ISO 9001 im Handel und Import: Was muss ich vom Einkauf bis zur Lieferung nachweisen?
Es ist ISO-tauglich. Ihr Kernprozess: Ausschreibung kommt (Portal oder E-Mail) → Anforderungen prüfen (Material, Muster, Liefertermin) → Anfrage an passende Lieferanten → Preise sammeln → Angebot → Auftrag → Preliminary Order → Musterfreigabe → Produktion beim Lieferanten → Lieferung. Das steht auf einer Seite, inklusive Freigaben. Ausgelagerte Logistik oder Einkauf in einer Schwesterfirma wird nur an der Übergabe beschrieben. Kollektionsentwicklung nehmen Sie in den Geltungsbereich, wenn Sie sie verkaufen wollen – sonst nicht.
Auf dieser Seite
IHRE LAGESo fängt es meistens an
Sie kaufen ein und verkaufen weiter – Bekleidung, Ausrüstung, Waren aus Asien – an Handelsketten, Behörden, Bundeswehr. Große Kunden schicken Ausschreibungen über Portale und fordern das Zertifikat. Sie arbeiten mit E-Mail und Excel und fragen sich, ob das 'ISO-tauglich' ist.
IHRE PROZESSEDiese Prozesse stehen in Ihrem Handbuch – je eine Seite
- Ausschreibungs- und Anfragemanagement
- Beschaffung/Sourcing mit Lieferantenauswahl
- Angebot, Auftrag, Preliminary Order
- Musterfreigabe und Qualitätsprüfung
- Logistik und Auslieferung (auch ausgelagert)
- Reklamation
Mehr nicht. Was der Auditor nicht sehen will, bauen wir nicht.
NORMOhne ERP, mit E-Mail und Excel
Der Auftragsablauf wird beschrieben, wie er läuft: E-Mail-Ordner je Auftrag, Excel-Auftragsliste, Freigabe per Mail. Der Auditor will die Nachvollziehbarkeit sehen, nicht die Software. Risiko 'manuelle Prozesse' kommt in die Risikobewertung – mit der Maßnahme, die Sie ohnehin planen.
NORMInternationale Lieferanten
Hauptlieferanten nach Material-Kompetenz mit Namen und Land in die Bewertung: Liefertermintreue, Qualität, Preis, Kommunikation. Preisabweichungen nach Auftragserteilung und Waschverhalten der Materialien sind Ihre typischen Risiken. Maßnahmen nur bei schlechter Note.
NORMVerschiedene Kundentypen
Ein Großkunde mit eigenem Portal und Regelwerk, ein kleinerer per E-Mail, Behörden mit Vorgaben – das ist ein Prozess mit Varianten, kein Grund für drei Handbücher. Kundenanforderungen werden je Auftrag geprüft (Kap. 8.2): Material, Muster, Termin, Verpackung, Zoll.
NORMMehrere Firmeneinheiten
Eigene Schwesterfirma für Logistik oder Einkauf? Für das zertifizierte Unternehmen ist sie ein ausgelagerter Prozess: Was wird übergeben, wann, wer gibt frei. Eine halbe Seite. Tochtergesellschaften im Ausland, die nichts mit dem Geltungsbereich zu tun haben, bleiben draußen.
NORMIhre Ziele
Liefertermintreue in Prozent, Fehlerquote bei Musterfreigaben, Anteil manueller Nachbearbeitung senken, Wettbewerbsfähiger Preis bei gleicher Qualität, Zollvorteile nutzen. Zahlen aus dem, was Sie heute schon messen.
WAS SIE MITBRINGENDas brauchen wir von Ihnen – eine Stunde Ihrer Zeit
- Hauptkunden nach Typ (Portal, E-Mail, Behörde)
- Hauptlieferanten mit Land und Material
- Übergabe an ausgelagerte Logistik/Einkauf
- Ein Auftrag von Ausschreibung bis Lieferung
- Organisation der Firmeneinheiten
- Investitionen der letzten Jahre
Kein Formular, kein Dokument. Sie erzählen, wir schreiben.
WAS ES KOSTETFestpreis, fällig erst mit Zertifikat
Beratung Festpreis 4.500 € (3–10 Mitarbeiter), BAFA-Zuschuss 50–80 % auf 3.500 €; Zertifizierung akkreditiert 3.000–8.000 € über drei Jahre oder nicht akkreditiert ab 990 €. Kein Abo, keine Laufzeit. Alle Zahlen mit Rechenbeispielen →
WEITERLESENDas passt dazu
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Wie läuft der Einkaufsprozess ab, wenn eine Ausschreibung reinkommt?"
„Sie schauen sich die Anforderungen an – Material, Masterbild – und leiten das an die Supplier weiter, die sich beim Material auskennen. Können die den Liefertermin halten? Dann Preise einsammeln, abklopfen, an den Vertrieb. Kein Preis-Pingpong über drei Runden."
Bekleidungshandel
„Müssen wir Logistik und Einkauf beschreiben, obwohl das teilweise ausgelagert ist?"
„Ja, aber pragmatisch. Bei der ausgelagerten Logistik beschreiben wir nur die Übergabe: wann brauchen die Informationen, was wird übergeben, fertig. Der Einkauf braucht eine saubere Beschreibung, aber nur eine Seite."
Textilgroßhandel
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Ist unsere eigene Schwesterfirma ein ausgelagerter Prozess?
Für das zertifizierte Unternehmen ja – beschrieben wird die Schnittstelle.
Was gehört in 'Verantwortungen und Befugnisse'?
Wer gibt Angebot, Auftrag, Muster und Zahlung frei. Eine Tabelle.
Müssen wir die Kollektionsentwicklung aufnehmen?
Nur wenn Sie sie Kunden gegenüber anbieten wollen. Dann gibt es einen kurzen Prozess dafür.
Reicht eine allgemeine Prozessbeschreibung?
Ja, wenn die Freigaben und Übergaben drinstehen.
Eine Stunde erzählen, wie Sie arbeiten – wir bauen daraus Ihr QM-System. Festpreis ab 3.500 €, Sie zahlen erst mit Zertifikat. Für Ihre Branche: ISO 9001 in 10 Tagen (Express).
Angebot für ISO 9001 BeratungFestpreis · Zahlung erst mit Zertifikat
Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden