QM-Handbuch optimieren

Hier finden Sie nun die typischen Fehler bei der Erstellung von QM-Handbüchern und Lösungsansätze für die Praxis aufgelistet:

1. Der ganze Werk heißt Qualitätsmanagement-Handbuch

Besser:Nennen Sie das Buch lieber einfach Handbuch, Unternehmenshandbuch oder Musterhandbuch, da das bei Ihren Mitarbeitern auch besser ankommt.

2. Jedes Handbuch Exemplar vom Qualitätsmanagement-Handbuch bekommt eine Ausgabenummer.

Besser ist es jedoch, wenn Sie das Handbuch zentral in das EDV-Netzwerk stellen. Dadurch kann jeder Mitarbeiter immer darauf zugreifen.

3. Die Unterscheidung Qualitätsmanagement Handbuch unterliegt dem Änderungsdienst Ja Nein

Besser: Lassen Sie das einfach weg.

4. Die Angaben im Qualitätsmanagement-Handbuch

erstellt plus Datum
geprüft plus Datum
Freigabe plus Datum
werden auf jeder Seite genannt
Besser:
Reduzieren Sie die Angaben auf das Wesentliche:
Erstellt
Freigabe
Datum
Das ist vollkommen ausreichend.

5. Das Qualitätsmanagement-Handbuch wird in Kapitel nach DIN EN ISO 9001 aufgeteilt.

Besser:
Verzichten Sie auf die Angabe der Kapitelnummer. Das verwirrt die Mitarbeiter, zumal die Auditoren auch ohne diese Angabe auskommen.

6. Es gibt zusätzlich noch eine Revision und ein Datum neben dem Erstelldatum.

Besser:
Entfernen Sie diese Information. Sie sorgt nur für doppelte Angaben und bringt nichts.

7. Es gibt ein Inhaltsverzeichnis im Qualitätsmanagement-Handbuch auf zwei Seiten mit Kapitelangaben und dem jeweiligen Revisionsdatum.

Besser:
Löschen sie das Inhaltsverzeichnis, damit kürzen Sie das Handbuch um mindestens zwei Seiten. Wenn Sie eine Übersicht brauchen, erstellen Sie eine PDF-Datei. Dort können Sie dann mit Lesezeichen ein Inhaltsverzeichnis erstellen.

8. Jedes Qualitätsmanagement-Handbuch wird mit Namen und Unterschrift dokumentiert.

Besser:
Das können Sie löschen. Die Verteilung organisieren Sie per E-Mail.

9. 1.2 *Ausschlüsse des Anwendungsbereichs*

Das QM-System der Muster GmbH genügt sämtlichen Forderungen der DIN EN ISO 9001:2008 sowie den Anforderungen des nationalen und internationalen Straßenverkehrsrechts. Es sind keine Ausschlüsse des Anwendungsbereichs vorhanden.
Besser
kurz und knapp:
Keine Ausschlüsse vorhanden.

10. Im Qualitätsmanagement-Handbuch wird beschrieben, wie und warum das QM-Handbuch bzw. warum Arbeits- und Prüfanweisungen erstellt werden.

Besser:
Diese Erklärung können Sie löschen. Sie müssen nicht mehr erklären, wie das Qualitätsmanagement-Handbuch erstellt wurde.

11. Die Regelung des Verteilungs- und Änderungsdienstes wird im Qualitätsmanagement-Handbuch erklärt.

Besser: Nehmen Sie die Erklärung raus.

12. Es wird eine Qualitätspolitik mit einer ständigen Wiederholung des Wortes „Qualität“ erstellt.

Besser:
Nehmen Sie die Unternehmenspolitik des Unternehmens. Das kommt besser bei den Mitarbeitern an. Die einzige Forderung in der Politik ist die kontinuierliche Verbesserung. Ansonsten sind Sie frei in der Gestaltung der Politik.

13. Im Qualitätsmanagement-Handbuch wird die Anzahl der Mitarbeiter angegeben.

Besser
Nehmen Sie diese Angabe raus. Die Anzahl der Mitarbeiter ändert sich laufend. Daher muss dies nur gepflegt werden.

14. Es gibt ein Organigramm mit sieben Funktionen, aber nur zwei Mitarbeiter, die dort aufgeführt sind.

Besser:
Nehmen Sie die Namen aus dem Organigramm und reduzieren Sie die Angaben auf vorhandene Stellen.
weiterhin:
Wenn es keinen Einkauf gibt, müssen Sie diesen auch nicht in das Organigramm aufnehmen.

15. Neben der Qualitätspolitik gibt es eine weiteres Kapitel 3.4 *Unternehmensphilosophie*

Besser:
Entscheiden Sie sich für nur einen von beiden Kapiteln, aber führen Sie nicht beide auf.
(Außer sie haben einen Weltkonzern)

16. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Der nachfolgenden Aufstellung können die wichtigsten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der einzelnen Bereiche entnommen werden. Weitere qualitätsbezogene Aufgaben sind in den einzelnen Kapiteln des QM-Handbuches und den zugehörigen QM-Vorschriften aufgeführt.
Eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Schnittstellen in Bezug auf die Prozesse des Qualitätsmanagementsystems ist in einer Tabelle am Ende dieses Kapitels gegeben. Weiterhin existiert für jeden Mitarbeiter des Unternehmens eine Stellenbeschreibung, in der Tätigkeit, Verantwortung, Befugnisse und disziplinarische Stellung geregelt sind. Sie ist vom Stelleninhaber zu unterzeichnen.
Besser Sie löschen diesen ganzen Absatz.

17. Die Verantwortungen werden mit langen Sätzen für jeden Bereich erklärt.

Besser:
Nehmen sie Schlagwörter zur Aufzählung, das reicht vollkommen aus.

18. In jedem Kapitel im Qualitätsmanagement-Handbuch werden Verantwortliche, ihre Mitwirkung sowie Informationen in einer Tabelle erfasst.

Besser:
Löschen Sie diese Übersicht, weil Sie Ihre Mitarbeiter nur verwirrt. Das ist nur eine Information für den Auditor. Er wird sich auch ohne diese Tabelle zurechtfinden.

19. Im Qualitätsmanagement-Handbuch wird die Prozessdarstellung der ISO 9010 verwendet.

Besser:
Erstellen Sie eine Prozesslandkarte nach Ihrem Betrieb. So hat die Darstellung wenigstens einen Sinn.

20. In Kapitel 4.2 wird erneut die Dokumentationsanforderung erklärt.

Besser:
Ersetzen Sie das gesamte Kapitel durch zwei übersichtliche Tabellen.
Dokumente, die erstellt werden müssen
Aufzeichnungen
Das war es

21. 5.1 Verpflichtung der Leitung

Besser:
Aus dem Qualitätsmanagement-Handbuch nehmen, das wird niemand vermissen.

22. Das Kapitel „Qualitätspolitik“ wurde schon einmal erwähnt.

Besser einfach löschen, weil das Kapitel nur Verweise enthält. Jedes Thema im Handbuch nur einmal beschreiben, auch wenn es in der ISO 9001 an verschiedenen Stellen erwähnt wird.

23. Im Qualitätsmanagement-Handbuch werden laufend Begriffe aus der ISO genommen (7.1 **Planung der Realisierungsprozesse*)

Besser:
Nehmen Sie Begriffe, die Ihre Mitarbeiter verstehen.

24. Das Thema WE-Prüfung wird in verschiedenen Punkten des Qualitätsmanagement-Handbuch erwähnt.

Besser:
Beschreiben Sie die Themen an einem Punkt im Handbuch. Das macht es übersichtlicher für die Mitarbeiter.

25. Die Themen Korrektur und Vorbeugemaßnahmen werden losgelöst von den Prozessen beschrieben.

Besser:
Korrektur und Vorbeugemaßnahmen in den Prozessen beschreiben.
26. Am Ende des Qualitätsmanagement-Handbuch gibt es zwei Seiten Abkürzungen.

Besser:
Erklären Sie die Abkürzungen an der jeweiligen Stelle im Handbuch.

27. Im Qualitätsmanagement-Handbuch gibt es sehr viel Text.

Besser:
Erstellen Sie kurze, übersichtliche Ablaufpläne.

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, kommen Sie von 80 Seiten Qualitätsmanagement-Handbuch auf nur noch ca. 35 Seiten. Das ist doch ein wunderbares Ziel!

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