Was muss ich aufschreiben – und reichen Excel und ein Ordner?
Die Norm schreibt kein Tool vor. Ob Sie mit Excel, SharePoint, Google Drive oder Papier arbeiten, ist dem System egal – es muss für Sie funktionieren und nachvollziehbar sein. Ein zentraler QM-Ordner nach Auditjahren (Auditberichte, Managementbewertung, Listen) plus die Dokumente, die Sie ohnehin haben (Aufträge, Rechnungen, Prüfprotokolle). Datensicherung: zwei, drei Sätze, wo die Daten liegen und wie sie gesichert werden. Wartung: Zuständigen benennen, Intervall festlegen, tun – keine Unterschriftenorgie.
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IHRE LAGEWorum es geht
Sie arbeiten mit E-Mail, Excel und einem Server oder einer Cloud. Jetzt fragen Sie sich, ob Sie für die ISO eine QM-Software brauchen, jede Wartung monatlich abzeichnen und die Datensicherung dreiseitig beschreiben müssen.
NORMWelche Tools sind Pflicht?
Keine. Ob Sie mit Excel arbeiten oder mit Schmierpapier, ist dem System gleich – es gibt keine Anforderungen an die Software. Kommunikation intern und extern: ein Satz im Handbuch, Kapitel 4 unter Ressourcen: „Interne und externe Kommunikation erfolgt durch persönliche Gespräche, schriftlich oder anlassbezogene Besprechungen.“ Das ist alles. Ein Wiki oder Intranet, in dem Prozesse und Dokumente für alle erreichbar sind, ist ideal – aber erst dann, wenn Sie es ohnehin haben.
NORMOrdnerstruktur: ein System, nicht zwei
Ein zentraler QM-Ordner, nach Auditjahren geordnet, mit Unterordnern für Auditberichte, Managementbewertung, Listen. Schulungsnachweise dürfen woanders liegen, Hauptsache verlinkt. Zwei Systeme nebeneinander (OneDrive privat, SharePoint für die Firma) sind ein Problem, das der Prüfer sofort sieht – einmal aufräumen, eine Regel, jedes Jahr wiederholen. Während des Aufbaus: Dokumente nicht herunterladen, bearbeiten, wieder hochladen, sondern im gemeinsamen Ordner arbeiten. Sonst weiß nach einem Monat niemand mehr, wer den aktuellen Stand hat.
NORMDatensicherung: drei Sätze
Beschreiben Sie, was Sie tun: „Daten liegen auf dem NAS-Server / in der Cloud; Sicherung täglich automatisch; eine Kopie außer Haus.“ „Externe Festplatte, wöchentlich gewechselt“ hat vor 20 Jahren jeder geschrieben – wenn Sie es so machen, schreiben Sie es so. Cloud-Backup über Google Drive oder OneDrive reicht am Anfang; welche Cloud wofür, ein Satz. Mehr braucht der Auditor nicht.
NORMWartung, Prüfung, Betriebsanweisungen: dokumentieren, was getan wird
Wartungsnachweise dürfen keine Unterschriftenorgie werden, die unabhängig von der Wartung läuft. Zuständigen benennen, Intervall festlegen, Nachweis, wenn es gemacht wurde. Wareneingang bei 100-%-Prüfung: nur Abweichungen dokumentieren – wenn die Prüfanweisung das so festlegt, ist es in Ordnung. Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen müssen aktuell sein; hat sich nichts geändert, gilt die vom Vorjahr. Verträge mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt griffbereit.
NORMWie viel Prozess-Dokumentation?
Die Schritte, die zeigen: Da ging eine E-Mail raus, ein Termin hat stattgefunden, eine Freigabe wurde erteilt. Wie die E-Mail formuliert ist, liest niemand. Ein Standardprojekt aussuchen, das gut dokumentiert ist, und einen Prozess festlegen, den Sie künftig durchhalten – nicht alle Projekte nachdokumentieren. Bei mehreren Geschäftsfeldern (Angebot, Hardware, Software, Betrieb) sind es vier Prozesse, erst grob, dann anhand eines konkreten Projekts nachgeschärft.
WEITERLESENDas passt dazu
AUSBLICKDokumentation nach ISO 9001:2026
Die ISO 9001:2026 vereinfacht Kapitel 7.5 sprachlich – die Begriffe „aufrechterhalten“ und „aufbewahren“ entfallen, dokumentierte Information muss einheitlich „verfügbar“ sein. Wichtiger für die Praxis: Geprüft wird stärker, ob Dokumente Umsetzung und Wirksamkeit belegen – nicht, ob sie existieren.
Schlanke Systeme mit einem zentralen Ablageort profitieren davon; reine Vorzeige-Ordner verlieren. Alle Änderungen der Revision mit Umstellungs-Check: Norm-Kompass ISO 9001:2026.
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Mit welchen Tools müssen wir arbeiten – gibt es da Vorgaben?"
„Ob ihr mit Excel arbeitet oder mit Schmierpapier, ist dem System eigentlich wurscht. Da gibt es keine Anforderungen. Wenn ein Großkunde etwas detaillierter regelt, kommt das zusätzlich vom Kunden – nicht von der Norm."
Produktion
„Was muss bei der Datensicherung dokumentiert werden?"
„Beschreib, was du machst: Server zieht automatisch eine Sicherung auf eine externe Festplatte, die wird wöchentlich gewechselt, eine kommt mit nach Hause. Das reicht. Das ist mein Standardsatz seit 20 Jahren."
Handwerk / Autoglasreparatur
„Wir haben zwei Systeme, OneDrive privat und SharePoint. Ist das ein Problem fürs Audit?"
„Wenn ich der Prüfer wäre und sehe zwei Systeme, sehe ich sofort ein Problem. Machen Sie jetzt eine saubere Regelung – diese Aufräumaktion müssen Sie jedes Jahr machen. Man hat nicht zwei Systeme, wo man hin und her kopiert."
Consulting / Personalvermittlung
„Müssen wir für jede Maschine monatlich Wartungsnachweise dokumentieren?"
„Es darf nur nicht zu einer Unterschriftenorgie werden, die unabhängig von der Wartung läuft. Es muss getan werden, nicht nur unterschrieben. Festlegen, wer zuständig ist – dann reicht das."
Produktion
„Wie übermitteln wir die Dokumente?"
„So geheim ist da nichts. Bitte aber keine Mitarbeiterdaten schicken, keine Zertifikate von Mitarbeitern - das will ich gar nicht wissen. Wenn es aus Datenschutzgründen nicht geht, schickt es nicht. Das schauen wir uns dann beim Audit mal an, ohne Printscreen. Wir haben auch einen Raum wo man das reinstellen kann, hat aber noch nie einer genutzt."
Personaldienstleistung (Eisenbahnverkehr/Lokführervermittlung)
„Wie sollte ich ein Beispiel präsentieren?"
„Erst etwas Allgemeines erklären, dann sofort in ein konkretes Beispiel reingehen. Sonst kann Ihnen keiner folgen. Sie haben alles im Kopf, aber andere nicht. Das Beispiel macht es verständlich."
Dienstleistung (Visumverfahren, Berufsanerkennung, Fachkräftevermittlu
„Sollen wir die Dokumente runterladen und bearbeiten?"
„Bitte nicht die Dateien runterladen, bearbeiten und dann wieder hoch, sondern alle in dem Ordner arbeiten. Da müssen wir das nicht, haben wir keine unterschiedlichen Revisionsstände. Das ist der Vorteil."
Anlagenbau
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Brauche ich eine QM-Software?
Nein. Excel, Word und ein gemeinsamer Ordner reichen bis etwa 50 Mitarbeiter. Software lohnt sich erst bei mehreren Standorten oder sehr vielen Dokumenten.
Wie muss die Datensicherung dokumentiert sein?
Zwei, drei Sätze: wo die Daten liegen, wie und wie oft gesichert wird, wo die Kopie liegt. Kein Konzept, kein Diagramm.
Muss ich jede Wareneingangsprüfung protokollieren?
Bei 100-%-Prüfung reicht es, nur Abweichungen zu dokumentieren – wenn die Prüfanweisung das so festlegt.
Müssen alle Projekte dokumentiert sein?
Nein. Ein gut dokumentiertes Standardprojekt zeigt den Prozess; danach halten Sie den Prozess durch.
Reicht Cloud-Backup über Google Drive oder OneDrive?
Ja, für den Anfang. Schreiben Sie auf, welche Cloud wofür genutzt wird.
Welche Unterlagen brauchen wir für das Audit?
Ich schicke euch eine ZIP-Datei mit allem was ihr braucht. Druckt das aus - ich traue eurem EDV-System nicht. Sonst sage ich immer macht das online, aber bei euch eher nicht. Alles was ich im Audit gesehen habe und was man braucht ist drin: Reklamationsliste, Normenübersicht, Organigramm, Bilanzen - alles.
Müssen wir alle Normen aktualisieren und prüfen?
Die sollten aktualisiert sein, aber wenn ihr keine Fertigung habt für Büromöbel, dann schaut ihr euch die Normen auch nicht an. Wenn ihr einen Auftrag bekommt, dann schaut ihr welche Normen für diese Möbel gelten. Würde ich mir da gar keine Gedanken machen. Der Auditor kennt euch, er weiß wie ihr arbeitet.
Wo sollen wir die Dokumente ablegen und bearbeiten?
Bitte die Dokumente nicht runterladen. Arbeiten Sie dort drinnen in Google Docs. Sonst schickt man nämlich hin und her die ganzen Dokumente und dann weiß auch keiner mehr wer den aktuellen Stand hat nach einem Monat. Wenn ihr dann fertig seid, könnt ihr das rüberziehen in euer System.
Sollen wir für jeden Kunden individuelle Dokumente erstellen?
Nein, wir arbeiten mit Platzhaltern und Master-Vorlagen. Das Info-Paket können die Berater sich ansehen und für sich anpassen. Wir verdienen das Geld nicht mit dem Erstellen von Dokumenten - das kostet zu viel Zeit. Der Service-Extra ist das Info-Paket mit Beispielen und Erklärungen.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden