Managementbewertung und Jahreswechsel: das QM-Jahr in zwei Stunden abschließen

15 Module · etwa 82 Minuten · Abschlusstest mit 35 Fragen, 28 richtige zum Bestehen · Teilnahmezertifikat als PDF

Darum geht es

Einmal im Jahr verlangt die ISO 9001, dass die oberste Leitung ihr QM-System bewertet (9.3): mit festgelegten Eingaben – Maßnahmenstatus, Kontext, Kundenzufriedenheit, Ziele, Prozessleistung, Nichtkonformitäten, Kennzahlen, Audits, Lieferanten, Ressourcen, Risiken, Verbesserungen – und festgelegten Ergebnissen: Beschlüsse zu Verbesserungen, Änderungen und Ressourcen.

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Modul 1 von 15

Was die Leitung bewertet – und warum 9.3 kein Meeting ist

Die Managementbewertung ist der Moment, in dem die Norm die oberste Leitung persönlich in die Pflicht nimmt: Sie muss das QM-System bewerten – nicht der QMB, nicht der Berater. Vier Fragen stehen dahinter (9.3.1): Ist das System noch geeignet (passt es zum Betrieb)? Angemessen (nicht zu viel, nicht zu wenig)? Wirksam (bringt es die Ergebnisse)? Und ausgerichtet auf das, was der Betrieb vorhat?

Die Norm gibt die Eingaben und die Ergebnisse vor – deshalb lässt sich die Bewertung als Checkliste prüfen, und deshalb fällt eine unvollständige sofort auf:

Bericht statt Meeting. Die Norm verlangt Bewertung und Nachweis – kein Meeting, kein Protokoll mit Teilnehmerliste. Im Kleinbetrieb schreiben GF und QMB den Bericht in zwei Stunden; die GF unterschreibt. Wer eine Besprechung mit dem Team anschließt (20 Minuten: Ergebnisse und neue Ziele), hat zugleich 7.3 und 6.2.1 f belegt.

Zeitpunkt: nach dem internen Audit, vor dem Zertifizierungsaudit – im Kleinbetrieb Januar oder Februar für das Vorjahr. Alle Listen sind abgeschlossen; die Ziele des neuen Jahres werden hier beschlossen.

Die zwei typischen Fehler: Die Internet-Vorlage – zehn Kapitel Fließtext („Die Kundenzufriedenheit ist auf hohem Niveau“), keine Zahl, keine Tabelle, kein Beschluss; der Auditor sieht in einer Minute, dass niemand bewertet hat. Und das Zwei-Tage-Projekt – der QMB sammelt Daten, die er das ganze Jahr nicht geführt hat. Beides verhindert dieser Kurs mit einer Regel: Die Managementbewertung ist der Bericht über die Listen des Jahres. Wer die Listen hat (aus den vorigen Kursen der Reihe), schreibt ihn in zwei Stunden.

📄 Checkliste 9.3.2 / 9.3.3: alle Eingaben und Ergebnisse mit Quelle im Kleinbetrieb und Prüffrage des Auditors

Modul 2 von 15

Die zehn Kapitel – eine Gliederung, die alle Eingaben abdeckt

Eine Gliederung, die sich seit vielen Jahren in Audits bewährt hat, weil jeder Auditor die Eingaben a) bis f) darin wiederfindet – und weil jedes Kapitel aus einer Liste des Jahres gespeist wird:

Regel: Jedes Kapitel hat eine Tabelle. Fließtext erklärt, die Tabelle belegt. Ein Kapitel ohne Tabelle ist ein Kapitel ohne Eingabe – und das ist die Abweichung, die Auditoren bei kopierten Bewertungen finden.

Kopfblock: Firma, Zeitraum der Bewertung (Jahr), Datum, Teilnehmer (GF, QMB), Datum internes Audit, Datum externes Audit / Zertifikat gültig bis, nächste Bewertung. Schluss: Unterschrift GF mit Datum – das ist der Nachweis nach 9.3.3.

Umfang: acht bis zwölf Seiten für 15 bis 50 Mitarbeiter, fünf bis acht für kleinere Betriebe. Kürzer wird es dünn, länger liest es niemand.

📄 Managementbewertung – Vorlage mit zehn Kapiteln, Tabellenrahmen und Entscheidungstabelle (Word)

Kapitel 1 bei bestehender Zertifizierung beginnt mit dem Satz, der die Ausrichtung nennt: „Nach der bestätigten Aufrechterhaltung des Zertifikats steht die Optimierung der Prozesse im Vordergrund. Wesentliche Einflussfaktoren sind: Ergebnisse der Kundenzufriedenheit, Bewertung der Unternehmens- und Qualitätsziele, Schulungsergebnisse, Lieferantenbewertung, Änderungen von Normen und Gesetzen, Kontext der Organisation sowie Anforderungen der interessierten Parteien.“ Im ersten Jahr steht stattdessen die Ausgangslage vor der Zertifizierung.

Modul 3 von 15

Zahlen sammeln: die acht Quellen in einer Stunde

Zwei Stunden für die Managementbewertung gelten nur, wenn die erste Stunde dem Sammeln gehört – mit einer Liste, die je Kapitel sagt, welche Zahl aus welchem Dokument kommt. Acht Quellen, alle aus den vorigen Kursen:

Die Sammelliste (Download) hat je Kapitel die Felder mit Quelle – ausgedruckt, in einer Stunde ausgefüllt, dann geschrieben. Wer eine Zahl nicht findet, schreibt sie nicht aus dem Gefühl: Das Feld bleibt rot mit „[bitte ergänzen – Grund]“ (z. B. „Anzahl Reklamationen: Fehlersammelliste wurde erst ab Juli geführt“). Rote Felder sind im Audit keine Abweichung, wenn ein Termin für die Ergänzung dabeisteht; erfundene Zahlen sind eine.

Quellenpriorität bei Widersprüchen: aktuelle Liste vor Vorjahresdokument, Vorjahresdokument vor Erinnerung. Steht im Kennzahlenblatt 94 % und im Kopf „etwa 90 %“, gilt das Blatt.

Sensible Zahlen (Umsatz, Gehälter, Krankenstand) gehören nicht in die Bewertung, soweit sie nicht Eingabe sind. Mitarbeiterzahl und Investitionen ja; Umsatz nur als Ziel („+5 % erreicht“), nicht als Betrag, wenn die Bewertung im Audit gezeigt wird.

📄 Sammelliste: alle Felder der zehn Kapitel mit Quelle – zum Ausfüllen vor dem Schreiben

Sammelordner: Ordner „05 Führung / Managementbewertung Jahr“ mit Kopien der acht Quellen zum Stand der Bewertung – der Auditor fragt „Woher kommt die 94 %?“, und die Antwort liegt daneben.

Modul 4 von 15

Kapitel 1 bis 3 schreiben: System, Ziele, Audits

Die ersten drei Kapitel sind die, die der Auditor zuerst liest – und an denen er erkennt, ob bewertet oder abgeschrieben wurde.

Kapitel 1 – Managementsystem (Eingabe b): Fünf Zeilen Tabelle: Geltungsbereich (wörtlich aus dem Handbuch) · Stand Handbuch und Änderungen des Jahres (aus dem Änderungsverzeichnis) · Zertifikat (Stelle, gültig bis, nächstes Audit) · Änderungen im Kontext und bei interessierten Parteien (aus Kontexttabelle und Projektliste: neuer Großkunde, neuer Standort, neue Vorschrift, Klimawandel betrachtet) · Ausrichtung des nächsten Jahres (der feste Satz aus Modul 2 oder die Ausgangslage). Mustertext: „Im Berichtsjahr änderten sich folgende Themen: … Das Handbuch wurde am … auf Stand 3 gebracht (Kundeneigentum, Änderungsfreigabe). Der Geltungsbereich bleibt unverändert.“

Kapitel 2 – Ziele und Prozesskennzahlen (c 2, c 3, c 5): Drei Tabellen.

1. Ziele Rückblick – Ziel, Messgröße, Soll, Ist, Status (grün erreicht / rot nicht erreicht). Darunter je verfehltem Ziel zwei Sätze: Ursache und Beschluss (übernehmen, anpassen, streichen) – das ist die Bewertung, die der Auditor sucht.
2. Ziele Vorschau – die neuen Ziele mit Termin nach der Zielterminregel; sie werden hier beschlossen (9.3.3).
3. Kennzahlen – Jahresdurchschnitt/-summe je Kennzahl, Zielwert, Status, Trend gegenüber Vorjahr. Ein Satz je roter Kennzahl.

Mustertext zum verfehlten Ziel: „Reklamationen: Soll ≤ 6, Ist 9. Ursache: sechs der neun Fälle betrafen die Einweisung neuer Reinigungskräfte (Fehlersammelliste, Ursachenfeld Qualifikation). Beschluss: Ziel bleibt bei 6; Maßnahme Einweisungs-App und Objektkontrollen zweimal monatlich (Maßnahmenplan M-2027-02).“

Kapitel 3 – Ergebnisse aus Audits (c 6): Internes Audit: Datum, Auditor, auditierte Prozesse, Anzahl Feststellungen nach Einstufung (Nichtkonformität / Verbesserungspotenzial / Empfehlung), Stärken, Status der Maßnahmen. Externes Audit: Datum, Zertifizierer, Abweichungen, Status, Zertifikat. Auditprogramm nächstes Jahr: Termin, Auditor, Prozesse (Modul 9). Tabelle:

📄 Mustertexte und Tabellenköpfe für alle zehn Kapitel – Produktion, Dienstleistung, Handel

Was in Kapitel 1 bis 3 nicht steht: Lob („Das QM-System hat sich bewährt“) ohne Zahl. Jede Aussage hat eine Tabelle oder eine Quelle hinter sich.

Modul 5 von 15

Kapitel 4 bis 6 schreiben: Ressourcen, Lieferanten, Kunden

Kapitel 4 – Ressourcen (Eingabe d): Die Norm fragt, ob die Ressourcen angemessen sind – die Antwort steht in vier Tabellen und einem Satz.

Der Satz zur Angemessenheit: „Die Ressourcen waren im Berichtsjahr angemessen; Engpass: Hotline-Besetzung (Ziel Z2). Für das kommende Jahr werden benötigt: zweiter Objektleiter Nacht, Einweisungs-App (Entscheidungstabelle Kap. 10).“

Kapitel 5 – Lieferanten (c 7): Die Lieferantenbewertung vollständig als Tabelle (Name/Bereich, Klasse, Noten, Maßnahme, Vorjahr) – nicht als Satz „Die Lieferanten wurden bewertet“. Darunter: Anzahl Lieferanten mit Note ≥ 4 und Status der Maßnahmen; ausgelagerte Prozesse und ihre Überwachung (Rechenzentrum: Verfügbarkeitsbericht liegt vor); Lieferantenfehler aus der Fehlersammelliste.

Kapitel 6 – Kunden (c 1, c 4): Zwei Teile.

1. Reklamationen: Anzahl, Quote, Top-3-Fehlerarten, Wiederholer, Fehlerkosten, Reaktionszeit eingehalten; Korrekturmaßnahmen mit Wirksamkeit (Verweis auf Kapitel 7). Tabelle aus der Fehlersammelliste.
2. Kundenzufriedenheit: Bewertungstabelle der Hauptkunden mit Noten und Maßnahmen; Durchschnittsnote der Rückmeldungen nach Lieferung; Kündigungen und Neukunden; Online-Bewertungen. Bewertung in zwei Sätzen: „Die Zufriedenheit der Hauptkunden liegt bei Ø 2,2 (Vorjahr 2,4). Zwei Kunden mit Note ≥ 4 haben Maßnahmen (Tabelle); ein Vertrag wurde aus Preisgründen gekündigt.“

Die Fehlvermutung, die hier droht: Kapitel 6 mit „keine Reklamationen, Kunden zufrieden“ und ohne Tabelle. Der Auditor fragt nach der Methode (9.1.2) und nach der Fehlersammelliste – und findet die Abweichung in der Managementbewertung, nicht im Betrieb.

Mustertexte für alle drei Kapitel im Download aus Modul 4.

Modul 6 von 15

Kapitel 7 bis 9 schreiben: Maßnahmen, Normen, Risiken

Kapitel 7 – Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen (Eingaben a und f): Das Kapitel, das die Bewertung mit der vorigen verbindet – und das Auditoren zuerst gegen den Maßnahmenplan prüfen.

Bewertung in zwei Sätzen: „Von acht Beschlüssen der Vorjahresbewertung sind sechs umgesetzt und wirksam, einer läuft (Standort), einer wurde verworfen (Grund). Von zwölf Korrekturmaßnahmen sind elf wirksam, eine nachgeschärft.“ Ein Beschluss, der ein Jahr lang „offen“ blieb, braucht hier eine Begründung und einen neuen Termin – sonst ist er die Abweichung gegen 9.3.2 a.

Kapitel 8 – Normen und Gesetze (Eingabe b): Eine Tabelle aus der Liste Normen und Gesetze: Norm/Gesetz, letzte Prüfung, Änderung im Jahr, Auswirkung. Dazu die neuen Anforderungen: Amendment 2024 (Klimawandel in 4.1/4.2 – betrachtet, siehe Kapitel 4) und ISO 9001:2026 (Übergang geplant bis …, Maßnahme im Maßnahmenplan). Mustertext: „Die Liste Normen und Gesetze wurde am … geprüft. Änderungen: E-Rechnungspflicht (umgesetzt), ISO 9001:2026 (Umstellung bis Überwachungsaudit 2027 geplant, Kurs der Akademie absolviert). Keine Verstöße bekannt.“

Kapitel 9 – Risiken und Chancen (Eingabe e): Die Risiken- und Chancenanalyse als zwei Matrizen (Risiken W×E, Chancen R×N) mit Status – oder die Tabellen vollständig, wenn sie kurz sind. Darunter: neue Zeilen des Jahres (aus Reklamationen, Audit, Projekten), erledigte Maßnahmen mit Wirksamkeit („Zweiter Lieferant aufgenommen – kein Engpass seit Juni“), Risiken mit Ergebnis ≥ 6 und Status „in Arbeit“ als Beschlusskandidaten für Kapitel 10. Bewertung: „Die Analyse wurde am … fortgeschrieben (14 Risiken, 8 Chancen). Drei Maßnahmen wirksam, zwei laufen. Neu: Datenverlust bei Projekten (Stufe 4, Maßnahme Checkliste).“

Was Kapitel 7 bis 9 gemeinsam haben: Sie zeigen, dass das System sich bewegt – Maßnahmen abgeschlossen, Normen geprüft, Risiken neu bewertet. Ein Betrieb, dessen Kapitel 7 bis 9 dem Vorjahr gleichen, hat ein Dokument, kein System.

Modul 7 von 15

Kapitel 10: Die Beschlüsse der Leitung – Entscheidungstabelle und drei Sätze

Kapitel 10 ist das Kapitel, für das die neun davor da sind – und das in kopierten Bewertungen fehlt oder aus dem Satz „Das QM-System ist wirksam“ besteht. Die Norm verlangt hier die Ergebnisse: Entscheidungen und Maßnahmen zu Verbesserungen (a), zum Änderungsbedarf am System (b), zum Ressourcenbedarf (c).

Drei Sätze mit Beleg (9.3.1):

Die Entscheidungstabelle – das Herzstück, jede Zeile ein Beschluss der GF:

Beschlusskandidaten kommen aus jedem Kapitel: verfehlte Ziele (2), offene Auditfeststellungen (3), Ressourcenbedarf (4), Lieferanten ≥ 4 (5), Wiederholer (6), nicht wirksame Maßnahmen (7), neue Normen (8), Risiken ≥ 6 (9), Verbesserungsvorschläge. Fünf bis zehn Beschlüsse sind für einen Kleinbetrieb normal.

Was kein Beschluss ist: „Die Kundenzufriedenheit soll weiter verbessert werden.“ Ohne Verantwortlichen, Termin und Maßnahme ist das ein Wunsch. Jede Zeile der Tabelle geht in den Maßnahmenplan (Quelle: Managementbewertung 2026) – und wird in der nächsten Bewertung in Kapitel 7 abgefragt (Eingabe a). So schließt sich der Kreis.

Unterschrift: Ort, Datum, Geschäftsleitung. Dazu „Bekanntgabe: Teambesprechung am …“. Das ist der Nachweis nach 9.3.3, letzter Satz.

📄 Entscheidungstabelle (Kapitel 10) und Maßnahmenplan mit Standardspalten und Quelle – ein Plan für alles (Excel)

Modul 8 von 15

Der Maßnahmenplan als einziger Plan: Spalten, Quellen, Status, Wirksamkeit

Fünf Listen an fünf Orten – Auditmaßnahmen im Auditbericht, Reklamationsmaßnahmen auf den Blättern, Beschlüsse in der Managementbewertung, Risikomaßnahmen in der Analyse, Verbesserungen im Protokoll – sind der häufigste Grund, warum Maßnahmen im Audit als „nicht verfolgt“ gelten. Die Lösung heißt ein Maßnahmenplan mit einer Spalte „Herkunft“.

Die Standardspalten:

Fortschreibung statt Neuanlage: Der Plan wird nie neu angelegt. Vorjahreszeilen bleiben 1:1 stehen, Status und Wirksamkeit werden aktualisiert; neue Zeilen kommen unten dazu. Beim Jahreswechsel: Zeilen „erledigt, wirksam“ älter als ein Jahr dürfen in ein Archivblatt – nicht gelöscht.

Doppelungen vermeiden: Eine Empfehlung aus dem Audit, die als offene Vorjahresmaßnahme schon existiert, wird nicht als zweite Zeile aufgenommen – die bestehende bekommt den Vermerk „erneut festgestellt im Audit …“ und einen neuen Termin. Das ist zugleich der Hinweis für Kapitel 7 der Managementbewertung.

Monatliche Durchsicht: 15 Minuten in der Teambesprechung – Status je offener Zeile, Protokollzeile. Kennzahl: Termintreue der Maßnahmen (≥ 90 %). Eine Maßnahme, die drei Monate ohne Statusänderung steht, wird in der Besprechung aufgerufen; eine, die ein Jahr steht, braucht in der Managementbewertung eine Begründung.

Was Auditoren prüfen: Sie nehmen eine Feststellung aus dem letzten Auditbericht und suchen die Zeile im Plan; dann einen Beschluss aus der letzten Managementbewertung; dann eine Reklamation. Finden sie alle drei im selben Plan mit Status und Wirksamkeit, ist 10.2 und 9.3.2 a erledigt.

Die Vorlage liegt im Download aus Modul 7 (Entscheidungstabelle und Maßnahmenplan in einer Datei).

Modul 9 von 15

Das Auditprogramm über drei Jahre: Matrix, Termine, Auditor, Ausschlüsse

9.2.2 verlangt ein Auditprogramm – nicht nur einen Auditplan für den Tag, sondern die Planung über die Zeit: Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten, Berichterstattung. Im Kleinbetrieb ist das eine Matrix: Prozesse in den Zeilen, Jahre in den Spalten, in den Zellen „geplant KW …“ oder „durchgeführt am …“. Drei Jahre – der Zertifizierungszyklus – auf einer Seite.

Regeln für den Kleinbetrieb:

1. Alle Prozesse jedes Jahr – an einem Vormittag (Kurs „Internes Audit im Kleinbetrieb“). Die Norm erlaubt risikobasierte Häufigkeit; bei zwölf Prozessen und einem Audittag lohnt die Differenzierung nicht, und der Zertifizierer fragt nicht nach.
2. Reihenfolge im Jahr: internes Audit → Managementbewertung → Zertifizierungsaudit, mit je vier bis acht Wochen Abstand. Das interne Audit liefert Kapitel 3, die Bewertung die Beschlüsse, der Zertifizierer sieht beides fertig.
3. Auditor: intern, wenn jemand unabhängig vom Bereich ist (der leitende Techniker auditiert die GL-Bereiche, die GL den Rest); sonst extern. Qualifikation des Auditors in der Qualifikationsmatrix (Zeile „Internes Audit“).
4. Ausschlüsse aus dem Handbuch werden in der Matrix als „entfällt“ geführt – sonst fragt der Zertifizierer, warum U7 nie auditiert wurde.
5. Fortschreibung beim Jahreswechsel: Spalte des abgelaufenen Jahres auf „durchgeführt am …“, neues Jahr „geplant KW …“, Folgejahr „geplant“. Matrix ist dreijährig; nach dem dritten Jahr eine neue Datei mit dem neuen Zyklus.

Der Auditplan für den Tag (Uhrzeit, Prozess, Gesprächspartner, Ort) wird aus der Matrix abgeleitet und vier Wochen vorher verteilt; Vorlage im Kurs „Internes Audit im Kleinbetrieb“.

📄 Auditprogramm / Auditzyklus-Matrix über drei Jahre (Excel) mit Statusfarben und Ausschlussvermerk

Berichterstattung (9.2.2 e): Der Auditbericht geht an die GL und wird in Kapitel 3 der Managementbewertung zusammengefasst – damit ist „der relevanten Leitung berichten“ erfüllt.

Modul 10 von 15

Die Dokumente auf das neue Jahr umstellen: Zwei Daten, drei Regeln, acht Dateien

Der Jahreswechsel der Dokumente ist der Teil, der in Kleinbetrieben entweder vergessen oder übertrieben wird – entweder stehen im März noch die Ziele des Vorjahres im Ordner, oder jemand schreibt das Handbuch neu. Die Regel: So wenig wie möglich, so viel wie nötig – nur Daten, Zeiträume und Ergebnisfelder ändern, Inhalte bleiben.

Zwei Daten steuern alles:

Drei Regeln aus dem Stichtag:

1. Ziele – immer zwei Versionen: Rückblick (leere Ergebniszellen füllen, bestehende nie überschreiben) und Vorschau (Ergebnis leer, Jahr im Kopf, Termine nach der Zielterminregel: Stand Januar–September → 31.12. des laufenden Jahres, Oktober–Dezember → 31.12. des Folgejahres).
2. Bewertungszeiträume Lieferanten und Kunden im Kopf: Stand Januar–Juni → ganzes Vorjahr; Juli–Dezember → erstes Halbjahr des laufenden Jahres.
3. Prüfdaten: Liste Normen und Gesetze „letzte Prüfung“ = Auditdatum; Prüfmittelliste und Wartungsplan nur die Fälligkeiten des neuen Jahres, historische Daten bleiben.

Was unverändert bleibt: Handbuch und Prozessbeschreibungen – außer das Audit oder die Managementbewertung hat eine Änderung beschlossen (dann neuer Stand mit Änderungsverzeichnis). Risikenanalyse: fortgeschrieben, nicht neu (Kurs Ziele). Auditbericht, Managementbewertung, Maßnahmenplan: entstehen neu bzw. werden fortgeführt.

Was nie geändert wird: Normjahre (9001:2015 bleibt 2015, bis die Umstellung beschlossen ist); historische Inhalte in Tabellen (Schulungs- und Kalibrierdaten der Vorjahre, Risiko-Scores, Jahresangaben in Zeilen).

Die acht Dateien des Jahreswechsels:

Dateinamen: Dokument_Firma_Stand_JJJJ-MM-TT – die Vorjahresdatei bleibt unangetastet im Archiv; nie überschreiben, bei Namenskollision Suffix. Lückenregel: Was sich nicht belegen lässt, wird rot-fett markiert „[bitte ergänzen – Grund]“, nie geraten, nie leer gelassen – und steht genau einmal im Übergabeblatt (Modul 11).

📄 Der Jahreswechsel als Durchlauf: Ankreuzliste, Reihenfolge, zwei Daten, drei Regeln, acht Dateien

Reihenfolge des Durchlaufs (zwei bis vier Stunden): Daten festlegen → Listen fortschreiben (1–6) → Auditprogramm (7) → Managementbewertung schreiben → Maßnahmenplan (8) → Übergabeblatt → Ablage mit Stand.

Modul 11 von 15

Das Übergabeblatt: was neu ist, was offen bleibt – für alle Beteiligten auf einer Seite

Nach dem Jahreswechsel liegen zehn geänderte Dateien im Ordner – und niemand außer dem QMB weiß, was sich geändert hat und was noch fehlt. Das Übergabeblatt löst das: eine Seite, die GF, QMB, Berater und der nächste Auditor in zwei Minuten lesen. Es ist zugleich die Bekanntmachung der Managementbewertung (9.3.3) und der Beleg für 7.4.

Die sechs Abschnitte:

Die eine Regel: Jeder Punkt in Abschnitt 3 steht im jeweiligen Dokument als rote Stelle oder als Zeile im Maßnahmenplan – und umgekehrt keine rote Stelle ohne Zeile hier. Damit ist das Übergabeblatt die Lückenliste des Jahreswechsels: Wer sie abarbeitet, hat keine offenen Felder mehr.

Nachtragen: Kommen Nachweise später (Reklamationszahl, Kalibrierzertifikat, externes Auditergebnis), werden die roten Stellen gefüllt, der Punkt in Abschnitt 3 bekommt „☑ erledigt am …“, Abschnitt 1 wird aktualisiert. Auditdatum und Stand bleiben; im Auditbericht eine Zeile „Nachweise ergänzt am …“.

Für wen: GF (unterschreibt, sieht die Beschlüsse), QMB (arbeitet Abschnitt 3 ab), Berater (Übergabe), Zertifizierungsauditor (liest es als Erstes und weiß, wo er hinschauen muss – das wirkt).

📄 Übergabeblatt – Vorlage mit sechs Abschnitten (Word)

Dateiname beginnt mit 00_, damit es im Ordner oben steht. Ablage im Jahresordner neben den Dokumenten.

Modul 12 von 15

Was der Zertifizierer mit der Managementbewertung macht – und 20 Fragen dazu

Der Zertifizierungsauditor liest die Managementbewertung vor dem Audittag – sie ist für ihn die Landkarte des Betriebs. Was er damit tut, lässt sich in vier Prüfungen beschreiben:

Typische Fragen (aus echten Audits, anonymisiert):

• „Welche Entscheidungen hat die Leitung in der letzten Managementbewertung getroffen – und was ist daraus geworden?“ → Entscheidungstabelle, Maßnahmenplan mit Status.
• „Woher kommt die Zahl 94 % Termintreue?“ → Kennzahlenblatt, Deckblätter.
• „Zwei Ziele wurden nicht erreicht – was hat die Leitung dazu beschlossen?“ → Kapitel 2, Ursache und Beschluss.
• „Wie haben Sie die Wirksamkeit der Maßnahmen zu Risiken und Chancen bewertet?“ → Kapitel 9 mit Status.
• „Welche Ressourcen hat die Leitung für das kommende Jahr freigegeben?“ → Kapitel 4 und 10.
• „Wer hat an der Bewertung mitgewirkt, und wie wurden die Ergebnisse bekannt gemacht?“ → Kopfblock, Unterschrift, Protokollzeile Teambesprechung, Übergabeblatt.
• „Haben Sie den Klimawandel betrachtet?“ → Kapitel 1 oder 4, ein Satz.

Die fünf häufigsten Abweichungen zu 9.3: Eingabe fehlt (meist c 7 Lieferanten oder e Risiken) · keine Beschlüsse mit Verantwortlichem und Termin (9.3.3) · Vorjahresbeschlüsse ohne Status (9.3.2 a) · Zahlen ohne Quelle oder im Widerspruch zu den Listen · Bewertung nach dem Zertifizierungsaudit statt davor (dann fehlt die Eingabe c 6 für das laufende Jahr).

Wie die Bewertung das Audit verkürzt: Ein Auditor, der eine vollständige Managementbewertung mit Sammelordner bekommt, hat die Hälfte seiner Fragen beantwortet, bevor er den Betrieb betritt – und beginnt den Audittag mit Stichproben statt mit Suchen. Erfahrungswert: eine Stunde weniger Audittag, und ein Protokoll mit Stärken.

📄 Zwanzig Auditfragen zur Managementbewertung und zum Jahreswechsel mit Nachweis

Modul 13 von 15

Praxisfall: Klarblick Gebäudeservice – Managementbewertung 2026 aus den Listen

Die Klarblick Gebäudeservice GmbH (erfunden) in Regensburg – 38 Mitarbeiter, Unterhalts- und Glasreinigung, Hausmeisterdienste, Objektsicherheit, zwei Objektleiter, Nachtschicht – hat das Jahr 2026 mit den Listen aus dieser Kursreihe geführt. Internes Audit am 12.11.2026, Zertifizierungsaudit Stufe 1 und 2 im März 2027 geplant. Die Geschäftsführung schreibt im Januar 2027 die Managementbewertung 2026 – die erste vor einem Zertifizierungsaudit.

Was vorliegt (Download 10): Ziele 2026 Rückblick (Umsatz +7 % erreicht; Angebotsquote 34 % statt 40 %; Reklamationen 9 statt 6; Kundenzufriedenheit 3,8 erreicht; Lieferantenbewertung 2,9 erreicht; Zertifizierung verschoben auf 03/2027) · Kennzahlenblatt 2026 · Fehlersammelliste (9 Reklamationen, 14 interne Fehler, 3 Lieferantenfehler; Fehlerkosten 11.400 €; Wiederholer „Einweisung neue Kräfte“) · Lieferantenbewertung (8 Lieferanten, einer mit Note 5) · Kundenzufriedenheit (6 Hauptkunden, Ø 2,3; eine Kündigung) · Auditbericht intern (0 NK, 3 VP, 2 E) · Risiken- und Chancenanalyse (12 Projekte, Stand 15.12.2026) · Maßnahmenplan 2026 (14 Zeilen) · Personal (38; 6 Eintritte, 4 Austritte; Ersthelfer Filiale fehlt) · Projektliste · Kontextänderungen (dritter Standort beschlossen, Mindestlohn-Erhöhung, Ausschreibung mit Zertifikatsforderung).

Ihre Aufgabe (120 Minuten):

1. Sammelliste ausfüllen (Modul 3) – welche Zahl in welches Kapitel.
2. Die zehn Kapitel schreiben – jedes mit Tabelle; verfehlte Ziele mit Ursache und Beschluss.
3. Kapitel 10: drei Sätze (Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit) und die Entscheidungstabelle mit mindestens sechs Beschlüssen aus den Kapiteln.
4. Maßnahmenplan 2027 fortschreiben: Vorjahreszeilen mit Status, Beschlüsse als neue Zeilen.
5. Übergabeblatt mit allen roten Stellen (es gibt drei Stellen, zu denen Zahlen fehlen – finden Sie sie und markieren Sie sie richtig, statt zu raten).

📄 Klarblick: alle Listen 2026 als Grundlage der Managementbewertung – Ziele, Kennzahlen, Fehler, Lieferanten, Kunden, Audit, Risiken, Maßnahmen, Personal, Projekte

📄 Klarblick: Musterlösung – Managementbewertung 2026 in zehn Kapiteln, Entscheidungstabelle, Maßnahmenplan 2027, Übergabeblatt

Woran die meisten abweichen: Die Zertifizierung ist ein nicht erreichtes Ziel – Kapitel 2 braucht Ursache und Beschluss, nicht nur „verschoben“ · Der Lieferant mit Note 5 ohne Maßnahme ist ein Beschlusskandidat für Kapitel 10, nicht nur eine Zeile in Kapitel 5 · Die drei fehlenden Zahlen (Anzahl Objektkontrollen, Krankenstand wird nicht erhoben, externes Auditergebnis liegt noch nicht vor) bleiben rot mit Grund – wer sie schätzt, hat die Lückenregel verletzt.

Zeitbilanz Klarblick: Sammeln 50 Minuten, Schreiben 70 Minuten, Maßnahmenplan und Übergabeblatt 30 Minuten. Im Stufe-2-Audit wurde Kapitel 9.3 in 20 Minuten geprüft – mit der Stärke „Beschlüsse nachvollziehbar aus den Eingaben abgeleitet“.

Modul 14 von 15

Nachweise: Der Jahresordner – und der Kalender für das nächste Jahr

Am Ende des Jahreswechsels liegt ein Ordner, der das QM-Jahr vollständig belegt – und den der nächste Auditor, der nächste QMB oder der Nachfolger des Chefs ohne Erklärung versteht:

Der QM-Jahreskalender – die Zusammenfassung aller Kurse dieser Reihe für einen Betrieb bis 50 Mitarbeiter:

Zusammen unter 40 Stunden im Jahr für QMB und GL – das ist ein angemessenes System für einen Kleinbetrieb, und genau das bewertet Kapitel 10 unter „Angemessenheit“.

Aufbewahrung: Auditprogramm, Auditpläne und Auditberichte mindestens 3 Jahre (ein Zertifizierungszyklus), Managementbewertungen 10 Jahre; Jahresordner als Ganzes archivieren.

📄 Prüfraster: Managementbewertung und Jahreswechsel in 16 Kriterien bewerten

Unter 20 von 32: Modul 3 bis 11 am eigenen Jahr durchgehen; ab 26: 9.3 auditfest.

Was folgt: „Das Zertifizierungsaudit bestehen“ – Stufe 1, Stufe 2, Überwachung, Rezertifizierung, und was der Zertifizierer mit diesem Ordner macht. Und „Umstellung auf ISO 9001:2026“ – der nächste Beschluss in Kapitel 10.

Modul 15 von 15

Verfahren im eigenen Haus

Dieses Modul füllt Ihr Unternehmen aus. Der allgemeine Teil der Schulung endet hier; was folgt, kennt nur Ihr Betrieb:

Betriebe mit Firmenkonto der Akademie erhalten dieses Modul mit ihren eigenen Angaben; die Teilnehmer sehen dann Namen, Termine und Ablageorte ihres Unternehmens. Ohne Anpassung gilt: Fragen Sie Ihre Geschäftsführung oder Ihren QM-Beauftragten, wo diese Angaben in Ihrem Betrieb festgelegt sind – in der Regel im QM-Handbuch.

Abschlusstest

35 Fragen, je eine richtige Antwort. Zum Bestehen brauchen Sie 28 richtige (80 %). Die Auswertung erfolgt auf dem Server — hier auf der Seite steht keine Lösung.

Ihr Ergebnis