Kick Off für die Einführung der ISO 9001 Zertifizierung

Das ist ein Text für eine Kick Off Veranstaltung vor den Mitarbeitern ihrer Firma zur Einführung der ISO 9001. Sie können den Text oder Teile daraus für ihre eigene Veranstaltung verwenden.

Hallo und Guten Tag
Ich bin der Holger Grosser.

Über 100 Unternehmen habe ich schon beim Aufbau von Qualitätsmanagementsystemen begleitet und auch erfolgreich zur ISO 9001 Zertifizierung geführt.

Eigentlich sind wir in Ihrem Unternehmen ja bereits mitten drin – im QM.

• Ihre Firma arbeitet bereits seit Jahren erfolgreich
• Die Prozesse sind eingespielt.
• Die ISO 9001 wird zu 90 % erfüllt.

Ich möchte Ihnen kurz erklären, wie wir das QM-System Ihrer Firma zusammen aufbauen werden.

Schritt 1 vom DIN EN ISO 9001 Projekt:

Wir beschreiben den Ist-Zustand:

• Wir erstellen eine Prozesslandkarte mit den Hauptprozessen wie z.B.?, Angebotsbearbeitung, Produktion Versand
• Ich nehme die Prozesse mit den Mitarbeitern auf, z.B. wie ist der Ablauf der Angebotserstellung, dadurch sparen wir uns die Schulungen
• Ich nehme alle vorhandenen Formulare in eine Liste auf.

Somit stellen wir das Gegebene dar und müssen nichts Neues erfinden.

Schritt 2 vom DIN EN ISO 9001 Projekt:

Wir machen ein internes Audit.
Hier überprüfen wir, ob das Beschriebene auch der Realität entspricht,
also z.B.

• welche Formulare werden tatsächlich verwendet und welche nicht,
• nicht verwendete oder unsinnige Formulare brauchen wir nicht und entsorgen diese
• wo ist im Ablauf etwas unklar oder falsch beschrieben – hier ändern wir die Dokumentation sprich Prozessbeschreibung.
• durch die Beschäftigung mit den Abläufen kommen wir auch oft auf gute neue Ideen, durch die wiederum die Prozesse optimiert werden
• usw

Schritt 3 vom DIN EN ISO 9001 Projekt:

ist dann die Vorbereitung auf das Zertifizierungs-Audit.
Alles was beim internen Audit nicht ganz gepasst hat, können wir hier noch ändern oder anpassen und auch die entsprechenden Maßnahmen dazu festlegen.
Nicht alles muss vor der Zertifizierung 100% gut und richtig laufen – erst im ersten Überwachungsaudit wird es spannend …

Nach Schritt 1:

• steht das QM-Handbuch im ersten Entwurf. Das haben Sie ja bereits vorliegen.

Ziele und Politik sind nun festgelegt, und ich habe mit mindestens einem Mitarbeiter aus jedem Bereich seinen Arbeitsprozess durchgesprochen.

Nach Schritt 2:

• steht fest, ob wir bis zum Audit noch etwas erledigen müssen, und auch was noch zu tun ist.

Nach Schritt 3:

• kommt es zum Audit.

Dazu möchte ich Ihnen noch ein bisschen was erzählen:

• Vor dem Audit sende ich dem Auditor das QM-Handbuch zur Prüfung zu. Er prüft dann, ob alle relevanten Vorgaben der Norm in Sachen Dokumentation – heißt Handbuch – eingehalten wurden.

Also er prüft,

• ob alles drin steht im Handbuch, was laut ISO 9001 drin stehen soll.
• Und ob er den Prozessabläufen so ungefähr folgen kann.

Wenn das alles O.K. ist, bestätigt er uns die Bereitschaft zum Audit.
Am Audittag ist dann zu Beginn erst einmal Stufe 1:
Hier wird das Management unter die Lupe genommen. Gibt es Unternehmensziele, welche Politik wird verfolgt, sind die Lieferanten festgelegt und bewertet usw.
Nur die Geschäftsleitung kann wirklich das Audit zum Scheitern bringen…
Danach geht es meistens übergangslos zur Stufe 2, in der dann unsere Prozesse geprüft werden.
Also die Prozesse, mit denen das Unternehmen Geld verdient.
Ihre tägliche Arbeit sozusagen.

Ein kleiner Tipp von mir:

Sie können sich gerne einen Auftrag vorbereiten, von dem Sie wissen, dass das ein Auftrag ist, bei dem alle Nachweise vorliegen. Selbstverständlich kann der Auditor auch einen zweiten oder einen anderen Auftrag sehen wollen, aber es gibt doch etwas Sicherheit, wenn man schon einen bekannten Auftrag vorliegen hat.
Anschließend werden der Auditor und die Geschäftsleitung ein Abschlussgespräch führen. Hier kann der Auditor etwaige Abweichungen oder Verbesserungsvorschläge anbringen. Und er teilt hier auch der GF mit, ob er die Zertifizierung vorschlägt.
Denn:
Der Auditor ist nicht derjenige, der das Zertifikat erteilt.
Er teilt einem Ausschuss mit, ob er das Unternehmen für zertifizierungsfähig hält oder nicht.
Der Ausschuss prüft die Unterlagen und erteilt dann hierauf das ISO 9001 Zertifikat. Meines Wissens ist es jedoch noch nicht vorgekommen, dass der Ausschuss und der Auditor unterschiedlicher Meinung waren…
Nachdem der Ausschuss der Zertifizierung zugestimmt hat, erhält Ihr Unternehmen das Zertifikat, mit dem Sie z. B. auf dem Briefpapier und der Homepage werben dürfen.
Der Aufbau Ihres Qualitätsmanagements ist damit erst einmal abgeschlossen.

Aber HALT!

Nur der Aufbau.
Denn Qualität ist ja nicht irgendwann fertig.
Ab diesem Zeitpunkt heißt es, das QM-System zu hegen und zu pflegen, am Leben zu halten und ständig zu verbessern.
Das kann mit den unterschiedlichsten Werkzeugen passieren.
Zum einen müssen natürlich jedes Jahr die Unternehmensziele erstellt werden.
Dann sollte man den Schulungsbedarf der Mitarbeiter erfassen. Die Lieferantenbewertung muss durchgeführt werden, gecheckt, ob neue Lieferanten dazugekommen sind, oder bestehende Lieferanten weggefallen sind usw. usw.
Aber das ist meistens die Aufgabe der GF und des QMB.

Was können Sie also tun um das QM-System voranzutreiben?

• Beteiligen Sie sich an der Beschreibung der Prozesse.
• Wenn Sie die Dokumentation nicht verstehen oder etwas unklar ist,sagen Sie mir Bescheid.

Ich ändere das gerne nach Ihren Wünschen ab.
Denn da ich manchmal Fachbegriffe aus dem QM verwende, bleibt die Verständlichkeit und somit vielleicht auch der Durchblick auf der Strecke.
Also: Wenn Sie Fragen haben können Sie mich jederzeit ansprechen.
Aber bitte vor dem Audit – nachher ist es etwas spät!

Vielen Dank und Viel Spaß bei der Projektdurchführung.