ISO 9001 als Personaldienstleister: Worauf schaut der Auditor bei Vermittlung und Zeitarbeit?
Sie zeigen einen Kandidaten von Anfang bis Ende: Anfrage des Kunden, Kandidatensuche, Erstinterview mit Sprachprüfung, Vorstellung beim Kunden, Zusage, Einreise/Onboarding, Nachbetreuung – dazu den Status im Bewerbersystem. Das ist Ihr Kernprozess, eine Seite. Qualitätsanforderungen (Sprachniveau B1/B2, Qualifikationsnachweise) sind Ihre Prüfkriterien. Datenschutz bei Kandidatendaten ist Thema im Audit – Nachweis und Vereinbarung reichen. Der Auditor prüft das System, nicht die Kollegin.
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IHRE LAGESo fängt es meistens an
Sie vermitteln Menschen – Fachkräfte aus dem Ausland, Lokführer, Pflegekräfte, Zeitarbeiter. Kliniken und Konzerne fordern das Zertifikat als Marktzugang. Ihr Prozess zieht sich über Monate und viele Beteiligte; Sie fragen sich, wie man so etwas 'zeigt'.
IHRE PROZESSEDiese Prozesse stehen in Ihrem Handbuch – je eine Seite
- Kundenanfrage und Bedarfsklärung
- Kandidatenakquise (auch über Partner im Ausland)
- Erstinterview, Sprach- und Qualifikationsprüfung
- Matching und moderiertes Vorstellungsgespräch
- Einreise-/Onboarding-Management (Visum, Anerkennung, Behörden)
- Einsatzplanung und Nachbetreuung
Mehr nicht. Was der Auditor nicht sehen will, bauen wir nicht.
NORMWie zeige ich meinen Prozess im Audit?
Öffnen Sie Ihr Bewerbersystem oder CRM und gehen Sie einen realen Fall durch: Status 'verfügbar' → 'im Interview' → 'vermittelt'. Vorlagen und Automatisierungen dürfen Sie zeigen – Auditoren mögen das. Was die Kollegin macht, erklärt die Kollegin; jeder seinen eigenen Teil.
NORMQualitätsanforderungen an Kandidaten
Sprachniveau (Zertifikat allein reicht nicht – Sie prüfen im Gespräch), Berufsanerkennung, Referenzen. Das sind Ihre Freigabekriterien, sie stehen im Prozess. Lehnt ein Kunde einen Kandidaten ab oder springt ein Kandidat ab, ist das eine Rückmeldung, aus der Sie lernen – kein Versagen.
NORMIhre Risiken und Ziele
Aus den Gesprächen: Visum-Verzögerungen, Absage nach Zusage, unzureichende Sprachkenntnisse trotz Zertifikat, keine Unterkunft am Einsatzort, Kommunikation mit Partnern im Ausland, Abhängigkeit von wenigen Großkunden. Ziele: Vermittlungsquote, Abbruchquote nach Vermittlung, B1 bei Einreise, Kunden- und Kandidatenzufriedenheit.
NORMDatenschutz und Schnittstellen
Kandidaten- und Qualifikationsdaten sind sensibel: Datenschutzvereinbarung mit Kandidaten, IHK- oder Berater-Nachweis, Löschfristen. Partner im Ausland, Botschaften, Ämter, Sprachschulen sind interessierte Parteien bzw. Lieferanten – Name und Leistung in die Liste, Übergabepunkte im Prozess.
PRAXISAblauf und Aufwand
Sie liefern Kundenliste, Partnerliste, Organisation in Stichworten, einen Beispielfall. Wir schreiben Handbuch und Prozesse, Sie prüfen, ob es stimmt. Internes Audit online, Zertifizierungsaudit meist einen Tag vor Ort oder remote. Zwei bis drei Monate.
WAS SIE MITBRINGENDas brauchen wir von Ihnen – eine Stunde Ihrer Zeit
- Kundenliste (Kliniken, Unternehmen)
- Partner/Dienstleister im In- und Ausland
- Organisation in Stichworten
- Ein Vermittlungsfall komplett
- Datenschutzvereinbarung Kandidaten
- Qualifikationsnachweise der Recruiter
Kein Formular, kein Dokument. Sie erzählen, wir schreiben.
WAS ES KOSTETFestpreis, fällig erst mit Zertifikat
Beratung Festpreis 4.500 € (3–10 Mitarbeiter), BAFA-Zuschuss 50–80 % auf 3.500 €; Zertifizierung akkreditiert 3.000–8.000 € über drei Jahre oder nicht akkreditiert ab 990 €. Kein Abo, keine Laufzeit. Alle Zahlen mit Rechenbeispielen →
WEITERLESENDas passt dazu
O-TON · AUS ÜBER 1.000 AUDITSAus der Beratungspraxis
So klingen die Fragen echter Kunden – und die Antworten, die sich im Audit bewährt haben:
„Wie detailliert müssen wir unsere Kundenkreise definieren?"
„Halten Sie es breit: Krankenhäuser, Rehakliniken, eventuell Praxisketten. Auch wenn Sie heute noch keine Kunden in einem Bereich haben, kann das in einem Jahr anders sein."
Fachkräftevermittlung Gesundheitswesen
„Wie läuft das Audit ab? Kommen Sie vor Ort?"
„Das interne Audit machen wir online, Prozess für Prozess. Das Zertifizierungsaudit kann vor Ort oder remote sein – bei 14 Mitarbeitern ein Tag."
Lokführervermittlung
SCHNELLE ANTWORTENHäufige Fragen
Gilt unsere eigene Software oder unser Trainingskonzept als 'Entwicklung'?
Nein, das sind interne Hilfsmittel für Ihre Dienstleistung, keine Entwicklung im ISO-Sinn.
Müssen Minijobber ins Organigramm?
Beim ersten Audit nicht. Festangestellte, Werkstudenten, Teilzeit reichen.
Wie messen wir Kandidatenzufriedenheit?
Kurzes Feedback nach Einreise/Einsatzstart, Google-Bewertungen, Abbruchquote.
Wird Datenschutz geprüft?
Es wird nachgefragt. Vereinbarung mit Kandidaten und ein Nachweis genügen.
Eine Stunde erzählen, wie Sie arbeiten – wir bauen daraus Ihr QM-System. Festpreis ab 3.500 €, Sie zahlen erst mit Zertifikat. Für Ihre Branche: ISO 9001 in 10 Tagen (Express).
Angebot für ISO 9001 BeratungFestpreis · Zahlung erst mit Zertifikat
Holger Grosser berät seit 1994 Unternehmen zur ISO 9001 und hat über 1.000 Zertifizierungsaudits begleitet – jedes davon im ersten Anlauf bestanden. Sein Grundsatz: so wenig Dokumentation wie möglich, so viel wie nötig. Mehr über den Autor
★★★★★ 5,0 · 97 Google-Bewertungen, alle von zertifizierten Kunden