BAFA-Beratungsförderung ab 2027: Was ändert sich, was ist zu beachten, wie geht es?

12 Module · etwa 48 Minuten · Abschlusstest mit 24 Fragen, 20 richtige zum Bestehen · Teilnahmezertifikat als PDF

Darum geht es

Die BAFA-Beratungsförderung läuft bis Ende 2028 weiter. Für Anträge ab 1. Januar 2027 gilt eine geänderte Richtlinie: höchstens 40 Stunden, neuer Zahlungsnachweis, weniger Formulare, Anmeldung mit ELSTER oder BundID. Der Kurs zeigt, was sich ändert und worauf Sie achten müssen, damit der Zuschuss nicht verloren geht.

Keine Anmeldung nötig. Name und E-Mail-Adresse fragen wir erst vor dem Abschlusstest ab – nur für Ihr Zertifikat. Ihr Fortschritt wird in diesem Browser gespeichert. Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen.

Modul 1 von 12

Der Stichtag: Antragsdatum entscheidet – Laufzeit bis Ende 2028

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat die Richtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ um zwei Jahre verlängert. Rechtsgrundlage ist die zweite Änderung vom 15. Oktober 2026, veröffentlicht im Bundesanzeiger am 28. Oktober 2026 (BAnz AT 28.10.2026 B3).

Der Stichtag ist das Antragsdatum. Die neue Fassung gilt für alle Zuschussanträge, die ab dem 1. Januar 2027 gestellt werden. Wer bis 31. Dezember 2026 beantragt, führt die Beratung nach den bisherigen Regeln zu Ende – auch wenn die Beratung selbst im Januar oder Februar 2027 stattfindet.

Neu ist auch das Ende. Bisher galt die Richtlinie für Anträge bis 31.12.2026. Jetzt gilt sie längstens für Verwendungsnachweise, die bis zum 31. Dezember 2028 eingereicht werden (Nr. 8).

Die folgenden Module erklären jede Zeile dieser Tabelle. Den vollständigen Ablauf einer geförderten QM-Beratung erklärt der Kurs „BAFA-Förderung für QM-Beratung“.

Modul 2 von 12

Was gleich bleibt: Zuschuss, Bemessungsgrenze und Kontingent

Am Geld ändert sich nichts. Der Zuschuss richtet sich nach den förderfähigen Beratungskosten und dem Standort der beratenen Betriebsstätte.

Förderfähig sind höchstens 3.500 € Beratungskosten (Honorar und Reisekosten des Beraters). Höhere Kosten sind nicht schädlich, das Unternehmen zahlt den Rest selbst. Liegen die Kosten darunter, verfällt der Restbetrag – er lässt sich nicht auf eine spätere Beratung übertragen.

Beispiel, 50 %: 3.000 € Beratungskosten ergeben 1.500 € Zuschuss; 4.000 € ergeben 1.750 €.

Nicht förderfähig sind Zertifizierungskosten und – bei Vorsteuerabzug – die Umsatzsteuer.

Kontingent: Höchstens zwei Beratungen je Kalenderjahr (maßgeblich ist das Antragsdatum) und fünf in der gesamten Geltungsdauer. Die Geltungsdauer reicht jetzt vom 01.01.2023 bis 31.12.2028. Das Kontingent wurde nicht erhöht: Beratungen seit 2023 zählen mit.

De-minimis: Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe. Alle De-minimis-Beihilfen eines Unternehmens dürfen in drei Jahren zusammen 300.000 € nicht übersteigen.

Modul 3 von 12

40 Stunden statt fünf Tage: was zählt und was nicht

In Nr. 2.1 der Richtlinie steht jetzt: Die Beratung darf höchstens 40 Stunden dauern. Bisher stand dort „fünf Tage“. Das BAFA nennt das eine redaktionelle Klarstellung – in Stunden ist die Grenze aber eindeutig.

Zählt mit: jede Beratungszeit mit dem Unternehmen, vor Ort, am Telefon oder online.

Zählt nicht mit:

• Reisezeiten des Beraters,
• Pausen,
• die Zeit, in der der Berater den Beratungsbericht schreibt.

Die Stunden müssen nicht am Stück liegen. Eine QM-Beratung mit acht Terminen über drei Monate ist zulässig, solange alle Termine innerhalb der Frist von sechs Monaten nach dem Informationsschreiben liegen.

Über 40 Stunden heißt: keine Förderung. Eine Beratung mit 44 Stunden wird nicht auf 40 Stunden gekürzt und anteilig gefördert. Sie gilt als Gesamtleistung und fällt ganz heraus.

Praxis: Planen Sie mit Puffer, etwa 32 bis 36 Stunden. Führen Sie ab dem ersten Termin eine Liste mit Datum und Stunden – sie geht später in den Bericht.

Modul 4 von 12

Der Beratungsbericht ab 2027: Termine, Stunden, Inhalt, Unterschriften

Der Beratungsbericht ist der wichtigste Nachweis. Nur aus ihm kann die Leitstelle erkennen, ob die Beratung förderfähig war.

Neu und wichtig: Im Bericht stehen alle Beratungstage mit Datum und der jeweiligen Stundenzahl. Eine Gesamtsumme allein reicht nicht.

Mindestinhalt (Merkblatt Beratungsinhalte und Beratungsbericht):

1. Unternehmen und Beratungsauftrag: Branche, Mitarbeiterzahl, Grund und Gegenstand des Auftrags, Beginn und Ende
2. Analyse der Ausgangslage im Rahmen des Auftrags
3. Vorgehen und Werkzeuge, mit denen die Lage erhoben wurde
4. Gefundene Schwachstellen und ihre Ursachen
5. Maßnahmenplan: konkrete Handlungsempfehlungen und Anleitung, wie das Unternehmen sie umsetzt

Allgemeine Ratschläge („Organisation straffen“), Lehrbuchtexte, reine Tätigkeitsnachweise oder „alles wurde mündlich besprochen“ reichen nicht.

ESF-Fragebogen: Der Fragebogen zu Gleichstellung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung sowie ökologischer Nachhaltigkeit ist Teil des Berichts. Steht bei allen Fragen „Nein“, begründet der Berater das im Bericht.

Unterschriften: Das Unternehmen bestätigt mit Datum, dass der Bericht die tatsächlich erbrachte Beratung dokumentiert. Der Berater bestätigt mit Datum, dass er den Bericht selbst erstellt hat. Unterschreiben Sie erst, wenn Sie den Bericht gelesen haben und mit dem Inhalt einverstanden sind.

Modul 5 von 12

Umsatzsteuer: wann der Zuschuss auf brutto oder netto berechnet wird

Was das BAFA schon in der Praxis so gehandhabt hat, steht jetzt in Nr. 5.2 der Richtlinie:

Beispiel Kleinunternehmer, 50 %: Rechnung 2.800 € netto plus 532 € Umsatzsteuer = 3.332 € brutto. Förderfähig sind 3.332 €, der Zuschuss beträgt 1.666 €. Mit Vorsteuerabzug wären es 1.400 € (50 % von 2.800 €).

Die Grenze bleibt: Auch brutto zählen höchstens 3.500 €. Bei 3.000 € netto plus 570 € Umsatzsteuer sind das 3.570 € brutto, förderfähig bleiben 3.500 €, der Zuschuss beträgt 1.750 €.

Zahlung immer vollständig: Unabhängig davon muss das Unternehmen die ganze Rechnung einschließlich Umsatzsteuer bezahlt haben.

Rabatte und Nachlässe werden von den Kosten abgezogen – auch dann, wenn sie nicht genutzt werden. Ein Skonto auf der Rechnung verringert also den Zuschuss. Wird ein Nachlass erst später gewährt, ist das dem BAFA sofort mitzuteilen.

Modul 6 von 12

Zahlungsnachweis: die Umsatzanzeige aus dem Onlinebanking

Ab 2027 reicht als Zahlungsnachweis eine Umsatzanzeige aus dem Onlinebanking. Sie muss drei Angaben zeigen:

1. Zahlungsempfänger (das Beratungsunternehmen),
2. Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Betrag),
3. Wertstellungsdatum.

Speichern Sie die Umsatzanzeige als PDF. Ein abgeschnittener Bildschirmfoto-Ausschnitt mit nur dem Betrag reicht nicht.

Kontoauszug trotzdem aufheben: Die Prüfstellen (Leitstelle, BAFA, Ministerium, Rechnungshöfe, EU) können den bankmäßigen Kontoauszug verlangen. Kann das Unternehmen ihn dann nicht vorlegen, wird der Antrag abgelehnt.

Weiter anerkannt:

Nicht anerkannt: Buchungs- und Zahlungsanweisungsbelege, Quittungen über Bareinzahlungen, der Kontoauszug des Beraters, Wechsel. Belege dürfen nicht gestückelt oder zusammenkopiert sein.

Nicht zulässig sind Barzahlung, Verrechnung und jede Zahlung oder Vorfinanzierung durch den Berater oder durch Dritte, die an der Beratung ein geschäftliches Interesse haben.

Modul 7 von 12

Das Regionalpartnergespräch entfällt

Bisher mussten Unternehmen im ersten Jahr nach der Gründung vor dem Antrag ein Informationsgespräch bei einem regionalen Ansprechpartner führen, etwa bei der IHK oder Handwerkskammer. Das Bestätigungsschreiben dieses Gesprächs gehörte in den Verwendungsnachweis.

Für Anträge ab 1. Januar 2027 entfällt das. Der regionale Ansprechpartner wurde aus Nr. 7.1 der Richtlinie gestrichen. Damit muss auch kein Bestätigungsschreiben mehr vorgelegt werden.

Was weiter gilt: Auch junge Unternehmen müssen die KMU-Voraussetzungen erfüllen. Wer noch keinen Jahresabschluss hat, schätzt Mitarbeiterzahl und Umsatz nach Treu und Glauben.

Als Gründungsdatum zählt:

• der Tag der Gewerbeanmeldung,
• die Eintragung im Handelsregister oder
• bei Freiberuflern die Anmeldung beim Finanzamt.

Übergangsfall: Ein im Juli 2026 gegründetes Unternehmen, das im Dezember 2026 beantragt, braucht das Regionalpartnergespräch noch. Beantragt es erst im Januar 2027, entfällt es.

Das Gespräch bei IHK oder Kammer bleibt freiwillig möglich und kann bei der Wahl des Themas helfen.

Modul 8 von 12

Weniger Formulare: Erklärungen im Verwendungsnachweis, vier Unterlagen

Bisher gehörten zum Verwendungsnachweis drei eigene Formulare: die EU-KMU-Erklärung, die De-minimis-Erklärung und die Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur Charta der Grundrechte der EU.

Ab 2027 sind diese Erklärungen Teil des Verwendungsnachweisformulars. Die Einzelformulare entfallen.

Einzureichen sind damit nur noch vier Unterlagen (Nr. 7.2.3):

Ein Arbeitsschritt bleibt beim Unternehmen: Die Antworten des ESF-Fragebogens aus dem Bericht werden zusätzlich in das elektronische Formular zum Verwendungsnachweis übertragen. Der Bericht samt Fragebogen wird hochgeladen.

Frist: Alle Unterlagen müssen spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens vollständig bei der Leitstelle sein – und in jedem Fall bis 31.12.2028.

Lesen Sie die Erklärungen im Formular, bevor Sie ankreuzen. Sie sind subventionserheblich: Falsche Angaben können als Subventionsbetrug strafbar sein.

Modul 9 von 12

Neue Anmeldung: ELSTER oder BundID

Ab Januar 2027 muss sich jedes antragstellende Unternehmen digital anmelden – über ELSTER oder die BundID. Das BAFA hat die Einzelheiten zum Verfahren gesondert angekündigt; dieses Modul wird ergänzt, sobald sie vorliegen.

Was das bedeutet:

• Ohne Zugang gibt es keinen Antrag. Der Berater kann den Zugang nicht für das Unternehmen einrichten.
• Für Firmen ist in der Regel ein ELSTER-Organisationskonto passend. Das Zertifikat kommt per Post und kann bis zu zwei Wochen dauern.
• Wer schon ein ELSTER-Konto für die Steuer des Unternehmens nutzt, prüft, ob es für den Antrag geeignet ist und wer im Betrieb die Zugangsdaten hat.

Was Sie jetzt tun:

1. Klären, wer im Unternehmen den Antrag stellt.
2. Prüfen, ob ein ELSTER-Organisationskonto vorhanden ist.
3. Falls nicht: Konto beantragen oder BundID einrichten – mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Antrag.

Anträge, die bis 31.12.2026 gestellt werden, laufen noch ohne diese Anmeldung.

Modul 10 von 12

Die Übergangszeit: alte oder neue Regeln?

In der Übergangszeit stellt sich bei jedem Antrag dieselbe Frage: Welche Fassung gilt? Die Antwort steht immer im Antragsdatum.

• Fall A: Antrag am 15.12.2026, Beratung im Februar 2027 → alte Regeln: Einzelformulare, gegebenenfalls Regionalpartner, Kontoauszug.
• Fall B: Antrag am 08.01.2027 → neue Regeln: 40 Stunden, Umsatzanzeige, Erklärungen im Formular, ELSTER/BundID.
• Fall C: Antrag am 20.07.2028, Informationsschreiben am 27.07.2028 → neue Regeln, aber Verwendungsnachweis spätestens 31.12.2028 statt 27.01.2029.

Fall C ist die Falle am Ende: Die Sechsmonatsfrist wird durch das Laufzeitende abgeschnitten. Wer ab Juli 2028 beantragt, hat weniger als sechs Monate. Ein Antrag am 30.12.2028 wäre praktisch nicht mehr abzurechnen.

Kontingent prüfen: Ein Unternehmen mit Beratungen 2023, 2024 und 2025 hat noch zwei Beratungen frei – und davon höchstens zwei im selben Kalenderjahr.

Unterlagen in der richtigen Fassung: Das BAFA hat drei Merkblätter inhaltlich geändert (Antragsberechtigte KMU; Beratungsinhalte und Beratungsbericht; Zuschuss, Zahlung und Nachweis) und in allen Merkblättern die Logos erneuert. Berater tauschen alle Merkblätter aus, die sie an Kunden weitergeben.

Modul 11 von 12

Der Ablauf ab 2027 in acht Schritten – mit Checkliste und Aufbewahrung

So läuft eine geförderte Beratung bei Antrag ab 1. Januar 2027. Neu gegenüber dem bisherigen Ablauf sind die Schritte 2, 6 und 7.

1. Klären: Thema, Ziel, Stunden (unter 40) und Festpreis; prüfen, ob der Berater beim BAFA registriert ist. Unternehmen und Berater
2. ELSTER-Organisationskonto oder BundID einrichten. Unternehmen
3. Antrag stellen: online über die Antragsplattform, an eine frei wählbare Leitstelle. Unternehmen
4. Informationsschreiben abwarten, erst danach den Vertrag unterschreiben; Frist (6 Monate, spätestens 31.12.2028) eintragen. Unternehmen
5. Beratung durchführen: jeder Termin mit Datum und Stunden; Bericht mit ESF-Fragebogen; beide unterschreiben mit Datum. Berater und Unternehmen
6. Zahlen: Rechnung vollständig überweisen, Umsatzanzeige als PDF speichern, Kontoauszug aufheben. Buchhaltung
7. Verwendungsnachweis: Erklärungen im Formular, ESF-Antworten übertragen, vier Unterlagen hochladen. Unternehmen
8. Prüfung und Auszahlung: Leitstelle prüft vor, BAFA bewilligt und zahlt an das Unternehmen. BAFA

Schon die Unterschrift unter den Beratungsvertrag gilt als Beginn der Beratung. Wer vor dem Informationsschreiben unterschreibt, verliert die Förderung.

Checkliste vor dem Einreichen:

• ☐ Antrag ab 01.01.2027, Anmeldung mit ELSTER oder BundID
• ☐ Vertrag nach dem Informationsschreiben unterschrieben
• ☐ höchstens 40 Stunden, Termine mit Datum und Stunden im Bericht
• ☐ Bericht mit Analyse, Schwachstellen und Ursachen, Maßnahmen mit Umsetzungsanleitung
• ☐ ESF-Fragebogen ausgefüllt und ins Online-Formular übertragen
• ☐ Bericht von beiden mit Datum unterschrieben
• ☐ Rechnung vollständig bezahlt, kein Skonto, keine Barzahlung
• ☐ Umsatzanzeige mit Empfänger, Rechnungsdaten und Wertstellungsdatum
• ☐ Verwendungsnachweisformular eigenhändig unterschrieben, Frist eingehalten

Aufbewahrung (Nachweisführung): Alle Belege und Unterlagen fünf Jahre ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem das BAFA den Zuschuss ausgezahlt hat – länger, wenn steuerliche Fristen es verlangen. Die De-minimis-Bescheinigung zehn Jahre ab Bewilligung; auf Anforderung ist sie innerhalb einer Woche vorzulegen.

Modul 12 von 12

Praxisfall: Klarblick Gebäudeservice beantragt im Januar 2027

Klarblick Gebäudeservice GmbH (erfunden), Unterhalts- und Glasreinigung, 38 Mitarbeiter, Sitz in Regensburg (Bayern) – dieselbe Übungsfirma wie im Kurs „BAFA-Förderung für QM-Beratung“. Klarblick ist seit 2025 nach ISO 9001 zertifiziert; die QM-Aufbauberatung 2025 wurde gefördert. Für 2027 plant die Geschäftsführerin eine geförderte QM-Betreuung: internes Audit, Managementbewertung, Fortschreibung. Klarblick ist zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Prüfen Sie die sieben Situationen. Was ist in Ordnung, was nicht – und was ist zu tun?

1. Am 4. Januar 2027 will die Geschäftsführerin den Antrag stellen. Ein ELSTER-Organisationskonto gibt es nicht.
2. Das Angebot des Beraters: 30 Beratungsstunden plus 6 Stunden Fahrzeit, 3.200 € netto.
3. Die Buchhaltung rechnet mit 1.904 € Zuschuss (50 % von 3.808 € brutto).
4. Die Assistenz bereitet die De-minimis-Erklärung als eigenes Formular vor.
5. Die Geschäftsführerin fragt, ob sie noch zum Regionalpartner muss.
6. Der Berichtsentwurf nennt „30 Stunden Beratung im Zeitraum Februar bis April 2027“.
7. Als Zahlungsnachweis liegt ein Bildschirmfoto der Banking-App mit dem Betrag 3.808 € vor.

Musterlösung

1. Nicht in Ordnung. Ohne ELSTER oder BundID kein Antrag. Konto jetzt beantragen, Antrag nach Erhalt stellen. Mit dem Vertrag bis zum Informationsschreiben warten.
2. In Ordnung. Es zählen nur die 30 Beratungsstunden; die Fahrzeit zählt nicht zu den 40 Stunden.
3. Falsch. Klarblick hat Vorsteuerabzug, förderfähig sind 3.200 € netto. Zuschuss: 50 % = 1.600 €.
4. Nicht nötig. Die De-minimis-Erklärung steht ab 2027 im Verwendungsnachweisformular.
5. Nein. Das Regionalpartnergespräch entfällt; Klarblick ist ohnehin kein junges Unternehmen.
6. Nicht ausreichend. Der Bericht muss jeden Termin mit Datum und Stunden nennen.
7. Nicht ausreichend. Umsatzanzeige als PDF mit Zahlungsempfänger, Rechnungsdaten und Wertstellungsdatum einreichen; den Kontoauszug aufheben.

Kontingent: Klarblick hatte 2025 eine geförderte Beratung. Bis Ende 2028 sind noch vier möglich, höchstens zwei je Kalenderjahr.

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