ISO 9001 im technischen Service: Was wollen Auditoren bei Prüfungen, Kalibrierung und Berichten sehen?
Ihr Kernprozess ist der Serviceauftrag: Anfrage/Wartungsvertrag → Terminplanung → Durchführung vor Ort mit kalibrierten Prüfgeräten → Bericht/Protokoll → Rechnung. Ihre Nachweise haben Sie ohnehin: Prüfprotokolle, Kalibrierscheine, Schulungszertifikate. Überwachungsaudit: der Auditor prüft Stichproben und die Änderungen des Jahres, meist ein halber Tag. Rezertifizierung nach drei Jahren: alles einmal komplett, ein Tag. QMB darf die Geschäftsführung sein. Keine zusätzlichen Mitarbeitergespräche – jeder erklärt seinen Job.
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IHRE LAGESo fängt es meistens an
Sie warten und prüfen – Geräte, Anlagen, Kläranlagen, Klimatechnik – und schreiben Berichte für Ihre Kunden. Sie haben das Zertifikat vielleicht schon und fragen sich vor dem Überwachungsaudit: Was will der Auditor diesmal, und muss ich wirklich mit jedem Mitarbeiter noch einmal reden?
IHRE PROZESSEDiese Prozesse stehen in Ihrem Handbuch – je eine Seite
- Anfrage, Angebot, Wartungsvertrag
- Terminplanung und Disposition
- Wartung/Prüfung vor Ort (DGUV, Elektro, Anlagen)
- Kalibrierung der Prüfgeräte
- Bericht und Kundendokumentation
- Rechnung und Nachverfolgung der Prüfzyklen
Mehr nicht. Was der Auditor nicht sehen will, bauen wir nicht.
NORMPrüfgeräte und Kalibrierung
Alle Geräte, mit denen Sie Kundenwerte messen (Installationstester, Manometer, Messgeräte), stehen mit Nummer, Kalibrierintervall und letztem Datum in einer Liste. Kalibrierschein vom Hersteller oder Labor ist der Nachweis. Das eigene Werkzeug bleibt draußen.
NORMPrüfzyklen im Griff
Ihre Leistung ist Terminsicherheit: Welche Anlage muss wann geprüft werden? Eine Liste oder Software, die fällige Prüfungen anzeigt – das ist zugleich Ihre Kennzahl (Prüfungen fristgerecht in %). Der Wartungsvertrag ist ein eigener Schritt im Prozess, weil er den Zyklus auslöst – das ist nicht kleinlich, das ist der Kern.
NORMSchulungen dokumentieren
Elektrofachkraft, DGUV-Prüfer, Kälteschein, Sicherheitsunterweisungen: Zertifikat in den Schulungsplan mit Gültigkeit. Ablaufende Qualifikationen sind Ihr größtes Risiko – die Liste zeigt es Ihnen sechs Monate vorher.
NORMBerichte: Papier oder digital?
Digital, wenn der Kunde es akzeptiert – weniger Papier, schneller, nachvollziehbar. Medienbrüche zwischen Stammdaten und Protokollen sind ein typisches Risiko und ein typisches Ziel ('Systemlandschaft verschlanken'). Das gehört in Risikobewertung und Ziele, nicht in Sonderprozesse.
NORMÜberwachungs- oder Rezertifizierungsaudit?
Überwachung (Jahr 1 und 2 nach Zertifikat): Stichproben, Änderungen, Managementbewertung, ein halber bis ein Tag. Rezertifizierung (Jahr 3): das ganze System wie beim ersten Mal. Datum der Managementbewertung: der Tag, an dem die Geschäftsführung sie unterschreibt – nicht der Audittag.
WAS SIE MITBRINGENDas brauchen wir von Ihnen – eine Stunde Ihrer Zeit
- Prüfgeräteliste mit Kalibrierdaten
- Schulungsplan mit Gültigkeiten
- Wartungsverträge / Kundenliste mit Prüfzyklen
- Ein Serviceauftrag komplett (Vertrag → Bericht → Rechnung)
- Lieferanten (Ersatzteile, Kalibrierlabor)
- Investitionen der letzten Jahre
Kein Formular, kein Dokument. Sie erzählen, wir schreiben.
WAS ES KOSTETFestpreis, fällig erst mit Zertifikat
Beratung Festpreis 4.500 € (3–10 Mitarbeiter), BAFA-Zuschuss 50–80 % auf 3.500 €; Zertifizierung akkreditiert 3.000–8.000 € über drei Jahre oder nicht akkreditiert ab 990 €. Kein Abo, keine Laufzeit. Alle Zahlen mit Rechenbeispielen →
WEITERLESENDas passt dazu
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Brauchen wir zwingend einen separaten Qualitätsmanagementbeauftragten?"
„Nein. Bei zehn Leuten macht das die Geschäftsführung. Wichtig ist nur, dass es jemand ist und die Managementbewertung einmal im Jahr entsteht."
Prüfservice / Elektroprüfungen
„Bei unserem Wartungsprozess fehlt der Wartungsvertrag. Ist das zu kleinlich?"
„Nein, das ist der Auslöser für den ganzen Zyklus – der gehört rein. Ein Kasten in der Prozessbeschreibung, fertig."
Wartung / Instandhaltung
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Muss die DGUV-Prüfung jedes Jahr sein?
Das Intervall ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung; die Vorgabe dokumentieren Sie je Gerät.
Müssen wir vor dem Audit noch Mitarbeitergespräche führen?
Nein. Eine kurze Info-Runde reicht: ehrlich antworten, den eigenen Ablauf erklären.
Macht der Auditor bei der Rezertifizierung mehr?
Ja, er geht das ganze System durch statt Stichproben.
Welches Datum für die Managementbewertung?
Der Tag der Unterschrift durch die Geschäftsführung.
Eine Stunde erzählen, wie Sie arbeiten – wir bauen daraus Ihr QM-System. Festpreis ab 3.500 €, Sie zahlen erst mit Zertifikat. Für Ihre Branche: ISO 9001 in 10 Tagen (Express).
Angebot für ISO 9001 BeratungFestpreis · Zahlung erst mit Zertifikat
Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden