ISO 9001 QM Berater auswählen mit ISO 10019:2007

Diese ISO 10019:2007 beschäftigt sich mit einer Frage, die sich jedes Unternehmen stellt, wenn es ein Qualitätsmanagement-System einführen möchte: Wie wird ein QM-Berater ausgewählt? Welche Kriterien muss er erfüllen, um seiner elementaren Aufgabe gerecht zu werden?

Kriterien zur Auswahl

Hier unterstützt die ISO 10019:2007 mit einer umfassenden Zusammenstellung aller Aspekte Ihr Unternehmen. Im Gegenzug bildet die Norm keine Grundlage für eine Zertifizierung. Auch lässt sie der Organisation freie Hand bei der Entscheidung, ob ein interner oder externer Berater gewählt wird – diese Entscheidung liegt beim Unternehmen selbst. Wenn Sie im Folgenden die Auswahlkriterien gelesen haben, haben Sie höchstwahrscheinlich bereits die Antwort auf diese Frage gefunden, denn Sie werden erkennen, ob es in Ihrer Organisation eine Person gibt, auf die die Kriterien zutreffen.

Als Excel Datei runter laden ISO 10019 Checkliste für Beraterauswahl

Der QM Berater zur ISO 9001 Einführung

Die erste Gruppe von Gesichtspunkten, die bei der Auswahl des QMB von Bedeutung ist, betrifft die Aufgaben des Beraters im Unternehmen. Sie beinhalten:

• Er stellt sicher, dass das einzuführende oder eingeführte QMS zum Betrieb und seinen Eigenschaften, der Branche, der Unternehmenskultur und den Mitarbeitern passt.
• Er vermittelt alle Aspekte und Strategien des QMS den Beteiligten anschaulich und praxisnah.
• Mit allen Beteiligten steht er in ständigem Kontakt, um sie in alle Prozesse der Umsetzung einzubeziehen.
• Bei der Auswahl und Definition der notwendigen Prozesse und ihren Wechselwirkungen berät er den Betrieb.
• Sehr wichtig: Unterstützung bei der QM-Dokumentation.
• Er bewertet bestehende Abläufe, regt Optimierungen an und unterstützt die Etablierung eines prozessorientierten Ansatzes.
• Auch hilft er bei der Verknüpfung des QMS mit anderen Systemen wie Arbeits- und Umweltschutz.

Wie kann die Kompetenz eines QM Beraters beurteilt werden?

Da es sich bei dieser Position nicht um einen klassischen anerkannten Ausbildungsberuf handelt, lassen sich lediglich Anforderungen formulieren, die mindestens erfüllt sein sollten. Dazu gehören:

• Ausbildung und Berufserfahrung: mindestens sechs Jahre für eine Person mit dem Abschluss einer höheren Schule oder vier Jahre für eine Person mit Universitätsabschluss.
• Erfahrung im QM: mindestens zwei Jahre.
• Erfahrung bei der Einführung eines QMS: mindestens drei Einführungen

Ebenso wichtig sind die persönlichen und charakterlichen Qualitäten des QM Beraters:

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• Faires, ehrliches und diskretes Auftreten
• -Die Fähigkeit die Organisation und ihre Strukturen und Werte genau zu erfassen und in das eigene Handeln zu integrieren
• -Die Flexibilität sich auf verschiedene Menschen und auf stets neue Situationen einzustellen und entsprechend zu agieren
• -Zielorientiert vorgehen und Ziele sowohl diplomatisch als auch hartnäckig verfolgen und dabei Abschlüsse bestimmend erreichen
• -Selbstständiges Arbeiten, das einen Mittelweg findet zwischen effektiver Teamarbeit und unabhängigen Vorgehensweisen
• -Eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit ist wichtig, sowohl bezogen auf das Zuhören und Verstehen des Gegenübers als auch auf das klare Mitteilen der eigenen Gedanken, Ideen und Anforderungen
• -Der QMB muss seine Arbeit realitätsnah und flexibel gestalten und auch Zeitpunkte und Fristen in Bezug zur Praxis setzen
• -Verantwortungsbewusstsein für seinen umfangreichen Aufgabenbereich übernehmen
• -Sein Engagement muss einen Umfang erreichen, der die Geschäftsleitung und Mitarbeiter des Unternehmens wirksam unterstützt und entlastet

Der nächste Aspekt: das Fachwissen

Für einen guten QMB genügt es nicht über das spezielle Unternehmen bzw. die Branche im Allgemeinen informiert zu sein. Er benötigt ein umfassendes Wissen über all jene ISO-Normen, die den Betrieb in irgendeiner Weise betreffen. Das können u.a. sein:

• ISO 9000: die Grundlagen und Begriffe des QM
• ISO 9001: die Anforderungen der Norm bei der Einführung eines QMS
• ISO 9004: ein Leitfaden zur Optimierung der vorhandenen Leistungen
• ISO 19011: Vorgaben für die Audits eines QMS oder auch eines Umwelt-managementsystems
• Nationale und internationale Systeme zur Normung, Zertifizierung und Akkreditierung, z.B. ISO/IEC Guide 62
• Verfahren und Abläufe der nationalen Zertifizierung von Produkten, Systemen und Personen

Ferner gehören andere Normen zum erforderlichen Wissensgebiet des QM Beraters, z.B. Normen zu:

• Spezifischen Sektoren des Unternehmens
• Akkreditierung
• Konformitätsbewertung
• Produkten
• Zuverlässigkeitsmanagement
• Sicherheitsaspekten

Im QM existieren zahlreiche Techniken und Methoden, die ein QM Berater bei der Einführung und Umsetzung der ISO-Normen anwenden sollte. Ihr Berater sollte auf folgenden Gebieten Erfahrung besitzen:

• Grundsätze des QM
• Techniken und Vorgehensweisen zur kontinuierlichen Prozessoptimierung
• Statistische Verfahren zur Dokumentation
• Vorgehensweisen und Techniken für Audits
• Wirtschaftliche Grundlagen der Qualität
• Methoden und Techniken der Teamarbeit
• Die PDAC-Strategie: Plan, Do, Act, Check (Planen, Ausführen, Kontrollieren, Verbessern)
• Methoden zur Entwicklung der Unternehmenspolitik
• Techniken zur Abbildung von Abläufen
• Methoden zur Problemerkennung und -lösung
• Strategien zur Kontrolle der Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter
• Techniken des Brainstormings

Anforderungen an Fähigkeiten und Kenntnisse, die sich auf das Unternehmen beziehen

Der QMB sollte über die Art des Unternehmens und alle damit verbundenen gesetzlichen und behördlichen Vorschriften ebenso informiert sein wie über die Prozesse, Produkte und die Erwartungen der Kunden. Zusätzlich ist ein gutes Verständnis für diese Faktoren wichtig:

• Die Kernprozesse, ihre Eigenschaften und ihren Einfluss auf die Produkte
• Die Reihenfolge und Wechselwirkungen der Prozesse untereinander und bezogen auf das Produkt
• Die Terminologie des Unternehmenssektors
• Die Beziehungen, Aufgaben und Strukturen im Betrieb
• Die strategische Verbindung zwischen den Geschäftszielen und dem Bedarf an Kompetenzressourcen
• Relevante Praktiken des Managements, um das QMS effektiv in die bestehende Struktur des Unternehmens zu integrieren und die Qualität zu verbessern
• Planung von Geschäftsstrategien und Techniken der Geschäftsverbesserung

Ein guter QM Berater bildet sich ständig fort und erweitert sein Wissen durch Schulungen, zusätzliche Berufserfahrung, Audits, Coaching, Teilnahme an relevanten Konferenzen u.a.

Ethische Gesichtspunkte

Es ist von großer Bedeutung, dass der QM Berater jederzeit diese ethischen Grundlagen berücksichtigt:

• Interessenkonflikte vermeiden und von allen relevanten (Zertifizierungs-)Stellen unabhängig sein und unparteiisch agieren
• Alle Informationen strikt vertraulich behandeln
• Keine Aufgaben übernehmen, die seine Fähigkeiten oder Kompetenzen überschreiten
• Keine Abhängigkeiten von seinen Dienstleistungen erzeugen

Als abschließende Auswahlkriterien sollten Sie Referenzen vom QM Berater verlangen und sich Beispiele seiner Arbeit zeigen lassen, beispielsweise Dokumentationen oder auch Publikationen, falls vorhanden. Ebenso hilfreich ist die Mundpropaganda: Suchen Sie das Gespräch mit Unternehmen, die über Erfahrung mit dem QM Berater verfügen. Ferner ist es ratsam einen QM Berater mit Erfahrung der jeweiligen Branche zu wählen.
Nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie sich niemals drängen! Die Entscheidung für den richtigen Berater ist für den Erfolg Ihres Qualitätsmaangementsystems von großer Bedeutung.