Ich habe keine Ahnung von ISO – wie komme ich mit dem geringsten Aufwand zum Zertifikat?
Sie müssen die Norm nicht lesen, nicht kaufen und nicht verstehen. Sie müssen Ihre Abläufe so aufschreiben, wie sie sind – knapp –, ein paar Listen führen, die Sie meist schon haben, und einmal einen Prüfer durchs Haus führen. Für einen kleinen Betrieb bis zwei Mitarbeiter: zwei bis drei Monate Kalenderzeit, zwei bis drei Tage Ihrer eigenen Zeit, 3.500 € Festpreis für die Begleitung (davon zahlt der Staat 1.750 € zurück) plus Zertifizierungskosten. Durchfallen ist bei sauberer Vorbereitung kein Thema: seit 1994 hat es jede Firma im ersten Anlauf geschafft.
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ZUERSTWas die ISO 9001 wirklich von Ihnen will
Vergessen Sie das Bild vom Aktenschrank. Die Norm will drei Dinge sehen: Sie wissen, wie Ihre Aufträge durchs Haus laufen. Sie merken, wenn etwas schiefgeht, und tun etwas dagegen. Und der Chef schaut einmal im Jahr auf Zahlen und entscheidet. Das ist alles – der Rest ist Nachweis dafür.
Was das für eine Firma mit zehn Leuten heißt: etwa fünf Abläufe in Stichpunkten, ein Handbuch von 15 bis 30 Seiten, eine Handvoll Excel-Listen (Kunden, Lieferanten, Schulungen, Reklamationen, Messgeräte, Gesetze), eine Risikoliste aus Ihren eigenen Entscheidungen, drei bis fünf Ziele mit Zahl, und einmal im Jahr zwei Stunden Chefrunde mit Protokoll. Mehr Schau kann man immer machen – aber nicht mit mir.
DER WEGDie sechs Schritte – und wie viel Zeit Sie jeder kostet
So läuft es bei uns seit 1994, in dieser Reihenfolge. Die Zeit in der rechten Spalte ist Ihre Zeit, nicht meine.
| Schritt | Was passiert | Ihre Zeit | Kalender |
|---|---|---|---|
| 1 · Entscheiden | Brauchen wir das, was kostet es, akkreditiert oder nicht? Zwei Seiten lesen, eine Frage an den Hauptkunden. | 1 Stunde | Woche 1 |
| 2 · Fördern | BAFA-Antrag online stellen – bevor irgendein Vertrag unterschrieben ist. Zwei Schreiben abwarten. | 20 Minuten | Woche 1–2 |
| 3 · Aufbauen | Geltungsbereich (ein Satz), Abläufe erzählen, Listen anlegen. Das Handbuch schreibt der Berater aus dem, was Sie erzählen. | 1,5 Tage, verteilt | Woche 2–8 |
| 4 · Prüfen | Internes Audit als Generalprobe, Lücken abarbeiten, Chefrunde mit Protokoll. | Ein halber Tag | Woche 8–10 |
| 5 · Zertifizieren | Prüfer kommt einen Tag ins Haus (oder remote). Sie zeigen zwei echte Aufträge. Zertifikat kommt zwei bis vier Wochen später. | 1 Tag | Woche 10–13 |
| 6 · Halten | Jahr 2 und 3: je ein halber Prüftag. Dazwischen: Listen weiterführen, einmal im Jahr Chefrunde und internes Audit. | 2–3 Tage im Jahr | laufend |
Der häufigste Zeitfresser ist keiner dieser Schritte, sondern die Wartezeit auf den Prüftermin der Zertifizierungsstelle. Deshalb: Termin anfragen, sobald Schritt 3 läuft.
KOSTENWas es kostet – einmal ehrlich zusammengezählt
Ihr Preis in 20 Sekunden: Betriebsgröße antippen, Festpreis sehen – ohne Anmeldung. Zum Kosten-Rechner →
Für zehn Mitarbeiter, akkreditiertes Zertifikat, alte Bundesländer: 4.500 € Begleitung zum Festpreis (fällig erst, wenn das Zertifikat da ist), davon kommen 1.750 € von der BAFA zurück. Die Zertifizierungsstelle nimmt rund 3.500 € für den ersten Prüftag und je 1.200 € für die kürzeren Prüfungen in Jahr 2 und 3. Über drei Jahre sind das etwa 8.650 € (Ost: 7.600 €, weil die Förderung dort 80 % beträgt).
Reicht Ihrem Kunden ein nicht akkreditiertes Zertifikat, sind es rund 3.700 € gesamt und zwei Wochen statt drei Monate. Wer alles selbst machen will: Anleitung, Vorlagen und internes Audit für 1.200 €. Die Zahlen mit Ihren Werten: Was kostet die ISO 9001?
IRRTÜMERFünf Dinge, die Sie nicht brauchen
- Die Norm kaufen. Kein Auditor fragt, ob Sie sie gelesen haben. Er fragt, wie Ihr Auftrag läuft.
- Einen Qualitätsbeauftragten einstellen. Jemand muss den Hut aufhaben – zwei bis vier Stunden die Woche in der Einführung, danach weniger.
- Software. Excel, Word und ein Ordner mit Versionsdatum bestehen jedes Audit.
- Neue Abläufe erfinden. Aufgeschrieben wird, was Sie tun. Wenn es schlecht ist, ändern Sie es – aber nicht wegen der Norm.
- Perfektion. Der Auditor will zwei saubere Aufträge sehen, nicht hundert. Ausnahmen gibt es immer; die zeigen Sie nicht.
AUDITTAGWas am Prüftag wirklich passiert
Der Prüfer kommt morgens, redet eine Stunde mit dem Chef über die Firma, die Ziele und die Chefrunde. Dann lässt er sich von den Mitarbeitern zeigen, wie ein Auftrag läuft – am Bildschirm, nicht auf dem Papier. Er zieht Stichproben: eine Reklamation, ein Lieferant, eine Schulung, ein Messgerät. Nachmittags sagt er, was er gefunden hat. Kleine Lücken sind normal und werden in vier bis acht Wochen nachgebessert; das Zertifikat kommt trotzdem.
Die einzige Vorbereitung, die Ihre Leute brauchen: „Sagen Sie, was Sie wirklich tun. Und was Sie nicht machen, sagen Sie: Das macht die Kollegin.“ Das ist der richtige Reflex. Wer anfängt, die Norm zu erklären, hat verloren – der Prüfer fragt nach, und spätestens da ist Ende.
LOSWomit Sie heute anfangen
Nicht mit dem Handbuch. Mit zwei Dingen, die zusammen eine halbe Stunde dauern: Fragen Sie Ihren wichtigsten Kunden, ob er ein akkreditiertes Zertifikat verlangt. Und stellen Sie den BAFA-Antrag, bevor Sie irgendetwas unterschreiben. Alles Weitere steht in der Reihenfolge, in der Sie es brauchen, auf der Startseite unter „Hier finden Sie Hilfe“.
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Muss ich die ISO-9001-Norm kaufen oder lesen?
Nein. Kein Auditor prüft, ob Sie die Norm kennen. Er prüft, ob Sie Ihre Abläufe kennen und nachweisen können. Was die Norm konkret verlangt, übersetzt Ihnen der Berater in Ihre Sprache – oder diese Seiten.
Wie viel Zeit kostet mich das selbst?
Bei zehn Mitarbeitern zwei bis drei Tage über drei Monate verteilt: Abläufe erzählen, Listen befüllen, internes Audit, Prüftag. Der Berater schreibt Handbuch und Risikoliste aus dem, was Sie erzählen.
Kann ich durchfallen?
Theoretisch ja, praktisch nicht, wenn die Generalprobe (internes Audit) gemacht wurde. Kleine Lücken am Prüftag sind normal und werden nachgebessert. Seit 1994 hat jede begleitete Firma im ersten Anlauf bestanden.
Brauche ich neue Software oder einen QM-Beauftragten?
Weder noch. Excel, Word und ein Ordner reichen. Eine Person mit Überblick hat den Hut auf – zwei bis vier Stunden pro Woche in der Einführung.
Was ist der Unterschied zwischen akkreditiert und nicht akkreditiert?
Akkreditierte Stellen (TÜV, DEKRA, DQS, DNV …) werden staatlich überwacht; nur ihre Zertifikate gelten in Ausschreibungen und bei Konzernkunden. Nicht akkreditiert ist günstiger und schneller – reicht, wenn Ihr Kunde nicht ausdrücklich Akkreditierung verlangt. Fragen Sie ihn.
Wie lange gilt das Zertifikat?
Drei Jahre, mit je einem kürzeren Prüftag in Jahr 2 und 3. Danach wird es erneuert – derselbe Ablauf, nur kürzer, weil alles schon da ist.
Was passiert, wenn ich mitten im Prozess merke, dass es doch zu viel ist?
Sie zahlen die Begleitung erst mit dem Zertifikat. Und die Erfahrung aus 1.000 Firmen: Der Berg ist am Anfang am größten. Nach dem ersten Gespräch, in dem Sie nur erzählen, wie Ihre Firma arbeitet, ist er meist halb so hoch.
Sie wollen nicht lesen, sondern anfangen? Erzählen Sie mir in einer Stunde, wie Ihre Firma arbeitet – den Rest schreibe ich. Festpreis, fällig erst mit Zertifikat.
Beratung zum FestpreisFestpreis · Zahlung erst mit Zertifikat
Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden