Was kommt nach dem BAFA-Antrag? Diese zwei Schreiben – und was Sie damit tun
Zwei Schreiben, meist am selben Tag: sofort nach dem Absenden die Antragskopie mit Ihrer Internet-ID, rund zwei Stunden später die Erlaubnis zum Beratungsbeginn mit Ihrer Vorgangsnummer (UBF-…). Erst ab dem zweiten Schreiben dürfen Beratungsvertrag und Beratung starten. Beide aufheben – die Vorgangsnummer ist später Ihr Login für den Verwendungsnachweis.
SCHREIBEN 1 · SOFORTSofort: die Antragskopie
Sobald Sie den Online-Antrag abgeschickt haben, erzeugt das BAFA-Portal eine Kopie Ihres Antrags – das Formular „Antrag auf Förderung einer Unternehmensberatung“. Es bestätigt nur den Eingang: Es ist keine Bewilligung und noch keine Erlaubnis, mit der Beratung zu beginnen.
Heben Sie die Antragskopie auf. Falls das zweite Schreiben ausbleibt, ist die Internet-ID die Nummer, mit der die Leitstelle Ihren Vorgang findet.
SCHREIBEN 2 · 2 STD.Zwei Stunden später: die Erlaubnis
Das zweite Schreiben kommt in der Regel noch am selben Tag – in unseren Förderfällen meist rund zwei Stunden nach dem Antrag. Es heißt im Betreff „Erlaubnis zum Beratungsbeginn nach Nr. 7.2.2 der Förderrichtlinie“ und enthält den entscheidenden Satz: „Ihr Antrag auf Förderung einer Beratung wurde hinsichtlich der formalen Voraussetzungen geprüft; Sie können nun mit der Beratung beginnen.“
Vorsicht bei der Wortwahl: Dieses Schreiben ist die Erlaubnis zum vorzeitigen Maßnahmebeginn, nicht die Bewilligung des Zuschusses. Über die Auszahlung entscheidet das BAFA erst, wenn die Beratung durchgeführt und der Verwendungsnachweis vollständig eingereicht ist. Ein Rechtsanspruch auf den Zuschuss besteht bis dahin nicht.
ACHTUNGDer eine Fehler, der Geld kostet
Nicht vor Schreiben 2 starten. Gefördert wird nur, wer bei Antragstellung noch nicht mit der Maßnahme begonnen und noch keinen Beratungsvertrag unterschrieben hat. Wer vorher unterschreibt oder die Beratung beginnt, hat vorzeitig mit der Maßnahme begonnen – der Zuschuss ist dann verloren, unabhängig davon, wie gut die Beratung war.
Praktisch heißt das: Angebot ja, Terminabsprache ja – Vertrag, Kick-off, erste Dokumente und Audittermine erst, wenn die Erlaubnis vorliegt. Weil die beiden Schreiben meist am selben Tag kommen, kostet das in der Regel keinen einzigen Arbeitstag.
ZU TUNWas Sie mit den Schreiben tun
- Beide aufbewahren. Ohne die Vorgangsnummer aus Schreiben 2 kommen Sie später nicht in das Verwendungsnachweis-Portal – dort ist sie die Kennung, Ihre Postleitzahl das Passwort.
- Nichts unterschreiben, nichts zurücksenden. Beide Schreiben sind Bestätigungen, keine Formulare. Das BAFA erwartet darauf keine Antwort.
- An Ihren Berater weiterleiten. Erst damit steht fest, ab wann gestartet werden darf.
- Die Frist notieren. In Schreiben 2 steht ein Satz „Die Vorlagefrist endet am …“. Bis dahin muss die Beratung abgeschlossen und der Verwendungsnachweis vollständig eingereicht sein – das sind sechs Monate, keine Kulanz.
- Rechnung später selbst und in voller Höhe zahlen. Inklusive Mehrwertsteuer, vom Geschäftskonto. Eine Beteiligung des Beratungsunternehmens an den Kosten ist nicht zulässig; als Nachweis dient ein Kontoauszug, auch aus dem Online-Banking.
ABLAUFSo geht es weiter
- Antrag online gestellt – Schreiben 1 kommt sofort
- Erlaubnis zum Beratungsbeginn – Schreiben 2, rund zwei Stunden später
- Beratungsvertrag und Start der Beratung – erst jetzt zulässig
- Beratungsbericht, Rechnung, Zahlung durch Sie – Rechnung in voller Höhe inkl. MwSt., Kontoauszug aufheben
- Verwendungsnachweis online einreichen – innerhalb von sechs Monaten, Schritt für Schritt erklärt
- Prüfung durch das BAFA, dann Auszahlung – die Entscheidung über den Zuschuss fällt erst hier
QUELLENOffizielle Quellen
- BAFA – Förderung von Unternehmensberatungen für KMU: Programmseite mit Merkblättern, Formularen und dem Onlineportal
- Förderrichtlinie des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz vom 14.12.2022 in der geänderten Fassung vom 12.12.2024, insbesondere Nr. 7.2.2 (vorzeitiger Maßnahmebeginn) und Nr. 4.1 (Anforderungen an den Beratungsbericht)
Die abgebildeten Auszüge stammen aus einem realen Förderfall. Anschrift, Ansprechpartner, Aktenzeichen, Internet-ID und Barcode sind durch Platzhalter ersetzt – es sind keine Kundendaten enthalten.
WEITERLESENDas passt dazu
- BAFA-Antrag stellen: Klickanleitung durch das Antragsportal
- BAFA-Förderung: Ablauf, Förderhöhe, 40-Stunden-Grenze
- Verwendungsnachweis einreichen – Schritt für Schritt mit Screenshots
- Was die ISO 9001 kostet – mit und ohne Förderung
- Ablauf & Vorbereitung der Zertifizierung
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Welche Schreiben bekomme ich nach dem BAFA-Antrag?
Zwei. Direkt nach dem Abschicken des Online-Antrags kommt die Antragskopie mit Ihrer Internet-ID. Rund zwei Stunden später folgt die Erlaubnis zum Beratungsbeginn mit Ihrer Vorgangsnummer (UBF-…). Erst ab dem zweiten Schreiben darf die Beratung starten.
Ab wann darf ich den Beratungsvertrag unterschreiben?
Erst nachdem die Erlaubnis zum Beratungsbeginn vorliegt. Wer vorher unterschreibt oder mit der Beratung beginnt, hat vorzeitig mit der Maßnahme begonnen – die Förderung entfällt.
Ist die Erlaubnis zum Beratungsbeginn schon die Bewilligung?
Nein. Sie erlaubt nur den Start. Über die Auszahlung entscheidet das BAFA erst nach der Beratung, wenn der Verwendungsnachweis vollständig vorliegt und die Haushaltsmittel verfügbar sind. Ein Rechtsanspruch besteht bis dahin nicht.
Wo finde ich meine Vorgangsnummer?
In Schreiben 2 rechts oben unter „Mein Zeichen“, in der Form UBF-1234567. Beim Login zum Verwendungsnachweis geben Sie nur die Ziffern ein, nicht die Abkürzung UBF. Passwort ist Ihre Postleitzahl.
Was mache ich, wenn das zweite Schreiben nicht kommt?
Erst den Spam-Ordner prüfen. Danach die von Ihnen gewählte Leitstelle anrufen und die Internet-ID aus Schreiben 1 nennen – darüber wird der Vorgang gefunden. Bis dahin nicht mit der Beratung beginnen.
Wie lange habe ich danach Zeit?
Sechs Monate. In diesem Zeitraum muss die Beratung abgeschlossen und der Verwendungsnachweis vollständig über das Onlineportal eingereicht sein. Das genaue Datum steht in Schreiben 2 („Die Vorlagefrist endet am …“).
Muss ich die Schreiben unterschreiben oder zurücksenden?
Nein. Beide sind Bestätigungen. Schreiben 2 ist maschinell erstellt und bedarf nach § 37 Abs. 5 VwVfG keiner Unterschrift.
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Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
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