Verfahrensanweisung oder Arbeitsanweisung – was brauchen wir wirklich?

„Wie aktualisieren wir unsere Prozessbeschreibungen?"

„Ich arbeite heute nur noch mit Lucid Charts, online. Das ist unabhängig vom Handbuch als Word-Datei. Ich mache eine komplette Lucid-Datei mit allen Prozessen als verschiedene Blätter. Für Änderungen kann ich euch für eine Woche Zugang geben, ihr könnt selbst Änderungen vornehmen. Ich nehme eure alte Visio-Version als Grundlage, ergänze den neuen Personalprozess, aktualisiere das Datum und ihr habt die neue Version."

Dienstleistung

„Wie gehen wir die Prozessbeschreibungen durch?"

„Schaut euch die zwei Prozesse an - Angebots-/Auftragsprozess und Projektumsetzung. Wenn ich voll daneben bin, passen wir das an. Wenn es zu 70% passt, machen wir einen Termin und gehen den Prozess anhand eines echten Projekts durch. Wichtig: Sucht euch ein Projekt aus, das gut gelaufen ist und nachvollziehbar ist. Ihr konzentriert euch auf euer Projekt, ich passe die Prozessbeschreibung im Hintergrund an. Nicht umgekehrt!"

Unternehmensberatung, M&A-Beratung, Corporate Finance

„Wie detailliert müssen Prozessbeschreibungen sein?"

„So einfach wie möglich, so viel wie nötig. Ich habe aus mehreren alten Dokumenten ein übersichtliches Dokument gemacht. Begriffe wie 'freigegebene Lieferanten' braucht ihr nicht - das ist für große Unternehmen. Bei euch bestellt die Geschäftsführung direkt, also beschreiben wir genau das."

Dienstleistung (Glasreparatur/Glasschäden)

„Wie gehen wir mit der Prozessbeschreibung vor?"

„Erster Entwurf muss nicht perfekt sein, nicht zu viel Zeit investieren. Wir müssen mit was anfangen. Sie schreiben die Prozessschritte runter, mein Backoffice erstellt daraus ein Flussdiagramm in Lucidchart. Dann gehen wir das anhand eines echten Projekts durch und passen die Prozesse Ihrer Praxis an. So nähern wir uns langsam, wie Sie wirklich arbeiten."

IT / Softwareentwicklung

„Wie detailliert müssen die Prozessbeschreibungen sein?"

„Es kommt nur eine einzige Seite, wo beschrieben wird wie läuft der Prozess. In Lucid Chart wird nur eine Seite erstellt, den Prozess zu beschreiben. Es kommt eine Anfrage rein, wer macht das bei uns in der Organisation, mit welcher Software nehmen wir das auf - in kurzen Worten die Hauptprozesse beschreiben."

IT-Dienstleistung (Cyber-Schadensbearbeitung für Versicherungen)

„Was gehört alles in die Prozessbeschreibung beim Angebots- und Auftragsprozess?"

„Bei euch gehört rein: Vertrieb, dann die Technik - Muster vom Lieferanten überprüfen, Verpackung gestalten - und zwischendurch gibt es Freigaben. Das muss alles drin stehen. Die Technik war zu kurz beschrieben, das dehne ich noch aus. Und wichtig: Der Prozess ist unabhängig von der Software - heute Excel, morgen ERP-System - dem Prozess ist das egal. Ich schreibe immer 'EDV-System' hin."

Textilhandel/Großhandel mit Kleidung

„Kann ich bestehende Audit-Dokumente von Kunden als Basis für meine Prozessbeschreibungen verwenden?"

„Ja, das liebe ich! Wenn die Information schon da ist und ein Kunde bereits ein Audit gemacht hat, können wir damit arbeiten. Du musst nicht immer etwas Neues vorbereiten. Die Arbeit ist schon gemacht, also nutzen wir sie für die Zukunft. Das ist viel besser als bei Null anzufangen."

Produktion