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BAFA-Antrag stellen: Klickanleitung durch das Antragsportal

KURZ GESAGT

Den Antrag stellen Sie selbst – online, ohne Anlagen, in etwa 20 Minuten. Nur Sie als Unternehmen dürfen ihn stellen, nicht der Berater. Auf dieser Seite ist jede Portalseite als Screenshot markiert: orange umrandet ist das, was angeklickt oder ausgefüllt werden muss. Wichtig: erst den Antrag stellen, dann die Erlaubnis abwarten, dann starten.

Holger Grosser, ISO-9001-Berater seit 1994
GEPRÜFT08·26H. Grosser
Stand 31.08.2026 · Von Holger Grosser, QM-Berater seit 1994 · über 1.000 begleitete Zertifizierungsaudits · Quelle: BAFA-Antragsportal (fms.bafa.de) + rund 300 begleitete Förderfälle im Jahr

VORBEREITUNG · CHECKWas Sie bereitlegen sollten

Der Antrag dauert etwa 20 Minuten und braucht keine Anlagen. Er fragt aber Zahlen ab, die man selten im Kopf hat. Legen Sie das hier bereit, dann läuft es in einem Zug durch:

  • Anzahl der Beschäftigten und Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme des letzten Geschäftsjahres
  • Gründungsdatum des Unternehmens und der Geschäftsgegenstand, wie er angemeldet ist
  • Ihre Wirtschaftszweig-Klassifikation (vierstellig)
  • Ob Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist
  • Ob es verbundene Unternehmen oder Partnerunternehmen gibt – deren Zahlen zählen bei der KMU-Prüfung mit
  • Die BAFA-ID Ihres Beraters. Bei uns: 123889, Unternehmen „Holger Grosser, QM-Dienstleistungen“, durchführende beratende Person „Holger Grosser“

Den Antrag stellen Sie selbst. Das ist keine Formsache: Antragsteller ist Ihr Unternehmen, und die persönlichen Erklärungen im Formular kann nur eine vertretungsberechtigte Person abgeben. Wir bereiten alles vor und sagen Ihnen Feld für Feld, was hineingehört – klicken müssen Sie.

Antragsformular beim BAFA öffnen

Die Sitzung wird automatisch beendet, wenn Sie länger als eine Stunde nichts eintragen. Vor Ablauf erscheint ein Hinweis mit der Möglichkeit zu verlängern.

WOHER · ANGABENWoher Sie die einzelnen Angaben bekommen

Die meisten scheitern nicht am Klicken, sondern daran, dass sie eine Zahl nicht finden. Diese Tabelle beantwortet genau das – einmal vorab durchgehen spart das Suchen mitten im Formular:

Feld im AntragWas eintragenWoher Sie es bekommen
Name der OrganisationDie rechtsverbindliche Firmierung inklusive RechtsformHandelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung – nicht der Marken- oder Kurzname
Vorsteuerabzugs­berechtigtJa, Nein oder teilweiseJa, wenn Sie ein Unternehmen führen oder selbstständig sind, Umsatzsteuer in Rechnung stellen und ans Finanzamt abführen. Teilweise zum Beispiel bei einem Verein, der einen unternehmerischen Anteil im Zweckbetrieb unterhält. Die Angabe entscheidet über die Bemessungsgrundlage des Zuschusses.
Gründungsdatumtt.mm.jjjjGewerbeanmeldung oder Handelsregister. Achtung: Liegt es weniger als ein Jahr zurück, sind Sie Jungunternehmen und brauchen zusätzlich ein Informationsgespräch (siehe unten).
Angemeldeter GeschäftsgegenstandWortlaut aus der AnmeldungSteht in der Gewerbeanmeldung oder im Handelsregister. Wer den Wortlaut nicht zur Hand hat, findet ihn über eine Firmenauskunft, etwa firmeneintrag.creditreform.de.
Wirtschaftszweig­klassifikationVierstellige Nummer (WZ-Code)Im Verzeichnis des Statistischen Bundesamts nachschlagen – Gliederung der Klassifikation WZ (PDF). Oder über die Firmenauskunft: Dort wird der Branchencode zum Firmennamen angezeigt.
Unternehmenstypeigenständig / Partner­unternehmen / verbundenes UnternehmenEigenständig ist, wer keine nennenswerten Beteiligungen hält und an dem niemand solche hält. Bei Beteiligungen ab 25 % (Partner) beziehungsweise Mehrheiten oder beherrschendem Einfluss (verbunden) zählen die Zahlen der anderen Unternehmen anteilig oder ganz mit. Im Zweifel vor dem Absenden mit der Leitstelle klären.
Anzahl der BeschäftigtenZahl des letzten GeschäftsjahresAus der Meldung an die Berufsgenossenschaft oder aus dem Jahreslohnjournal
Jahresumsatz oder JahresbilanzsummeBetrag des letzten GeschäftsjahresAus dem letzten Jahresabschluss: Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Steuerbescheid, Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz
BAFA-ID des BeratersBei uns 123889Steht im Angebot Ihres Beraters. Sowohl das Beratungsunternehmen als auch die durchführende Person müssen beim BAFA registriert sein.

PHASE 1 · STARTPortal öffnen und Datenschutz bestätigen

Nach dem Öffnen erscheint die Startmaske mit den vier Phasen des Antrags: Daten eingeben, Dokumente hochladen, Daten prüfen, Formular absenden.

Startseite des BAFA-Antragsportals mit den vier Phasen Daten eingeben, Dokumente hochladen, Daten pruefen und Formular absenden sowie dem Start-Knopf, der markiert ist.
  1. Auf Start klicken.
SCHRITT 1 · Startmaske des Antragsportals.

Es folgt die datenschutzrechtliche Belehrung.

Seite Datenschutzrechtliche Belehrung des BAFA-Antragsformulars mit den Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle.
SCHRITT 2 · Datenschutzrechtliche Belehrung. Hier gibt es nichts anzuklicken — nur lesen und nach unten scrollen.
Unterer Teil der Datenschutzbelehrung mit dem markierten Pflicht-Haekchen und dem markierten Weiter-Knopf.
  1. Häkchen setzen bei „Ich habe die Hinweise zum Datenschutz zur Kenntnis genommen“. Ohne das Häkchen geht es nicht weiter.
  2. Weiter.
SCHRITT 2 · Ende der Datenschutzbelehrung.

PHASE 1 · LOGINAnmeldung – ohne digitale Authentifizierung

Seite Anmeldung im BAFA-Antragsformular mit den markierten Auswahlfeldern fuer mich selbst und Nein sowie dem markierten Weiter-Knopf.
  1. „für mich selbst“ anklicken. Nur wenn Sie mit Vollmacht für jemand anderen ausfüllen: „als bevollmächtigte Person“.
  2. Bei „digital authentifizieren“ „Nein“ anklicken. Bei „Ich bin eine: Organisation“ steht die Antwort fest, da ist nichts zu tun.
  3. Weiter.
SCHRITT 3 · Anmeldung. Drei Klicks, mehr nicht.

Alternative: Sie können sich auch mit dem ELSTER-Unternehmenskonto (ELSTER-UK) anmelden, sofern ein Organisationszertifikat vorliegt. Dann werden Kontaktdaten vorbefüllt und die Bescheide landen in Ihrem Postfach. Ein ELSTER-Sicherheitszertifikat reicht dafür nicht aus. Ohne Unternehmenskonto einfach „Nein“ wählen – am Ergebnis ändert das nichts.

PHASE 1 · FIRMAAntragstellende Person, Standort und Leitstelle

Seite Angaben zur antragstellenden Person mit Musterdaten. Markiert sind die Auswahl der Rechtsform, das Feld Name der Organisation, der Block Ansprechperson und der Weiter-Knopf.
  1. „Bei der antragstellenden Person handelt es sich um“ — Unternehmen oder Freiberuflich tätige Person auswählen.
  2. Name der Organisation — die rechtsverbindliche Firmierung, so wie sie im Handelsregister oder in der Gewerbeanmeldung steht, inklusive Rechtsform.
  3. Ansprechperson — alle Pflichtfelder ausfüllen. Die E-Mail-Adresse wird zweimal abgefragt; an diese Adresse gehen später die Bestätigung und der Portal-Zugang.
  4. Weiter.
SCHRITT 4 · Stammdaten. Alle sichtbaren Angaben sind Musterdaten.
Seite Angaben zum Standort der Massnahme, falls abweichend. Markiert sind die leeren Adressfelder und der Weiter-Knopf.
  1. Nur ausfüllen, wenn die Beratung an einer anderen Adresse stattfindet als am Firmensitz. Sonst leer lassen — das ist der Normalfall.
  2. Weiter.
SCHRITT 5 · Standort der Maßnahme.

Die Leitstelle ist danach Ihre Ansprechstelle für alle Rückfragen zum Antrag – nicht das BAFA selbst.

Seite Leitstelle mit dem markierten Auswahlfeld Leitstelle fuer Gewerbefoerderungsmittel des Bundes und dem markierten Weiter-Knopf.
  1. „Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes“ auswählen. Postleitzahl, Ort und Straße füllen sich danach von selbst (An Lyskirchen 14, 50676 Köln).
  2. Weiter.
SCHRITT 6 · Leitstelle.

PHASE 1 · BERATERBeratungsunternehmen und BAFA-ID

Seite Angaben zum Beratungsunternehmen. Markiert sind die Option BAFA-ID, das Feld mit der Nummer 123889 und der Weiter-Knopf.
  1. „BAFA-ID“ anklicken — nicht „Keine BAFA-ID bekannt“.
  2. BAFA-ID eintragen. Bei uns: 123889. Unternehmen („Holger Grosser, QM-Dienstleistungen“) und durchführende beratende Person („Holger Grosser“) erscheinen danach automatisch.
  3. Weiter.
SCHRITT 7 · Beratungsunternehmen.

Steht Ihr Berater noch nicht endgültig fest, tragen Sie trotzdem eine zugelassene Beratung ein – ein Wechsel ist später möglich, ein leeres Feld blockiert den Antrag.

PHASE 1 · KMUUnternehmensdaten, Bestätigungen, Erklärungen

Seite Unternehmensdaten. Markiert sind Rechtsform, Vorsteuerabzugsberechtigung, Gruendungsdatum, angemeldeter Geschaeftsgegenstand, Wirtschaftszweigklassifikation und der Weiter-Knopf.
  1. Rechtsform — natürliche oder juristische Person.
  2. Vorsteuerabzugsberechtigt — Ja, Nein oder teilweise. Diese Angabe entscheidet, ob der Zuschuss auf den Netto- oder den Bruttobetrag gerechnet wird.
  3. Gründungsdatum im Format tt.mm.jjjj.
  4. Angemeldeter Geschäftsgegenstand — so, wie er in der Gewerbeanmeldung oder im Handelsregister steht.
  5. Wirtschaftszweigklassifikation — die vierstellige Nummer. Direkt darunter liegt der Nachschlage-Link des Formulars.
  6. Weiter.
SCHRITT 8 · Unternehmensdaten. Woher die einzelnen Angaben kommen, steht oben in der Tabelle.

Zur Vorsteuerabzugsberechtigung: Seit dem 15. November 2025 wird der Zuschuss bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen auf den gezahlten Brutto-Rechnungsbetrag berechnet – für diese Unternehmen ist die Förderung also effektiv höher.

Seite Bestaetigungen. Markiert sind das Bestaetigungshaekchen, die Auswahl des Unternehmenstyps, das Feld Anzahl der Beschaeftigten, die Felder Jahresbilanzsumme und Jahresumsatz sowie der Weiter-Knopf.
  1. Häkchen bei „Ich bestätige, dass …“ — vorher die sieben Punkte lesen. Sie erklären damit unter anderem, dass Ihr Unternehmen nicht insolvent ist, nicht mehrheitlich der öffentlichen Hand gehört und die KMU-Kriterien erfüllt.
  2. Unternehmenstyp — eigenständiges, Partner- oder verbundenes Unternehmen. Der wichtigste Klick der ganzen Seite: Er entscheidet, wessen Zahlen gelten.
  3. Anzahl der Beschäftigten.
  4. Jahresbilanzsumme oder Jahresumsatz.
  5. Weiter.
SCHRITT 9 · Bestätigungen und Unternehmensgröße. Die Seite, an der die meisten hängen bleiben.

Der Punkt, an dem Förderungen kippen: „verbundenes Unternehmen“. Gehört Ihre Firma zu einer Gruppe oder hält jemand Mehrheiten an mehreren Firmen, zählen deren Beschäftigte und Umsätze mit. Wer hier zu eng rechnet, riskiert eine Rückforderung.

Seite Persoenliche Erklaerungen des BAFA-Antragsformulars mit den Erklaerungen zur Foerderrichtlinie und zur De-minimis-Verordnung.
SCHRITT 10 · Persönliche Erklärungen. Nur lesen — die Häkchen kommen auf der nächsten Ansicht.
Erklaerung zu subventionserheblichen Tatsachen mit drei markierten Haekchen und dem markierten Weiter-Knopf.
  1. Häkchen: Erklärungen zu den subventionserheblichen Tatsachen gelesen und verstanden.
  2. Häkchen: Änderungen an diesen Tatsachen melden Sie der Leitstelle — auch später noch.
  3. Häkchen: alle Angaben wahrheitsgemäß, richtig und vollständig.
  4. Weiter. Falsche Angaben sind hier strafbar (§ 264 StGB) — lieber einmal nachfragen als raten.
SCHRITT 10 · Subventionserhebliche Tatsachen.

PHASE 2 · UPLOADUpload-Seite – normalerweise überspringen

Upload-Seite des BAFA-Antragsformulars mit dem markierten leeren Upload-Feld und dem markierten Knopf Weiter zur Uebersicht.
  1. Bleibt in der Regel leer. Für den Antrag selbst brauchen Sie keine Anlagen. Etwas hochladen müssen Sie nur, wenn Sie eine Vollmacht beifügen, eine Gewerbeanmeldung oder Handelsregistereintragung nachreichen sollen oder das Bestätigungsschreiben über das Informationsgespräch haben (Jungunternehmen).
  2. Weiter zur Übersicht.
SCHRITT 11 · Upload-Seite.

Falls Sie doch etwas hochladen: nur PDF, jedes Dokument einzeln und mit der richtigen Dokumentart, maximal 10 MB je Datei, gerade ausgerichtet und gut lesbar. Die Unterlagen für den Zuschuss kommen erst viel später – beim Verwendungsnachweis.

PHASE 3+4 · SENDENDaten prüfen und absenden

Sie bekommen alle Eingaben noch einmal am Stück zu sehen.

Seite Daten pruefen mit der Zusammenfassung aller Eingaben. Markiert sind ein Korrigieren-Schalter und der Block Angaben zum Beratungsunternehmen.
  1. „Korrigieren“ öffnet den jeweiligen Block noch einmal zum Ändern. Jeder Abschnitt hat einen eigenen Schalter.
  2. Diese drei Zeilen besonders prüfen: Firmierung, Beschäftigtenzahl und BAFA-ID. Das sind die Felder, wegen denen die Leitstelle nachfragt.
SCHRITT 12 · Alle Eingaben im Überblick.

Dann ganz nach unten scrollen.

Unterer Teil der Pruefseite mit der Liste der beigefuegten Dokumente und dem markierten Knopf Absenden.
  1. Absenden. Danach erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, über den Sie Ihre Angaben als PDF herunterladen können — vier Wochen lang.
SCHRITT 13 · Ganz nach unten scrollen.

Diese Bestätigungsmail ablegen. Sie ist Ihr Nachweis darüber, was und wann Sie beantragt haben.

DANACH · POSTWas danach passiert

Zwei Schreiben, meist am selben Tag: sofort die Antragskopie mit Ihrer Internet-ID, rund zwei Stunden später die Erlaubnis zum Beratungsbeginn mit Ihrer Vorgangsnummer (UBF-…). Wie beide aussehen, zeigen wir hier mit anonymisierten Auszügen: Die zwei BAFA-Schreiben nach dem Antrag.

  • Antrag online gestellt – Bestätigungsmail mit Ihren Angaben als PDF
  • Erlaubnis zum Beratungsbeginn – rund zwei Stunden später
  • Schreiben an uns weiterleiten – erst damit steht der Starttermin fest
  • Beratungsvertrag und Beratung – erst jetzt zulässig
  • Verwendungsnachweis – innerhalb von sechs Monaten, Schritt für Schritt erklärt

Bis zum zweiten Schreiben nichts unterschreiben. Wer den Beratungsvertrag vorher unterschreibt oder mit der Beratung beginnt, hat vorzeitig mit der Maßnahme begonnen – der Zuschuss ist dann verloren. Weil beide Schreiben meist am selben Tag kommen, kostet das in der Regel keinen Arbeitstag.

PRAXIS · FRAGENFragen, die uns Kunden dabei stellen

Aus rund 300 begleiteten Förderfällen im Jahr – das sind die Punkte, an denen es fast immer hakt:

FrageAntwort
„Wir haben etwas bekommen – welches Dokument fehlt noch?“Es kommen zwei Schreiben. Gebraucht wird das zweite, die Erlaubnis zum Beratungsbeginn mit der Vorgangsnummer. Schicken Sie im Zweifel beide.
„Ist der Zuwendungsbescheid dasselbe wie das Informationsschreiben?“Ja. Zuwendungsbescheid, Zuwendungsbescheinigung, Informationsschreiben zum Maßnahmenbeginn, Förderbescheid – alle meinen dasselbe Schreiben. Das BAFA selbst nennt es „Erlaubnis zum Beratungsbeginn“.
„Können Sie den Antrag für uns stellen?“Nein, und das ist kein Ausweichen. Antragsteller ist Ihr Unternehmen, die Erklärungen im Formular kann nur eine vertretungsberechtigte Person abgeben. Wir bereiten alles vor und gehen es auf Wunsch am Telefon mit Ihnen durch.
„Welche Leitstelle nehme ich?“Die Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes in Köln. Sie ist danach auch Ihre Ansprechstelle bei Rückfragen – nicht das BAFA.
„Muss ich Dokumente hochladen?“Nein. Die Upload-Seite ist optional; für den Antrag brauchen Sie keine Anlagen.
„Wir sind erst seit ein paar Monaten am Markt.“Dann sind Sie Jungunternehmen und brauchen zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner. Erst den Antrag stellen, dann bei der Leitstelle den passenden Ansprechpartner erfragen und den Termin vereinbaren – frühestens drei Monate vor Antragstellung, spätestens vor dem Verwendungsnachweis. Das Gespräch läuft telefonisch; die Bestätigung darüber laden Sie später hoch.
„Wir gehören zu einer Firmengruppe.“Dann im Formular „verbundenes Unternehmen“ wählen und die Zahlen der Gruppe angeben. Das vor dem Absenden zu klären ist deutlich billiger, als es hinterher zu korrigieren.
„Wie lange dauert das?“Das Ausfüllen etwa 20 Minuten. Die Erlaubnis kommt meist rund zwei Stunden später. Über den Zuschuss selbst entscheidet das BAFA erst nach der Beratung.

HILFE · KONTAKTWenn Sie nicht weiterkommen

Bleiben Sie an einem Feld hängen, rufen Sie an, statt zu raten – eine falsche Angabe im Antrag ist später mühsam zu korrigieren.

QUELLENOffizielle Quellen

Die Screenshots zeigen ausschließlich Musterdaten („Muster Unternehmen“, „Max Mustermann“). Das BAFA-Portal wird gelegentlich überarbeitet – wenn eine Maske bei Ihnen anders aussieht, sagen Sie uns bitte Bescheid, dann aktualisieren wir die Anleitung.

WEITERLESENDas passt dazu

SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen

Kann mein Berater den BAFA-Antrag für mich stellen?

Nein. Antragsteller ist Ihr Unternehmen; die persönlichen und subventionserheblichen Erklärungen im Formular kann nur eine vertretungsberechtigte Person abgeben. Der Berater bereitet vor und begleitet, klicken müssen Sie selbst.

Welche Unterlagen brauche ich für den Antrag?

Keine. Der Antrag läuft rein online und ohne Anlagen. Bereitlegen sollten Sie nur Zahlen: Beschäftigte, Jahresumsatz oder Bilanzsumme, Gründungsdatum, Wirtschaftszweig und die BAFA-ID des Beraters.

Woher bekomme ich die Anzahl der Beschäftigten und den Jahresumsatz?

Die Beschäftigtenzahl steht in der Meldung an die Berufsgenossenschaft oder im Jahreslohnjournal. Jahresumsatz und Jahresbilanzsumme stehen im letzten Jahresabschluss – Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Steuerbescheid, Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz.

Wo finde ich meine Wirtschaftszweigklassifikation?

Im WZ-Verzeichnis des Statistischen Bundesamts als vierstellige Nummer; das Formular verlinkt es direkt unter dem Feld. Alternativ zeigt eine Firmenauskunft wie firmeneintrag.creditreform.de den Branchencode zum Firmennamen an.

Wie lange dauert der Antrag?

Etwa 20 Minuten, wenn die Zahlen bereitliegen. Die Sitzung läuft nach einer Stunde Inaktivität ab, lässt sich vorher aber verlängern.

Was trage ich beim Beratungsunternehmen ein?

Die BAFA-ID. Bei QM-Dienstleistungen Holger Grosser ist das 123889; Unternehmen „Holger Grosser, QM-Dienstleistungen“, durchführende beratende Person „Holger Grosser“.

Welche Leitstelle muss ich auswählen?

Die Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes, An Lyskirchen 14, 50676 Köln. Sie ist danach Ihre Ansprechstelle für Rückfragen zum Antrag.

Muss ich mich mit ELSTER anmelden?

Nein. Die Anmeldung mit dem ELSTER-Unternehmenskonto ist optional und setzt ein Organisationszertifikat voraus; ein ELSTER-Sicherheitszertifikat reicht nicht. Ohne ELSTER wählen Sie bei „digital authentifizieren“ einfach Nein.

Was gilt für Jungunternehmen?

Unternehmen, die noch kein Jahr am Markt sind, brauchen zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner. Erst den Antrag stellen, dann über die Leitstelle den Ansprechpartner erfragen und den Termin vereinbaren – frühestens drei Monate vor Antragstellung, spätestens vor Einreichung des Verwendungsnachweises.

Wie oft kann ich die Förderung nutzen?

Innerhalb der Geltungsdauer der Förderrichtlinie (bis 31.12.2026) sind maximal fünf abgeschlossene Beratungen förderfähig, höchstens zwei pro Jahr.

Was passiert direkt nach dem Absenden?

Sie erhalten eine Bestätigungsmail mit Ihren Angaben als PDF, kurz darauf die Antragskopie und rund zwei Stunden später die Erlaubnis zum Beratungsbeginn. Erst ab diesem Schreiben darf die Beratung starten.

Antrag, Bericht, Frist – wir bereiten alles vor, Sie klicken. Rund 300 Förderfälle im Jahr, persönlich begleitet: Beratung zum Festpreis.

Antrag jetzt stellenFestpreis · Zahlung erst mit Zertifikat
Holger Grosser, ISO-9001-Berater seit 1994

Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
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