Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte (Prozessübersicht) – das klingt zunächst etwas ungewohnt, aber hierbei handelt es sich um ein sehr praktisches Mittel, Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens anschaulich und strukturiert darzustellen.
Einteilung der Prozesse
Wie auf einer geografischen Landkarte das Straßennetz so abgebildet wird, dass Sie sich nicht verfahren können, so zeigt die Prozesslandkarte, wie Ihr Betrieb organisiert ist und welche Wechselwirkungen bestehen – ohne lange Texte. Auf diese Weise wird die Prozesslandkarte zu einer deutlichen Ist-Darstellung aller Prozesse als Einstieg für die QM-Einführung und als Grundlage von Veränderungen. Dabei enthält diese Landkarte keine Analysen der bestehenden Prozesse, sondern bildet sie lediglich ab.
Drei Kategorien dienen als Gliederung:
- Management-,
- Wertschöpfungs- und
- Unterstützungsprozesse.
Die Managementprozesse beinhalten Aspekte wie Schulungen und Controlling. Bei den Wertschöpfungsprozessen geht es um die Geschäftspartner (Kunden) von der Anfrage des Kunden bis zur Auslieferung. Die Unterstützungsprozesse behandeln alle Prozesse für Umsetzung und Kontrolle.
Darstellung der Prozesskarte
Die Darstellung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen: als Grafik, Tabelle oder als Stichwortsammlung. Je komplexer das Unternehmen oder die Prozesse, desto einfacher sollte die Gestaltung sein, damit der Überblick nicht verloren geht. Mir persönlich gefällt die Darstellung als Grafik.
Muster Prozesslandkarte
Erstellung der Prozesslandkarte
Die Erstellung nehmen Sie am besten anhand einer Checkliste vor, die die Themen enthält, die für Ihre Firma relevant sind: zum Beispiel Bestellannahme, Verpackung, Auslieferung oder Zahlungsmodalitäten. Dies geht sehr einfach von Hand auf einer Pinnwand und mit Karten, die sich verschieben und zuordnen lassen. Wenn Sie digital vorgehen möchten, können Sie sich eigens für diesen Zweck konzipierte Software z.B. Visio anschaffen, die eine Strukturierung am Bildschirm per Mausführung erlaubt. Auch spezielle Excel-Tabellen werden für Prozesslandkarten angeboten.
Welche Prozesse werden dargestellt?
Der Aufwand zur Erstellung der Prozesslandkarten hängt von der Komplexität der darzustellenden Prozesse ab und es ist in den meisten Fällen ratsam, eine Auswahl über die Prozesse zu treffen. Alle Beteiligten sollten sich darüber austauschen, welche Prozesse berücksichtigt werden und welche nicht. Als Kriterien können hierbei die Schlagwörter
- „Wesentlich“,
- „Regelmäßig“ und
- „Außen“
dienen, wobei der letzte Begriff sich auf Kunden und Lieferanten bezieht.
In eine Prozesslandkarte gehören keine langen Texte, sondern nur Stichwörter, zum Beispiel „Produkt entwickeln“, „Ware liefern“ oder „Bestellung abwickeln“. Pfeile bzw. Blockpfeile mit Beschriftungen helfen ebenfalls die Landkarte übersichtlich zu gestalten.
Die Prozesslandkarte muss Unternehmensspezifisch erstellt werden
Die Prozesslandkarte soll, wie bereits gesagt, nicht sämtliche Prozesse Ihres Unternehmens enthalten weil dann auch bei der einfachsten Darstellung die Übersicht verloren geht. Um sich aber darüber klar zu werden, welche Prozesse Erwähnung finden sollten, empfiehlt es sich, die Landkarte über einige Tage oder Wochen zu erstellen. Beschäftigen Sie sich jeden Tag beispielsweise eine halbe Stunde damit, hören Sie dann zunächst auf und beginnen Sie am nächsten Tag erneut. Verschiebbare Karten bzw. eine flexible Software erlauben Ihnen ständige Veränderungen, Ergänzungen oder auch Auslassungen. Irgendwann werden Sie den Punkt erreichen, an dem allen Beteiligten sich einig sind und sagen: So ist es richtig. Und dies ist der Zeitpunkt, da Ihre Prozesslandkarte fertig ist und die Tür öffnet zum Einstieg in das QM.