Lieferantenbewertung in der Praxis — Kapitel 8.4 mit einer Excel-Liste

13 Module · etwa 67 Minuten · Abschlusstest mit 30 Fragen, 24 richtige zum Bestehen · Teilnahmezertifikat als PDF

Darum geht es

Ihr Kunde sieht nicht, wer das Material geliefert hat – er sieht nur Ihr Produkt. Deshalb verlangt ISO 9001 in Kapitel 8.4 Kriterien für Auswahl, Bewertung, Überwachung und Neubewertung der Lieferanten, mit Nachweis. Die häufigste Abweichung dazu in Kleinbetrieben: Es gibt eine Lieferantenliste, aber keine Bewertung – oder eine von 2021, die nie wiederholt wurde.

Keine Anmeldung nötig. Name und E-Mail-Adresse fragen wir erst vor dem Abschlusstest ab – nur für Ihr Zertifikat. Ihr Fortschritt wird in diesem Browser gespeichert. Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen.

Modul 1 von 13

Worum es geht und was dieser Kurs nicht ist

Dieser Kurs macht aus Kapitel 8.4 der ISO 9001 eine Arbeitsweise, die in zehn Minuten je Lieferant und einmal im Jahr erledigt ist: Welche Lieferanten bewertet werden müssen – und welche nicht –, ein A/B/C-Punkteschema aus fünf Kriterien, die Erstbewertung vor der ersten Bestellung, die Jahresbewertung aus Daten, die es schon gibt, der Umgang mit kritischen Lieferanten in drei Stufen, Lieferantenentwicklung im Kleinbetrieb, das Lieferantenaudit nur, wenn es nötig ist, und der Nachweis, an dem der Auditor nichts zu bemängeln hat. Leitsatz: so wenig wie möglich, so viel wie nötig – eine Excel-Liste statt Software.

Vier Module stammen aus dem Kurs „Lieferanten, Mitarbeiter, Prüfmittel“ und bringen die Excel-Vorlage der Lieferantenliste mit; die Übungsfirma Brenner & Sohn Fachhandel e.K. (erfunden, 22 Beschäftigte) bleibt, damit die Beispiele zusammenpassen.

Was der Kurs nicht leistet: Er behandelt das Lieferantenaudit nicht im Detail nach ISO 19011 – die Methode steht im Kurs „Internes Audit im Kleinbetrieb“. Er ist keine Rechtsberatung zu Liefer- und Werkverträgen. Er behandelt nicht die Pflichten aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (gilt ab 1 000 Beschäftigten) – nur den Hinweis, dass Großkunden deren Fragebögen an kleine Lieferanten weiterreichen.

Normstand: ISO 9001:2026, Kapitel 8.4, gleich nummeriert in der Ausgabe 2015. Die 2026er-Fassung betont Lieferkette und Klima stärker als Umfeldthema – an 8.4 ändert das nichts Wesentliches.

Zum Merken

Kapitel 8.4 in zehn Minuten je Lieferant: eine Liste, fünf Kriterien, A/B/C, einmal im Jahr. Bewertet wird, wer Ihre Qualität beeinflusst.

Modul 2 von 13

Warum ISO 9001 eine Lieferantenbewertung verlangt

Ihr Kunde sieht nicht, wer das Material geliefert hat. Er sieht nur Ihr Produkt. Deshalb verlangt Kapitel 8.4 sinngemäß: Der Betrieb stellt sicher, dass extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen seinen Anforderungen entsprechen – und legt dafür Kriterien für Auswahl, Bewertung, Überwachung und Neubewertung der Anbieter fest, mit dokumentierter Information als Nachweis (8.4.1). Dazu: Art und Umfang der Steuerung nach Risiko (8.4.2) und klare Informationen an den Anbieter (8.4.3).

Was das im Kleinbetrieb bedeutet: nicht „alle Lieferanten bewerten“, sondern die, deren Leistung die Qualität Ihrer Leistung beeinflusst. Beim Metallbauer: Stahlhändler, Beschichter, Zulieferer für Normteile, Lohnfertiger. Nicht: Büromaterial, Strom, Reinigung. Erfahrungswert aus Audits: 5–15 bewertete Lieferanten reichen für Betriebe bis 50 Mitarbeiter.

Die häufigste Nebenabweichung zu 8.4: Es gibt eine Lieferantenliste, aber keine Bewertung – oder eine Bewertung von 2021, die nie wiederholt wurde. Die zweithäufigste: Der Lohnfertiger (ausgelagerter Prozess) fehlt, weil „der ist ja kein Lieferant“.

Zum Merken

Bewertet wird, wer Ihre Qualität beeinflusst. Alles andere ist Verwaltung ohne Nutzen.

Modul 3 von 13

Lieferantenliste: wer bewertet wird, wer nicht – und nach welchen Kriterien

Kapitel 8.4.1 verlangt, dass der Betrieb Kriterien für die Auswahl, Bewertung, Leistungsüberwachung und Neubewertung externer Anbieter festlegt und anwendet – und darüber dokumentierte Information aufbewahrt. Das klingt nach Lieferantenaudit und Scorecard; im Kleinbetrieb ist es eine Tabelle mit einer Zeile je Hauptlieferant und drei Noten.

Wer bewertet wird: Nur Lieferanten, deren Produkte oder Leistungen Ihre Leistung beeinflussen – erfahrungsgemäß fünf bis fünfzehn. Die Einteilung:

Die drei Kriterien – bewährt, weil jeder sie ohne Erklärung versteht:

Schulnoten (1 sehr gut bis 6 ungenügend), Standardwert beim ersten Stand 2, nicht zutreffend = X. Ab Note 4 wird eine Maßnahme eingeleitet (Gespräch), ab Note 5 nach Alternativen gesucht – das steht als Fußtext unter der Tabelle und ist zugleich die Regel für die Neubewertung.

Neuer Lieferant: Aufnahme in die Liste mit Klasse, Grund der Auswahl (Empfehlung, Muster geprüft, Zertifikat, Preis) und Kürzel der GL. Das ist der Nachweis der Auswahl nach Kriterien. Zertifikate (ISO 9001) des Lieferanten werden abgelegt, ersetzen die Bewertung aber nicht.

📄 Lieferantenliste mit Klasse, Bewertung nach Schulnoten, Maßnahmenspalte und Jahresvergleich (Excel)

Was Auditoren fragen: „Zeigen Sie mir Ihren wichtigsten Lieferanten: Warum kaufen Sie dort, und was passiert, wenn er morgen ausfällt?“ – Zeile in der Liste (Klasse A, Noten, Grund), und für Einzellieferanten ein Verweis auf die Risiken- und Chancenanalyse (zweiter Lieferant oder bewusstes Risiko).

Modul 4 von 13

Das A/B/C-Punkteschema

Fünf Kriterien, je 1–5 Punkte, Summe entscheidet:

Einstufung: A = 21–25 Punkte (bevorzugter Lieferant), B = 15–20 (zugelassen, beobachten), C = unter 15 (kritisch: Maßnahme nötig). Wer mit Schulnoten arbeitet (Kurs „Lieferanten, Mitarbeiter, Prüfmittel“), bleibt dabei – A/B/C ist dieselbe Logik in drei Stufen und lässt sich als Zusatzspalte aus der Note ableiten (1–2 = A, 3 = B, 4–6 = C).

Regeln, die den Aufwand klein halten: Bewertung einmal im Jahr, 10 Minuten je Lieferant, aus Daten, die es gibt (Reklamationsliste, Lieferscheine, Mailverlauf). Keine Punkte schätzen, die niemand belegen kann – lieber ein Kriterium weglassen. Zwei Personen bewerten gemeinsam (Einkauf + Fertigung), das gleicht Bauchgefühl aus.

Zum Merken

Fünf Kriterien, 25 Punkte, drei Stufen: A ab 21, B ab 15, C darunter. Aus vorhandenen Daten, zu zweit, zehn Minuten.

Modul 5 von 13

Erstbewertung: neuen Lieferanten zulassen

Vor der ersten Bestellung bei einem qualitätsrelevanten Lieferanten – ein Blatt, 15 Minuten:

1. Was liefert er, und was passiert, wenn es fehlerhaft ist? (Risiko: hoch / mittel / gering)
2. Nachweise anfordern: Zertifikat ISO 9001 oder Branchenzulassung, Referenzen, bei Material Werkszeugnis / Datenblatt
3. Probelieferung oder Musterteil mit Wareneingangsprüfung
4. Konditionen und Ansprechpartner festhalten
5. Entscheidung: zugelassen (vorläufig B) / abgelehnt – mit Datum und Unterschrift

Bei geringem Risiko reichen Schritt 1 und 5. Bei hohem Risiko (Sicherheitsteile, Einzellieferant ohne Ersatz) kommt ein Besuch oder ein Fragebogen dazu. Nach dem ersten Jahr geht der Lieferant in die laufende Bewertung.

Typischer Fehler: Lieferanten, die „schon immer“ liefern, haben nie eine Erstbewertung bekommen. Lösung: einmalig alle Bestandslieferanten mit dem Jahresbogen bewerten und als Erstbewertung ablegen – fertig.

Zum Merken

Fünf Schritte vor der ersten Bestellung, bei geringem Risiko zwei. Bestandslieferanten ohne Erstbewertung: einmal mit dem Jahresbogen nachholen.

Modul 6 von 13

Die Jahresbewertung in einer Stunde – und was daraus folgt

Die Bewertung findet einmal im Jahr statt – vor der Managementbewertung, in der sie als Eingabe nach 9.3.2 c 7 (Leistung externer Anbieter) erscheint. Eine Stunde für zehn Lieferanten, wenn drei Quellen vorliegen:

1. Wareneingang: Beanstandungen je Lieferant (Lieferscheine mit Vermerk, Modul 4).
2. Fehlerblätter / Reklamationen mit Herkunft „Lieferant“.
3. Termine: Lieferverzug aus Auftragsmappen oder Bestellsystem.

Beispiel – Fachhandel mit sechs A-Lieferanten:

Die Spalten Maßnahme, Verantwortlich/Termin und Stand/Ergebnis machen aus der Bewertung einen kleinen Maßnahmenplan; Maßnahmen mit Termin werden zusätzlich in den Maßnahmenplan übernommen (Ein-Plan-Regel).

Neubewertung: nach Abschluss einer Maßnahme (Gespräch, Probelieferung) oder im nächsten Jahr. Ein Lieferant mit Note 5 ohne Maßnahme über zwei Jahre ist eine Abweichung – nicht die Note, sondern die fehlende Reaktion.

Lieferantengespräch: Zehn Minuten am Telefon mit drei Punkten: Was war, was erwarten wir, bis wann. Vermerk in der Spalte Stand/Ergebnis. Das ist 8.4.3 (Informationen an den Anbieter) in der Praxis.

Jahresvergleich: Die Vorlage führt die Noten der Vorjahre in Spalten daneben – so sieht die Managementbewertung Trends, und der Auditor sieht, dass bewertet wird, nicht nur ausgefüllt.

Modul 7 von 13

Umgang mit kritischen Lieferanten

Ein C-Lieferant ist kein Grund zur Panik, aber ein Grund zu handeln. Drei Stufen, je nach Abhängigkeit:

Wichtig für das Audit: Ein C-Lieferant in der Liste ist in Ordnung. Ein C-Lieferant ohne Maßnahme ist eine Abweichung. Die Maßnahme steht in der Maßnahmenliste (10.2) oder direkt in der Bemerkungsspalte der Lieferantenliste – nicht an beiden Stellen.

Typischer Fehler: Der C-Lieferant bleibt C, weil „es keinen anderen gibt“ – und niemand schreibt auf, was unternommen wurde. Im Audit zählt nicht die Note, sondern die Reaktion darauf.

Zum Merken

C ist erlaubt, C ohne Maßnahme nicht. Gespräch mit Frist, verschärfte Überwachung, Trennung oder Entwicklung – und die Maßnahme steht an genau einer Stelle.

Modul 8 von 13

Lieferantenentwicklung im Kleinbetrieb

Lieferantenentwicklung klingt nach Konzern, ist aber im Kleinbetrieb oft der einzige Weg, wenn es nur einen Beschichter in 50 km Umkreis gibt. Praktisch heißt das:

• Dem Lieferanten zeigen, was bei Ihnen schiefgeht: Fotos der Fehler, Ihre Prüfkriterien, Ihre Zeichnungstoleranzen – oft kennt er sie nicht (8.4.3: Informationen an den Anbieter).
• Gemeinsam einen Prüfpunkt vereinbaren: Er prüft vor Versand das Merkmal, das bei Ihnen am häufigsten auffällt, und bestätigt es auf dem Lieferschein.
• Lieferplan statt Einzelbestellungen: feste Abrufe entlasten seine Planung und verbessern Ihre Termintreue.
• Ein Besuch von einer Stunde bringt mehr als zehn Mails.
• Ergebnis nach 6 Monaten messen: Neubewertung, Stufe anpassen.

Das ist keine Zusatzpflicht der Norm, sondern die Antwort auf 8.4.2: Art und Umfang der Steuerung richten sich nach dem Risiko – und ein unersetzbarer Lieferant ist ein hohes Risiko (gehört auch in die Risiken-und-Chancen-Liste, Kurs „Ziele, Risiken und Chancen“).

Typischer Fehler: Der Lieferant bekommt Reklamationen, aber nie die Zeichnung mit den Toleranzen. Er kann nicht treffen, was er nicht kennt.

Zum Merken

Unersetzbarer Lieferant: zeigen statt mahnen – Fehlerbilder, Toleranzen, ein gemeinsamer Prüfpunkt, ein Besuch. Nach sechs Monaten neu bewerten.

Modul 9 von 13

Lieferantenaudit: nur wenn nötig

Die Norm verlangt kein Lieferantenaudit. Es ist eine Option unter mehreren Steuerungsmitteln. Wann es sich lohnt:

• ausgelagerter Prozess mit hohem Risiko (Lohnfertigung von Sicherheitsteilen, Sterilisation, Software mit Kundendaten)
• Kunde verlangt es ausdrücklich (Automotive, Medizin, Luftfahrt)
• C-Lieferant, der nicht ersetzbar ist und bei dem die verschärfte Überwachung nicht wirkt

Wann nicht: Handelsware, Normteile, Lieferanten mit gültigem ISO-9001-Zertifikat ohne Auffälligkeiten. Das Zertifikat ersetzt Ihren Besuch – das ist sein Zweck.

Wenn doch: halber Tag vor Ort, Checkliste mit 10 Fragen (Wareneingang, Prüfmittel, Kompetenz, Reklamationsweg, Rückverfolgbarkeit, Dokumentenlenkung), Bericht auf einer Seite, Maßnahmen mit Termin. Wer selbst interne Audits macht, kann das; die Methode steht im Kurs „Internes Audit im Kleinbetrieb“. Alternative mit null Reiseaufwand: Selbstauskunftsbogen des Lieferanten (vier Seiten) plus Probelieferung.

Typischer Fehler: Weil „Lieferantenaudit“ in der Norm nicht steht, aber in jedem Lehrbuch, auditieren Betriebe jährlich ihren Schraubenhändler – und übersehen den Lohnschweißer, der nie besucht wurde.

Zum Merken

Kein Pflichtaudit. Besuchen, wo das Risiko hoch ist und das Zertifikat fehlt; sonst reicht das Zertifikat – oder Selbstauskunft plus Probelieferung.

Modul 10 von 13

Wareneingang: die Prüfung, die jeder macht und keiner aufschreibt

Jeder Betrieb prüft seinen Wareneingang – der Lagerist zählt, der Monteur schaut, der Techniker packt aus. Die Norm verlangt, dass diese Prüfung geplant ist (8.4.2: Art und Umfang der Steuerung nach Auswirkung auf die Leistung) und dass vor der Verwendung sichergestellt ist, dass das Produkt den Anforderungen entspricht. Der Nachweis: ein Vermerk auf dem Lieferschein. Datum, Kürzel, i. O. oder Beanstandung. Kein Formular.

Umfang nach Risiko – festgelegt in der Lieferantenliste (Spalte „Wareneingangsprüfung“) oder im Prozess U2:

Chargen und Seriennummern werden bei Prüfstufe 2 bis 4 erfasst (auf Lieferschein oder in der Auftragsmappe) – das ist die Rückverfolgbarkeit nach 8.5.2, wenn sie gefordert ist.

Beanstandung: Vermerk auf dem Lieferschein, Foto, Mail an den Lieferanten, Ware sperren (8.7), Eintrag im Fehlerblatt mit Herkunft „Lieferant“ → fließt in die Jahresbewertung. Die Auditfrage „Nehmen wir Ihren letzten Wareneingang mit Mängeln: Was haben Sie geprüft, wie ist die Beanstandung an den Lieferanten gegangen, und wo steht das?“ wird mit drei Dokumenten beantwortet.

Streckengeschäft (Ware geht direkt vom Lieferanten zum Kunden): Der Betrieb hatte die Ware nie in der Hand – trotzdem ist sie seine Leistung. Steuerung dann über: Lieferant mit Klasse A und Zertifikat, Lieferschein-Kopie mit Empfängerbestätigung, Nachfrage beim Kunden nach Erhalt, Reklamationsweg vereinbart. Das steht in U2 als eigener Absatz.

Dienstleister: Wareneingang gibt es auch hier – Hardware beim IT-Haus, Reinigungsmittel beim Gebäudedienst, Unterlagen des Kunden beim Berater (Vollständigkeitsprüfung). Derselbe Vermerk, dieselbe Regel.

📄 Wareneingang: vier Prüfstufen, Zuordnung je Lieferantenklasse, Vermerk-Stempel, Streckengeschäft

Modul 11 von 13

Ausgelagerte Prozesse: Lohnfertiger, Subunternehmer, Rechenzentrum, Spedition

Ein ausgelagerter Prozess ist ein Teil Ihrer Leistung, den ein anderer für Sie erbringt – und der Kunde sieht nur Sie. Die Norm sagt klar: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen (8.4.2: „sicherstellen, dass ausgelagerte Prozesse unter Steuerung bleiben“). Die Frage ist nur, wie Sie steuern – und das hängt vom Risiko ab.

Drei Regeln:

1. Eintrag in der Lieferantenliste mit Klasse A und Vermerk „ausgelagerter Prozess“ – und in der Prozesslandkarte als Hinweis („U1 Einkauf: Lohnfertigung Zuschnitt ausgelagert an …“).
2. Informationen an den Anbieter (8.4.3): Was Sie erwarten, steht in Bestellung oder Vertrag – Spezifikation, Freigabe, Qualifikation der Personen, Nachweise, Zutritt zu seinem Betrieb, wenn Sie prüfen wollen.
3. Das Ergebnis wird geprüft wie eigene Arbeit: Wareneingang, Abnahme der Teilleistung, Objektkontrolle. Ein Zertifikat des Anbieters ersetzt die Prüfung nicht; es verringert nur ihren Umfang.

Der Auditfund, der hier droht: „Der Betrieb hat die Lohnfertigung nicht als ausgelagerten Prozess erkannt; keine Festlegung zur Steuerung.“ Vermeidbar mit einer Zeile in der Lieferantenliste und einem Absatz in U1.

Personaldienstleister und Freelancer sind extern bereitgestellte Personen: Ihre Kompetenz muss der Betrieb genauso sicherstellen wie bei eigenen (7.2) – Einweisung, Nachweise in der Qualifikationsmatrix mit Vermerk „extern“.

Modul 12 von 13

Praxisfall Brenner & Sohn, Nachweis und Auditfragen

Praxisfall: Brenner & Sohn hat 38 Lieferanten in der Buchhaltung. Qualitätsrelevant: 9 (zwei Großhändler, ein Beschichter, ein Lohnschweißer, drei Hersteller, Spedition, IT-Dienstleister). Jahresbewertung ergibt: 5 A, 3 B, 1 C (Beschichter: 4 Reklamationen, Termine 78 %). Maßnahme Stufe 2: 100 %-Sichtprüfung der Beschichtung, Gespräch mit Fotos, Zweitbeschichter angefragt (Probelieferung, Erstbewertung). Nach 6 Monaten: 1 Reklamation, Termine 92 % → B. Alles in drei Zeilen der Lieferantenliste und einer Zeile Maßnahmenliste.

Nachweis für 8.4 besteht aus: Lieferantenliste mit Kennzeichnung qualitätsrelevant, Kriterien (in der Liste oder in einer halben Seite Anweisung), Erstbewertungsbogen je neuem Lieferanten, Jahresbewertung mit Datum, Maßnahmen bei C, Bestellunterlagen mit Anforderungen an den Lieferanten (Zeichnung, Spezifikation, Liefertermin). Aufbewahrung der Bewertungen: 10 Jahre – die Frage „Woher kam das Material?“ muss so lange beantwortbar bleiben.

Auditfragen und Antworten:

Checkliste: qualitätsrelevante Lieferanten markiert, Rest bewusst ausgeschlossen · Kriterien und A/B/C-Schema festgelegt · alle Bestandslieferanten einmal erstbewertet · Jahresbewertung mit Datum, Termin für die nächste · jeder C-Lieferant hat eine Maßnahme · ausgelagerte Prozesse in der Liste.

Was folgt: Die Jahresbewertung ist eine Eingabe der Managementbewertung (9.3.2 c 7); Noten ≥ 4 bzw. C-Lieferanten wandern in den Maßnahmenplan – Kurs „Managementbewertung und Jahreswechsel“.

Zum Merken

Neun von 38 Lieferanten bewertet, ein C mit Maßnahme, nach sechs Monaten B – drei Zeilen in der Liste. Das ist der Nachweis, der jedes Audit besteht.

Modul 13 von 13

Verfahren im eigenen Haus

Dieses Modul füllt Ihr Unternehmen aus. Der allgemeine Teil der Schulung endet hier; was folgt, kennt nur Ihr Betrieb:

Betriebe mit Firmenkonto der Akademie erhalten dieses Modul mit ihren eigenen Angaben; die Teilnehmer sehen dann Namen, Termine und Ablageorte ihres Unternehmens. Ohne Anpassung gilt: Fragen Sie Ihre Geschäftsführung oder Ihren QM-Beauftragten, wo diese Angaben in Ihrem Betrieb festgelegt sind – in der Regel im QM-Handbuch.

Abschlusstest

30 Fragen, je eine richtige Antwort. Zum Bestehen brauchen Sie 24 richtige (80 %). Die Auswertung erfolgt auf dem Server — hier auf der Seite steht keine Lösung.

Ihr Ergebnis