieren“ , weil nicht bekannt ist, was der Auditor während der Zertifizierung überprüft. Dies erhöht die laufenden Kosten für die DIN EN ISO 9001-Zertifizierung, ohne einen Mehrwert für das Unternehmen erzielen.
Stattdessen sollte Wert darauf gelegt werden, die Anzahl der Dokumente und Formulare auf ein Minimum zu reduzieren und sich auf die Umsetzung in der Praxis zu konzentrieren, die individuell vom Unternehmen benötigt werden oder von der DIN EN ISO 9001 mindestens verlangt wird.

Regel 2: Konzentration auf den wirtschaftlichen Vorteil

Die zweite Regel für die Umsetzung lautet Konzentration auf Verbesserungen der betrieblichen Prozesse, um die Leistung für den Kunden und das eigene Unternehmen zu verbessern. Dies bedeutet, dass alles, was mit dem QM-System umgesetzt wird dahingehend geprüft wird, dass es zu Ihrem Unternehmen passt, den Möglichkeiten in ihrem Betrieb entspricht und die Bedürfnisse Ihrer Kunden befriedigt. Aufgrund der allgemeinen Sprache in der DIN EN ISO 9000 / 9001-Norm können die Unternehmen gezielt ihr eigenes QM-System einführen und ihre individuellen Bedürfnisse umsetzen. So ist die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9000 flexibel erreichbar.
Die einfache Regel lautet, nur die QM-Dokumente erstellen und Prozesse regeln die einen Vorteil für ihr Unternehmen bringen.

Regel 3: kein Schauspiel für den Auditor veranstalten

Die dritte Regel beruht auf der sinnvollen Umsetzung des QM-Systems, nicht als auf ledigliches Vorzeigen für den Auditor. Wenn eine DIN EN ISO 9001-Anforderung während der Umsetzung diskutiert wird und ein Kommentar fällt wie „Ich habe keine Ahnung, warum wir das so umsetzen aber wir machen es für den Auditor“, kehren Sie dann bitte zu Regeln eins und zwei zurück. Obwohl Sie sicherlich ein System, brauchen dass die DIN EN ISO 9001-Anforderungen erfüllt, muss jede Anforderung flexibel sein, und zu Ihrem Unternehmen passend umgesetzt werden – und einen messbaren Mehrwert haben. Achten Sie darauf, Ihre DIN EN ISO 9000 / 9001 -Prozesse und die Dokumentation einfach zu halten und einen geschäftlichen Nutzen erzielen. Wenn Sie dieses Ziel verfolgen, wird Ihr Auditor sicherlich auch zufrieden sein.

Die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9000 gelingt

Die DIN EN ISO 9000 Zertifizierung ist für jedes Unternehmen beliebiger Größe erreichbar. Es kann mit eigenen Mitarbeitern oder mit Hilfe eines externen Beraters eingeführt werden. Es ist auch eine Möglichkeit die drei oben genannten Regeln zu berücksichtigen, um Ihre DIN EN ISO 9000 QM Dokumente zu pflegen und sich auf Ihre spezifischen Anforderungen zu konzentrieren.
Möglicherweise möchten Sie auch auf die Unterstützung von professionellen Beratungsunternehmen wie www.qm-guru.de zurückgreifen. Beratungsfirmen bieten verschiedene Ebenen der Unterstützung an:

• umfassende Projektleitung von der Vorbereitung bis zur Zertifizierung
• Coaching-Programm für interne Mitarbeiter zur Umsetzung des QM-Systems
• bestimmte Fragestellungen, z.B. Durchführung der internen Audits